【摘要】信息化環(huán)境下，隨著高校圖書館檔案數(shù)量的不斷增加，圖書館檔案管理成為促進(jìn)高校發(fā)展的重要手段。無論是高校還是受眾，都對(duì)高校圖書館的檔案管理能力提出了更高的要求。如何運(yùn)用信息化技術(shù)提升圖書館的檔案管理水平，成為諸多高校、學(xué)者關(guān)注的內(nèi)容。文章以大數(shù)據(jù)環(huán)境為背景，在分析高校圖書館檔案管理數(shù)字化重要性的基礎(chǔ)上，指出我國高校圖書館檔案管理工作中普遍存在的問題，并提出相應(yīng)的優(yōu)化策略，以為我國高校圖書館檔案管理工作提供可借鑒的理論經(jīng)驗(yàn)。

【關(guān)? 鍵? 詞】大數(shù)據(jù)環(huán)境;高校圖書館;檔案管理

【作者單位】徐冰，黃河交通學(xué)院。

【中圖分類號(hào)】G258.6;G270.7 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【DOI】10.16491/j.cnki.cn45-1216/g2.2021.05.023

一、高校圖書館檔案管理數(shù)字化的重要意義

雖然我國沒有針對(duì)高校圖書館出臺(tái)專門的檔案管理政策，但在《高等學(xué)校檔案管理辦法》中對(duì)圖書館檔案管理提出了相應(yīng)指導(dǎo)?！陡叩葘W(xué)校檔案管理辦法》第一章總則中第三條提出：“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理，將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃?！毙畔⒒瘯r(shí)代，數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)已成為廣泛應(yīng)用于各大領(lǐng)域的重要技術(shù)，圖書館領(lǐng)域也不例外。圖書館檔案作為記錄高校圖書館各個(gè)階段工作和發(fā)展軌跡的原始記錄，推動(dòng)檔案管理數(shù)字化不僅能夠提升圖書館工作效率，為圖書館建設(shè)發(fā)展提供參考依據(jù)，還可通過高校圖書館之間的檔案信息資源共享，提升高校的教學(xué)水平和科研水準(zhǔn)[1]。

首先，檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)圖書館從紙質(zhì)檔案到數(shù)字檔案的跨越。圖書館工作人員可在多媒體設(shè)備上整理并查閱檔案資料，不僅節(jié)省了圖書館的存儲(chǔ)空間，也使檔案管理工作從單一的收集、整理、保存走向更深層次的信息服務(wù) [1]。

其次，檔案作為記錄圖書館發(fā)展的重要資料，對(duì)于還原圖書館發(fā)展歷程和推動(dòng)圖書館未來建設(shè)具有重要意義。歷屆圖書館管理者可通過對(duì)檔案資料的分析完善圖書館的發(fā)展方向，而檔案管理數(shù)字化無疑將推動(dòng)這一工作高效完成[2]。

再次，高校學(xué)生作為圖書館的直接受眾，推進(jìn)檔案管理數(shù)字化對(duì)輔助學(xué)生學(xué)習(xí)意義重大。如對(duì)借閱檔案和進(jìn)書檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可以幫助圖書館了解學(xué)生的借閱需求，在分析圖書館現(xiàn)有圖書館藏資源的基礎(chǔ)上，根據(jù)學(xué)生需求有針對(duì)性地購入圖書。

最后，圖書館檔案管理數(shù)字化可通過分析借閱檔案、搜索記錄了解教師需求，為科研工作和教學(xué)工作提供幫助，實(shí)現(xiàn)高校之間的資源鏈接和信息共享，從而提升高校的教學(xué)和科研水準(zhǔn)[3]。

二、我國高校圖書館檔案管理工作中存在的問題

隨著時(shí)代的發(fā)展與技術(shù)的完善，我國高校圖書館檔案管理工作逐步完善，但仍存在以下問題。

1.對(duì)檔案工作不夠重視

對(duì)檔案管理工作不夠重視是我國很多高校圖書館的通病，不僅學(xué)校對(duì)檔案管理工作不夠重視，工作人員也缺乏專業(yè)的管理意識(shí)和相關(guān)知識(shí)。

