姜紅

摘 要：現(xiàn)如今，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)建設(shè)得到進(jìn)一步發(fā)展，同時(shí)也推進(jìn)了市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)的蓬勃發(fā)展，各企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)也越來(lái)越重視檔案的管理工作。在當(dāng)前信息時(shí)代背景下，檔案管理信息化建設(shè)已成為我國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢(shì)，積極應(yīng)用高科技設(shè)備與技術(shù)，最終有效提升我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量和效果。本文主要分析檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的必要性，對(duì)現(xiàn)階段我國(guó)檔案管理中所存在的問題進(jìn)行剖析，并提出切實(shí)可行的解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化;科學(xué)發(fā)展;問題;對(duì)策

近年來(lái)，隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)已經(jīng)進(jìn)入到信息時(shí)代，各個(gè)領(lǐng)域都逐漸注重信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案管理領(lǐng)域也不例外。檔案在社會(huì)中起著關(guān)鍵的作用和意義，其直接關(guān)系到企事業(yè)單位、政府機(jī)關(guān)的正常運(yùn)行。同時(shí)，隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，我國(guó)檔案管理的水平也得到了進(jìn)一步提升，但成效并不理想，加上電子政務(wù)的進(jìn)一步發(fā)展，也讓檔案管理從業(yè)者更加注重信息化發(fā)展。基于此，在檔案管理中必須緊隨時(shí)代發(fā)展的步伐，將先進(jìn)科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)應(yīng)用到具體實(shí)踐之中，強(qiáng)化檔案管理信息化建設(shè)，從而不斷提升我國(guó)檔案管理工作的水平。

一、檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的重要意義

1.有利于提高檔案管理效率

當(dāng)前，我國(guó)科學(xué)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)得到迅速發(fā)展，我國(guó)的檔案管理工作已開始廣泛應(yīng)用信息化技術(shù)手段，力求在極大程度上提高檔案管理的成效。通過實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，能夠較好地提高檔案信息的收集速度，也能夠進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理工作，從而全面提高我國(guó)檔案管理的工作質(zhì)量和效率。在以往的檔案管理工作中往往受到多種因素的限制，而實(shí)現(xiàn)信息化后，這一問題就得到了有效處理，人們可以隨時(shí)隨地查閱和傳送檔案信息，也可以有效利用網(wǎng)絡(luò)來(lái)高效且迅速傳送檔案文件。同時(shí)，在檔案管理中引入計(jì)算機(jī)技術(shù)，可提高檔案管理工作的效率，還能夠減輕工作人員的工作負(fù)擔(dān)，大大提升檔案信息的管理和查閱速度，實(shí)現(xiàn)檔案管理的存檔和分類，最終有效提升檔案的利用率。

2.有利于實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享

在檔案管理過程中，通過對(duì)計(jì)算機(jī)信息技術(shù)加以有效運(yùn)用，有利于更加有序地開展檔案管理工作，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的共享。檔案管理工作人員借助網(wǎng)絡(luò)共享相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，達(dá)到檔案目錄共享的目的，也有利于相關(guān)人員隨時(shí)隨地調(diào)閱檔案卷宗。同時(shí)，通過將信息化技術(shù)手段檢索功能引入到檔案管理中，可在極大程度上提高檔案信息的查詢速度，僅需輸入關(guān)鍵詞就能夠迅速檢索到相關(guān)信息，這就大大提升了檔案信息的查閱速度和數(shù)據(jù)庫(kù)信息的提取速度，以此來(lái)更加高效且科學(xué)地存儲(chǔ)和運(yùn)用檔案信息。除此之外，通過將信息技術(shù)手段引入到檔案管理中能夠大大提高檔案信息的傳輸速度，對(duì)信息傳送流程進(jìn)行簡(jiǎn)化，實(shí)現(xiàn)檔案使用效率的最大化，最終有效解決以往檔案管理中效率較低的問題。

