王 娜

(楊凌職業(yè)技術(shù)學院，陜西 楊凌，712100)

一、引言

學籍檔案真實地記錄了高職學生在校期間接受培養(yǎng)的整個過程，除了具有一般檔案的特點外，還有一定的獨特性如內(nèi)容的多樣性、形成的分散性、管理的動態(tài)性、利用的頻繁性等特點。學籍檔案不僅是教與學最原始、最真實地記錄，而且是評價教學質(zhì)量和教學管理水平的重要依據(jù)。它是高職院校學生檔案管理工作中的重要組成部分，從新生入學報到、注冊登記到頒發(fā)畢業(yè)證書、畢業(yè)離校，學籍檔案管理滲透于每一個學生的每一個階段，幾乎涵蓋了學生學習生活的各個環(huán)節(jié)。與此同時，學籍檔案管理是高職院校教務(wù)行政管理的重要組成部分。高職院校根據(jù)相關(guān)規(guī)定對學生的入學資格、在校學習情況及畢業(yè)資格進行考核、記載、控制和處理的活動。對于各大高職院校來說，做好相關(guān)的學籍檔案管理工作，不僅能夠幫助學校實現(xiàn)各項教育教學活動的有序開展，最重要的是，能夠提升教育教學工作的質(zhì)量，且能夠加強學生的各方面信息的管理，便于學生的統(tǒng)一管理。[1-2]

檔案信息化建設(shè)是指運用信息開發(fā)檔案信息資源，做好檔案管理，保護檔案資料，提高檔案利用率。隨著信息技術(shù)不斷的發(fā)展和提升，信息技術(shù)被廣泛應用在各行各業(yè)中，越來越多的高職院校也開始借助于信息技術(shù)加強學籍檔案管理工作，[2]目前，高職院校檔案管理人員針對于學籍檔案管理工作的開展也開始逐漸為實現(xiàn)信息化管理而努力，信息技術(shù)的引入為高職院校學生管理工作的開展帶來了很大的幫助，且在一定程度上提升了學習信息管理工作的效率，同時也減輕了工作人員的工作壓力，最重要的是可以實現(xiàn)學籍檔案信息的統(tǒng)一化管理，降低了管理的難度，但是在實現(xiàn)信息技術(shù)引入的過程中卻存在很多的問題，比如，缺乏相關(guān)的信息化建設(shè)管理意識、信息化管理系統(tǒng)存在問題以及學籍檔案信息化管理存在安全問題等等。倘若這些問題不能夠被很好地改善和解決，將嚴重影響高職院教學及信息化管理的質(zhì)量和水平，由此可見，探討高職院校學籍檔案信息化建設(shè)存在的問題及解決對策的重要意義。[2]

二、高職院校學籍檔案管理信息化建設(shè)的意義

(一)有利于學籍檔案信息的收集和管理

針對于高職院校學生學籍檔案信息的管理是一項看起來十分的簡單，但實際上非常復雜的工作，工作程序非常的繁瑣，且工作量非常大，尤其是對于高職院校來說，涉及到的學員比較多，學生的信息也比較多。傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，很多的學籍檔案信息都是紙質(zhì)的，班主任需要去統(tǒng)一的收集學生的學籍檔案信息，在實現(xiàn)了學籍檔案信息的收集之后，要將這些紙質(zhì)的檔案材料交給各個管理科室管理，同時，還要實現(xiàn)這些材料的檢查和保存，在每個學期期中、期末考試結(jié)束之后，教務(wù)處要進行學生的考試成績的記錄，同時還要進行出勤情況、獲獎情況、學科等級水平等其他的一些信息等等嗎，記錄工作十分的繁瑣且工作量非常大，而且在實際進行管理的過程中，很容易因為人為錯誤的存在而導致問題的產(chǎn)生。同時，在實現(xiàn)相對應的信息的記錄的過程中也很容易產(chǎn)生遺漏或者是歸檔不及時的現(xiàn)象，這些問題的產(chǎn)生不僅會影響學校的學籍檔案信息管理工作的質(zhì)量，也會影響學校的教育教學質(zhì)量，最重要的是，會對學生以后的就業(yè)和學習帶來一定的影響。

