張勇軍

山東大山建設項目管理咨詢有限公司 山東 淄博 256400

引言

工程資料是建筑工程建設活動順利實施的重要依據(jù)，對工程資料進行科學管理，是項目管理的重要環(huán)節(jié)，同時也是工程竣工驗收交付所必需的一項基本條件。工程資料是工程建設、檢查、維護以及擴建等活動所必需的原始資料，建設項目管理要求建設工程必須具備完善的施工資料，此處的“完善”主要體現(xiàn)在內(nèi)容的齊全性以及真實性等方面，一旦施工資料管理出現(xiàn)紕漏，建設工程的質(zhì)量將受到不同程度的影響。不僅如此，在管理理論與方法不斷更新的背景下，建筑領域的工程資料管理也發(fā)生了一定的變化，以提高工程資料管理效率、保證資料的全面性與可靠性等為目的，國內(nèi)學者對工程資料的管理問題進行了多層次、多角度研討，提出了不少有助于規(guī)范資料管理活動、促進資料管理效率提升的建議。明確工程資料管理的特殊性以及項目建設、檢查等對原始資料的客觀需求，選取可靠地管理方法，建立明確的資料管理程序，規(guī)范項目管理活動，具有重要意義。

1 資料管理與工程質(zhì)量之間的關系

在建筑領域，質(zhì)量監(jiān)管是一項復雜、系統(tǒng)的工程，設計、施工階段的人員因素、環(huán)境因素等都可能對工程的質(zhì)量構(gòu)成隱患，從可行性研究開始，直至工程竣工，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)管理職能缺失，都會危及工程質(zhì)量。而工程資料是施工質(zhì)量管控的重要依據(jù)，尤其是對重要設計、施工環(huán)節(jié)，嚴格按照工程資料進行審查或者監(jiān)測，能夠有效避免施工階段的一些麻煩，保證項目建設質(zhì)量[1]。就管理內(nèi)容而言，工程資料一般包括項目建設、管理過程中形成的各種具有保存價值或者參考作用的各類原始資料，對施工單位而言，工程項目在其生命周期內(nèi)會產(chǎn)生大量的原始數(shù)據(jù)或者其他資料，這無疑意味著工程資料的管理會面臨較大的工作量。其次，工程項目管理要求相應部門嚴格按照工程資料采集、整理辦法，廣泛收集項目相關原始資料，并在后續(xù)管理活動中保證資料的齊全性、完整性、準確性。再則，工程資料呈現(xiàn)多元化發(fā)展趨勢，除了傳統(tǒng)的文字資料外，圖片、視頻等多種形式的原始數(shù)據(jù)，大幅增加了工程資料的管理難度。最后，按照項目管理的要求，項目部一般會要求工程資料的采集、管理與工程進度相匹配，即工程資料的采集、整理需要與工程建設同步進行。基于上述分析，工程資料管理對項目建設有重要價值，而工程資料自身的特殊性，決定了管理活動的復雜程度，面臨項目管理模式更新提出的新挑戰(zhàn)，項目部應當積極總結(jié)既往資料管理的經(jīng)驗與教訓，以規(guī)范工程資料管理活動、治理管理亂象為目標，選取更加先進、更具效率的工作方法，開展工程資料管理。

2 工程資料管理問題

2.1 管理制度不完善

對工程原始數(shù)據(jù)進行科學管理，是項目管理、工程驗收的必然需求。作為保障項目順利進行的重要資料，工程原始數(shù)據(jù)的內(nèi)容比較復雜，各個環(huán)節(jié)的報告、數(shù)據(jù)等都被囊括其中，準備階段的各類勘測數(shù)據(jù)、評估報告以及作業(yè)指導書等，施工階段的各種檢查與驗收報告、商談記錄、工程變更資料以及審核報告等，竣工階段的圖紙、協(xié)議文件、驗收報告以及影像文件等，各種原始資料的采集與管理，都需要在嚴格的管理制度的約束下進行。而現(xiàn)實情況是，工程資料管理缺乏統(tǒng)一的制度，為了解決資料管理難題，項目部一般會根據(jù)實際工程項目的資料內(nèi)容，臨時制定資料管理辦法。這一策略對管理人員能力、素質(zhì)等皆有較高的要求，若管理人員缺乏足夠的能力或者管理意識，資料管理將出現(xiàn)較大漏洞，繼而對工程質(zhì)量構(gòu)成負面影響。

2.2 工程資料采集與整理程序不完善

建立可靠的信息采集渠道，完整收集項目工程資料，是保證資料齊全性的重要方法。客觀地講，工程資料的采集情況，直接關系到資料管理的效率。正確掌握工程資料管理的內(nèi)容，熟練運用現(xiàn)有的采集方法，對規(guī)范資料管理活動有突出意義。而在具體項目中，部分管理專員會因為對工程不熟悉或者不了解工程實際情況，出現(xiàn)資料收集不全的現(xiàn)象。尤其是在面對復雜信息時，管理員忽略了數(shù)據(jù)采集的細節(jié)問題，沒有嚴格按照采集程序如實記錄數(shù)據(jù)，或者在記錄后未對資料進行嚴格核查，將直接影響資料的齊全性。