3.滿足檔案管理的多元化需求

在我國(guó)以往的檔案管理中存在管理方式單一、受限于時(shí)間和空間不足等問題，并且這一管理方式也無(wú)法滿足當(dāng)前社會(huì)迅速發(fā)展下不斷豐富的檔案管理需求，也很難有效提升檔案信息的利用率。針對(duì)這一問題，檔案管理從業(yè)者需要積極實(shí)現(xiàn)管理的信息化科學(xué)發(fā)展，以此來(lái)更好地滿足檔案管理多元化的需求，也就是立足于信息技術(shù)，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的輔助下，促使檔案信息收集、處理及存儲(chǔ)更具高效性和安全性，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案信息進(jìn)行加密處理，在極大程度上提高了檔案信息管理的安全性及檔案信息的利用率。

二、當(dāng)前我國(guó)檔案管理中存在的問題

1.檔案管理的安全意識(shí)阻礙了其創(chuàng)新性

不管是處于何時(shí)何地，檔案管理對(duì)社會(huì)發(fā)展都起著重要的作用和意義，只是不同時(shí)期具備不同的作用。在當(dāng)今時(shí)代背景下，各領(lǐng)域已不再使用以往的檔案管理模式，開始逐漸廣泛使用現(xiàn)代化檔案管理模式。同時(shí)，隨著信息化的發(fā)展，也給我國(guó)檔案管理事業(yè)帶來(lái)了極大沖擊，然而我國(guó)檔案管理體系依然具有諸多問題，無(wú)法跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。盡管我國(guó)檔案管理事業(yè)已經(jīng)進(jìn)入到信息化發(fā)展階段，然而依然有很多問題亟待解決。從而可知，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過程是十分復(fù)雜的，以往的檔案管理與管理創(chuàng)新之間具有一定的矛盾，應(yīng)該應(yīng)用切實(shí)可行的措施進(jìn)行有效解決。

2.檔案資料管理制度不夠完善

我國(guó)對(duì)各領(lǐng)域的檔案資料均做出了明確的管理規(guī)范，但其中仍然存在一些遺漏的地方，主要表現(xiàn)為：（1）缺乏完善的檔案管理制度，檔案管理人員在實(shí)際工作中無(wú)章可循，這就大大降低了工作效率;（2）領(lǐng)導(dǎo)者忽視檔案管理工作，這就導(dǎo)致檔案管理制度無(wú)法落到實(shí)處;（3）檔案信息化的保護(hù)不到位，相關(guān)人員未對(duì)檔案資料的存儲(chǔ)和保管引起足夠的重視，這就導(dǎo)致檔案信息發(fā)生丟失、損壞等情況。

3.檔案信息化管理尚未實(shí)現(xiàn)規(guī)范化和法治化

當(dāng)前，我國(guó)檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)信息化發(fā)展，但在這一過程中依然存在信息化程度不足的問題，檔案使用范圍存在一定局限性，未能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，造成這些問題的主要原因在于：（1）因?yàn)槭艿焦芾矸绞胶腕w系的影響，不同的檔案管理部門之間并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范，以政府部門為例，其當(dāng)前并沒有形成標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理體系，這項(xiàng)工作的開展依然處于分散狀態(tài)，在檔案管理過程中各部門之間所需執(zhí)行的政策、法規(guī)還存在一定的差異，甚至存在矛盾和沖突;（2）在信息時(shí)代環(huán)境下，我國(guó)檔案管理處于動(dòng)態(tài)變化中，這就要求其具備更強(qiáng)的時(shí)效性。

4.電子政務(wù)對(duì)我國(guó)檔案管理提出了更高的要求

現(xiàn)如今，正是我國(guó)電子檔案建設(shè)的重要階段，這項(xiàng)工作的特點(diǎn)是較高的復(fù)雜性和鮮明的時(shí)代性。盡管相關(guān)人員已充分認(rèn)識(shí)到辦公自動(dòng)化等的關(guān)鍵性，然而并不只是局限于此，具體表現(xiàn)為：我國(guó)電子檔案系統(tǒng)不是獨(dú)立存在的，其與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)接軌，具有很強(qiáng)的功能性，可以較好地滿足社會(huì)大眾的需求，并且履行著政府職能;電子檔案立足于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，它是我國(guó)檔案管理系統(tǒng)中必不可少的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，可以說，要想有效構(gòu)建檔案管理信息化系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)電子檔案建設(shè)。在這一過程中，目前亟需解決的內(nèi)容在于：（1）安全系統(tǒng)，需要增加一定的功能，最為關(guān)鍵的是信任模塊和可授權(quán);（2）構(gòu)建自動(dòng)備份系統(tǒng)，通過對(duì)電子檔案中全部的檔案信息進(jìn)行備份，從而確保在遇到網(wǎng)絡(luò)或是數(shù)據(jù)庫(kù)故障時(shí)，信息也不會(huì)丟失。

