文｜劉 娟

目前來看，隨著我國社會的快速發(fā)展，石化企業(yè)的發(fā)展規(guī)模也在不斷擴大，在這樣的行業(yè)背景之下，其在市場經(jīng)營管理工作過程中所產(chǎn)生的檔案資料也越來越趨向于多樣化、復雜化，在展開檔案管理工作的時候，想要實現(xiàn)對多種形式檔案資料的有效整理往往存在一定困難。同時，人們也已經(jīng)意識到保證石化企業(yè)檔案安全非常重要，企業(yè)相關(guān)領(lǐng)導人員對檔案安全的重視程度正在不斷提升。基于此，本文也嘗試對石油企業(yè)檔案安全管理的策略進行了分析。

一、石化企業(yè)檔案安全管理內(nèi)容

（一）實體檔案安全管理

對于石化企業(yè)來說，在展開實體檔案安全管理工作的時候，由于其所涉及的檔案體量較大，因此在實際展開管理工作的過程中往往會涉及多個環(huán)節(jié)的內(nèi)容，想要保證安全管理工作取得理想效果，應該注意從以下幾個方面進行入手：首先，收集與歸檔。收集、歸檔是實體檔案安全管理中不可缺少的管理環(huán)節(jié)，檔案管理部門需要每年對相應的文件材料設(shè)定歸檔計劃，通過這種方式來保證日常工作開展過程中可以實現(xiàn)對多種有價值文件資料的高效收集、檢索以及利用，這也使得檔案自身的價值得到了有效發(fā)揮，這也是實體檔案安全管理工作中的重要組成部分。其次，清點與核查。對于實體檔案的清點與核查工作來說，其主要是指石化企業(yè)的檔案管理工作人員每年需要對館藏檔案情況進行一次清點核對，通過這種方式來確定檔案收入以及借出情況，通過臺賬的方式對其進行記錄，避免出現(xiàn)臺賬與檔案實體實際情況不相符的現(xiàn)象。最后，修復與保管。對于石油企業(yè)的檔案管理部門來說，往往有很多檔案由于年代久遠或者儲存方式不當而存在老化、褪色以及磨損等現(xiàn)象，這時候應該注意對其應用相應的搶救措施，要注意嚴格按照檔案保護標準來對其進行修復，從而提升當前實體檔案的品質(zhì)。同時，想要保證檔案實體的綜合品質(zhì)，還應該注意對保管環(huán)境以及條件進行嚴格要求，要保證實體檔案保管環(huán)境通風、干燥并且不會受到太陽直射。對于一些具有特殊意義的重要、珍貴檔案來說，應該應用專門的檔案儲藏室對其進行保管。

（二）電子檔案安全管理

對于電子檔案來說，其主要是指借助數(shù)字化設(shè)備而產(chǎn)生的電子文檔、磁盤、光盤以及磁帶等載體，其依賴于計算機等數(shù)字設(shè)備才能夠發(fā)揮自身價值，并且這些檔案可以通過互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備進行網(wǎng)上共享。目前來看，隨著我國信息技術(shù)水平的不斷提升，各行各業(yè)的檔案信息化程度也在不斷提升，尤其對于石化企業(yè)來說，由于其在展開檔案管理工作的過程中所涉及的檔案內(nèi)容較為復雜，傳統(tǒng)的方案分類、整理等工作的開展往往需要大量的人力對其進行支持，而在現(xiàn)階段計算機技術(shù)高度普及的時代背景之下，石化企業(yè)檔案管理工作也開始積極邁向數(shù)字化以及智能化，這也使得檔案的分類、檢索以及利用等工作的開展更為方便，同時也在很大程度上提升了檔案儲存量?，F(xiàn)階段，對于電子檔案的安全管理工作來說，其在實際展開的過程中工作內(nèi)容主要包括物理安全管理以及實體安全管理兩個方面。首先，物理安全管理。其主要是指電子文件歸檔時的完整性，具體包括內(nèi)容、結(jié)構(gòu)以及數(shù)據(jù)是否存在缺損。由于在計算機系統(tǒng)運行過程中可能會受到外界病毒的侵入，從而致使文件丟失的情況出現(xiàn)，應該注意及時做好相應的防病毒入侵工作。同時，大多數(shù)硬盤所保存數(shù)據(jù)的壽命為3 萬小時左右，大約是3～4 年，由于硬盤中還包括讀取磁片的磁頭、帶動磁片轉(zhuǎn)動的馬達以及一些電子線路等重要部件，這些重要部件往往會在硬盤使用的過程中出現(xiàn)不同程度的磨損，這也勢必會對數(shù)據(jù)安全產(chǎn)生較為嚴重的影響；其次，實體安全管理。其主要是指要對單片再提的儲存環(huán)境進行合理選擇，要保證其存放地遠離強磁盤、強熱源、有害氣體等。

二、石化企業(yè)檔案安全管理實踐

（一）保證檔案庫房環(huán)境符合標準

對于石化企業(yè)來說，在展開實體檔案管理工作的時候，應該注意對庫房進行合理選擇，并且要注意對庫房環(huán)境條件進行有效控制。因此，在進行庫房設(shè)定的時候，要保證其遠離污染物、易燃物以及易爆物，同時，還要保證其選址在場地相對干燥、空氣對流的位置。

