徐世榮

摘 要：在互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等各種高新技術(shù)不斷發(fā)展的環(huán)境下，社會各個領(lǐng)域也開始步入到一個全新的發(fā)展階段，在大數(shù)據(jù)背景之下一系列智慧項(xiàng)目的提出與實(shí)施，也促使全面實(shí)現(xiàn)綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)入到了一個全新的層面，而為了能夠更好地提升高校檔案管理質(zhì)量，本文也就大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);高校;綜合檔案;數(shù)字化管理

引言

在辦公自動化系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件不斷普及的環(huán)境之下，基于互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)能夠有效整合各種信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程數(shù)字化管理的協(xié)同平臺開始逐漸進(jìn)入到人們視野之中，同時也成為各單位與企業(yè)信息化建設(shè)主流，這也為高校綜合檔案數(shù)字化管理工作帶來了全新機(jī)遇。大數(shù)據(jù)背景之下，高校綜合檔案數(shù)字化管理不僅是時代發(fā)展必然趨勢，也是有效提升高校綜合檔案管理效率和質(zhì)量的重要方法，而為了能夠更好地做好這一項(xiàng)工作，筆者也對其進(jìn)行了如下分析。

一、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案數(shù)據(jù)信息量大，查找利用較為困難

大數(shù)據(jù)時代背景之下，高等院校在各項(xiàng)工作之中產(chǎn)生了各式各樣的數(shù)據(jù)信息，如網(wǎng)頁數(shù)據(jù)、圖片數(shù)據(jù)、視頻數(shù)據(jù)、音頻數(shù)據(jù)以及文本文件等等，而這些均屬于高校綜合檔案數(shù)字化管理過程中需要收集的信息內(nèi)容，整個信息量可謂是十分巨大?？墒?，就目前各個高校檔案管理系統(tǒng)使用情況來分析看，其大多是C/S或 B/S的單一服務(wù)器系統(tǒng)架構(gòu)，這些系統(tǒng)在應(yīng)用過程中最多只能做磁帶或者是光盤備份。

在檔案信息資源數(shù)據(jù)存儲量不斷增加的環(huán)境下，若不能引進(jìn)云存儲技術(shù)或服務(wù)器集群，就很有可能會引發(fā)磁盤物理存儲容量不足，從而促使檔案信息數(shù)據(jù)庫出現(xiàn)崩潰等情況。高校在面對這些越來越復(fù)雜且大量的數(shù)據(jù)信息的時候，如何對其進(jìn)行高效管理是需要著重思考的一個問題，所以說，高校綜合檔案管理存在的問題之一就是檔案數(shù)據(jù)信息量大、查找利用十分困難。

2.檔案數(shù)據(jù)多源異構(gòu)，系統(tǒng)處理較為困難

高校檔案數(shù)據(jù)信息來源十分廣泛，而且種類也十分復(fù)雜，具體包含了高校內(nèi)部教研、教學(xué)、后勤等多種數(shù)據(jù)信息，而且不同部門業(yè)務(wù)工作存在差異，這個時候其產(chǎn)生的檔案數(shù)據(jù)信息自然也會存在差異。

相關(guān)研究調(diào)查顯示，在高校數(shù)據(jù)信息之中，表格、音頻、文檔、網(wǎng)頁以及視頻等非機(jī)構(gòu)化電子文件所產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息，在整個校園網(wǎng)數(shù)據(jù)信息之中就能夠達(dá)到85%。在紙質(zhì)檔案管理過程中，管理人員通常是以“份”“卷”等形式展開管理工作，對于存儲空間、地點(diǎn)以及環(huán)境都具有一定要求，查詢材料也具有較強(qiáng)的局限性，有時候還會因?yàn)楦鞣矫嬉蛩厮绊懚霈F(xiàn)部分資料無法有效存儲，最終查檔困難。

可是，在大數(shù)據(jù)時代背景之下，綜合檔案數(shù)字管理工作也開始進(jìn)入數(shù)字化管理，所有紙質(zhì)信息都能夠轉(zhuǎn)化成為數(shù)據(jù)信息，而這些數(shù)據(jù)信息均是十分重要的數(shù)據(jù)源，并且各個數(shù)據(jù)源結(jié)構(gòu)差異也十分顯著，這也就促使高校綜合檔案數(shù)字化管理數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了多源異構(gòu)這一現(xiàn)象，而現(xiàn)如今，高校檔案數(shù)字化管理工作還是有待完善，所以，在對這些數(shù)據(jù)信息進(jìn)行處理的時候也存在著一些問題。

