王 琴

（甘肅林業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院，甘肅 天水 741020）

1 概述

2015 年7 月4 日，國(guó)務(wù)院印發(fā)《關(guān)于積極推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”行動(dòng)的指導(dǎo)意見(jiàn)》，為此，“互聯(lián)網(wǎng)+”成為一種國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略，代表著一種新的社會(huì)形態(tài)。近幾年，互聯(lián)網(wǎng)的創(chuàng)新成果深度融合于經(jīng)濟(jì)、社會(huì)各領(lǐng)域，從而提供更精準(zhǔn)、個(gè)性化、人性化的服務(wù)。“互聯(lián)網(wǎng)+”締造了一個(gè)又一個(gè)行業(yè)的新機(jī)遇、新生命，在這種大環(huán)境下，檔案事業(yè)也應(yīng)該緊隨時(shí)代發(fā)展風(fēng)向標(biāo)，抓住機(jī)遇。但是當(dāng)前的高職院校檔案管理存在諸多的問(wèn)題，如檔案存放空間嚴(yán)重不足，檔案管理制度不健全，信息化水平低，缺乏有效的檔案管理與監(jiān)管平臺(tái)，學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞費(fèi)時(shí)費(fèi)力，查詢(xún)和獲取檔案信息困難等?；ヂ?lián)網(wǎng)時(shí)代節(jié)約了成本，帶來(lái)了機(jī)遇。檔案管理急需改造升級(jí)，主動(dòng)適應(yīng)大趨勢(shì)，不斷探索創(chuàng)新，推進(jìn)學(xué)生檔案電子化、數(shù)字化工作的同時(shí)，建立一個(gè)龐大的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，信息中心構(gòu)建互聯(lián)網(wǎng)高職數(shù)字檔案館，進(jìn)行檔案信息的共享與融合，使學(xué)生對(duì)檔案信息的獲取更便捷。

2 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)的意義

2.1 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下的高職院校檔案管理

“互聯(lián)網(wǎng)+”的誕生來(lái)源于計(jì)算機(jī)技術(shù)與互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的高度普及。起先，高職院校檔案管理進(jìn)程中,憑借“互聯(lián)網(wǎng)+”不但能提升檔案管理的效率而且還能顯著地服務(wù)于其他行業(yè)。再者因?yàn)椤盎ヂ?lián)網(wǎng)+”技術(shù)帶動(dòng)了許多行業(yè)的飛速發(fā)展,通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)上可以讓諸多行業(yè)實(shí)現(xiàn)信息交流從而達(dá)到資源共享。檔案信息化可以讓人們非常方便的查詢(xún)與查閱。從而讓學(xué)生對(duì)檔案信息的獲取更為便捷，最終，借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，可以實(shí)施資源、信息的共享,這樣不僅能使高職院校的學(xué)生檔案資源得到合理配置。而且可以將這些資源借助于信息化的技術(shù)實(shí)現(xiàn)資源的整合,使檔案信息化管理通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)展現(xiàn)前所未有的亮點(diǎn)。

2.2 高職院校檔案信息化建設(shè)的意義

“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下，給高職院校的學(xué)生檔案管理帶來(lái)了全新的挑戰(zhàn)。檔案信息化已迫在眉睫。信息化就是指將紙質(zhì)文件都通過(guò)其他介質(zhì)轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式進(jìn)行保存。針對(duì)高職院校檔案來(lái)說(shuō)，信息化就是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成數(shù)字的形式進(jìn)行長(zhǎng)期保存,來(lái)節(jié)省材質(zhì)及空間。因此,高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)主要有以下特點(diǎn)：一是提高工作效率，節(jié)省資源；二是人才匹配，發(fā)揮優(yōu)勢(shì)；三是提升服務(wù)質(zhì)量。

（1）節(jié)省資源,提高工作效率。目前高職院校的檔案管理都是運(yùn)用傳統(tǒng)的人工進(jìn)行整理紙質(zhì)檔案的方式,如此費(fèi)時(shí)也費(fèi)力，工作效率也不高，一旦出現(xiàn)差錯(cuò)。將有可能前功盡棄，要想通過(guò)便捷方式進(jìn)行檔案管理，檔案信息化應(yīng)是不二之選。它不僅能節(jié)省時(shí)間，還可以將檔案進(jìn)行規(guī)范歸整，防止出現(xiàn)遺漏。因此，檔案信息化不但省時(shí)省力，而且提高了高職院線檔案管理的效率。

