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應(yīng)急狀態(tài)下的醫(yī)用物資緊急采購內(nèi)控機(jī)制實(shí)踐研究

2021-03-27 02:54:08周建軍季智勇
中國醫(yī)藥導(dǎo)報(bào) 2021年6期
關(guān)鍵詞:物資應(yīng)急流程

周建軍 季智勇

1.上海申康醫(yī)院發(fā)展中心總會(huì)計(jì)師管理辦公室,上海 200041;2.上海市第六人民醫(yī)院總會(huì)計(jì)師室,上海 200233;3.上海市第六人民醫(yī)院醫(yī)學(xué)裝備處,上海 201306

[關(guān)鍵字] 疫情防控;醫(yī)療設(shè)備;防護(hù)物資;緊急采購;內(nèi)控機(jī)制

醫(yī)院作為醫(yī)療診療活動(dòng)的最前線,承擔(dān)著患者的診療和救治工作[1-3],而醫(yī)療設(shè)備、防護(hù)物資等是診療活動(dòng)的重要保障。平時(shí)各類應(yīng)急物資儲(chǔ)備有限,僅能應(yīng)對(duì)日常的診療活動(dòng),無法滿足應(yīng)急需要。當(dāng)醫(yī)院面臨著巨大的考驗(yàn)時(shí),需要迅速反應(yīng)、集中力量,在盡可能短的時(shí)間內(nèi),迅速?zèng)Q策、執(zhí)行,調(diào)動(dòng)各種資源做好基礎(chǔ)保障[4]?!墩少彿ā泛汀墩袠?biāo)投標(biāo)法》對(duì)應(yīng)急采購,雖有例外條款的描述,但當(dāng)前的應(yīng)急采購面臨著法律依據(jù)不足、具體采購方式不清晰、響應(yīng)速度難以滿足需要等問題。近期國家和各地方政府為應(yīng)對(duì)疫情的需要,相繼出臺(tái)了一系列簡(jiǎn)化、規(guī)范、有序、有效的政策法規(guī)。如財(cái)政部辦公廳1 月26 日下發(fā)的財(cái)辦庫〔2020〕23 號(hào)《關(guān)于疫情防控采購便利化的通知》[5]文件指出,需要建立采購“綠色通道”,促進(jìn)采購便利化。同時(shí)也明確應(yīng)當(dāng)建立健全緊急采購內(nèi)控機(jī)制,在確保采購時(shí)效的同時(shí),提高采購資金的使用效益,保證采購質(zhì)量的要求。如何結(jié)合醫(yī)院內(nèi)實(shí)際情況,將相關(guān)政策落地,在院內(nèi)按照要求建立健全內(nèi)控機(jī)制[6-7],既能滿足應(yīng)急采購的精準(zhǔn)迅速以更好地服務(wù)于抗擊新型冠狀病毒肺炎疫情需要,又要符合內(nèi)控要求,就顯得尤為重要。

1 應(yīng)急緊急采購的特點(diǎn)

應(yīng)急緊急采購,需求提出時(shí)應(yīng)急性強(qiáng),又可能不斷更新,隨機(jī)性較強(qiáng),往往無法采用原有預(yù)算解決,既要考慮到滿足應(yīng)急狀態(tài)要求,又無法按照常規(guī)方案操作。在此過程中,既要按照內(nèi)控機(jī)制要求,又要遵循牽制和效率原則[8-9],這將無法滿足臨床應(yīng)急需要。與日常采購比較,應(yīng)急采購決策比常規(guī)項(xiàng)目決策難度更大,更需要加強(qiáng)內(nèi)控機(jī)制建設(shè)。緊急采購與日常采購特點(diǎn)比較見表1。

表1 緊急采購與日常采購特點(diǎn)比較

2 緊急采購存在的風(fēng)險(xiǎn)和問題

2.1 緊急采購決策的組織架構(gòu)不健全

組織機(jī)構(gòu)權(quán)責(zé)不清晰,往往存在多頭采購現(xiàn)象,采購管理、預(yù)算管理、資產(chǎn)管理部門之間缺乏溝通協(xié)調(diào),容易引起混亂,造成權(quán)責(zé)不清、決策不及時(shí)、采購不到位的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 緊急采購制度不健全

各家醫(yī)院均建立日常采購管理制度,但內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)構(gòu)成不同,可能存在多個(gè)采購歸口管理部門,導(dǎo)致采購制度流程不統(tǒng)一,且大多都未詳細(xì)制訂緊急情況的采購流程,或雖有應(yīng)急采購流程,但和本次新型冠狀病毒肺炎疫情防控需求不適用,存在無有效流程可執(zhí)行的風(fēng)險(xiǎn)。

