摘要：辦公室公文檔案有著內(nèi)容分散、前后連貫、使用價值等特點(diǎn)，對其進(jìn)行規(guī)范化管理可以提升公文檔案管理的效率和質(zhì)量，也是檔案科學(xué)管理和信息化管理的基礎(chǔ)，是辦公室管理規(guī)范化的重要組成部分。公文檔案管理規(guī)范化工作貫穿于公文制發(fā)和收文到公文立卷與的全部過程，辦公室管理需要全面細(xì)致地推進(jìn)檔案管理規(guī)范化工作。本文首先簡要闡述辦公室公文檔案管理規(guī)范化的重要性，再從公文制發(fā)、公文分類、案卷完善和過程指導(dǎo)四個方面論述辦公室檔案管理規(guī)范化的要求，為辦公室公文檔案管理工作提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：公文檔案;檔案管理;規(guī)范化

辦公室工作包含處理日常行政事務(wù)、傳達(dá)信息、內(nèi)部溝通和協(xié)調(diào)等，辦公室公文則是辦公室工作的記錄和結(jié)果，是需要保存的重要資料。鑒于辦公室公文的特點(diǎn)及重要性，辦公室公文檔案管理是行政管理工作的關(guān)鍵要素，更是開展行政工作和協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)完成相關(guān)事務(wù)的核心環(huán)節(jié)。辦公室公文檔案管理工作完成的好與否，更是行政管理工作水平的評價依據(jù)之一，而開展辦公室公文檔案規(guī)范化管理是公文檔案管理工作良好有序進(jìn)行的前提和保障。因此，加強(qiáng)辦公室公文檔案管理規(guī)范化，提升公文檔案管理質(zhì)量，對于提升辦公室工作和優(yōu)化組織行政管理體系都有著深遠(yuǎn)的意義。

一、辦公室公文檔案管理規(guī)范化的重要性

辦公室公文檔案管理規(guī)范化與檔案管理質(zhì)量之間有著緊密的聯(lián)系，它在提升公文檔案管理效率、保障公文信息化管理和促進(jìn)公文科學(xué)化管理等方面都有著積極的作用?？偨Y(jié)辦公室公文檔案管理的特點(diǎn)和規(guī)律，選擇科學(xué)的管理方法，規(guī)范辦公室公文內(nèi)容和管理流程，將有效提升辦公室公文檔案管理效率;公文檔案信息化管理是時代需求和未來趨勢，信息化在辦公管理領(lǐng)域的應(yīng)用已經(jīng)在各種組織內(nèi)實(shí)踐和普及，辦公室公文檔案管理規(guī)范化是其信息化管理的基礎(chǔ)，如果辦公室公文檔案管理雜亂無序，其信息化進(jìn)程也難以推進(jìn);辦公室公文檔案科學(xué)化管理提出了精細(xì)、準(zhǔn)確等高于傳統(tǒng)的要求，加之《檔案法》的分布和實(shí)施，對公文檔案管理也提出科學(xué)化管理要求，從公文制發(fā)到案卷整理都實(shí)踐規(guī)范化將為公文檔案科學(xué)管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)保駕護(hù)航。

二、辦公室公文檔案管理規(guī)范化的要求

（一）規(guī)范公文制發(fā)，奠定檔案管理基礎(chǔ)

辦公室公文檔案管理包含對公文的分類、存檔、調(diào)用等，公文檔案是由大量的公文構(gòu)成，而公文內(nèi)容和格式的規(guī)范化對于檔案管理中的分類和存檔都有著積極的影響。規(guī)范公文制發(fā)需要做到所有環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，首先是規(guī)范公文的格式，針對辦公室工作目的，按照對應(yīng)的公文體格式進(jìn)行公文制發(fā)，正確使用公文種類和結(jié)構(gòu)排列;其次是規(guī)范公文簽發(fā)手續(xù)，對于公文簽發(fā)過程中的落款、主送、標(biāo)題、印發(fā)等內(nèi)容是否按標(biāo)準(zhǔn)和要求履行做好重點(diǎn)檢查，確保公文簽發(fā)準(zhǔn)確規(guī)范;再者，規(guī)范公文載體和形式，選擇相同大小的紙張、打印和裝訂方式，要求簽發(fā)過程中字跡清晰，保證公文內(nèi)容的完整。由此看來，公文制發(fā)規(guī)范化涵蓋了公文起草到簽發(fā)的所有過程，其中還關(guān)注公文內(nèi)容和流轉(zhuǎn)過程的各個細(xì)節(jié)，而這些需要嚴(yán)格按照通用或內(nèi)部規(guī)定的公文格式、管理辦法去提升公文制發(fā)的規(guī)范性。

