北京大學(xué)財(cái)務(wù)部

引言

高校項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)，是指高校按項(xiàng)目進(jìn)行財(cái)務(wù)管理與輔助核算的經(jīng)費(fèi)。高校對(duì)經(jīng)費(fèi)進(jìn)行項(xiàng)目管理，目的之一就是要控制經(jīng)費(fèi)支出，確保經(jīng)費(fèi)在預(yù)定的范圍和額度內(nèi)進(jìn)行開(kāi)支，維持預(yù)算的嚴(yán)肅性和財(cái)務(wù)的穩(wěn)健性。高校財(cái)務(wù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出控制，按照由上至下的層級(jí)順序，可以分為資金來(lái)源控制、項(xiàng)目余額控制和支出預(yù)算控制三級(jí)。

一、資金來(lái)源控制

（一）資金來(lái)源的概念

資金來(lái)源，是指財(cái)政部門(mén)批復(fù)的高校部門(mén)支出預(yù)算中的明細(xì)科目和項(xiàng)目。預(yù)算明細(xì)科目和項(xiàng)目一般由校內(nèi)若干具體項(xiàng)目匯總而成，這些具體項(xiàng)目具有不同的負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)編碼和預(yù)算金額。高校財(cái)務(wù)部門(mén)在收到財(cái)政預(yù)算撥款或國(guó)庫(kù)額度后，會(huì)將預(yù)算進(jìn)一步分配、下達(dá)到各具體項(xiàng)目。于是，預(yù)算明細(xì)科目和項(xiàng)目就成了校內(nèi)各對(duì)應(yīng)具體項(xiàng)目的資金來(lái)源，具體項(xiàng)目是資金來(lái)源在校內(nèi)的細(xì)化和再分配。

（二）資金來(lái)源的功能

高校財(cái)務(wù)系統(tǒng)通過(guò)設(shè)置資金來(lái)源管理模塊，可以實(shí)現(xiàn)一系列功能：

（1）資金來(lái)源可以承擔(dān)部分預(yù)算會(huì)計(jì)明細(xì)科目及項(xiàng)目屬性的功能。例如可以通過(guò)資金來(lái)源的屬性設(shè)置，區(qū)分“財(cái)政撥款”“非財(cái)政專(zhuān)項(xiàng)資金”和“其他資金”等資金類(lèi)型，區(qū)分“基本支出”和“項(xiàng)目支出”等資金性質(zhì)，區(qū)分“財(cái)政直接支付”“財(cái)政授權(quán)支付”和“一般支付”等支付方式，以及記錄支出功能分類(lèi)科目等。通過(guò)資金來(lái)源管理模塊進(jìn)行以上屬性的區(qū)分，可以減少預(yù)算會(huì)計(jì)科目的明細(xì)分層設(shè)置，并可通過(guò)與項(xiàng)目的關(guān)聯(lián)，簡(jiǎn)化項(xiàng)目屬性設(shè)置。

（2）資金來(lái)源具有核算支持和出納支持的功能。核算支持，是指資金來(lái)源與項(xiàng)目進(jìn)行關(guān)聯(lián)，并與“銀行存款”和“零余額賬戶(hù)用款額度”科目進(jìn)行關(guān)聯(lián)，再通過(guò)會(huì)計(jì)憑證的資金來(lái)源借貸平衡檢查，就能確保不同資金來(lái)源的項(xiàng)目與其對(duì)應(yīng)的銀行科目相一致。例如：某項(xiàng)目X采用國(guó)庫(kù)集中支付，其對(duì)應(yīng)的資金來(lái)源為Y；資金來(lái)源Y的支付方式為“財(cái)政授權(quán)支付”，其關(guān)聯(lián)的銀行科目為“1011-零余額賬戶(hù)用款額度”。當(dāng)項(xiàng)目X發(fā)生1000元支出時(shí)，借記其費(fèi)用科目1000元，并且由于項(xiàng)目X關(guān)聯(lián)資金來(lái)源Y，同時(shí)借記資金來(lái)源Y1000元；貸記“1011-零余額賬戶(hù)用款額度”科目1000元，并且由于“1011-零余額賬戶(hù)用款額度”科目關(guān)聯(lián)資金來(lái)源Y，同時(shí)貸記資金來(lái)源Y1000元。這樣資金來(lái)源Y就實(shí)現(xiàn)了借貸平衡。如果項(xiàng)目X的支出貸記了“1002-銀行存款”科目，由于“1002-銀行存款”科目并未關(guān)聯(lián)資金來(lái)源Y，就會(huì)導(dǎo)致資金來(lái)源Y的借貸不平衡，因而無(wú)法通過(guò)。

