文｜上海富達(dá)工程管理咨詢有限公司 唐新宇

1.信息管理的重要性

對(duì)于投資及建設(shè)單位來說，建設(shè)項(xiàng)目完工投產(chǎn)、收回投資、爭取經(jīng)濟(jì)效益是非常重要的目標(biāo)。工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目一般由主要建筑物和附屬設(shè)施構(gòu)成。項(xiàng)目建成后是否與構(gòu)想一致，是否質(zhì)量合格，是否具備應(yīng)有的功能等等，需要通過竣工驗(yàn)收來檢驗(yàn)。因此竣工驗(yàn)收成為實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目目標(biāo)的關(guān)鍵點(diǎn)之一。實(shí)踐中，在決策階段或者設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段經(jīng)常存在信息收集不全，或者傳達(dá)不到位等問題，導(dǎo)致施工開始后出現(xiàn)難以處理的技術(shù)問題，使得工期延長成本增加了，嚴(yán)重的還會(huì)影響驗(yàn)收，導(dǎo)致竣工驗(yàn)收延期，造成工廠建成了卻無法生產(chǎn)的現(xiàn)象。

據(jù)有關(guān)國際資料的統(tǒng)計(jì)：

①傳統(tǒng)建設(shè)工程中2/3 的問題都與信息交流有關(guān)。

②建設(shè)工程中10%-30% 的成本增加都與信息交流存在的問題有關(guān)。

③在大型建設(shè)工程中，信息交流問題導(dǎo)致的工程變更和錯(cuò)誤約占工程總投資的3%-5%。

由此可見，信息管理工作是建設(shè)工程管理中的關(guān)鍵一環(huán)。由于決策和設(shè)計(jì)直接影響建設(shè)項(xiàng)目的成本支出和經(jīng)濟(jì)效益，所以決策階段、設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段由建設(shè)單位主導(dǎo)的信息管理工作非常重要。

2.信息管理與建設(shè)項(xiàng)目的關(guān)系

建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施包括決策階段、實(shí)施階段、使用階段。實(shí)施階段又包括設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段、設(shè)計(jì)階段、施工階段。

2.1 信息管理與決策階段的關(guān)系

在項(xiàng)目決策階段，需要進(jìn)行項(xiàng)目建設(shè)投資、進(jìn)度、質(zhì)量目標(biāo)論證，與項(xiàng)目決策有關(guān)的經(jīng)濟(jì)方面的論證，與項(xiàng)目決策有關(guān)的技術(shù)方面的論證。為完成這些任務(wù)，建設(shè)單位會(huì)聯(lián)系許多政府部門和單位參與項(xiàng)目決策期的工作，例如投資咨詢、工程管理咨詢、設(shè)計(jì)、施工單位等等。各參與單位來自不同的地方，需要通過網(wǎng)絡(luò)會(huì)議或者郵件頻繁地進(jìn)行信息交流。信息直接影響決策的方向。

2.2 信息管理與實(shí)施階段的關(guān)系

在設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位需要制定設(shè)計(jì)委托書，制定的依據(jù)來源于建設(shè)單位從相關(guān)領(lǐng)域獲取的經(jīng)濟(jì)信息，工程技術(shù)信息等。在設(shè)計(jì)階段，設(shè)計(jì)者根據(jù)來自建設(shè)單位的信息、現(xiàn)行規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以及自身的經(jīng)驗(yàn)，將構(gòu)想轉(zhuǎn)化為圖紙，以2D 形象呈現(xiàn)出來；在施工階段，材料、勞動(dòng)力、機(jī)械設(shè)備被大量地投入，圖紙轉(zhuǎn)化成為建筑實(shí)物。設(shè)計(jì)階段，施工階段，以及動(dòng)用前準(zhǔn)備階段，相比之前的各階段，有更多的政府和單位參與進(jìn)來，因此信息交流更加頻繁。建設(shè)單位的信息獲取渠道，信息量，信息是否準(zhǔn)確有效直接影響著設(shè)計(jì)質(zhì)量。設(shè)計(jì)質(zhì)量與直接影響建設(shè)成本的多少和建設(shè)工期的長短，根據(jù)統(tǒng)計(jì)，設(shè)計(jì)階段對(duì)工程造價(jià)的影響占75%以上。