（二）評估分類公文，保障檔案管理前提

辦公室公文根據(jù)其來源可以分為辦公室制發(fā)和收文，公文的評估分類需要在此基礎(chǔ)上進(jìn)行。針對辦公室制發(fā)類公文，公文簽發(fā)后，需要經(jīng)歷一段時間的事務(wù)過程，在公文涉及的各項(xiàng)事務(wù)都已完成后，檔案管理人員就需要對階段時間內(nèi)積累的公文進(jìn)行評估和分類，并著手開始檔案整理立卷工作。針對收文類公文，則需要明確其公文流轉(zhuǎn)和相關(guān)事務(wù)已經(jīng)結(jié)束，再根據(jù)組織公文分類原則進(jìn)行分類并著手立卷。檔案人員要對公文進(jìn)行篩選和整理，依據(jù)重要程度、涉及內(nèi)容、發(fā)文單位等選擇公文的保存方式和時長，以滿足日后相關(guān)人員快速查閱和公文的要求。公文重要性和類別的評估是一項(xiàng)重要的工作，在遵循公文檔案管理的原則之上，還需要檔案人員具備相應(yīng)的能力和積極的工作態(tài)度，一是檔案人員要對公文檔案規(guī)范化管理保持高度重視，促進(jìn)檔案管理和工作機(jī)制能夠融洽協(xié)調(diào)，精簡公文檔案管理流程，促進(jìn)檔案管理效率提升;二是強(qiáng)化檔案人員的責(zé)任意識，要讓公文檔案管理成為檔案管理日常工作的一部分，避免日常工作和檔案管理工作的沖突。

（三）完善案卷材料，優(yōu)化公文檔案資料

辦公室公文檔案資料完整、方法科學(xué)和規(guī)范裝訂等都將成為檔案規(guī)范化管理的影響因素，因此，及時完善案卷材料和優(yōu)化公文檔案資料是辦公室公文檔案管理規(guī)范化的關(guān)鍵。首先，檔案管理人員在開展檔案管理工作之前，要檢查案卷材料是否完整，對于其中缺少的材料要及時的催收，以免重要資料在傳閱過程中流失，確保資料的完整性;其次，檔案管理人員要核對案卷材料的相關(guān)事務(wù)是否已經(jīng)完結(jié)，避免無端增加檔案管理的工作環(huán)節(jié)，對于未完結(jié)事項(xiàng)則要跟進(jìn)，確保檔案管理工作的持續(xù)性和及時性;最后，檔案人員要采用相同的裝訂方法，做到公文檔案裝訂整齊、潔凈、有序，便于后期使用人員查閱和使用檔案。

（四）指導(dǎo)管理過程，提升檔案管理能力

辦公室公文檔案管理有著復(fù)雜、繁瑣、專業(yè)等特點(diǎn)，在開展檔案管理工作時，許多參與檔案管理工作的人員常有可能是臨時借調(diào)、兼職人員，即使是專職從事辦公室公文檔案管理人員也有可能并非專業(yè)人員。因此，需要對檔案管理過程做好監(jiān)督和指導(dǎo)，為公文檔案規(guī)范化管理提供高素質(zhì)專業(yè)人才隊(duì)伍，綜合提升組織內(nèi)部的公文檔案管理能力。一是要強(qiáng)化組織內(nèi)部專業(yè)檔案人員的培訓(xùn)工作，開展公文制發(fā)、公文檔案管理方法、檔案立卷原則、公文簽發(fā)流程等專業(yè)內(nèi)容的培訓(xùn)，還要融入檔案管理人員素養(yǎng)的培養(yǎng);二是優(yōu)化組織內(nèi)部檔案管理人員配置，以實(shí)踐辦公室公文檔案管理規(guī)范化為目標(biāo)，結(jié)合組織內(nèi)部實(shí)際情況，配置相應(yīng)數(shù)量和質(zhì)量的檔案管理人力資源，確保檔案規(guī)范化管理得以推進(jìn);三是配備檔案管理的各類設(shè)備，滿足檔案規(guī)范化管理的硬件要求，讓檔案管理規(guī)范化真正落于實(shí)處。

三、結(jié)束語

綜上所述，辦公室公文記錄各類機(jī)關(guān)和事業(yè)組織的日常管理及制度，而辦公室公文檔案管理既全面記錄組織的過往歷史，也會對日后工作提供信息參考支持，是行政管理的重要組成部分。辦公室公文檔案管規(guī)范化是提升檔案管理質(zhì)量的基本途徑，是辦公室工作效率和水平的體現(xiàn)，更是社會發(fā)展對辦公室公文檔案管理提出的時代要求。加強(qiáng)辦公室公文檔案管理規(guī)范化，需要從公文制發(fā)和收文到公文歸檔的所有環(huán)節(jié)去落實(shí)，還需要培養(yǎng)相應(yīng)的檔案管理人才隊(duì)伍，綜合提升組織檔案管理能力，在完成辦公室公文檔案管理任務(wù)的同時，還將有效發(fā)揮公文檔案的利用價值。

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作者簡介

周培出生年月：1987年6月性別：女民族：漢族，籍貫：山東菏澤學(xué)歷：大學(xué)本科研究方向：檔案管理。