出納支持，是指對(duì)于采用財(cái)政授權(quán)支付的資金，可以利用資金來(lái)源中記錄的資金性質(zhì)、支出功能分類(lèi)科目等屬性自動(dòng)生成財(cái)政授權(quán)支付令。

（3）資金來(lái)源具有支出控制的功能。利用資金來(lái)源余額進(jìn)行支出控制，是通過(guò)資金來(lái)源與銀行科目（“銀行存款”和“零余額賬戶(hù)用款額度”）的關(guān)聯(lián)來(lái)實(shí)現(xiàn)的。當(dāng)項(xiàng)目收到撥款時(shí)，借記銀行科目，同時(shí)借記資金來(lái)源，資金來(lái)源的余額增加；當(dāng)項(xiàng)目發(fā)生支出時(shí)，貸記銀行科目，同時(shí)貸記資金來(lái)源，資金來(lái)源的余額減少。這樣就可以通過(guò)資金來(lái)源的余額，對(duì)資金來(lái)源關(guān)聯(lián)的所有項(xiàng)目進(jìn)行總體支出控制。

（三）資金來(lái)源支出控制的實(shí)現(xiàn)場(chǎng)景

資金來(lái)源控制的主要對(duì)象是采用國(guó)庫(kù)集中支付的財(cái)政撥款資金。

以A大學(xué)為例，其某年度部門(mén)支出預(yù)算中有以財(cái)政撥款為經(jīng)費(fèi)來(lái)源的預(yù)算項(xiàng)目B，批復(fù)金額100萬(wàn)元，采用財(cái)政授權(quán)支付。預(yù)算項(xiàng)目B在A大學(xué)校內(nèi)細(xì)化為10個(gè)具體項(xiàng)目。A大學(xué)在財(cái)務(wù)系統(tǒng)中建立預(yù)算項(xiàng)目B所對(duì)應(yīng)的資金來(lái)源C，并將10個(gè)項(xiàng)目與資金來(lái)源C進(jìn)行關(guān)聯(lián)。當(dāng)A大學(xué)的零余額賬戶(hù)中收到預(yù)算項(xiàng)目B的額度100萬(wàn)元時(shí)，借記“1011-零余額賬戶(hù)用款額度”科目，資金來(lái)源C的余額增加100萬(wàn)元。

A大學(xué)出于內(nèi)部管理及加快預(yù)算執(zhí)行進(jìn)度的需要，經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的校內(nèi)申請(qǐng)、論證和審批程序，決定對(duì)預(yù)算項(xiàng)目B對(duì)應(yīng)的具體項(xiàng)目進(jìn)行“超額撥款”，以使資金向能花錢(qián)、花錢(qián)快的項(xiàng)目?jī)A斜，提高資金使用效率。10個(gè)項(xiàng)目共獲得經(jīng)費(fèi)額度110萬(wàn)元，超出資金來(lái)源C余額10萬(wàn)元。隨著業(yè)務(wù)的開(kāi)展，項(xiàng)目每支出一筆資金，資金來(lái)源C的余額就會(huì)相應(yīng)減少。臨近期末，預(yù)算項(xiàng)目B的國(guó)庫(kù)額度已使用完畢，資金來(lái)源C的余額變?yōu)?。此時(shí)，10個(gè)項(xiàng)目中的某一項(xiàng)目由于經(jīng)費(fèi)使用率低，尚有項(xiàng)目余額2萬(wàn)元，但當(dāng)其再進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出時(shí)，就會(huì)由于資金來(lái)源C超支而無(wú)法通過(guò)。期末，A大學(xué)將10個(gè)項(xiàng)目的剩余余額（如有）統(tǒng)一收回。

二、項(xiàng)目余額控制

項(xiàng)目余額控制，是傳統(tǒng)意義上的支出控制方式，是通過(guò)項(xiàng)目與會(huì)計(jì)科目的關(guān)聯(lián)，生成項(xiàng)目余額表，利用項(xiàng)目的“可用余額”進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出控制。項(xiàng)目余額表可分為“統(tǒng)計(jì)型”和“控制型”兩類(lèi)。

（一）統(tǒng)計(jì)型項(xiàng)目余額表

統(tǒng)計(jì)型項(xiàng)目余額表是傳統(tǒng)意義上的項(xiàng)目余額表，它一般包括“期初數(shù)”“本期收入數(shù)”“本期支出數(shù)”“暫付款數(shù)”“項(xiàng)目余額”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段。當(dāng)與項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的收入、費(fèi)用、預(yù)付賬款等會(huì)計(jì)科目發(fā)生記賬時(shí)，其發(fā)生額會(huì)分別計(jì)入項(xiàng)目余額表的相應(yīng)字段，“項(xiàng)目余額”和“可用余額”則由其他字段通過(guò)加減運(yùn)算得出。可以看出，統(tǒng)計(jì)型項(xiàng)目余額表除了可以通過(guò)“可用余額”進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出控制，還具有一定的報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，能反映項(xiàng)目的收、支及結(jié)余情況。