三、我國(guó)檔案管理信息化科學(xué)發(fā)展的具體對(duì)策

1.構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

在檔案信息化管理過程中，為了能夠更好地實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員在海量的檔案資料信息數(shù)據(jù)中簡(jiǎn)便、快速地查詢和獲取自己想要的檔案，必須積極構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）檔案管理工作人員需對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等先進(jìn)技術(shù)進(jìn)行充分利用，將所有的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變和錄入成數(shù)字化檔案;（2）依據(jù)科學(xué)的規(guī)范和要求，進(jìn)一步優(yōu)化處理經(jīng)數(shù)字化與信息化處理的檔案信息、資料，構(gòu)建起數(shù)字化檔案的基本目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，使得檔案信息能夠一清二楚，確保使用者可以明確查找方向，從而更加簡(jiǎn)便和迅速地查找所需資料，還能夠在極大程度上減少辦公系統(tǒng)使用過程中對(duì)內(nèi)存的需求;（3）結(jié)合數(shù)字化檔案的實(shí)際內(nèi)容來(lái)進(jìn)行科學(xué)分類，可劃分成多個(gè)不同的專題，然后構(gòu)建起檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，確保該數(shù)據(jù)庫(kù)具有一定的開放性，從而有效實(shí)現(xiàn)各部門之間的檔案共享和互通，使得檔案資料得到最大化的利用。例如，檔案管理人員通過構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，借助相關(guān)電子設(shè)備來(lái)完整地掃描紙質(zhì)檔案，并且將全部檔案文件錄入到數(shù)據(jù)庫(kù)之中，然后結(jié)合檔案的類型、時(shí)間及任務(wù)來(lái)對(duì)全部檔案文件進(jìn)行合理劃分，使用者只需輸入關(guān)鍵詞即可獲得相關(guān)內(nèi)容，從而不斷完善我國(guó)信息化檔案管理工作。

2.建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制

為了促進(jìn)我國(guó)檔案管理信息化實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和科學(xué)化的發(fā)展，需要建立且優(yōu)化檔案管理機(jī)制，具體做到以下幾點(diǎn)：

（1）完善檔案信息化管理制度。無(wú)論是何種管理，完善的管理制度都是其重要的支撐條件，而檔案管理信息化建設(shè)也必須積極建立完善的相關(guān)管理制度，清晰地劃分相關(guān)人員的工作職責(zé)，確保工作人員的工作能夠有章可循、有據(jù)可依，以此來(lái)提高工作效率，強(qiáng)化檔案管理的信息化水平;領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)提高對(duì)檔案管理工作的重視程度，并建立科學(xué)合理的監(jiān)督制度，以此來(lái)確保相關(guān)管理制度能夠落到實(shí)處，最終有效提高檔案信息化管理。

（2）完善檔案管理系統(tǒng)。需確保檔案管理方面具備足夠的資金投入，并結(jié)合自身具體的情況和工作需求，對(duì)檔案管理的硬件建設(shè)進(jìn)行科學(xué)地規(guī)劃和實(shí)施，配備適合企業(yè)檔案管理信息化發(fā)展的相關(guān)設(shè)備，如專門的計(jì)算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼照相機(jī)、錄像機(jī)、打印機(jī)等，還需配備符合檔案防蟲、防潮、防塵、防火、防盜、防污染等規(guī)范化庫(kù)房;同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，涉及到智能分類系統(tǒng)、信息安全系統(tǒng)及檔案管理軟件等建設(shè)，盡可能符合檔案管理收集、識(shí)別、分別、存儲(chǔ)及檢索等功能需求，從而有效實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、數(shù)字化及網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。

