歐陽(yáng)滿兮

摘 要：檔案管理作為高校管理工作中重要的組成部分，應(yīng)當(dāng)隨著我國(guó)高校改革不斷創(chuàng)新，通過(guò)將信息化技術(shù)應(yīng)用于其中，從而提高檔案管理工作的效率，強(qiáng)化高校檔案管理工作的開(kāi)展效果。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化逐漸成為時(shí)代的主流，而高校的檔案管理工作也應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，通過(guò)加大信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高高校的管理效率，在實(shí)際工作的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)引進(jìn)更加先進(jìn)的管理方式，提高工作人員的綜合素養(yǎng)，實(shí)現(xiàn)信息共享，以信息化的方式替代傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方式，最終提高高校的信息存儲(chǔ)開(kāi)發(fā)能力。在信息化水平不斷發(fā)展的背景之下，高校檔案管理工作也有了新的內(nèi)容，通過(guò)加強(qiáng)檔案管理與數(shù)字化技術(shù)的結(jié)合程度，不僅僅能夠提高工作效率，與此同時(shí)，也能夠提高高校的整體管理水平。本文就高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀以及管理對(duì)策進(jìn)行探討。

關(guān)鍵詞：高校;檔案;信息化;建設(shè)

通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校工作的管理之中，會(huì)使得傳統(tǒng)的管理方式產(chǎn)生一定的變化，信息化管理方式相比較傳統(tǒng)的存儲(chǔ)方法存儲(chǔ)空間更大且速度更快。在此背景之下，高校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)檔案信息化管理建設(shè)，并且建立與之相對(duì)應(yīng)的信息管理平臺(tái)，為實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息化管理概述

在檔案管理的過(guò)程中，通常都是以紙質(zhì)文件作為基礎(chǔ)，由人工對(duì)檔案進(jìn)行收集保管以及編寫(xiě)，由于檔案的儲(chǔ)存量較大，且信息十分復(fù)雜，因此工作人員在對(duì)信息進(jìn)行提煉的過(guò)程中，往往會(huì)出現(xiàn)很多問(wèn)題，且最終的調(diào)研質(zhì)量會(huì)受到較多人為因素的影響，在保存的過(guò)程中極易產(chǎn)生錯(cuò)誤。除此之外，在對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)用時(shí)由于手續(xù)十分復(fù)雜，且效率低，因此也很難確保檔案管理工作的有效性。然而在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過(guò)程中，不僅僅能夠提高檔案管理水平，同時(shí)也能夠創(chuàng)新服務(wù)方法，并為其提供強(qiáng)有力的技術(shù)保證。當(dāng)前我們可以充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，拓寬檔案信息的來(lái)源，確保信息收集的準(zhǔn)確性，提高了信息收集效率，同時(shí)在對(duì)黨員進(jìn)行歸檔的過(guò)程中，也能夠?qū)Σ煌男畔⑦M(jìn)行分類(lèi)整理，并且建立與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在保證工作人員效率的同時(shí)，也能夠提高信息處理質(zhì)量，確保檔案工作的有效性以及完整性。

二、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息化管理現(xiàn)狀

1.管理強(qiáng)度不夠

當(dāng)下盡管信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛的應(yīng)用于各行各業(yè)之中，然而并沒(méi)有發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)有作用，在實(shí)際應(yīng)用的過(guò)程中也存在很多問(wèn)題。首先，高校在將信息技術(shù)應(yīng)用于其中的過(guò)程中，僅僅是將管理技術(shù)局限于一個(gè)方面，通過(guò)采用單機(jī)操作的模式來(lái)滿足高校信息管理的需求，并沒(méi)有考慮到整體的檔案管理工作，使得各個(gè)消息在傳遞的過(guò)程中存在一定的滯后性，進(jìn)而嚴(yán)重影響了信息化管理的時(shí)效性。在當(dāng)下高校檔案管理工作的過(guò)程中，整體效率不高，雖然信息化技術(shù)已經(jīng)在管理過(guò)程中得到了廣泛的應(yīng)用。然而由于應(yīng)用深度還有待提升，與之相對(duì)應(yīng)的管理技術(shù)也有帶豐富，一些高校甚至仍然采用傳統(tǒng)的管理模式，這也導(dǎo)致高校檔案管理信息化水平不高，在檔案管理工作推進(jìn)的過(guò)程中往往會(huì)出現(xiàn)由于人為因素造成的工作失誤，這直接影響了檔案工作的合理開(kāi)展。其次，在將信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理的過(guò)程中，由于信息技術(shù)的使用范圍較窄，僅僅適用于日常的信息發(fā)布以及信息管理，不會(huì)運(yùn)用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案的溝通和交流，這些都會(huì)直接影響高校檔案信息化管理工作的質(zhì)量和效率。同時(shí)，在信息化管理的過(guò)程中工作人員的素質(zhì)水平也會(huì)直接影響管理的有效性。由于一些工作人員并不能夠充分掌握信息技術(shù)，因此也不了解各種先進(jìn)的信息化管理方法，嚴(yán)重影響了整體的管理效率。