因此，利用信息化的管理手段，將紙質(zhì)的學籍檔案轉(zhuǎn)換成電子格式，并利用數(shù)據(jù)庫或是云存儲技術(shù)進行妥善保存等，均可以有效彌補傳統(tǒng)人工管理方法中的各種局限，在有效擴大高職院校學籍檔案管理范圍，避免出現(xiàn)管理遺漏和管理錯誤的同時，還可以有效推動學籍檔案管理工作的長久穩(wěn)定發(fā)展。[1]在信息技術(shù)的幫助下，高職院?？梢詫崿F(xiàn)學籍檔案的信息化建設(shè)，采用信息化管理的模，代替?zhèn)鹘y(tǒng)的工作環(huán)境下的人工管理的模式，既可以提升工作的效率，同時又可以減少工作壓力，最重要的是，可以避免信息遺漏、丟失或者是歸檔不及時的現(xiàn)象的產(chǎn)生。舉個簡單的例子來說，學生在入學之后可以在相對應的信息提交系統(tǒng)上完成整個學籍檔案信息的填寫，既簡化了程序，又減輕了工作量，同時又提升了工作效率。同時，在每學期完成考試時，班主任教師可以登錄相關(guān)的學習信息儲存系統(tǒng)，進行學生的成績的一次性的錄入，針對其他的一些各種各樣的信息，包含出勤信息、獲獎信息等等，也可以一次性完成錄入，教師在錄入之后，可以讓學生親自進行審核，保證所有的信息的完整性和及時性，很大程度上簡化了管理工作，同時也提升了管理工作的質(zhì)量。

(二)有利于學籍檔案信息的查閱、整合和利用

傳統(tǒng)的學籍檔案信息管理環(huán)境下，針對所有的學籍檔案信息的管理都是非常零散的，無論是學校想要獲得學生的信息或者是家長想獲得學生的信息，都要一個一個地進行翻閱和查找，非常麻煩。而通過利用檢索技術(shù)和現(xiàn)代信息技術(shù)，可以方便查閱整理學籍檔案。此外，利用信息化建設(shè)的先進科學技術(shù)對學籍檔案資源再編輯和細化整理，有效幫助其對學生進行綜合判斷，有效提升檔案管理成效，使得學籍檔案資源能夠得到充分利用。在信息化管理系統(tǒng)下，可以實現(xiàn)這些信息的整合，班主任教師可以利用學籍檔案管理系統(tǒng)隨時隨地找出學生的基本信息，并進行學生基本信息的整合，如此一來，在需要查閱信息的情況下，可通過網(wǎng)絡(luò)檢索的方式直接、快速、準確地尋找到學生的相關(guān)信息，提升了學籍檔案信息管理和使用的便利性。舉個簡單的例子來說，傳統(tǒng)的管理環(huán)境下，倘若學班主任教師需要查閱學生的信息，需要一個個的翻閱，十分的麻煩，而如今班主任教師可以通過相對應的信息查找系統(tǒng)，只需要輸入學生的學號和姓名，便可以掌握學生所有的學籍檔案信息，既方便教學工作的開展和執(zhí)行，同時也方便的家校交流工作的開展和執(zhí)行。同時在每次學期末結(jié)束時，班主任教師也可以通過學習信息系統(tǒng)了解學生整體的考試情況和成績情況，進而實現(xiàn)學生的學習效果的了解，便于以后的教學工作的開展和執(zhí)行。[3]

三、 高職院校學籍檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

(一)缺乏信息化管理意識

目前，大部分高職院校學籍檔案管理手段落后，不能滿足高等教育發(fā)展的需求。針對高職院校學習信息化建設(shè)工作的開展所存在的第一個問題就是認識不足，重視度不夠，缺乏信息化管理意識。很多的高職院校檔案管理人員對信息化建設(shè)工作認識不到位，思想上輕視了檔案管理的內(nèi)在價值，只是為了保管而保管，工作方式也過于簡單。有些高職院校學籍檔案管理雖然實現(xiàn)了相對應的信息化設(shè)備的引入，也實現(xiàn)了信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，但是針對于學生的相關(guān)信息的獲取和錄入以及儲存還是習慣沿用傳統(tǒng)的工作環(huán)境下的紙質(zhì)管理的模式，缺乏信息化管理意識，進而導致高職院校學籍檔案信息信息化建設(shè)工作的開展，只有形式、沒有實質(zhì)，未能達到其自身本應該發(fā)揮的作用和效果。

(二)信息化管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

在實現(xiàn)高職院校學習管理信息化建設(shè)的過程中會應用到的一項非常重要的工具就是學籍檔案信息管理系統(tǒng)，需要借助于這一系統(tǒng)實現(xiàn)學生的所有的學籍檔案信息的錄入，同時，學生、教師和學校也可以通過這一系統(tǒng)實現(xiàn)學生的學籍檔案信息的查閱和瀏覽，但是針對于這一系統(tǒng)的建設(shè)工作的開展卻是非常的復雜。首先，學校需要有一個總的系統(tǒng)，其次，各個學院和各個班級還要有一個分系統(tǒng)。同時，對于系統(tǒng)的建設(shè)工作的開展要求也比較高，不僅要保證相關(guān)的系統(tǒng)的運行速度，還要實現(xiàn)功能的完善和不斷更新。但是就目前高職院校信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)現(xiàn)狀來看，我們可以了解到，很多高職院校針對于信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)都存在不完善的問題，首先是功能不完善，比如無法批量調(diào)整班級學生名單，無法批量導入學生畢業(yè)證號碼等，使得學籍檔案管理工作還不夠方便、快捷。同時，由于學校會有多個系統(tǒng)，操作者不同，選擇的系統(tǒng)也不同，而這樣的情況下，就很容易出現(xiàn)信息重復的現(xiàn)象。[3]