首先，很多高校圖書館在成立之初并沒有設(shè)立專門的檔案管理室，各部門檔案均由部門自行保管，而部門事務(wù)繁雜、資料眾多，若圖書館搬遷、擴(kuò)建便有檔案丟失的情況發(fā)生。而紙質(zhì)檔案一旦丟失便難以找回，檔案的完整性和延續(xù)性遭到破壞。如石河子大學(xué)圖書館歷經(jīng)多次擴(kuò)建，2017年才組建檔案室，有了專門的檔案存放點(diǎn)。但由于檔案柜比較少，仍有大量檔案無處存放，且與館刊編輯共用一個(gè)辦公室，導(dǎo)致檔案資料混亂、容易丟失。

其次，檔案管理人員缺乏專業(yè)的管理意識(shí)和知識(shí)，不少高校的檔案管理人員是從其他崗位臨時(shí)抽調(diào)過來的，而非專業(yè)管理人員，因此檔案的收集、整理、分類和歸檔并不科學(xué)，加之人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致資料混亂甚至遺失。如石河子大學(xué)圖書館檔案室成立后，并沒有聘請(qǐng)專門的檔案管理人員，而是臨時(shí)從其他崗位抽調(diào)一名工作人員負(fù)責(zé)管理檔案;河南理工大學(xué)早期也沒有專門的檔案管理人員，而且人員更換頻繁。由于不少高校對(duì)檔案管理工作的重要性缺乏認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)突破性進(jìn)展[1]。

2.數(shù)字化建設(shè)速度緩慢

數(shù)字化建設(shè)速度緩慢也是高校圖書館檔案管理工作中存在的普遍問題，導(dǎo)致檔案管理模式傳統(tǒng)化和低價(jià)值化。檔案管理工作一般要經(jīng)過存檔、加密、分類，最后通過管理軟件對(duì)檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析并得出結(jié)論，從而為圖書采購、科研和教學(xué)工作提供有價(jià)值的數(shù)據(jù)參考，大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案管理的價(jià)值也在于此。然而，目前高校的檔案管理模式仍過于簡(jiǎn)單，檔案管理工作只是從紙質(zhì)化向電子化的轉(zhuǎn)換，缺乏對(duì)檔案信息的分類、分析和整理。建設(shè)數(shù)據(jù)庫不僅可以提升工作效率，還可以在檔案的實(shí)際使用中再次管理，提高檔案的附加價(jià)值。而傳統(tǒng)的管理模式下，高校圖書館對(duì)數(shù)據(jù)庫缺乏有效利用，沒有以需求為導(dǎo)向?qū)n案進(jìn)行管理，難以發(fā)揮圖書館所儲(chǔ)存檔案的真正價(jià)值，導(dǎo)致檔案管理的低價(jià)值化[4]。

3.重存檔輕采集和共享

圖書館檔案的整理要經(jīng)歷采集、存檔和分析等環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)采集作為檔案管理工作的第一環(huán)節(jié)是非常重要的，檔案采集工作的扎實(shí)與否決定了檔案分析的價(jià)值。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校圖書館應(yīng)根據(jù)不同領(lǐng)域?qū)n案的需求進(jìn)行綜合評(píng)估，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案采集工作，為檔案分析提供充足的材料。