2.3 緊急采購項(xiàng)目可行性論證不充分

在應(yīng)急情況下,可能存在采購需求審核不嚴(yán)格,需求參數(shù)不公允,對(duì)所需設(shè)備、物資的效用、采購的可行性論證需求不明晰,造成采購品種、規(guī)格、性能等不符合要求,甚至可能存在造成無法使用、資金浪費(fèi)與資產(chǎn)閑置等風(fēng)險(xiǎn)。

2.4 采購的流程及實(shí)施活動(dòng)不規(guī)范

采購活動(dòng)與實(shí)際醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)相脫節(jié),使其無法與預(yù)算匹配,導(dǎo)致采購方式不合適和采購關(guān)鍵環(huán)節(jié)、核心參數(shù)存在瑕疵等問題;因驗(yàn)收不嚴(yán)格,導(dǎo)致質(zhì)次價(jià)高等問題[12]。

2.5 應(yīng)急采購市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)加大

本次公共衛(wèi)生事件的應(yīng)急響應(yīng)初期,防護(hù)物資、環(huán)境消殺設(shè)備、體溫監(jiān)測(cè)設(shè)備等極其短缺[13-15],不法分子利用信息不對(duì)稱,發(fā)布虛假信息,使合同詐騙、虛假交易增多,由于甄別比較困難,更加增大了應(yīng)急采購市場(chǎng)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.6 采購全過程的缺乏有效監(jiān)督

采購信息發(fā)布及采購結(jié)果未采取一定形式公開,并且監(jiān)督缺位,導(dǎo)致存在舞弊的風(fēng)險(xiǎn)。

3 緊急采購內(nèi)控機(jī)制的對(duì)策與措施

為使緊急事件過程中涉及的采購規(guī)范、穩(wěn)妥、有序開展,以滿足需要為核心目標(biāo),保障有效防控采購所涉及的風(fēng)險(xiǎn),形成采購、資產(chǎn)、財(cái)務(wù)、審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察等各職能相互協(xié)調(diào)與制約的內(nèi)控機(jī)制,采取如下對(duì)策和措施:

3.1 設(shè)置應(yīng)急指揮機(jī)構(gòu)

設(shè)置指揮機(jī)構(gòu)作為應(yīng)急狀態(tài)決策機(jī)構(gòu),以協(xié)調(diào)處理各項(xiàng)事宜、明確各部門職責(zé)分工。上海市第六人民醫(yī)院東院作為臨港新片區(qū)內(nèi)唯一一家三甲醫(yī)院,按照國家聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制管理要求,建立了醫(yī)院應(yīng)急指揮部作為院內(nèi)戰(zhàn)時(shí)最高決策機(jī)構(gòu)。在進(jìn)入戰(zhàn)時(shí)狀態(tài)時(shí),下設(shè)醫(yī)療救治組、物資保障組、監(jiān)督問責(zé)組等,明確分工職責(zé),分別行使具體組織實(shí)施、管理、監(jiān)督等職能,對(duì)不相容崗位進(jìn)行分離,包括需求與審批、合同簽訂與驗(yàn)收、付款審批與執(zhí)行等的分離。

醫(yī)療救治組根據(jù)醫(yī)療需求,在應(yīng)急指揮部例會(huì)提出緊急采購申請(qǐng),經(jīng)研究通過后,物資保障組即展開緊急采購調(diào)研并完成采購。設(shè)備采購到位后,組織使用部門、管理部門、監(jiān)管部門等進(jìn)行聯(lián)合驗(yàn)收,驗(yàn)收通過后,財(cái)務(wù)績(jī)效組按照緊急采購程序,及時(shí)付款。同時(shí)在此過程中,監(jiān)督問責(zé)組全程參與監(jiān)督。緊急采購決策流程見圖1。

3.2 建立健全緊急采購管理制度

根據(jù)應(yīng)急要求及醫(yī)用物資采購業(yè)務(wù)特點(diǎn)、內(nèi)控管理要求等,通過建立采購“綠色通道”,結(jié)合醫(yī)院工作實(shí)際,建立《應(yīng)急物資緊急采購簡(jiǎn)易程序》和《應(yīng)急物資物資領(lǐng)用管理制度》,按照牽制原則和效率原則明確各職能部門管理權(quán)責(zé),按照簡(jiǎn)化、高效、安全的原則,明確授權(quán)及審批權(quán)限,規(guī)范采購工作流程。緊急采購工作流程見圖2。