3.檔案數(shù)據(jù)信息需求多元化，管理難度較大

在大數(shù)據(jù)時代背景下，高校各個部門不僅是檔案數(shù)據(jù)信息生產(chǎn)者，同時也是檔案數(shù)據(jù)信息使用者，這些檔案數(shù)據(jù)的存在為學(xué)校科研、規(guī)劃、教學(xué)管理以及校園文化建設(shè)等多方面都起到了一定的促進(jìn)與指導(dǎo)效果。

使用人員的差異促使管理人員也面對著不一樣的檔案材料需求，所以現(xiàn)如今，現(xiàn)有的檔案管理體系無法滿足使用者檔案數(shù)據(jù)多元化需求。對于這一點(diǎn)，高校在發(fā)展過程中需要主動構(gòu)建出一個高科技平臺作為支撐，而大數(shù)據(jù)技術(shù)的存在則能夠?yàn)樾缕脚_建設(shè)提供良好的環(huán)境。

二、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理特點(diǎn)與優(yōu)勢

1.特點(diǎn)

首先，載體數(shù)字化。傳統(tǒng)形式下的檔案資源大多是以書面、紙質(zhì)等形式而存在，在對其進(jìn)行存儲的時候，需要為其提供相應(yīng)的空間進(jìn)行存儲，存儲空間消耗較大，而且在使用的時候也需要耗費(fèi)較多時間來查找?？墒牵瑪?shù)字化管理就能有效改善這一現(xiàn)象，其能夠讓檔案資源信息載體以數(shù)據(jù)的形式直接存儲在光盤、云空間、磁盤之中，再加上大數(shù)據(jù)技術(shù)本身就具有強(qiáng)大的存儲功能、流通性，所以將其有效應(yīng)用起來就能真正提升收錄便捷性，讓使用者能夠更加迅速的查詢與使用，提升存儲安全性。

其次，信息共享化。大數(shù)據(jù)技術(shù)是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)下的產(chǎn)物，綜合檔案數(shù)字化管理工作在開展過程中，大多是對電子檔案進(jìn)行管理，而要想有效查找這些資料，則可以借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來查詢，還可以實(shí)現(xiàn)及時傳輸，這自然能夠有效實(shí)現(xiàn)信息資源共享，減少傳統(tǒng)管理模式下只是檔案傳遞期間有可能會引發(fā)的檔案信息丟失、受到損壞等情況。

最后，管理實(shí)效化。綜合檔案數(shù)字化管理工作的有序推進(jìn)，能夠借助于大數(shù)據(jù)處理技能、共享功能，來有效突破檔案使用時間、空間限制，真正做到隨時隨地資源收集、整理與使用，在這種管理模式下，檔案管理人員整個操作過程自然會因此而變得更加的即時且動態(tài)，最大程度提升檔案管理工作實(shí)效性 。

2.優(yōu)勢

首先，數(shù)字化管理是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)展開的管理，因?yàn)橐蕾囉诩夹g(shù)，所以能夠減少一些人力資源成本，同時讓檔案立卷機(jī)制因此而變得更加的簡潔。傳統(tǒng)檔案管理模式下的檔案立卷工作在實(shí)施過程中，大多是以人工收集、整理為主，可是，并不是每一位檔案管理人員都能對檔案資料形成完整了解的，這個時候就很容易會引發(fā)檔案資源零散、混亂等管理現(xiàn)象，不利于后續(xù)的管理。但是，數(shù)字化管理工作的推行，則能夠借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案數(shù)據(jù)資源信息進(jìn)行迅速錄入以及編號存儲，這樣自然能夠在很大程度上簡化了立卷步驟以及人工操作而引發(fā)的不必要的問題，有效降低人力成本。

其次，能夠省時省力、減少不必要的經(jīng)濟(jì)支出。高校傳統(tǒng)綜合檔案管理工作在實(shí)施過程中，大多是以紙質(zhì)載體來進(jìn)行管理，這種形式下，工作人員需要耗費(fèi)較多的時間與精力來對其進(jìn)行整理、收集與歸納，而且在管理與存儲過程中還需要耗費(fèi)一定的管理費(fèi)用，經(jīng)濟(jì)支出與消費(fèi)也不少。但是，大數(shù)據(jù)背景下高校綜合檔案數(shù)字化管理，則能以機(jī)器讀檔的方式來對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲，這樣自然能夠在一定程度上減少不必要的經(jīng)濟(jì)支出，同時提升整個管理工作效率。