2.網(wǎng)絡(luò)管理安全性

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，高校檔案信息化管理的過(guò)程中也會(huì)存在安全性這一方面的問(wèn)題。首先由于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)在發(fā)展的過(guò)程中本身就存在一定的安全隱患，因此，在高校對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)的過(guò)程中，一定會(huì)應(yīng)用到計(jì)算機(jī)硬件，而硬件有著人為破壞的可能性。在電腦聯(lián)通網(wǎng)絡(luò)之后，也容易受到一些病毒的攻擊，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)被偷竊以及篡改，同時(shí)在推進(jìn)高校檔案信息化管理的過(guò)程中，由于缺乏與相對(duì)應(yīng)的法律文件，檔案管理體系仍然不完善，因此，在對(duì)信息進(jìn)行存儲(chǔ)的過(guò)程中，僅僅是按照過(guò)去的存儲(chǔ)方式進(jìn)行規(guī)定和限制的，導(dǎo)致當(dāng)下還沒(méi)有專(zhuān)門(mén)針對(duì)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息管理的法律存儲(chǔ)規(guī)定，因此，檔案信息化管理的過(guò)程中缺失法律認(rèn)可，導(dǎo)致高校檔案信息化管理工作的真實(shí)性存在疑慮。

3.檔案管理信息缺失

在信息技術(shù)進(jìn)一步發(fā)展的背景之下，信息化的管理手段也被應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)，在給工作人員帶來(lái)實(shí)際便利性的同時(shí)，也能夠提高工作的科學(xué)性。在高校經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程中檔案管理涉及到很多原始的資料，一些數(shù)據(jù)是能夠反映高校經(jīng)濟(jì)狀況的，因此是尤為重要且不可丟失的。在高校發(fā)展的過(guò)程中，財(cái)務(wù)核算的數(shù)量也在不斷的增多，因此為了給資料提供一定的空間，同時(shí)也能夠方便工作人員對(duì)黨員進(jìn)行查閱，應(yīng)當(dāng)提高檔案管理的信息化程度，只有這樣才能夠避免由于工作人員變動(dòng)給檔案管理帶來(lái)的不良影響，當(dāng)前很多高校雖然對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化的建設(shè)，然而由于信息化程度欠缺且檔案數(shù)量累積過(guò)多，并不能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行及時(shí)的更新，最終導(dǎo)致信息發(fā)展滯后，不能夠充分運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展優(yōu)勢(shì)，完善與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。

4.檔案執(zhí)行力度不足

由于當(dāng)下高校的檔案管理工作并沒(méi)有設(shè)置專(zhuān)業(yè)的工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理，通常是由工作人員進(jìn)行歸檔整理。然而通過(guò)調(diào)查，我們發(fā)現(xiàn)很多工作人員并沒(méi)有進(jìn)行專(zhuān)門(mén)性的檔案培訓(xùn)工作，這也使得工作人員在進(jìn)行檔案整理時(shí)不能夠滿足檔案管理對(duì)于專(zhuān)業(yè)性的需求，造成檔案管理存在檔案歸檔不符合實(shí)際，要求不規(guī)范等問(wèn)題。與此同時(shí)，工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，由于缺乏與之相對(duì)應(yīng)的制度執(zhí)行規(guī)范以及操作標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)，這也使得工作人員在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中存在執(zhí)行力不足的情況，不能夠?qū)n案進(jìn)行及時(shí)的整理以及收集，使得最終的工作十分混亂。除此之外，我國(guó)在發(fā)展的過(guò)程中并沒(méi)有針對(duì)檔案管理制定與之相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，這也使得檔案管理工作在具體實(shí)際執(zhí)行的過(guò)程中缺乏法律法規(guī)指導(dǎo)，并不能夠?qū)⒎煞ㄒ?guī)作為最終的執(zhí)行規(guī)范，不能夠確保檔案管理工作最終的工作質(zhì)量以及效率水平。高校檔案管理工作對(duì)于推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展有著十分重要的作用，因此管理人員的個(gè)人能力以及綜合素養(yǎng)也應(yīng)當(dāng)跟隨檔案管理工作的發(fā)展而不斷豐富。在信息化時(shí)代背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)合理應(yīng)用信息化技術(shù)，提高高校檔案管理工作的效率，通過(guò)推動(dòng)檔案管理方式以及內(nèi)容的改革，從而提高管理質(zhì)量。然而，由于一些管理工作人員個(gè)人素質(zhì)以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)的欠缺，不能夠適應(yīng)高校檔案管理發(fā)展的需求，因此這也會(huì)直接影響檔案管理工作的效果。

