李敏 莫言娟

在醫(yī)院檔案管理工作中，文書檔案管理占據(jù)著重要的地位，這是因?yàn)槲臅鴻n案可以反映醫(yī)院的發(fā)展歷程，是醫(yī)院重大事件與活動最原始的資料，是醫(yī)院各項(xiàng)醫(yī)療工作的有力保障。文書檔案管理水平會直接影響醫(yī)院文書檔案資料的完整性與質(zhì)量，鑒于醫(yī)院文書檔案管理的重要性，特別是近年來醫(yī)院各項(xiàng)工作朝著規(guī)范化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展，醫(yī)院必須高度重視文書檔案管理工作，文書檔案管理改革勢在必行。但目前醫(yī)院文書檔案管理工作中仍或多或少存在問題，例如管理人員素質(zhì)不高、基礎(chǔ)建設(shè)建設(shè)滯后等，需要對此進(jìn)行深入地探討，以提高醫(yī)院整體管理水平，探尋解決文書檔案管理問題的有效途徑，從而提高醫(yī)院文書檔案管理的效率、質(zhì)量與利用率，也有利于推動現(xiàn)代醫(yī)院管理朝著規(guī)范化的方向發(fā)展。

1 醫(yī)院文書檔案管理存在問題

1.1 檔案管理人員專業(yè)性不高

醫(yī)院雖然對檔案管理人員進(jìn)行了專業(yè)化的培訓(xùn)，但是卻沒有重視對培訓(xùn)人員的考核，一些檔案管理人員在培訓(xùn)后可能工作能力并無太大提高。而且醫(yī)院也沒有重視其他部門文書檔案管理人員，使這些人員在工作中專業(yè)知識與技能難以應(yīng)對新時(shí)期文書檔案管理工作中的挑戰(zhàn)，甚至在工作中隨意堆放材料，這嚴(yán)重影響了醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量[1-2]。

1.2 檔案管理制度不健全

《檔案法》中要求檔案應(yīng)由本單位的檔案部門進(jìn)行統(tǒng)一化管理[3]。但受醫(yī)院管理體制以及其他因素影響，醫(yī)院文書檔案管理大多采用分散管理模式，檔案管理是主要保存醫(yī)院的文書檔案，在管理過程中也沒有完全落實(shí)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)與保管制度。同時(shí)，在信息化時(shí)代下以及醫(yī)改背景下，醫(yī)院文件的數(shù)量越來越多，文件的類型也更為多樣，但有關(guān)部門沒有及時(shí)修訂文書檔案的管理流程與工作制度，使檔案管理人員在文書歸檔整理工作中，需要花費(fèi)較多的時(shí)間與精力[4-5]。

1.3 檔案管理方法落后

現(xiàn)代信息技術(shù)的快速發(fā)展使管理手段與管理理念不斷創(chuàng)新，但醫(yī)院文書檔案管理人員，在工作中沒有積極的學(xué)習(xí)新的管理理念，也沒有積極的運(yùn)用新的管理手段，醫(yī)院文書檔案資源的整理、歸檔等還主要依靠人工管理方式，沒有積極的運(yùn)用信息化手段去提高文書檔案管理的效率，這種人工管理的方式也容易出錯(cuò)。

2 文書檔案的管理特征

2.1 檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)性

檔案信息工作本身是一項(xiàng)技術(shù)性非常突出的工作，無論是檔案的收集管理還是保管利用工作，都有一套密切相關(guān)的流程，在每個(gè)流程環(huán)節(jié)都有著極強(qiáng)的標(biāo)準(zhǔn)性。早在2006年頒布的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》當(dāng)中就已經(jīng)明確提到了如何準(zhǔn)確把握文件立卷歸檔實(shí)效性，并完成不同階段的文件任務(wù)。在實(shí)際工作當(dāng)中，我們也需要對歸檔的重點(diǎn)進(jìn)行合理分工，尤其區(qū)分文件和資料的差異性，注意內(nèi)容和形式作用方面的相似之處和有關(guān)區(qū)別，從而綜合提升檔案利用的效率和作用。在工作流程方面，未來科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，使得檔案的收集鑒定和保管利用，可以通過技術(shù)手段保障材料的完整性和系統(tǒng)性。