目前，高校圖書館普遍存在輕采集重存檔的現(xiàn)象，即過于重視檔案資料的整理存檔，而對(duì)檔案采集前的準(zhǔn)備工作和檔案采集工作不夠重視。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，數(shù)據(jù)不存在唯一指向，即相似的數(shù)據(jù)對(duì)多領(lǐng)域皆具備參考價(jià)值，因此分類的方法和標(biāo)準(zhǔn)非常重要，會(huì)逆向影響數(shù)據(jù)的采集和分析。但目前高校圖書館普遍存在重存檔結(jié)果、輕分類思路問題，導(dǎo)致數(shù)據(jù)采集工作難以高效進(jìn)行，數(shù)據(jù)分析結(jié)果參考價(jià)值有限[5]。同時(shí)，我國高校圖書館仍普遍通過館際互借和文獻(xiàn)傳輸進(jìn)行數(shù)據(jù)共享，缺乏相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。即便部分高校建立了管理平臺(tái)，卻因各校數(shù)據(jù)平臺(tái)兼容性差等諸多問題難以實(shí)現(xiàn)有效溝通，導(dǎo)致檔案的使用率并不高，各高校檔案數(shù)據(jù)仍處于校內(nèi)封閉式流通狀態(tài)，對(duì)其他高校的參考價(jià)值有限[4]。

三、高校圖書館檔案管理的優(yōu)化策略

高校圖書館檔案管理工作對(duì)完善教學(xué)學(xué)習(xí)、培養(yǎng)高素質(zhì)人才有著非常重要的作用，利用技術(shù)優(yōu)勢(shì)優(yōu)化檔案管理工作是大數(shù)據(jù)背景下的發(fā)展趨勢(shì)。

1.重視檔案管理工作，設(shè)立圖書館專職檔案管理崗位

優(yōu)化圖書館檔案管理要從理念源頭抓起，才能從根源上解決問題，推動(dòng)檔案管理的數(shù)字化和專業(yè)化。因此，優(yōu)化圖書館檔案管理工作的第一步就是給予相應(yīng)的重視，引進(jìn)前沿的管理理念組建專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。一是引進(jìn)前沿的管理理念，改掉輕采集重存檔的傳統(tǒng)理念，按照具體的檔案需求制定完備的數(shù)據(jù)收集體系、高效的管理體系和科學(xué)的評(píng)價(jià)體系。二是依據(jù)館內(nèi)實(shí)際情況建立檔案管理專職機(jī)構(gòu)，招聘專業(yè)人員組建專業(yè)的檔案管理團(tuán)隊(duì)，負(fù)責(zé)校內(nèi)教學(xué)所需檔案的數(shù)據(jù)收集工作和全館各部門檔案的日常管理工作。三是加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，邀請(qǐng)專家對(duì)工作人員進(jìn)行理論知識(shí)及實(shí)操技能的培訓(xùn)，提升工作人員的理論素養(yǎng)及實(shí)操技能。

隨著信息化的普及，各高校圖書館逐漸重視圖書館的檔案管理工作，完善檔案管理系統(tǒng)。如河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書館2017年建立了完備的電子檔案管理系統(tǒng)，由檔案管理人員負(fù)責(zé)操作和維護(hù)整個(gè)圖書館的檔案系統(tǒng)，包括圖書館文件檔案、用戶信息檔案、信息資源檔案、信息評(píng)價(jià)體系和信息利用數(shù)據(jù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)收集、整理、錄入和上傳，并為閱覽部負(fù)責(zé)人、參考咨詢部負(fù)責(zé)人、技術(shù)信息部負(fù)責(zé)人和采編部負(fù)責(zé)人開設(shè)相應(yīng)權(quán)限，使相關(guān)部門的負(fù)責(zé)人有權(quán)調(diào)取與部門相關(guān)的數(shù)據(jù)，然后根據(jù)數(shù)據(jù)信息調(diào)整工作、完善服務(wù)。所有的工作都應(yīng)由圖書館負(fù)責(zé)人和流通部負(fù)責(zé)人雙重監(jiān)督把關(guān)，以保障整個(gè)檔案管理工作的有序進(jìn)行。如河南牧業(yè)經(jīng)濟(jì)學(xué)院圖書館非常注重通過數(shù)據(jù)采集挖掘師生的圖書資料需求，為學(xué)生學(xué)習(xí)和教學(xué)工作提供豐富的數(shù)據(jù)參考，為校園文化的繁榮發(fā)展助力[6]。