(三)不注重檔案信息管理的安全問題

實現(xiàn)高職院校學籍檔案管理信息化建設(shè)存在很多的便利性，但也存在一定的弊端，比如，安全問題。在實現(xiàn)信息化學籍檔案管理的過程中，由于要將所有的信息儲存在相對應的系統(tǒng)和電腦硬盤中，因此，也具備很高的風險，很容易出現(xiàn)系統(tǒng)損壞、電腦損壞、病毒入侵等問題。一旦出現(xiàn)這些問題，將對學生的學籍檔案信息的安全性構(gòu)成一定的威脅。

四、建議與對策

(一)提升信息化管理意識

加強高職院校學籍檔案管理信息化建設(shè)，必須要重新思考，重新認識檔案管理的原則、理論和方法，加強現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的運用，九需要提高認識、提升信息化管理意識。要充分認識到：無論是對于學校來說，還是對于信息化建設(shè)工作人員來說，都應該加強對于信息化管理的認識，充分的認識和了解什么叫信息化管理。其次，針對于信息化建設(shè)和管理工作的開展不僅僅要落實在信息化設(shè)備的引入和信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)上，還要落實在日常的行動中，針對各項學習信息的管理，都要采用信息化錄入的和儲存的方式代替?zhèn)鹘y(tǒng)的工作環(huán)境下的紙質(zhì)管理的方式，借助于信息化管理代替人工管理，進而全面保障信息化建設(shè)工作的開展和執(zhí)行。[4]

(二)建立完善的信息化管理系統(tǒng)

對于各大高職院校來說，若想實現(xiàn)學籍檔案信息管理的信息化建設(shè)，除了要加強信息化管理意識之外，還要實現(xiàn)信息化管理系統(tǒng)的建設(shè)，從學校、學院、班級等不同的角度出發(fā)，建立相關(guān)的信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)學生的學籍檔案信息的錄入，同時，在建立完相關(guān)的系統(tǒng)之后，還要不斷地進行更新，保證學籍檔案信息化管理系統(tǒng)的應用，能夠滿足信息化建設(shè)和管理的需求。同時，還要不斷地完善其內(nèi)部的功能，除了可以實現(xiàn)個人信息的錄入之外，也可以班級為單位，實現(xiàn)批量信息的錄入，進而提升信息管理的效率和質(zhì)量。另外針對于信息要進行篩選，比曼出現(xiàn)信息重復的現(xiàn)象，進而對學生造成一定的影響。[5]

(三)加強安全防范管理

首先，針對于所有的學籍檔案信息的管理，學校一定要配備單獨的管理電腦和移動硬盤，并且在儲存信息的過程中一定要做好備份，防止信息丟失。另外，要聘請專業(yè)的人員開展管理工作，定期做好電腦的系統(tǒng)的維護，開展殺毒和清理工作，安裝一定的防火墻軟件，做好相對應的保護措施，進而避免在使用的過程中出現(xiàn)被入侵、系統(tǒng)崩潰或者是電腦損壞等問題。最重要的是，針對于所有的系統(tǒng)一定要進行加密處理，且除了本校教師、學生之外，其他外來人員均不可以登錄該系統(tǒng)和使用該電腦，且在相關(guān)人員進入之前，一定要進行實名認證和刷臉熱證，如此一來，在產(chǎn)生問題之后，便可以第一時間尋找到負責任的主體，全面保證學生的信息安全，切勿出現(xiàn)信息丟失或者是外露等問題，進而對學生造成一定的影響。因此，做好信息化建設(shè)的安全防范工作就要安全防范，防控病毒、注意保密，注意計算機硬件的安全，同時加強制度管理，減少人為因素造成的信息損失。

五、 結(jié)語

綜上所述，我們可以了解到，檔案信息化建設(shè)的最終目標是提高信息管理和服務(wù)水平。高職院校必須改變傳統(tǒng)的手工管理模式，充分利用新的技術(shù)建立學籍檔案管理系統(tǒng)。目前很多學校都開始引進信息化技術(shù)，實現(xiàn)學籍檔案信息的信息化管理，要正確認識和把握高職院校學籍檔案建設(shè)的基本框架和基本方法，建立完善的查詢系統(tǒng)和科學的檢索體系，方便師生有效快捷地對信息查詢、了解，采用電子檔案與紙質(zhì)檔案同時管理，減少檔案管理人員的工作量，提高辦事效率。[2]但是在學籍檔案管理信息化建設(shè)的過程中卻存在很多的問題，結(jié)合這些問題，詳細地為大家闡述了加強學習管理信息化建設(shè)的方法和措施，希望可以為促進高職院校學籍檔案管理信息化建設(shè)工作開展和執(zhí)行提供一些參考。[6]