杜 莉

北京市紅十字血液中心血液工程科，北京 100088

血站供應(yīng)商管理是血站物資保障工作重要的組成部分，血站物資保障是完成采供血工作的物質(zhì)基礎(chǔ)，是血站開展采購計(jì)劃、庫存分析、質(zhì)量管理的重要前提，對保證血液的質(zhì)量和采供血的安全起著至關(guān)重要的作用。隨著技術(shù)的發(fā)展，新設(shè)備的引進(jìn)，各種新型試劑、耗材也隨之引入，血站科研工作中同樣要用到很多新型的試劑、耗材，血站供應(yīng)商管理是整個(gè)供應(yīng)鏈鏈條中的上游部分，如何依托現(xiàn)代信息技術(shù)，對血站供應(yīng)商進(jìn)行分類分級(jí)電子化和規(guī)范化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的全生命周期管理和閉環(huán)管理是血站物資管理的基礎(chǔ)。

1 血站供應(yīng)商管理的現(xiàn)狀

1.1 供應(yīng)商的基本信息管理分散

傳統(tǒng)的管理模式大多是通過手機(jī)存儲(chǔ)、筆記記錄、EXCEL表格管理，沒有統(tǒng)一管理，信息分散，如遇到崗位變更，容易造成供應(yīng)商基本信息的傳遞間斷[1]。

1.2 區(qū)分供應(yīng)商類型困難

只有熟悉業(yè)務(wù)的人員可以區(qū)分供應(yīng)商類型（物料生產(chǎn)商、物料供應(yīng)商、設(shè)備生產(chǎn)商、設(shè)備供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商），和供應(yīng)商級(jí)別（一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)），而且同一供應(yīng)商有可能同時(shí)具備多個(gè)供應(yīng)商類型和級(jí)別[2]，這對業(yè)務(wù)人員來說，是很大的工作量，且不便于供應(yīng)商數(shù)據(jù)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)。

1.3 供應(yīng)商資質(zhì)管理工作量大

血站大多是紙質(zhì)檔案，對資質(zhì)有效期的管理[3]，需要供應(yīng)商檔案管理員不定期翻閱核查紙質(zhì)的資質(zhì)是否過期，如1個(gè)供應(yīng)商約有5份資質(zhì)，100個(gè)供應(yīng)商約有500份資質(zhì)，工作量大，效率低，容易遺漏。

1.4 供應(yīng)商的評(píng)審工作通過線下進(jìn)行[4]

按照評(píng)審制度，新準(zhǔn)入供應(yīng)商的評(píng)審、關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審和非關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審都需要做大量的信息收集工作。業(yè)務(wù)人員需要收集供應(yīng)商信息、物料清單、資質(zhì)文件、供貨能力、質(zhì)量分析、檢測報(bào)告等相關(guān)資料，并制訂評(píng)審文件[5]，召開評(píng)審會(huì)議，討論、出具評(píng)審結(jié)果，歸檔，整個(gè)過程都需要花費(fèi)很長時(shí)間，做不到便捷化的管理，更達(dá)不到電子化和信息化傳遞共享。

1.5 供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄龐大

供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄大多是手工記錄或EXCEL表格，不同的業(yè)務(wù)人員分管著不同的供應(yīng)商和物料，不能做到整體物資采購和供應(yīng)鏈管理的整合與信息的共享，從全局考慮整個(gè)供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄[6]，不能從關(guān)鍵物料和非關(guān)鍵物料去分類顯示，也不能從物料本身的分類（試劑、耗材、設(shè)備、家具、辦公用品、衛(wèi)生材料）去識(shí)別，不利于管理人員對物料的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、精細(xì)化管理。物料的分類是做好物料管理工作的基礎(chǔ)[7]，也是血站信息化管理的基礎(chǔ)。

2 血站供應(yīng)商分類分級(jí)管理新模式

對血站供應(yīng)商進(jìn)行分類分級(jí)電子化和規(guī)范化管理，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商的全生命周期管理和閉環(huán)管理[8]，建立血站供應(yīng)商管理新模式。對供應(yīng)商的管理進(jìn)行縱向深度挖掘，從供應(yīng)商基本信息、供應(yīng)商類型、供應(yīng)商資質(zhì)、供應(yīng)商評(píng)審、供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄到供應(yīng)商在后續(xù)供應(yīng)鏈中的分類分級(jí)管理以及供應(yīng)商的啟用、停用、操作記錄、設(shè)立供應(yīng)商檔案管理員等做了詳細(xì)的設(shè)計(jì)，提供了供應(yīng)商的全生命周期管理和閉環(huán)管理。