（2）人才分類(lèi)培養(yǎng)，發(fā)揮個(gè)體優(yōu)勢(shì)。高職院校是為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)高質(zhì)量的技能型人才。為了避免人才培養(yǎng)的盲目性,要求高職院校在人才培養(yǎng)的進(jìn)程中要有的放矢。也就是要取長(zhǎng)補(bǔ)短，充分發(fā)揚(yáng)學(xué)生的優(yōu)點(diǎn),揚(yáng)長(zhǎng)避短，使其成為某些行業(yè)的能工巧匠，技術(shù)能手。但是,目前在諸多高職院校中,這一點(diǎn)都被忽略。教育活動(dòng)也沒(méi)有推崇學(xué)生的發(fā)展差異。而經(jīng)過(guò)對(duì)高職院校檔案進(jìn)行信息化管理,運(yùn)用信息化技術(shù)手段就可以進(jìn)行篩選,選出具有不同差異類(lèi)型的學(xué)生，針對(duì)各自的優(yōu)勢(shì)特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行分類(lèi)培養(yǎng)。以此來(lái)實(shí)現(xiàn)人才的分類(lèi)培養(yǎng)，充分展現(xiàn)各自亮點(diǎn),從而實(shí)現(xiàn)人才資源的有效整合。

（3）使用方便快捷，提升服務(wù)質(zhì)量。紙質(zhì)檔案的保存不僅浪費(fèi)時(shí)間，也浪費(fèi)空間，對(duì)存儲(chǔ)空間的環(huán)境條件有一定的要求，紙質(zhì)檔案的保存,時(shí)間越久，越容易失去檔案的價(jià)值和作用。所以紙質(zhì)檔案的保存盡管浪費(fèi)大量的人力和物力，但是保存效果往往不理想。因此,與信息化檔案管理相比,紙質(zhì)檔案有很多不足之處。檔案信息化創(chuàng)建之后,所有紙質(zhì)檔案均以數(shù)字的形式進(jìn)行長(zhǎng)久的存儲(chǔ)。這樣，不僅有利于長(zhǎng)久保存，而且查詢(xún)檢索也很快捷方便，省事省力，從而為學(xué)生提供更加優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

3 目前高職院校檔案管理中擬解決的問(wèn)題

3.1 檔案管理制度不健全

目前高職院校缺乏有效適應(yīng)學(xué)校自身發(fā)展的學(xué)生檔案管理制度，使檔案在收集、整理、歸檔、督查、專(zhuān)遞等環(huán)節(jié)無(wú)法可依、無(wú)章可循，因此會(huì)出現(xiàn)高職院校有些職能部門(mén)的學(xué)生檔案管理存在著各自為政的現(xiàn)象。

3.2 廣大師生對(duì)檔案嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不足

廣大師生對(duì)檔案的重要性，嚴(yán)肅性認(rèn)識(shí)不夠、因此會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、檔案任意拆封的現(xiàn)象，填寫(xiě)個(gè)人檔案時(shí)不夠準(zhǔn)確、完整、規(guī)范，字跡潦草、建檔工作人員缺乏應(yīng)有的責(zé)任心。所以，應(yīng)從思想教育入手，提高學(xué)生對(duì)自身檔案重要性的認(rèn)識(shí)，讓他們能夠規(guī)范、準(zhǔn)確、完整地填寫(xiě)個(gè)人檔案，同時(shí)也要加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案重要性認(rèn)識(shí)。

3.3 缺乏必要財(cái)政支持

檔案信息化所需的現(xiàn)代化設(shè)備需要一定量的資金，然而，在高職院校建設(shè)中將大量的資金運(yùn)用到學(xué)科建設(shè)，或者實(shí)訓(xùn)室建設(shè)中，在檔案室建設(shè)或者管理方面投入資金甚少，信息化的建設(shè)需要必要的設(shè)備支持，因此，在資金不到位的情況下，無(wú)法建立信息化的學(xué)生檔案室，也就無(wú)從談起高效率的檔案管理。

4 “互聯(lián)網(wǎng)+”視域下,高職院校檔案信息化建設(shè)的路徑

4.1 更新管理理念,創(chuàng)新管理方式

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，不僅要求檔案管理人員要轉(zhuǎn)變管理理念，而且要求檔案管理人員要順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求，接受“互聯(lián)網(wǎng)+”視域下對(duì)各行各業(yè)的挑戰(zhàn)，足夠認(rèn)識(shí)新視域下“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)對(duì)檔案管理的推動(dòng)作用。具體的實(shí)施中要充分展現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì),讓“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)與檔案管理服務(wù)完美融合。當(dāng)然檔案管理人員除了更新管理理念,創(chuàng)新管理方式外，還要不斷地學(xué)習(xí)信息化技術(shù)，學(xué)習(xí)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)，這樣加快檔案管理信息化進(jìn)程，最終形成檔案信息化管理系統(tǒng)。