在竣工驗(yàn)收階段，工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目除了要對(duì)建筑物的質(zhì)量進(jìn)行驗(yàn)收外，建設(shè)單位還要組織專項(xiàng)驗(yàn)收及有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)驗(yàn)收，包括公安消防，防雷，燃?xì)猓娞?，安全設(shè)施竣工驗(yàn)收，環(huán)境保護(hù)竣工驗(yàn)收等。每個(gè)專項(xiàng)驗(yàn)收或有關(guān)專業(yè)系統(tǒng)驗(yàn)收都具有特殊性，涉及單位也不同，建設(shè)單位需要仔細(xì)調(diào)查或確認(rèn)每個(gè)驗(yàn)收的前提條件，經(jīng)常監(jiān)督每項(xiàng)工作的進(jìn)展?fàn)顩r，逐項(xiàng)落實(shí)，才能保證驗(yàn)收順利通過。

3.信息管理的主要問題及原因分析

3.1 信息不全

信息收集不全的原因之一是我國幅員遼闊，各地自然環(huán)境和經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平存在差異，并且各個(gè)地方政策和標(biāo)準(zhǔn)存在差異。建筑項(xiàng)目，不但要滿足國家層面的法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)，還要符合地方政策和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的要求。工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目在異地選址建設(shè)的比較常見，來自其他地區(qū)的建設(shè)單位往往對(duì)工程所在地的政策，經(jīng)濟(jì)，工程技術(shù)等方面有價(jià)值的信息調(diào)查不充分，因而出現(xiàn)信息不全的現(xiàn)象。

信息不全面的另一個(gè)原因是信息收集人員的知識(shí)與經(jīng)驗(yàn)不足。建設(shè)工程項(xiàng)目是很多專業(yè)成果的集成。建設(shè)單位通常委派專人辦理建設(shè)手續(xù)和管理施工現(xiàn)場，但是被委派人員很少能具備幾種以上的專業(yè)知識(shí)，另外由于建設(shè)工程管理經(jīng)驗(yàn)少，因而在收集相關(guān)信息時(shí)，會(huì)出現(xiàn)收集渠道不正確，信息不完整，對(duì)信息的有效性缺乏識(shí)別過程，對(duì)獲得的各種信息之間的相互關(guān)系缺少關(guān)注。

3.2 信息共享與更新不及時(shí)

建設(shè)單位是政府部門、工程管理咨詢單位、設(shè)計(jì)單位、與施工單位聯(lián)系的橋梁和紐帶。建設(shè)單位如果沒有將從各方收集來的信息及時(shí)傳遞給相關(guān)單位，或者由于信息更新不及時(shí)，造成決策失誤，或者設(shè)計(jì)出現(xiàn)偏差，錯(cuò)誤和偏差被發(fā)現(xiàn)時(shí)就需要修正，修正必將影響工期，增加成本支出。

3.3 工藝與產(chǎn)品信息提供不足

工業(yè)項(xiàng)目的工藝與產(chǎn)品信息與建筑物設(shè)計(jì)有密切的關(guān)聯(lián)。但是有些建設(shè)單位認(rèn)為這些信息屬于商業(yè)機(jī)密不便公開，因而未提供給設(shè)計(jì)單位。設(shè)計(jì)單位需要根據(jù)建設(shè)單位提供的信息進(jìn)行布局設(shè)計(jì)，由于缺少信息導(dǎo)致設(shè)計(jì)出現(xiàn)偏差。這類問題往往在驗(yàn)收后的使用階段被發(fā)現(xiàn)，由于項(xiàng)目已經(jīng)建設(shè)完成，改造不但需要時(shí)間，而且會(huì)出現(xiàn)技術(shù)難題，最終造成費(fèi)用支出會(huì)增大，影響經(jīng)濟(jì)效益。例如各類危險(xiǎn)品和危險(xiǎn)廢棄物的貯存間距有嚴(yán)格規(guī)定的，如果建設(shè)前期危險(xiǎn)品種類和數(shù)量的信息不足，造成危險(xiǎn)品倉庫設(shè)計(jì)空間不滿足實(shí)際使用需求，導(dǎo)致使用階段危險(xiǎn)品無處存放，產(chǎn)生安全隱患。

4.解決對(duì)策

4.1 信息管理的組織措施

由于建設(shè)項(xiàng)目涉及政府部門和專業(yè)較多，建設(shè)單位項(xiàng)目組應(yīng)建立信息收集小組，應(yīng)避免只委派一人負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作。小組成員按照信息收集渠道或?qū)I(yè)進(jìn)行分工，收集政府審批流程信息，國家級(jí)工程所在地最新法律法規(guī)和經(jīng)濟(jì)信息、工程技術(shù)信息，安排專人負(fù)責(zé)信息匯總、更新，并向相關(guān)單位提供信息。對(duì)于特殊專業(yè)的信息無法理解或識(shí)別判斷時(shí)，根據(jù)實(shí)際需要可以向?qū)ｉT的咨詢公司進(jìn)行咨詢。