三、互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息化管理對(duì)策

1.完善管理制度

由于檔案行業(yè)具有一定的復(fù)雜性，因此對(duì)于檔案信息化管理工作的要求也在不斷的提高，通過(guò)將信息技術(shù)應(yīng)用于互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的過(guò)程中，不僅僅能夠幫助高校獲得良好的管理效果，同時(shí)也能夠推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展，通過(guò)將信息化的管理模式應(yīng)用于其中能夠幫助檔案信息工作的有效開(kāi)展。除此之外，通過(guò)構(gòu)建一個(gè)信息化的平臺(tái)也能夠方便高校的各個(gè)部門(mén)展開(kāi)更好的溝通和交流，最終實(shí)現(xiàn)信息共享。為了能夠使得各個(gè)部門(mén)的工作人員能夠更快地獲取信息，提高檔案管理的效率，通過(guò)運(yùn)用信息平臺(tái)能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行歸納處理。其次，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校發(fā)展的過(guò)程中一定要遵循規(guī)章制度，從而保障施工的有效性，只有構(gòu)建完善的制度，才能夠確?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作的有效開(kāi)展，因此想要在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景之下更好地推進(jìn)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代背景下檔案信息化管理，應(yīng)當(dāng)制定一個(gè)科學(xué)有效的管理制度，從而保證各項(xiàng)工作的順利推進(jìn)。

2.做好信息共享工作

為了確保互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息管理工作的有效性，應(yīng)當(dāng)對(duì)當(dāng)下的資源進(jìn)行構(gòu)想，在內(nèi)部平臺(tái)，加大各個(gè)部門(mén)之間的溝通和協(xié)調(diào)，從而實(shí)現(xiàn)信息共享。由于當(dāng)下我國(guó)在信息化管理這一方面還不夠成熟，因此各個(gè)部門(mén)之間的只能十分分散，導(dǎo)致各個(gè)部門(mén)在進(jìn)行溝通時(shí)不順暢，使得整體工作效率降低，因此我們可以建立一個(gè)統(tǒng)一的管理系統(tǒng)，最終實(shí)現(xiàn)辦公的統(tǒng)籌合理性。其次，為了進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)信息共享可以設(shè)立一個(gè)獨(dú)立于系統(tǒng)之外的平臺(tái)，通過(guò)對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理分類(lèi)之后再進(jìn)行共享，這樣也能夠便于工作人員對(duì)想要的檔案信息進(jìn)行查詢以及上傳。作為檔案管理部門(mén)也應(yīng)當(dāng)建立與相對(duì)應(yīng)的規(guī)章制度，通過(guò)鼓勵(lì)引導(dǎo)工作人員對(duì)檔案信息進(jìn)行共享，提高資源的利用效率，從而創(chuàng)造更多的檔案價(jià)值，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)加大對(duì)于資料的審核力度，對(duì)于資料的來(lái)源以及名稱等信息進(jìn)行標(biāo)注，方便工作人員進(jìn)行查詢以及整理。

3.提高人才素養(yǎng)

為了提高互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代高校檔案信息化管理工作的有效性，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)高素質(zhì)人才建設(shè)，打造一支具有高效率的信息化管理團(tuán)隊(duì)，應(yīng)當(dāng)提高工作人員的綜合素養(yǎng)，并且對(duì)各個(gè)行業(yè)的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行了解，且具有一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)，只有這樣才能夠做好互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息化的管理工作，滿足信息化建設(shè)的需求。因此，對(duì)于工作人員而言，應(yīng)當(dāng)具備豐富的檔案管理知識(shí)以及實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，同時(shí)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于信息化管理的定向?qū)W習(xí)以及社科知識(shí)了解，最重要的是應(yīng)當(dāng)了解檔案存儲(chǔ)接收的基礎(chǔ)知識(shí)，只有這樣才能夠勝任檔案信息化管理工作的需求，在高校信息化建設(shè)的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)不斷學(xué)習(xí)，不斷進(jìn)步，不斷提高自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)以及綜合能力。