4.2 加大財(cái)政支持,配套信息化的相關(guān)設(shè)備

高職院校學(xué)生檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中資金是不可或缺的。首先一定要有檔案信息化所需的相應(yīng)設(shè)備，這樣才能更好地促進(jìn)高職院校檔案信息化建設(shè)。當(dāng)然，信息化設(shè)備是檔案信息化建設(shè)的前提，是必要的硬件設(shè)施，比如:數(shù)據(jù)存儲(chǔ)服務(wù)器、數(shù)據(jù)應(yīng)用服務(wù)器，光纖交換機(jī)，備份一體機(jī)等硬件設(shè)備，除了必要的硬件設(shè)備以外，還需一些軟件系統(tǒng)，如防火墻、檔案管理系統(tǒng)軟件、人臉識(shí)別系統(tǒng)及指紋識(shí)別系統(tǒng)等，防火墻主要給系統(tǒng)建立起天然屏障，防止非法用戶的侵入，起到控制訪問(wèn)的作用，人臉識(shí)別系統(tǒng)主要是對(duì)人臉的捕獲與跟蹤功能，防止他人利用非法手段頂替用戶進(jìn)入系統(tǒng)，因此，不管是硬件設(shè)備，還是軟件系統(tǒng)，二者不可缺一。其次，還需建立信息安全保障系統(tǒng)，目的是保護(hù)信息網(wǎng)絡(luò)的硬件、軟件及其系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，不會(huì)受到偶然的或者惡意的緣由而遭到破壞、更改、泄露，系統(tǒng)持續(xù)可靠正常地運(yùn)行，信息服務(wù)不會(huì)中斷。檔案信息區(qū)別與其他信息，是真實(shí)的歷史記錄，具有一定的保密性和限制性，所以在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中,保障數(shù)據(jù)的安全是不容忽視的關(guān)鍵問(wèn)題。

4.3 組建專(zhuān)業(yè)的檔案信息化建設(shè)團(tuán)隊(duì)

高職院校檔案信息化建設(shè)需要人的參與,所以要建立起具有專(zhuān)業(yè)的信息化知識(shí)和技術(shù)復(fù)合型團(tuán)隊(duì)，這在檔案信息化建設(shè)中是毋庸置疑的。團(tuán)隊(duì)的組建要求人員具有管理型、技能型、知識(shí)性和研究型這四種類(lèi)型，并且團(tuán)隊(duì)人員能夠與時(shí)俱進(jìn)，責(zé)任心強(qiáng)，適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”的背景，具備基本的檔案信息化系統(tǒng)運(yùn)用能力。團(tuán)隊(duì)在建立的過(guò)程中還要考慮優(yōu)勢(shì)互補(bǔ),對(duì)團(tuán)隊(duì)人員要合理配置。爭(zhēng)取建設(shè)成為一支管理型，技能型、知識(shí)性和研究型的技能型團(tuán)隊(duì)。當(dāng)然還要考慮團(tuán)隊(duì)人員要有把握時(shí)代特征，開(kāi)拓進(jìn)取，勇于創(chuàng)新的奉獻(xiàn)精神。

4.4 檔案信息化、法規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化的建設(shè)

檔案信息化、法規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化是促使檔案信息化發(fā)展，規(guī)范檔案信息化的重要依據(jù)和標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案信息化建設(shè)與管理的重要手段，是對(duì)電子文件的形成、歸檔和電子檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)查詢(xún)交換、網(wǎng)上傳輸和管理等方面，制定標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，并指導(dǎo)實(shí)施的過(guò)程。它相當(dāng)于信息高速公路上的交通規(guī)則，對(duì)于確保檔案信息化的建設(shè)和網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行的安全具有重要的意義。

4.5 確保存儲(chǔ)空間的安全

信息化檔案建設(shè)中必然會(huì)用到大量的信息化設(shè)備,對(duì)于設(shè)備存放的環(huán)境條件也是有要求的,如溫度和濕度的管理。所以，在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中要注意防水防潮，選擇適當(dāng)干燥、通風(fēng)的環(huán)境來(lái)確保信息化設(shè)備的正常運(yùn)行。

4.6 在互聯(lián)網(wǎng)下，確保檔案信息的安全

不管是傳統(tǒng)檔案管理還是還聯(lián)網(wǎng)+環(huán)境下，檔案信息的安全是至關(guān)重要的，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，檔案運(yùn)用的快捷便利也會(huì)給檔案信息不安全造成一定的影響，因此，在該模式下，檔案用戶身份認(rèn)證及權(quán)限設(shè)置顯得尤為重要，必須對(duì)用戶身份核實(shí)并將使用權(quán)限準(zhǔn)確歸類(lèi)，如此才能確保檔案信息的安全。在互聯(lián)網(wǎng)視域下，主要實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通和共享，避免信息出現(xiàn)孤島現(xiàn)象，同時(shí)也加速了多元信息平臺(tái)的有效重組，防止數(shù)據(jù)的重復(fù)建設(shè)。