（二）控制型項(xiàng)目余額表

控制型項(xiàng)目余額表一般包括“期初數(shù)”“本期增加數(shù)”“本期減少數(shù)”“項(xiàng)目余額”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段。項(xiàng)目雖與會(huì)計(jì)科目建立關(guān)聯(lián)，但不考慮科目類(lèi)別和余額方向。無(wú)論關(guān)聯(lián)的會(huì)計(jì)科目屬于哪一類(lèi)、科目余額在借方還是貸方，只要其貸方有發(fā)生，就視為項(xiàng)目額度增加，將貸方發(fā)生額計(jì)入項(xiàng)目余額表的“本期增加數(shù)”；只要其借方有發(fā)生，就視為項(xiàng)目額度減少，將借方發(fā)生額計(jì)入項(xiàng)目余額表的“本期減少數(shù)”?？刂菩晚?xiàng)目余額表摒棄了報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，將目標(biāo)精簡(jiǎn)為生成項(xiàng)目的“可用余額”并進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出控制，報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能則由項(xiàng)目預(yù)算管理模塊提供，因而可以簡(jiǎn)化財(cái)務(wù)系統(tǒng)設(shè)計(jì)、減少數(shù)據(jù)計(jì)算、避免功能重復(fù)。

三、支出預(yù)算控制

支出預(yù)算控制，是根據(jù)項(xiàng)目支出預(yù)算中每一預(yù)算項(xiàng)的“可用余額”進(jìn)行經(jīng)費(fèi)支出控制，是在經(jīng)費(fèi)開(kāi)支范圍層面的支出控制。

（一）預(yù)算模板

不同類(lèi)別的項(xiàng)目，根據(jù)各自的經(jīng)費(fèi)管理辦法所規(guī)定的開(kāi)支范圍，關(guān)聯(lián)相應(yīng)的預(yù)算模板。不同的預(yù)算模板包含不同的支出預(yù)算項(xiàng)，如“勞務(wù)費(fèi)”“業(yè)務(wù)費(fèi)”等。每個(gè)預(yù)算項(xiàng)關(guān)聯(lián)一個(gè)或多個(gè)支出經(jīng)濟(jì)分類(lèi)科目，例如：“勞務(wù)費(fèi)”關(guān)聯(lián)“30226-勞務(wù)費(fèi)”，“業(yè)務(wù)費(fèi)”關(guān)聯(lián)“30206-電費(fèi)”“30213-維修（護(hù)）費(fèi)”等。

（二）支出預(yù)算執(zhí)行控制表

支出預(yù)算執(zhí)行控制表以預(yù)算模板的預(yù)算項(xiàng)為行，以“預(yù)算數(shù)”“支出數(shù)”“凍結(jié)金額”和“可用余額”等字段為列。當(dāng)項(xiàng)目初始化時(shí)，將批復(fù)的項(xiàng)目支出預(yù)算金額寫(xiě)入對(duì)應(yīng)預(yù)算項(xiàng)的“預(yù)算數(shù)”。當(dāng)開(kāi)支經(jīng)費(fèi)時(shí)，財(cái)務(wù)系統(tǒng)會(huì)通過(guò)“項(xiàng)目——預(yù)算模板——支出經(jīng)濟(jì)分類(lèi)科目”的關(guān)聯(lián)關(guān)系，檢查所開(kāi)支的費(fèi)用類(lèi)別是否允許支出、屬于哪個(gè)預(yù)算項(xiàng)以及是否超支。如果檢查通過(guò)，則將支出金額計(jì)入費(fèi)用所屬預(yù)算項(xiàng)的“支出數(shù)”，此預(yù)算項(xiàng)的“可用余額”減少；反之，則拒絕開(kāi)支請(qǐng)求，實(shí)現(xiàn)了經(jīng)費(fèi)支出控制。

圖1 項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出控制體系示意圖（連線表示關(guān)聯(lián)或部分關(guān)聯(lián)關(guān)系）

支出預(yù)算執(zhí)行控制表是網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)讀取支出預(yù)算執(zhí)行控制表的數(shù)據(jù)，將可開(kāi)支的費(fèi)用類(lèi)別和可開(kāi)支金額展示給報(bào)銷(xiāo)人，并檢查報(bào)銷(xiāo)金額是否超支。這樣就可將支出控制提前，避免出現(xiàn)進(jìn)入財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行賬務(wù)處理時(shí)才發(fā)現(xiàn)費(fèi)用類(lèi)別不允許開(kāi)支和超支的情況，實(shí)現(xiàn)了“讓數(shù)據(jù)多跑路、讓報(bào)銷(xiāo)人少跑腿”的目標(biāo)，提升了財(cái)務(wù)服務(wù)水平。