2.1 供應(yīng)商基本信息分類分級(jí)管理

2.1.1 供應(yīng)商基本信息分類管理 系統(tǒng)提供兩種供應(yīng)商注冊登記方式。方式一：由血站供應(yīng)商檔案管理員手動(dòng)輸入基本信息（供應(yīng)商名稱、營業(yè)執(zhí)照、聯(lián)系方式、資質(zhì)文件等），也可以批量導(dǎo)入到供應(yīng)商目錄中。方式二：系統(tǒng)提供供應(yīng)商賬號(hào)，由供應(yīng)商通過系統(tǒng)輕松維護(hù)自己的基本信息和資質(zhì)文件，這樣就能確保供應(yīng)商數(shù)據(jù)的高可信度。這兩種方式注冊的供應(yīng)商，必須經(jīng)過血站供應(yīng)商檔案管理員的審核，對于首次進(jìn)入系統(tǒng)的供應(yīng)商，需要進(jìn)行入選評(píng)審[9]。

2.1.2 供應(yīng)商基本信息分級(jí)管理 關(guān)鍵物料的供應(yīng)商提供的基本信息和資質(zhì)文件必須完整齊全[10]，非關(guān)鍵物料的供應(yīng)商只需要提供必要的基本信息和資質(zhì)文件。

2.1.3 供應(yīng)商基本信息的分類分級(jí)管理的意義 通過對供應(yīng)商基本信息的分類分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息的電子化查詢[11]，為供應(yīng)商電子化和規(guī)范化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，同時(shí)通過賬號(hào)權(quán)限的設(shè)置也方便管理人員隨時(shí)查閱供應(yīng)商的信息。

2.2 供應(yīng)商類型分類分級(jí)管理的必要性和目的

2.2.1 供應(yīng)商類型的分類管理 供應(yīng)商按照大類在系統(tǒng)分為物料生產(chǎn)商、物料供應(yīng)商、設(shè)備生產(chǎn)商、設(shè)備供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商5大類，一個(gè)供應(yīng)商可同時(shí)具有多個(gè)類型[12]；供應(yīng)商按照供貨狀態(tài)分為主供應(yīng)商、備用供應(yīng)商和凍結(jié)供應(yīng)商，并在系統(tǒng)中唯一表示，方便后續(xù)統(tǒng)計(jì)工作。

2.2.2 供應(yīng)商類型的分級(jí)管理 物料供應(yīng)商又可分級(jí)管理，分為一級(jí)物料供應(yīng)商、二級(jí)物料供應(yīng)商、三級(jí)物料供應(yīng)商；同理設(shè)備供應(yīng)商也可分為一級(jí)設(shè)備供應(yīng)商、二級(jí)設(shè)備供應(yīng)商、三級(jí)設(shè)備供應(yīng)商。

2.2.3 供應(yīng)類型的分類分級(jí)管理的意義 通過供應(yīng)類型的分類分級(jí)管理，實(shí)現(xiàn)對每個(gè)供應(yīng)商的類型明確劃分，不至于統(tǒng)一混談為供應(yīng)商，不同類型的供應(yīng)商的資質(zhì)管理和評(píng)審管理是不同的[13]，也為資質(zhì)和評(píng)審管理的分類分級(jí)劃分先決條件。

2.3 供應(yīng)商資質(zhì)分類分級(jí)管理的必要性和目的

2.3.1 供應(yīng)商資質(zhì)的分類管理 嚴(yán)格按照《血站技術(shù)操作規(guī)程（2019版）》4.4.2證照要求，應(yīng)建立血液檢測試劑證照審核程序，在采購前和驗(yàn)收時(shí)核實(shí)應(yīng)具備的有效證照文件。在供應(yīng)商管理系統(tǒng)中對供應(yīng)商資質(zhì)進(jìn)行分類，梳理出15項(xiàng)必要的資質(zhì)，并形成資質(zhì)分類的標(biāo)準(zhǔn)。每個(gè)供應(yīng)商都需要逐一比對這15項(xiàng)必備的資質(zhì)，同時(shí)將相應(yīng)的資質(zhì)文件掃描到供應(yīng)商管理系統(tǒng)中的供方資質(zhì)欄目中，并將系統(tǒng)中的資質(zhì)名稱、資質(zhì)編號(hào)、資質(zhì)發(fā)放日期、有效期與紙質(zhì)蓋章紙質(zhì)核對，確保信息完全一致。