4.樹(shù)立科學(xué)的管理觀念

在社會(huì)不斷發(fā)展的背景之下，作為管理人員應(yīng)當(dāng)始終緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，樹(shù)立科學(xué)的檔案管理觀念，只有這樣才能夠推動(dòng)高校的可持續(xù)發(fā)展，使得檔案管理滿足社會(huì)實(shí)踐發(fā)展的需求。在對(duì)檔案進(jìn)行管理的過(guò)程中，作為工作人員應(yīng)當(dāng)明確檔案管理的職責(zé)以及目標(biāo)，通過(guò)落實(shí)各項(xiàng)工作制度，嚴(yán)格規(guī)范管理工作的執(zhí)行，充分發(fā)揮自身的職責(zé)，最終保證檔案管理的實(shí)際效用，完成檔案管理目標(biāo)。與此同時(shí)，作為管理人員應(yīng)當(dāng)充分注重檔案管理這一工作，并且嚴(yán)格將檔案管理的最終效果與工作人員的獎(jiǎng)懲制度相掛鉤，這樣也能夠激發(fā)工作人員的積極性。在檔案管理的過(guò)程中提高信息化建設(shè)水平，對(duì)于推動(dòng)管理工作的有序開(kāi)展有著十分重要的意義，因此高?？梢越Y(jié)合自身的實(shí)際情況，建立與之相對(duì)應(yīng)的管理系統(tǒng)，例如局域網(wǎng)建設(shè)等等，各部門(mén)都可以通過(guò)局域網(wǎng)來(lái)實(shí)現(xiàn)信息資源共享，這也方便工作人員對(duì)信息數(shù)據(jù)進(jìn)行更新，通過(guò)建立與之相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)以及電子檔案在提高工作效率的同時(shí)也能夠推動(dòng)高校管理的可持續(xù)發(fā)展。

5.加強(qiáng)日常維護(hù)

工作人員在進(jìn)行檔案信息化系統(tǒng)日常維護(hù)和管理的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)于軟件以及硬件的查看，通過(guò)定期對(duì)交換器、路由器等硬件進(jìn)行仔細(xì)地檢查，從而確保這些硬件的性能良好，排除一些安全事故的發(fā)生。在檢查過(guò)程中，一旦發(fā)現(xiàn)硬件出現(xiàn)故障，應(yīng)當(dāng)及時(shí)維修或者更換，從而確保檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中各個(gè)環(huán)節(jié)能夠正常地運(yùn)轉(zhuǎn)。針對(duì)軟件這一部分應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行更新，通過(guò)安裝最新的補(bǔ)丁，進(jìn)一步提高公眾日常工作過(guò)程中軟件的安全性。除此之外，還需要進(jìn)行不定期檢查和定期檢查這兩種，通過(guò)將兩者相結(jié)合，從而使得檔案信息的安全保護(hù)更加科學(xué)，更加有效。為了進(jìn)一步加強(qiáng)檔案信息的安全，作為工作人員不僅僅應(yīng)當(dāng)保障終端設(shè)備的安全，同時(shí)也應(yīng)當(dāng)確保信息在運(yùn)輸傳達(dá)過(guò)程中的安全。在此過(guò)程之中，工作人員應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)加密技術(shù)。作為操作人員在進(jìn)入終端之前應(yīng)當(dāng)進(jìn)行嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，只有這樣才能夠提高終端訪問(wèn)的門(mén)檻，防止一些無(wú)關(guān)人員隨意訪問(wèn)。與此同時(shí)，應(yīng)當(dāng)選擇與之相對(duì)應(yīng)的加密方法，并不斷優(yōu)化加密技術(shù)，從而確保網(wǎng)絡(luò)安全。例如，技術(shù)人員可以運(yùn)用數(shù)據(jù)加密標(biāo)準(zhǔn)算法來(lái)進(jìn)行安全維護(hù)。這樣一來(lái)密碼很難被破譯，而數(shù)字檔案管理系統(tǒng)運(yùn)行的過(guò)程中的安全也可以得到保障。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在高校發(fā)展的過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)信息化管理已經(jīng)是大勢(shì)所趨，是提高高校日常管理工作質(zhì)量以及效率的重要手段，與此同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案信息化管理工作也是一個(gè)系統(tǒng)性的工程，作為管理人員，應(yīng)當(dāng)清醒的認(rèn)知到當(dāng)下檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題，并且結(jié)合科學(xué)信息技術(shù)找到解決辦法，使得檔案管理工作更加規(guī)范，更加高效，最終使得檔案信息化管理工作符合時(shí)代發(fā)展需求。

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（作者單位：湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院）