4.2 加強(qiáng)信息共享與更新

設(shè)計(jì)質(zhì)量直接影響建設(shè)項(xiàng)目的成本支出和工期，為保證設(shè)計(jì)質(zhì)量，減小設(shè)計(jì)變更，建設(shè)單位應(yīng)充分利用網(wǎng)絡(luò)、郵件等電子用具，與設(shè)計(jì)單位、施工單位、監(jiān)理單位及時(shí)交流信息。工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目與安全生產(chǎn)，職業(yè)衛(wèi)生，環(huán)境保護(hù)密不可分，這些特殊專業(yè)對(duì)設(shè)施有特殊要求，而這些要求不在建筑設(shè)計(jì)的設(shè)計(jì)規(guī)范范圍內(nèi)，很容易被設(shè)計(jì)者忽視。建設(shè)單位與這些特殊專業(yè)的咨詢單位或?qū)嵤﹩挝坏男畔⒔涣饕膊荒芎鲆暎瑧?yīng)該在設(shè)計(jì)階段安排特殊專業(yè)的咨詢單位或者實(shí)施單位介入，對(duì)空間布局、建筑結(jié)構(gòu)、水電管線等盡可能地提出需求，交流設(shè)計(jì)信息，確保在施工階段這些需求能夠得以落實(shí)。

在建設(shè)項(xiàng)目實(shí)施中，政府審批流程信息、法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)、工程技術(shù)信息都有可能發(fā)生變化，及時(shí)更新信息，并向相關(guān)單位及時(shí)發(fā)布。

4.3 信息管理與進(jìn)度管理相融合

建設(shè)單位在申辦建設(shè)手續(xù)時(shí)，政府各部門既相互獨(dú)立，又相互關(guān)聯(lián)，并非所有部門的審批可以并行，有的部門批復(fù)為其它部門批復(fù)的前提條件，前提的批復(fù)未獲得，后續(xù)手續(xù)無法申請(qǐng)。對(duì)于影響項(xiàng)目進(jìn)度的信息重點(diǎn)進(jìn)行收集，并將這些信息記入建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表中，通過進(jìn)度控制，來促進(jìn)信息管理。比如環(huán)境影響評(píng)價(jià)是施工許可證審批的前提條件之一，但是由于環(huán)境影響評(píng)價(jià)中需要對(duì)各類污染物排放量和排放方式進(jìn)行審核，如果原始信息有問題就需要建設(shè)單位從新進(jìn)行評(píng)價(jià)，修正報(bào)告，評(píng)價(jià)時(shí)間就需要延長，那么施工許可證申辦就需要延后。所以建設(shè)單位要仔細(xì)掌握每個(gè)審批手續(xù)的流程和審批時(shí)間，并給審批留出充足的時(shí)間。

4.4 提高信息的透明度

在我國，安全生產(chǎn)和環(huán)境保護(hù)日益重視，建設(shè)單位提供涉及危險(xiǎn)化合物，危險(xiǎn)廢棄物的產(chǎn)品信息和工藝信息應(yīng)提高信息的透明度，避免項(xiàng)目建成后無貯存場所，或者無法排放導(dǎo)致生產(chǎn)被迫停止，造成經(jīng)濟(jì)損失。對(duì)于關(guān)鍵信息，在提供前可以讓政府以外的相關(guān)單位簽署保密協(xié)議，杜絕信息泄露的現(xiàn)象。

5.結(jié)束語

綜上所述，工業(yè)建設(shè)項(xiàng)目決策階段和設(shè)計(jì)準(zhǔn)備階段，建設(shè)單位與政府、工程管理咨詢單位、設(shè)計(jì)單位等保持密切聯(lián)系，成為信息管理的主力軍。建設(shè)單位信息管理的好壞直接影響決策和設(shè)計(jì)，進(jìn)而影響整個(gè)項(xiàng)目的成本支出，驗(yàn)收投產(chǎn)，以及運(yùn)營階段的經(jīng)濟(jì)收益。項(xiàng)目建設(shè)前期建設(shè)單位合理組織人員收集信息，及時(shí)與各方交流，及時(shí)更新，準(zhǔn)確傳達(dá)有助于提高項(xiàng)目管理水平，實(shí)現(xiàn)目標(biāo)，為工程的建設(shè)和使用增值。