（3）運(yùn)用多樣化的檔案信息服務(wù)形式。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，檔案管理服務(wù)應(yīng)緊跟時(shí)代發(fā)展的趨勢(shì)，積極建設(shè)檔案管理信息化，將大數(shù)據(jù)技術(shù)有效引入到檔案管理服務(wù)之中，進(jìn)一步優(yōu)化檔案信息資源，讓檔案信息服務(wù)形式更加多樣化。第一，借助微縮技術(shù)服務(wù)。由于檔案管理中往往會(huì)涉及到很多十分珍貴和重要的檔案資料，工作人員必須非常謹(jǐn)慎地保管這類資料，不僅要避免其受到損壞，還要避免其被盜或是丟失，這就需要借助微縮技術(shù)來(lái)縮減資料，從而更加妥善地保管;第二，借助信息技術(shù)。由于檔案管理中往往涵蓋著極多的資料信息，并且非常繁雜，故而必須強(qiáng)化信息化建設(shè)，充分發(fā)揮信息技術(shù)的強(qiáng)大優(yōu)勢(shì)，從而更加高效、科學(xué)地處理檔案信息。

（4）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的保護(hù)。由于電子檔案很難從表面辨別出文件有沒有被篡改，所以工作人員必須保證在具體工作中不會(huì)隨意修改相關(guān)資料，確保電子檔案資料的原始性，并且在檔案資料收集時(shí)應(yīng)把文件設(shè)置成只讀模式，防止他人在閱讀時(shí)修改檔案資料;同時(shí)，由于電子檔案保管是以硬盤為介質(zhì)，極易受到溫濕度的影響，嚴(yán)重情況下則會(huì)導(dǎo)致其完全無(wú)法識(shí)別，故而相關(guān)工作人員必須高度重視電子檔案資料的保管工作，為其提供合適的物理環(huán)境，還應(yīng)定期對(duì)硬盤進(jìn)行嚴(yán)格檢測(cè)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)潛在的危險(xiǎn)并加以有效處理，從而更加妥善地保管電子檔案。

3.有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)

為了能夠有效促進(jìn)檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，相關(guān)部門必須高度重視檔案管理人員綜合素養(yǎng)的提升，具體做到以下幾點(diǎn)：（1）加強(qiáng)檔案管理信息化培訓(xùn)。積極轉(zhuǎn)變檔案管理人員的思想觀念，調(diào)整其服務(wù)態(tài)度，提高其應(yīng)變能力，使之樹立主動(dòng)的服務(wù)意識(shí)，還需讓其更加充分地掌握檔案管理知識(shí)和先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，具備較強(qiáng)的信息整合能力和較高的時(shí)事熱點(diǎn)信息搜索能力，從而有效提升其專業(yè)能力和業(yè)務(wù)水平;（2）加大人才的選拔力度。通過制定出科學(xué)、規(guī)范的考核體系，定期對(duì)檔案管理人員的工作情況和表現(xiàn)等進(jìn)行綜合考核，從而篩選出滿足檔案管理工作崗位職責(zé)和技術(shù)能力要求的專業(yè)性人才，然后進(jìn)一步強(qiáng)化這類人才的培訓(xùn)，從而顯著提升其崗位的適應(yīng)能力。

4.不斷改革檔案部門的職能

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，促使檔案部門的職能處于動(dòng)態(tài)變化之中，為了能夠更好地適應(yīng)社會(huì)發(fā)展的需求，工作人員需要及時(shí)調(diào)整和更新檔案部門中的很多環(huán)節(jié)，如機(jī)構(gòu)設(shè)置的調(diào)整、新功能定位的更新等。同時(shí)，在檔案部門創(chuàng)新改革中需要對(duì)人員調(diào)整問題進(jìn)行恰當(dāng)處理，創(chuàng)造出功能更為健全的工作平臺(tái)，以便工作人員可以借助這一平臺(tái)為社會(huì)和大眾提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息時(shí)代背景下企業(yè)必須積極建設(shè)檔案管理信息化，以此來(lái)不斷提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息資源的共享，更好地滿足當(dāng)前我國(guó)檔案管理的多元化需求。然而在建設(shè)過程中依然存在一些問題，在很大程度上阻礙了檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展，故而需要結(jié)合自身的實(shí)際情況，構(gòu)建數(shù)字化檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，建立并優(yōu)化檔案管理機(jī)制，有效提升工作人員的綜合素養(yǎng)，并不斷改革檔案部門的職能，最終推動(dòng)我國(guó)檔案管理工作向信息化和數(shù)字化的方向發(fā)展。

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（作者單位：撫順市市民權(quán)益保障服務(wù)中心）