最后，檔案管理辦公效率能夠得以有效提升。大數(shù)據(jù)下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作在實(shí)施過程中，大多是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)、計(jì)算機(jī)信息管理系統(tǒng)來直接將一些繁雜的數(shù)據(jù)信息呈現(xiàn)出來，這樣管理人員在使用與查找的時候自然會更加便捷，從而迅速為使用者提供方便，最大程度提升了整個綜合檔案數(shù)字化管理效率。

三、大數(shù)據(jù)下高校綜合檔案數(shù)字化管理措施

1.做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

高校綜合檔案要想真正做好數(shù)字化管理工作，離不開完善的基礎(chǔ)設(shè)施，所以在發(fā)展過程中一定要做好基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。通常情況下，高校可以從以下幾點(diǎn)著手：

首先，對軟硬件相關(guān)設(shè)備及時進(jìn)行更新?lián)Q代，讓其能夠滿足檔案管理工作正常運(yùn)行。

其次，對于基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)設(shè)施也需要做好檢查與維護(hù)工作，以此來保證相關(guān)設(shè)施能夠不受到任何干擾，從而發(fā)揮出互聯(lián)網(wǎng)流通性。

再者，對于檔案室內(nèi)的設(shè)備安全一定要重點(diǎn)進(jìn)行保護(hù)，避免因?yàn)槿藶槠茐?、操作不?dāng)對檔案資源造成損壞。

最后，在完善基礎(chǔ)設(shè)施之后，還需要對基礎(chǔ)設(shè)施使用技術(shù)展開有效普及與推廣，通過這一方式來提高檔案管理人員合理應(yīng)用意識與能力，減少因?yàn)槿藶槭褂貌划?dāng)而引發(fā)的管理問題。

2.完善綜合檔案數(shù)字化管理制度

高校綜合檔案要想真正做好數(shù)字化管理工作，完善的規(guī)章制度體系也同樣重要，因?yàn)檫@是有效約束管理人員、提升管理效率與質(zhì)量的重要舉措。所以，強(qiáng)化管理制度完善十分重要，對于這一點(diǎn)：

首先，對檔案管理各個環(huán)節(jié)負(fù)責(zé)人進(jìn)行明確，如生產(chǎn)、審核、錄入以及歸檔要求等等，這樣才能有效保證各項(xiàng)工作推進(jìn)的合理性。

其次，對于檔案信息整理流程同樣需要進(jìn)行明確，以此來保證紙質(zhì)檔案、電子檔案均能夠?qū)崿F(xiàn)有效歸檔，及時對各種類型的檔案進(jìn)行整合與管理，借助于制度體系進(jìn)行約束，從而有效保證檔案真實(shí)性與完整性。

最后，還需要對檔案借閱、審批進(jìn)行合理規(guī)范，如借閱要求、歸還時間、使用范圍等等，另外，還需要做好數(shù)據(jù)審核工作，這樣才能更好地提升高校綜合檔案數(shù)字化管理質(zhì)量和效率。

3.做好綜合檔案安全保管工作

在大數(shù)據(jù)背景之下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作，還需要考慮到網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的開放性，在管理過程中做好綜合檔案安全保管工作，以此來有效提升數(shù)字化管理質(zhì)量。

首先，從制度上對其進(jìn)行規(guī)范，尤其是對于檔案應(yīng)用、存儲以及傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)更是要做好審查與監(jiān)督工作，避免出現(xiàn)因?yàn)楣芾聿划?dāng)而產(chǎn)生的檔案資源信息受到損害、泄露等情況。

其次，對于數(shù)據(jù)信息還需要及時進(jìn)行備份，對于一些重點(diǎn)檔案資料則需做好安全加密，借助于安全保密技術(shù)來提升其安全性，從而有效減少檔案資源受到損害。

4.拓展數(shù)字資源、開展大數(shù)據(jù)挖掘工作

大數(shù)據(jù)下的高校綜合檔案數(shù)字化管理過程中，資源建設(shè)屬于其發(fā)展根本，更是數(shù)字化檔案管理重點(diǎn)，所以高校綜合檔案數(shù)字化管理可以按照“存量數(shù)字化，增量電子化”等要求，來對館藏紙質(zhì)檔案、照片、縮微膠片等一系列傳統(tǒng)實(shí)體檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，以此來便于電子檔案檢索與利用。