3.3 加強(qiáng)緊急采購全面論證管理

圖1 緊急采購決策流程圖

圖2 緊急采購工作流程圖

在醫(yī)用物資采購論證調(diào)研和論證階段,物資保障組對(duì)擬采購事項(xiàng)啟動(dòng)調(diào)研和論證,由采購管理員、申請(qǐng)部門領(lǐng)導(dǎo)、外請(qǐng)專家等獨(dú)立或聯(lián)合通過電話、視頻、網(wǎng)絡(luò)等多種方式,充分進(jìn)行論證調(diào)研和論證,按照內(nèi)控權(quán)限,由采購部門負(fù)責(zé)人、分管院領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn),并由紀(jì)檢監(jiān)察室進(jìn)行全程監(jiān)督。

3.3.1 建立疫情防控物資清單 根據(jù)專家意見及應(yīng)急需求,多渠道廣泛征求意見,統(tǒng)籌建立疫情防控物資清單,凡是納入清單管理的,疫情期間均可適用緊急采購簡(jiǎn)易流程;未納入清單管理的,仍然視作常規(guī)采購,杜絕個(gè)別部門為規(guī)避正常采購申請(qǐng)及管理流程,采用應(yīng)急采購便利性來搭便車的現(xiàn)象。疫情防控物資清單見表2。

3.3.2 全面調(diào)研論證 根據(jù)不同采購項(xiàng)目,從采購需求、設(shè)備技術(shù)性能、供貨時(shí)間、售后服務(wù)和附加服務(wù)等方面,按照實(shí)際需求賦予不同權(quán)重,對(duì)相關(guān)公司的產(chǎn)品進(jìn)行評(píng)分。因?yàn)槭菓?yīng)急采購,一般對(duì)時(shí)效性要求相對(duì)較高,但依然需對(duì)設(shè)備性能進(jìn)行全面調(diào)研,充分論證。在緊急采購發(fā)熱門診計(jì)算機(jī)斷層掃描機(jī)時(shí),采用技術(shù)性能調(diào)研評(píng)分表,分別從球管功率、探測(cè)器寬度、高壓發(fā)生器功率、所具有的軟件功能、圖像質(zhì)量、最快掃描時(shí)間及是否具有智能隔室擺位功能等方面進(jìn)行全面評(píng)價(jià)。

3.4 規(guī)范采購流程

3.4.1 加強(qiáng)采購預(yù)算管理 按照既有利于疫情防控又要符合預(yù)算要求的原則進(jìn)行,對(duì)有預(yù)算但預(yù)算超過10%的或急需緊急采購的預(yù)算外事項(xiàng),按照管理權(quán)限,上報(bào)疫情防控應(yīng)急指揮部或院長辦公會(huì)同意后可臨時(shí)追加預(yù)算,未列入年度預(yù)算且符合三重一大事項(xiàng)的,必須報(bào)黨委會(huì)審定,等疫情結(jié)束后按照工作流程,補(bǔ)報(bào)預(yù)算委員會(huì);建議在討論年度預(yù)算安排時(shí),應(yīng)當(dāng)適度考慮設(shè)立一定金額的疫情防控預(yù)算資金,采用預(yù)留項(xiàng)目總額方式進(jìn)行管理。

3.4.2 加強(qiáng)采購及合同簽訂管理 通過調(diào)研實(shí)施采購行為時(shí),做好合同簽訂全覆蓋。已經(jīng)納入政府采購協(xié)議供貨、定點(diǎn)采購范圍的,優(yōu)先通過電子集市進(jìn)行采購;為保證原有采購事項(xiàng)的一致性或者是配套服務(wù)需求的,優(yōu)先以原價(jià)格向原供應(yīng)商進(jìn)行采購,但采購金額嚴(yán)格控制在不超過原合同的10%;如需要追加,應(yīng)另行簽訂補(bǔ)充合同;對(duì)醫(yī)院各類日常運(yùn)維保障服務(wù)、物業(yè)管理等各類服務(wù)合同,如服務(wù)期限在疫情防控期間到期,應(yīng)按照便利化采購的原則,在一定期間內(nèi)直接續(xù)簽合同,以保證服務(wù)的延續(xù)性。

其他因疫情防控緊急采購事項(xiàng),應(yīng)分類處理,而國家、當(dāng)?shù)卣鞔_規(guī)定需要集中采購、使用財(cái)政資金的事項(xiàng)按上級(jí)要求辦理[16-17];其他緊急采購事項(xiàng),按照便利原則,遵從《緊急采購簡(jiǎn)易程序》,可有效提升應(yīng)急采購的時(shí)效性,并在采購全過程中留痕備查。