2.2 檔案管理的保密性

目前醫(yī)院文書檔案在紙質(zhì)檔案和電子檔案管理過程中還存在保密難度的問題。由于紙質(zhì)文件形成之后，原始檔案中所包含的內(nèi)容和特征形式不會發(fā)生改變，所以紙質(zhì)文件的原始性會體現(xiàn)在內(nèi)容和形式的統(tǒng)一上。與之相比，電子檔案的內(nèi)容則比較獨(dú)立，不僅內(nèi)容會發(fā)生改變且形式多樣化，會因?yàn)檩d體轉(zhuǎn)化和格式轉(zhuǎn)換改變自身的存在方式，這說明電子檔案的原始性確認(rèn)難度更高。即便現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)快速發(fā)展電子檔案的安全利用問題和通訊傳輸加密技術(shù)，仍然成為研究重點(diǎn)，如何不定期更換密鑰做好跟蹤監(jiān)控工作也非常關(guān)鍵。這需要檔案人員本身具有良好的道德素養(yǎng)和法律素質(zhì)，依法樹立管理意識，對各項(xiàng)工作進(jìn)行嚴(yán)格要求杜絕檔案的遺失和損壞。

2.3 檔案管理的服務(wù)性

文書檔案的服務(wù)性體現(xiàn)在檔案利用和檔案統(tǒng)計(jì)等工作當(dāng)中，且可以為醫(yī)院工作的決策和職能劃分提供有效的參考和借鑒。例如在醫(yī)院內(nèi)部人員的任免和職稱競爭等重大事項(xiàng)檔案，可以給個(gè)人提供資料和憑證，便于各項(xiàng)工作的順利完成。在涉及到基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的有關(guān)項(xiàng)目管理當(dāng)中，檔案工作也能積極提供圖紙信息，完成基建改造任務(wù)，加快未來建設(shè)的數(shù)字化進(jìn)程，必要時(shí)可提供網(wǎng)上信息查詢服務(wù)?？傮w而言，檔案工作作為一項(xiàng)業(yè)務(wù)性和技術(shù)性都非常突出的管理工作，如何落實(shí)和探索各項(xiàng)要求，確保檔案完整和利用價(jià)值最大化成為了今后的工作重點(diǎn)。醫(yī)院內(nèi)部人員應(yīng)加強(qiáng)文書檔案的人員協(xié)調(diào)工作，加大管理設(shè)備方面的資金投入，不斷對現(xiàn)有的檔案內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)和詳細(xì)檢查，做好提交驗(yàn)收工作，對完成成效和質(zhì)量進(jìn)行綜合考評。各個(gè)管理部門在實(shí)踐中也應(yīng)充分認(rèn)識到服務(wù)性起到的現(xiàn)實(shí)作用，更重視檔案信息資源的開發(fā)和利用，實(shí)現(xiàn)多層次和多途徑管理，促進(jìn)醫(yī)院內(nèi)部工作的可持續(xù)發(fā)展。

3 提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 建設(shè)專業(yè)化管理隊(duì)伍

為了提高醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)該重視檔案管理人員的培訓(xùn)，需要建設(shè)一支專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。在管理上醫(yī)院文書檔案應(yīng)由院辦公室主任全面負(fù)責(zé)，并指導(dǎo)與管理各職能部門負(fù)責(zé)人以及專兼職檔案員工作，構(gòu)建三級網(wǎng)絡(luò)管理模式[6-8]。與此同時(shí)，醫(yī)院還應(yīng)該加強(qiáng)對現(xiàn)有檔案管理人員的培訓(xùn)工作，利用業(yè)余時(shí)間組織檔案管理人員前往合作的醫(yī)院參觀學(xué)習(xí)，與其他醫(yī)院檔案管理人員交流文書檔案管理工作中的問題，學(xué)習(xí)他人的經(jīng)驗(yàn)。有條件的還可以邀請檔案管理專家前來指導(dǎo)文書檔案管理人員整理、歸檔等工作，及時(shí)指出文書檔案管理人員工作中的問題，并提出改進(jìn)的建議。通過外出學(xué)習(xí)交流、專家指導(dǎo)、專業(yè)化培訓(xùn)等方式引導(dǎo)醫(yī)院文書檔案管理人員不斷更新知識，不斷學(xué)習(xí)新的管理理念、管理手段，提高創(chuàng)新能力，可以及時(shí)根據(jù)外部環(huán)境以及醫(yī)院文書檔案管理工作的需要調(diào)整管理方法，不斷增強(qiáng)主動服務(wù)意識，使文書檔案管理人員成為新時(shí)期和檔案學(xué)科發(fā)展的復(fù)合型人才。在重視對醫(yī)院文書檔案管理人員培訓(xùn)的同時(shí)，也應(yīng)該加大宣傳力度，進(jìn)一步強(qiáng)化文書檔案管理人員檔案意識以及其他部門職工管理意識，通過部門活動、宣傳單、宣傳欄等方式進(jìn)行檔案宣傳，宣傳內(nèi)容以《檔案法》《醫(yī)療事故處理?xiàng)l例》以及醫(yī)院文書檔案管理辦法等為主，強(qiáng)化全體職工依法治檔的意識[9-10]。