2.3.2 供應(yīng)商資質(zhì)的分級(jí)管理 對供應(yīng)商提供的資質(zhì)分為有效供方資質(zhì)和無效供方資質(zhì)兩級(jí)，在系統(tǒng)中分欄顯示[14]。針對代理授權(quán)變動(dòng)的生產(chǎn)商和供應(yīng)商資質(zhì)文件，徹底做到留痕化管理。

2.3.3 供應(yīng)商資質(zhì)的分類分級(jí)管理的意義 通過供應(yīng)商資質(zhì)的分類分級(jí)管理，保證資質(zhì)文件與《血站技術(shù)操作規(guī)程（2019版）》一致性，實(shí)現(xiàn)資質(zhì)文件的電子化管理，方便隨時(shí)查閱。通過對資質(zhì)文件的有效期進(jìn)行自定義天數(shù)預(yù)警，到期前通過系統(tǒng)自動(dòng)發(fā)送消息給供應(yīng)商和供應(yīng)商檔案管理員，保證供應(yīng)商資質(zhì)的連續(xù)性。對于不在使用的供應(yīng)商，也做到痕跡化管理，資質(zhì)過期，系統(tǒng)自動(dòng)過濾，無法進(jìn)入后續(xù)的采購環(huán)節(jié)，徹底杜絕不合格供應(yīng)商的進(jìn)入[15]。

2.4 供應(yīng)商評(píng)審分類分級(jí)管理的必要性和目的

2.4.1 供應(yīng)商評(píng)審分類管理 分為新準(zhǔn)入供應(yīng)商的評(píng)審、關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審和非關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審。新準(zhǔn)入供應(yīng)商是該供應(yīng)商第一次進(jìn)入血站的供應(yīng)商目錄。新準(zhǔn)入供應(yīng)商的評(píng)審可以自定義設(shè)置科室申請、科室評(píng)審、小組評(píng)審、中心評(píng)審四級(jí)審批。關(guān)鍵物料供應(yīng)商是已經(jīng)在血站合格供應(yīng)商目錄里的供應(yīng)商。關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審由質(zhì)量管理部門負(fù)責(zé)組織年度評(píng)審工作，對物料的質(zhì)量、價(jià)格、供貨期、資質(zhì)文件等進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)，并實(shí)現(xiàn)流程化控制[16]。非關(guān)鍵物料供應(yīng)商也是已經(jīng)在血站合格供應(yīng)商目錄里的供應(yīng)商。非關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審由物料采購部門組織年度評(píng)審工作，按照供應(yīng)商供應(yīng)物料的交貨質(zhì)量、使用質(zhì)量、售后服務(wù)質(zhì)量和性價(jià)比4個(gè)指標(biāo)進(jìn)行評(píng)審，同樣實(shí)現(xiàn)流程化控制。

2.4.2 供應(yīng)商評(píng)審分級(jí)管理 新準(zhǔn)入供應(yīng)商的評(píng)審是根據(jù)業(yè)務(wù)需要隨時(shí)進(jìn)行評(píng)審[17]，可以根據(jù)物料的類型自定義設(shè)置審批級(jí)別，最多可設(shè)置科室申請、科室評(píng)審、小組評(píng)審、中心評(píng)審四級(jí)審批，審批通過方能列入合格供應(yīng)商目錄。關(guān)鍵物料和非關(guān)鍵物料供應(yīng)商的評(píng)審是年度評(píng)審，都分為Ⅰ級(jí)、Ⅱ級(jí)和Ⅲ級(jí)。根據(jù)評(píng)審結(jié)果，被評(píng)為Ⅰ級(jí)的供應(yīng)商為合格供應(yīng)商，列入血站合格供應(yīng)商目錄；被評(píng)為Ⅱ級(jí)的供應(yīng)商為基本合格供應(yīng)商；被評(píng)為Ⅲ級(jí)的供應(yīng)商為不合格供應(yīng)商。

2.4.3 供應(yīng)商評(píng)審分類分級(jí)管理的意義 通過供應(yīng)商評(píng)審分類分級(jí)管理，不僅實(shí)現(xiàn)了電子化評(píng)審，而且做到了流程化控制，新準(zhǔn)入供應(yīng)商有保證，年審供應(yīng)商信息可追溯，實(shí)現(xiàn)了透明化、科學(xué)化、持續(xù)化的管理。采購員在購買物料時(shí)只能選擇系統(tǒng)內(nèi)評(píng)審合格的供應(yīng)商[18]，禁止不合格供應(yīng)商進(jìn)入系統(tǒng)，避免隨意使用供應(yīng)商的現(xiàn)象，從源頭上保證血液的安全和質(zhì)量，加強(qiáng)內(nèi)控管理。