3.4.3 強(qiáng)化采購后續(xù)各環(huán)節(jié)的管理 采購到位后,加強(qiáng)驗(yàn)收入庫管理,符合聯(lián)合驗(yàn)收要求的一定要組織聯(lián)合驗(yàn)收;根據(jù)疫情防控及應(yīng)急突發(fā)事件的需要,按照《應(yīng)急物資領(lǐng)用管理制度》,依據(jù)醫(yī)院感染管理部門制定的分級(jí)防護(hù)原則,在保證資源分配的效率性和有效控制成本的基礎(chǔ)上進(jìn)行合理分配,重點(diǎn)加強(qiáng)對(duì)緊缺物資的管理;加強(qiáng)盤點(diǎn)核查,確保賬物相符,其中應(yīng)急防護(hù)物資須每天盤點(diǎn)核對(duì),及時(shí)上報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)及防控應(yīng)急指揮部,為領(lǐng)導(dǎo)決策是否需要對(duì)某項(xiàng)物資采用緊急采購方式購置提供參考;對(duì)緊急采購貨款,優(yōu)先審批,及時(shí)支付給供應(yīng)商。

表2 疫情防控物資清單

3.5 建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫

在有原供應(yīng)商可以供貨時(shí),優(yōu)先以原采購價(jià)格向原供應(yīng)商采購。新購產(chǎn)品,充分發(fā)揮醫(yī)院集團(tuán)及上海申康醫(yī)院(以下簡(jiǎn)稱“我院”)發(fā)展中心辦醫(yī)主體優(yōu)勢(shì)[18],通過集團(tuán)協(xié)作平臺(tái),建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫[19-20],共建共享,充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì),基本形成覆蓋全供應(yīng)鏈的物資供應(yīng)商,推廣金牌供應(yīng)商及黑名單制度,以共同規(guī)避市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)。

3.6 強(qiáng)化采購全過程監(jiān)督

強(qiáng)化采購信息公示制度,在醫(yī)院官網(wǎng)對(duì)發(fā)布緊急采購信息、采購事項(xiàng)結(jié)果等,將緊急采購行為統(tǒng)一納入到院務(wù)公開范圍接受監(jiān)督。強(qiáng)化紀(jì)檢監(jiān)督,醫(yī)院審計(jì)、紀(jì)檢監(jiān)察部門或?qū)iT工作組對(duì)緊急采購的全過程進(jìn)行監(jiān)督,并定期對(duì)執(zhí)行情況進(jìn)行抽查,以防范風(fēng)險(xiǎn)、堵塞漏洞。

4 實(shí)施效果

從2020 年1 月20 日啟動(dòng)疫情防控工作以來,我院共完成診斷與治療設(shè)備采購36 批次,共233.00 臺(tái)件,其中萬元以上采購24 批次,占67%;防護(hù)物資采購42 批次,共計(jì)53.86 萬件,萬元以上32 批次,占76%。萬元以上采購全部按照應(yīng)急采購簡(jiǎn)易流程,按照不同審批權(quán)限,規(guī)范操作。同時(shí),在上級(jí)部門要求的材料報(bào)送中,我院資料齊全、整備充分、能夠及時(shí)提供,有效化解了緊急采購風(fēng)險(xiǎn),落實(shí)了內(nèi)控制度[21-22]。

通過加強(qiáng)緊急采購內(nèi)控管理,使得在時(shí)效上滿足了緊急采購要求,使其在可行性論證等方面與日常采購接近,預(yù)算執(zhí)行略低于日常采購,內(nèi)控管理在緊急采購中發(fā)揮出了應(yīng)有的效能。加強(qiáng)內(nèi)控后緊急采購比較見圖3。

通過建立緊急采購的組織架構(gòu)體系,健全緊急采購制度,規(guī)范緊急采購流程,對(duì)疫情防控緊急采購的全過程進(jìn)行管控,將內(nèi)控機(jī)制融入到緊急采購中,即保證了疫情防控的有效應(yīng)對(duì),又強(qiáng)化了內(nèi)控監(jiān)督,在整個(gè)應(yīng)急采購中做到風(fēng)險(xiǎn)可控,能夠依法合規(guī)服務(wù)于整個(gè)臨床診療工作,并能做好服務(wù)保障。

圖3 加強(qiáng)內(nèi)控后緊急采購比對(duì)圖

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