（二）做好檔案庫房防潮、防鼠、防火、防塵工作

要注意做好檔案庫房的相關(guān)防范工作，其主要是從防潮、防鼠、防火以及防塵結(jié)構(gòu)方面進行入手。首先，防火。由于檔案庫房堆放著大量紙質(zhì)檔案，因此，不僅要保證庫房內(nèi)部不能有易燃易爆物品，同時嚴禁在庫房周圍擺放易燃、易爆物品。還要注意在庫房門口安裝消防栓，設(shè)置安全通道等消防標識。其次，防潮。開展檔案庫房防潮工作非常重要，要注意在庫房內(nèi)部設(shè)置空調(diào)設(shè)備以及相關(guān)機械通風裝置，通過這種方式來保證庫房內(nèi)部的空氣流通。還應該注意在庫房安裝空氣濕度自動調(diào)整以及控制裝置，保證其環(huán)境溫度為15℃～25℃之間，濕度為45%～65%之間，同時還要注意做好相應的溫度、濕度記錄工作。再次，防鼠。要經(jīng)常查看檔案庫房是否有鼠洞以及鼠印，要定期向倉庫內(nèi)部角落放置一些滅鼠藥。最后，防塵。對于石化企業(yè)的檔案庫房來說，防塵工作也是檔案安全管理工作中非常重要的工作內(nèi)容，灰塵往往會對紙質(zhì)檔案產(chǎn)生較為嚴重的損害，檔案庫應該盡量安裝雙層窗，這樣可以有效降低灰塵量。同時，還應該注意定期應用吸塵器等設(shè)備吸出檔案柜以及檔案架上的灰塵，避免其對檔案品質(zhì)產(chǎn)生影響。

（三）做好電子檔案信息化安全管理工作

1.檔案立卷

在進行電子檔案安全管理工作的時候，應該注意對檔案信息化安全進行保證。檔案的立卷合適與否會對檔案安全產(chǎn)生較為嚴重的影響，今后，石化企業(yè)的檔案部門在展開信息化檔案日常管理的時候，應該注意設(shè)置精準、嚴密的檔案查閱權(quán)限體系，從而盡量避免檔案信息泄露的情況出現(xiàn)。在進行檔案立卷的時候還應該注意對其進行合理分類，將檔案歸置到與其類別相同的文件夾中，這樣不僅有利于文檔的歸類儲存，同時也有利于文檔的使用查找。

2.檔案利用

對檔案進行安全管理以及妥善保存的最終目的都是為了對其進行有效利用，從而使得檔案資料自身的價值得以發(fā)揮。對于石化企業(yè)來說，其檔案資料主要是在企業(yè)日常生產(chǎn)、科研、管理以及質(zhì)檢等工作中留下的，因此，在進行檔案資源利用的時候，應該注意做好相應的保密工作，一旦出現(xiàn)重要檔案信息泄漏的現(xiàn)象勢必會對企業(yè)自身經(jīng)營發(fā)展產(chǎn)生一定負面影響。同時，還要注意保證檔案資料應用的針對性，要設(shè)定專門的歸檔人員、歸檔審核人員，并且要讓其簽訂保密協(xié)議書，任何借閱以及使用檔案的人員也都應該自覺遵守相應的保密制度，從而避免出現(xiàn)檔案信息泄露的現(xiàn)象。

3.檔案儲存

對于電子信息化檔案來說，其使得檔案歸類、檢索以及使用等工作的開展更為順利，但是在現(xiàn)階段互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)高度發(fā)達的時代，各種計算機層出不窮，也正是因為這些病毒的存在，對電子信息化檔案的安全產(chǎn)生了較為嚴重的影響，因此，加強對病毒的預防刻不容緩。對于石化企業(yè)來說，在展開日?；臋n案管理工作時，應該注意對殺毒軟件進行定期升級，保證其殺毒效果，同時還要注意對各個服務(wù)器、客戶端進行定期掃描，一旦發(fā)現(xiàn)存在安全漏洞，要及時修補。同時，為了可以進一步提升電子信息化檔案的整體安全系數(shù)，還應該應用檔案儲存加密技術(shù)，從而保證電子信息化檔案在傳輸?shù)倪^程中不會受到外界因素的影響，這也使得檔案信息內(nèi)容泄漏的可能性明顯降低。

隨著現(xiàn)階段我國信息技術(shù)水平的不斷提升，石化企業(yè)在日常工作過程中所產(chǎn)生的檔案以及接觸的檔案體量越來越大，并且檔案類別也越來越趨向于多樣化，因此，檔案安全管理難度也在不斷提升。目前來看，石化企業(yè)在展開檔案管理工作的時候，所涉及的檔案主要包括紙質(zhì)檔案以及電子檔案兩種，檔案管理部門應該注意從物理安全管理以及實體安全管理兩個方面入手，通過這種方式來形成更為完善的檔案安全管理體系，這樣更加有利于檔案儲存、利用等一系列工作的開展，同時也使得檔案資料的價值得到了有效發(fā)揮，大大降低了石化企業(yè)出現(xiàn)檔案信息泄露的可能性。