支出預(yù)算執(zhí)行控制表還具有報(bào)表統(tǒng)計(jì)功能，可以直觀地反映項(xiàng)目的明細(xì)支出情況及預(yù)算執(zhí)行率，便于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人了解經(jīng)費(fèi)使用進(jìn)度、合理安排經(jīng)費(fèi)的后續(xù)使用、編制項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算等。

（三）資金凍結(jié)和凍結(jié)金額

凍結(jié)金額，是沒(méi)有實(shí)際支出但需要提前占用的、不能被其他業(yè)務(wù)所使用的一部分資金額度。隨著網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)的普及和“業(yè)財(cái)融合”的推進(jìn)，很多業(yè)務(wù)提出了資金凍結(jié)的需求，資金凍結(jié)有了更多的應(yīng)用場(chǎng)景，在經(jīng)費(fèi)支出控制中發(fā)揮著重要作用。因此，項(xiàng)目余額表和支出預(yù)算執(zhí)行控制表都設(shè)置了“凍結(jié)金額”字段。

資金凍結(jié)的應(yīng)用場(chǎng)景一般有以下幾種：

（1）網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)凍結(jié)：用戶(hù)在網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)提交預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單后，報(bào)銷(xiāo)金額處于凍結(jié)狀態(tài)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)預(yù)約報(bào)銷(xiāo)單進(jìn)行審核記賬后，凍結(jié)釋放并轉(zhuǎn)為支出發(fā)生額。

（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)凍結(jié)：校內(nèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如采購(gòu)平臺(tái)等）通過(guò)數(shù)據(jù)接口與財(cái)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，用戶(hù)可直接在業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算。業(yè)務(wù)系統(tǒng)生成結(jié)算單后，結(jié)算金額處于凍結(jié)狀態(tài)。財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)結(jié)算單進(jìn)行審核記賬后，凍結(jié)釋放并轉(zhuǎn)為支出發(fā)生額。

（3）人員費(fèi)凍結(jié)：項(xiàng)目組自聘工作人員、招收博士后、招收自籌經(jīng)費(fèi)研究生等，明確由項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)承擔(dān)工資或獎(jiǎng)助學(xué)金的，為保證薪資補(bǔ)助的及時(shí)、足額發(fā)放，避免資金被其他業(yè)務(wù)占用，需要提前將這部分人員費(fèi)凍結(jié)。

在資金凍結(jié)功能出現(xiàn)之前，報(bào)銷(xiāo)過(guò)程中時(shí)常發(fā)生資金被其他業(yè)務(wù)占用的情況，給報(bào)銷(xiāo)人和財(cái)務(wù)人員的工作造成了反復(fù)。這也凸顯了資金凍結(jié)功能的重要性，它既是網(wǎng)上報(bào)銷(xiāo)系統(tǒng)的基礎(chǔ)，也是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行財(cái)務(wù)結(jié)算的前提。項(xiàng)目和預(yù)算項(xiàng)的實(shí)際余額減去凍結(jié)金額才是它們的可用余額。但是資金凍結(jié)功能也有一些弊端：如果經(jīng)辦人在將資金凍結(jié)之后遲遲不辦理財(cái)務(wù)入賬，就會(huì)導(dǎo)致資金的長(zhǎng)期占用，影響資金使用進(jìn)度。這就需要通過(guò)設(shè)置凍結(jié)有效期等手段加以解決。

結(jié)語(yǔ)

隨著經(jīng)費(fèi)出資方和主管方對(duì)經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理要求的進(jìn)一步提高，也出于高校內(nèi)部對(duì)經(jīng)費(fèi)管理更加精細(xì)化的需要，高校財(cái)務(wù)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)的支出控制必須從傳統(tǒng)單一的項(xiàng)目余額控制向多維度、多層級(jí)的經(jīng)費(fèi)支出控制體系躍進(jìn)。借助財(cái)務(wù)信息化的發(fā)展和財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的更新迭代，高校財(cái)務(wù)部門(mén)通過(guò)財(cái)務(wù)系統(tǒng)各模塊之間復(fù)雜而嚴(yán)謹(jǐn)?shù)年P(guān)聯(lián)關(guān)系（見(jiàn)圖1）建立起項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的三級(jí)控制體系，既擴(kuò)展了支出控制的廣度和深度，又實(shí)現(xiàn)了控制節(jié)點(diǎn)的提前，強(qiáng)化了項(xiàng)目預(yù)算執(zhí)行管理，提升了高校財(cái)務(wù)管理和內(nèi)部控制的水平。