2.5 供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄的分類分級(jí)管理的必要性和目的

2.5.1 供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄的分類管理 關(guān)鍵物料又分為關(guān)鍵耗材、關(guān)鍵試劑、醫(yī)用設(shè)備、專用設(shè)備等；非關(guān)鍵物料又分為一般耗材、一般試劑、辦公設(shè)備、辦公家具、辦公用品、衛(wèi)生用品、印刷品等。系統(tǒng)中每一條物料都對應(yīng)一個(gè)物料屬性表，點(diǎn)擊可以修改其屬性。

2.5.2 供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄的分級(jí)管理 對供應(yīng)商提供的供應(yīng)目錄分為關(guān)鍵物料目錄和非關(guān)鍵物料目錄兩級(jí)，在系統(tǒng)中分欄顯示，做到了供應(yīng)商與供應(yīng)商供應(yīng)目錄的一一對應(yīng)。針對關(guān)鍵物料目錄，反向查詢其相對應(yīng)的資質(zhì)文件，做到了關(guān)鍵物料和資質(zhì)文件的協(xié)同管理。從而實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商、供應(yīng)商供應(yīng)目錄、資質(zhì)文件的三級(jí)動(dòng)態(tài)聯(lián)動(dòng)管理。

2.5.3 供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄的分類分級(jí)管理的意義 通過供應(yīng)商供應(yīng)物料目錄的分類分級(jí)管理，每一條物料都有各自的電子標(biāo)識(shí)，并對物料的有效期、批號(hào)、抽檢等屬性進(jìn)行自定義，對物料的分類分級(jí)做到動(dòng)態(tài)的精細(xì)化管理[19]。

2.6 供應(yīng)商在后續(xù)供應(yīng)鏈中的分類分級(jí)管理

2.6.1 為合同的精細(xì)化管理提供基礎(chǔ) 通過對供應(yīng)商管理的電子化和規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)與血站物資采購管理系統(tǒng)無縫對接，為后續(xù)采購合同的分類分級(jí)管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。首先便于從物料生產(chǎn)商、物料供應(yīng)商、設(shè)備生產(chǎn)商、設(shè)備供應(yīng)商、服務(wù)供應(yīng)商去分類統(tǒng)計(jì)合同信息；其次也可從關(guān)鍵物料供應(yīng)商和非關(guān)鍵物料供應(yīng)商去分類匯總合同信息；再者也可以一級(jí)物料供應(yīng)商、二級(jí)物料供應(yīng)商、三級(jí)物料供應(yīng)商分級(jí)去查詢合同信息，最終實(shí)現(xiàn)合同的分類分級(jí)精細(xì)化管理[20]。

2.6.2 為庫存的統(tǒng)計(jì)提供前提 通過對供應(yīng)商管理的電子化和規(guī)范化管理，實(shí)現(xiàn)與血站庫房管理系統(tǒng)無縫對接，為后續(xù)庫存的分類管理提供前提。一方面便于從關(guān)鍵物料供應(yīng)商和非關(guān)鍵物料供應(yīng)商去分類統(tǒng)計(jì)庫存數(shù)量，另一方面也可以從一級(jí)物料供應(yīng)商、二級(jí)物料供應(yīng)商、三級(jí)物料供應(yīng)商分級(jí)去匯總庫存信息。從到貨驗(yàn)收、抽檢入庫、出庫盤點(diǎn)、財(cái)務(wù)結(jié)算等多層次關(guān)聯(lián)管控，從多個(gè)維度統(tǒng)計(jì)、分析，信息共享，繼而完善整個(gè)供應(yīng)鏈管理。

3 實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商分類分級(jí)的目標(biāo)與應(yīng)用

供應(yīng)商管理是血站物資管理信息化過程中的核心之一，對血站有著重要地位。從目前各血站供應(yīng)商管理的情況看，供應(yīng)商管理還是粗放式的，不利于數(shù)據(jù)信息的收集。通過信息化平臺(tái)，代替?zhèn)鹘y(tǒng)繁瑣的人工作業(yè)，提高工作效率和管理效能，加強(qiáng)供應(yīng)商管理的科學(xué)性與規(guī)范性，有利于管理者對供應(yīng)商基本信息、類型、資質(zhì)、評(píng)審、供應(yīng)物料目錄等全過程的分類分級(jí)管理，提高對供應(yīng)商的管控能力。供應(yīng)商分類分級(jí)管理是未來血站發(fā)展的趨勢，電子化、規(guī)范化的供應(yīng)商管理為血站物資管理信息化建設(shè)及成本核算打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。