在整理環(huán)節(jié)，工程資料匯編以及移交是規(guī)范資料管理活動的重點。以匯編為例，為了保證工程資料的質(zhì)量，現(xiàn)行匯編辦法一般對各類原始資料的匯編標準做了明確的規(guī)定，并要求匯編人員嚴格按照標準格式、內(nèi)容書寫方法，完成資料匯編。但實踐中，因各個工程項目的匯編標準不統(tǒng)一，或者匯編人員對標準不夠重視，原始資料匯編仍然存在亂象，內(nèi)容造假、擅自篡改內(nèi)容等問題的存在，無疑對資料的可靠性構(gòu)成了一定威脅[2]。而對于工程資料的移交，實際項目中最常見的問題是移交滯后，即管理人員不能及時將工程資料進行移交，這可能對工程資料的管理效率產(chǎn)生一定影響，甚至直接阻礙工程質(zhì)量的監(jiān)管工作。

3 規(guī)范工程資料管理的措施

3.1 規(guī)范工程資料管理制度

在資料專員具備從事工程資料管理的能力與職業(yè)素養(yǎng)的基礎上，制定完善的、規(guī)范的管理制度，能夠為資料采集、整理等活動提供可靠依據(jù)，并保障資料管理的效率，減少資料不完善、移交滯后等問題的發(fā)生。而規(guī)范管理制度，首先需要調(diào)查現(xiàn)行管理制度的實施效果，而后對管理需求與現(xiàn)有制度進行對比分析，查找管理制度的薄弱環(huán)節(jié)與漏洞。其次，負責人應當積極總結(jié)過往經(jīng)驗與教訓，認真學習業(yè)內(nèi)先進的資料管理方法，在確保方法可行的情況下，將新的管理方法融入管理制度中。最后，根據(jù)資料管理制度的實施效果，適當調(diào)整制度內(nèi)容，也能夠促進管理活動的規(guī)范化發(fā)展。以獎懲機制為例，結(jié)合資料管理現(xiàn)狀以及崗位職責規(guī)定，制定獎懲機制，對能認真履行職責、積極完成資料管理任務的員工進行物資、精神層面的嘉獎，明確不良工作風氣的治理辦法以及管理人員工作疏忽應當承擔的責任，能夠激發(fā)管理人員的工作熱情，促使其在日常資料管理活動中自覺依照現(xiàn)行制度約束自身行為。

3.2 引入現(xiàn)代化技術手段

在信息技術的支持下，各個行業(yè)著手實踐數(shù)字化轉(zhuǎn)型，硬件基礎設施的完善，信息化手段的引入，以及專業(yè)網(wǎng)絡平臺的搭建，給行業(yè)的信息化建設指明了方向。對建筑領域而言，信息管理平臺的開發(fā)，以及相關設備、設施的逐步完善，無疑給項目管理工作提供了新的工具，有效減輕了管理人員的工作壓力，使得管理人員能夠?qū)⒕糜陉P鍵問題的治理、關鍵環(huán)節(jié)的質(zhì)量監(jiān)控。在數(shù)字化媒介、信息技術的支持下，資料管理行業(yè)的信息化發(fā)展也初具規(guī)模，利用大數(shù)據(jù)技術完成檔案信息處理，以多路徑備份等策略保證工程資料的數(shù)據(jù)安全，成為資料管理創(chuàng)新發(fā)展的重要選擇。不僅如此，大數(shù)據(jù)提供的功能，能夠?qū)崿F(xiàn)大量復雜信息的高效處理，提取所需信息，或者搭建信息共享渠道，這無疑方便了工程資料的采集以及移交等活動。需要注意的是，在引入大數(shù)據(jù)等現(xiàn)代技術的同時，工程資料管理也將面臨一些衍生風險，如數(shù)據(jù)聯(lián)網(wǎng)之后的網(wǎng)絡攻擊風險、管理人員的思維與能力風險等。尤其是在引入工程資料信息管理系統(tǒng)以后，管理人員是否具備與工作需求相當?shù)男畔⑺仞B(yǎng)，是否能夠正確操作信息系統(tǒng)，將直接影響到管理效率的高低。

3.3 建立完善的工程資料管理程序

對管理人員而言，建立統(tǒng)一的、完整的資料管理程序，明確各個環(huán)節(jié)的工作辦法，可有效提升管理效率，規(guī)避過程風險。總結(jié)既往工作經(jīng)驗，工程資料收集過程的監(jiān)管，資料可靠性的審核、資料存儲價值的篩選應當作為規(guī)范程序的重點。首先，在收集資料階段，考慮到工程資料的復雜性以及信息采集的嚴格要求，項目部可制定嚴格的審核機制，重點圍繞原始數(shù)據(jù)采集的誤差、遺漏等展開監(jiān)管，為數(shù)據(jù)采集提供保障。其次，在資料匯編過程中，需要注意資料來源的可追溯性以及資料內(nèi)容的準確性，對內(nèi)容進行審核，當涉及重要原始資料時，可將資料內(nèi)容審查的職責適當下放，由資料采集人員承擔一部分責任，即在采集人員完成數(shù)據(jù)記錄以后簽署名字，表示已按照資料采集程序驗證內(nèi)容的真實性，并對記錄結(jié)果負責。最后，從資料存儲的成本考慮，項目實施過程中產(chǎn)生的原始數(shù)據(jù)并非都具備存儲價值，管理人員可以資料本身的價值以及今后再次使用的可能性等為評價標準，評估工程資料的存儲價值，有選擇性地存儲資料。

4 結(jié)束語

工程資料管理是項目管理的重要內(nèi)容。從項目管理視角出發(fā)，管理人員應明確資料管理的重要價值，客觀分析現(xiàn)行管理制度的弊病，以及管理實踐中資料采集、匯編亂象暴露出的問題。在此基礎上，健全管理制度，完善資料管理程序，并積極引入現(xiàn)代化技術手段，逐步規(guī)范資料管理活動，切實發(fā)揮工程資料對質(zhì)量監(jiān)管的作用。