3.2 健全文書檔案管理制度

制度是指導(dǎo)各項(xiàng)工作有序開展的重要保障，要想提升醫(yī)院文書檔案管理質(zhì)量，就需要加強(qiáng)文書檔案管理制度建設(shè)。醫(yī)院應(yīng)該在現(xiàn)行法律法規(guī)以及制度的基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院檔案管理工作的特點(diǎn)以及實(shí)際需要，調(diào)整現(xiàn)行文書檔案管理制度，進(jìn)一步細(xì)化文書檔案保管制度，歸檔制度等，使各項(xiàng)工作可以有序開展[11-12]。此外，醫(yī)院還應(yīng)該制定明確的、可行的、有效的文書檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，明確規(guī)定文書檔案分類原則、歸檔方法、檔案管理程序，完善文書檔案管理人員考核與獎懲機(jī)制，使文書檔案管理人員在工作中能夠按照要求正確編制卷內(nèi)目錄，按流程與要求完成文書檔案收發(fā)、傳閱等工作，同時(shí)還可以調(diào)動文書檔案管理人員工作的積極性。

3.3 加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，醫(yī)院文書檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，采用現(xiàn)代化、智能化的檔案管理手段去提高醫(yī)院文書檔案管理的效率。醫(yī)院可以委托第三方機(jī)構(gòu)或者聯(lián)合自身技術(shù)部門開發(fā)與完善檔案管理信息平臺，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書、檔案、分類、收集編制等工作中，去彌補(bǔ)人工管理方式的不足，也可以有效減輕文書檔案管理人員的工作壓力，醫(yī)院內(nèi)的科室可以利用現(xiàn)有的信息管理平臺查找與使用文書檔案，可以使醫(yī)院文書檔案管理工作更高效地服務(wù)于臨床診療活動。醫(yī)院可以基于B/S技術(shù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，對檔案管理人員、系統(tǒng)管理人員、內(nèi)部高級用戶、內(nèi)部普通用戶以及外部訪問用戶賦予不同的權(quán)限，例如檔案管理人員擁有對整個(gè)檔案管理信息系統(tǒng)管理與維護(hù)的權(quán)限，內(nèi)部普通用戶只有檔案查詢即直接訪問的權(quán)限，而外部訪問用戶則需要在申請通過后才可進(jìn)行訪問。個(gè)人用戶檔案查詢功能僅有個(gè)人檔案查詢、個(gè)人檔案打印，管理員檔案查詢功能在此基礎(chǔ)上有批量查詢、數(shù)據(jù)分析功能。將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書檔案管理中可以提高文書檔案管理人員的工作效率也有利于實(shí)現(xiàn)醫(yī)院文書檔案智能化與現(xiàn)代化管理，例如管理人員在工作過程中可以利用電子文檔、電子照片等提高管理效率。

4 結(jié)語

醫(yī)院文書檔案質(zhì)量管理對醫(yī)院日常診療工作的開展以及整體管理質(zhì)量都有著影響，醫(yī)改背景下的醫(yī)院為文書檔案管理工作應(yīng)該作出切實(shí)的改變，利用信息技術(shù)讓管理工作變得更加高效，同時(shí)文書檔案管理人員需要不斷提升自己對于檔案管理的技能，結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備將已有的文件進(jìn)行整理，明確做好文件保養(yǎng)以及借出歸還記錄，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于醫(yī)院文書、檔案、分類、收集編制等工作中，從制度、管理隊(duì)伍、管理手段等方面入手，加大投入，以提高文書檔案管理質(zhì)量。