在這一過程中需要注意，大數(shù)據(jù)背景下的高校綜合檔案數(shù)字化管理工作一定要面向師生生活、教職工需求，以此來不斷拓展現(xiàn)有檔案分類體系下的收集內(nèi)容與范圍，從而形成大檔案概念。例如，學(xué)校各個院系內(nèi)部會議文件、重大實(shí)驗(yàn)設(shè)備使用記錄、學(xué)生思想活動談話記錄等等都可以將其作為有價值的數(shù)據(jù)信息，將其存儲起來，有效豐富高校綜合檔案。

除此之外，高校綜合檔案數(shù)字化管理工作，本身就是高校數(shù)據(jù)開發(fā)與利用的關(guān)鍵，在工作過程中，我們還可以借助于數(shù)據(jù)分析引擎、云計(jì)算等技術(shù)，在海量的檔案數(shù)據(jù)之中選擇具有價值信息的檔案進(jìn)行二次、多次開發(fā)，以此來更好地發(fā)揮出其價值。

5.構(gòu)建綜合應(yīng)用系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)背景下的高校綜合檔案數(shù)字化管理過程中，還可以積極構(gòu)建綜合應(yīng)用系統(tǒng)。高校綜合檔案數(shù)字化管理工作本身就是一個信息綜合體，工作人員需要對數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、錄入、加工、檢索與使用，而這些環(huán)節(jié)都離不開強(qiáng)大的數(shù)據(jù)檔案管理系統(tǒng)與綜合檔案資源數(shù)據(jù)庫。為此，在數(shù)字化管理過程中，可以積極借助于綜合應(yīng)用系統(tǒng)來進(jìn)行管理與優(yōu)化：

（1）數(shù)字檔案管理系統(tǒng)。這一系統(tǒng)主要有三大部分，分別是數(shù)字檔案管理、日常業(yè)務(wù)管理、檔案查閱這三個部分，其中數(shù)字化采集模塊既可以借助于存儲技術(shù)、檢索基礎(chǔ)來批量對紙質(zhì)檔案材料進(jìn)行數(shù)字化采集;系統(tǒng)日常業(yè)務(wù)管理則主要是進(jìn)行檔案整理與著錄;檔案查閱這一部分則是借助于大數(shù)據(jù)技術(shù)所提供的遠(yuǎn)程查檔與閱檔工作提供服務(wù)。而且該系統(tǒng)還能與學(xué)校OA系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)有效對接，這樣就能真正有效實(shí)現(xiàn)校內(nèi)流轉(zhuǎn)的電子公共自動歸檔，以此來真正實(shí)現(xiàn)檔案收集、存儲與利用數(shù)字化。

（2）檔案資源數(shù)據(jù)庫。大數(shù)據(jù)背景之下，非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出了顯著增加的趨勢，具體而言，就是由移動網(wǎng)絡(luò)設(shè)備而產(chǎn)生的通過圖像、視頻、音頻以及圖表等表現(xiàn)出來的信息數(shù)據(jù)正在不斷增加。在大數(shù)據(jù)背景之下，高校綜合檔案數(shù)字化管理過程中，需要對大量非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息進(jìn)行管理，具體包含目錄數(shù)據(jù)庫、文件數(shù)據(jù)庫以及多媒體數(shù)據(jù)庫等等，而構(gòu)建檔案資源數(shù)據(jù)庫即能夠?qū)@些分散的結(jié)構(gòu)化與非結(jié)構(gòu)的數(shù)據(jù)資源相互關(guān)聯(lián)在一起，從而有效克服結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)與非結(jié)構(gòu)數(shù)據(jù)內(nèi)外部分界等情況，形成超大規(guī)模的數(shù)據(jù)資源庫。在這一過程中，還可以基于此來積極借助于大數(shù)據(jù)分析技術(shù)，來對數(shù)據(jù)資源塊進(jìn)行提煉與優(yōu)化，以此來構(gòu)建出數(shù)據(jù)資源目標(biāo)，這樣就能進(jìn)一步提升整個數(shù)據(jù)檢索效率，真正做好高校綜合檔案數(shù)字化管理工作。

四、結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)背景之下，綜合檔案數(shù)字化管理是發(fā)展必然趨勢，借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)來對檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新與改進(jìn)，能夠最大程度提升高校綜合檔案數(shù)字化管理水平。為此，高校在發(fā)展過程中，一定要做好基礎(chǔ)設(shè)施、軟硬件、管理制度、人才培養(yǎng)等多方面的優(yōu)化工作，以此來為高校綜合檔案數(shù)字化管理工作的有效推進(jìn)提供良好保障，從而真正有效實(shí)現(xiàn)檔案資源價值最大化。

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（作者單位：荊楚理工學(xué)院檔案館）