2.引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，加速圖書館電子化進(jìn)程

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，引入現(xiàn)代化信息技術(shù)是優(yōu)化高校圖書館檔案管理策略的必要環(huán)節(jié)。只有以技術(shù)推動(dòng)圖書館電子化進(jìn)程，才能有效提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)包括引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)和構(gòu)建高校圖書館數(shù)據(jù)庫等。

首先，大數(shù)據(jù)技術(shù)可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)媒體時(shí)代輕采集重存檔的缺失，在忽略檔案價(jià)值高低的前提下充分采集數(shù)據(jù)，保證檔案原始數(shù)據(jù)信息的完整性。在傳統(tǒng)媒體時(shí)代，所有的數(shù)據(jù)采集工作都需要人工完成。由于檔案數(shù)據(jù)采集困難較大，因此不可避免地造成輕采集重存檔的問題，即便是號(hào)召檔案管理人員有針對(duì)性地采集高價(jià)值信息，也仍存在原始數(shù)據(jù)匱乏、數(shù)據(jù)分析結(jié)果不夠客觀等問題。而大數(shù)據(jù)技術(shù)的引進(jìn)不僅可以提升檔案信息的豐富性和真實(shí)性，還可以幫助檔案管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)分類、存儲(chǔ)、分析、查漏補(bǔ)缺，持續(xù)完善圖書館檔案信息[4]。

其次，構(gòu)建現(xiàn)代化的高校圖書館數(shù)據(jù)庫是信息化背景下的必然趨勢(shì)，可以提升檔案管理和使用的效率。其一，高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫的建立應(yīng)遵循安全、穩(wěn)定、規(guī)范、高效等原則，在與高校圖書館實(shí)際情況相結(jié)合的前提下，以改善檔案信息收集、整理和查詢?yōu)楦灸康倪M(jìn)行數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建。其二，高校圖書館要構(gòu)建科學(xué)合理的目錄數(shù)據(jù)庫，根據(jù)圖書館實(shí)際情況按照行政管理、人事、業(yè)務(wù)、綜合檔案等類別進(jìn)行合理劃分，以提高師生查詢、使用信息的便利性。其三，高校圖書館檔案數(shù)據(jù)庫要對(duì)系統(tǒng)功能和讀者相應(yīng)權(quán)限進(jìn)行設(shè)定，如自動(dòng)記錄、不限次數(shù)查詢、自動(dòng)歸檔等功能，對(duì)機(jī)密檔案進(jìn)行加密設(shè)置、權(quán)限設(shè)置以及對(duì)原始數(shù)據(jù)改動(dòng)等加以限制。其四，高校圖書館要在館內(nèi)推行多級(jí)管理制度，按照檔案級(jí)別進(jìn)行分級(jí)查閱，以保證檔案管理的有序性和規(guī)范化[7]。

3.構(gòu)建檔案管理監(jiān)管機(jī)制，加強(qiáng)信息保護(hù)

雖然將現(xiàn)代化信息技術(shù)引入圖書館檔案管理工作可以提升工作的質(zhì)量和效率，但同時(shí)也將整個(gè)檔案數(shù)據(jù)庫置于開放、多元的信息環(huán)境下，使數(shù)據(jù)庫面臨一定的安全隱患。因此，高校圖書館在構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫時(shí)要完善檔案信息管理系統(tǒng)，加強(qiáng)信息安全保障。一是嘗試與大數(shù)據(jù)技術(shù)機(jī)構(gòu)及企業(yè)展開合作，在專業(yè)技術(shù)人員的幫助下引進(jìn)信息安全系統(tǒng)，充分發(fā)揮大數(shù)據(jù)優(yōu)勢(shì)。二是建立完善的檔案管理安全監(jiān)管機(jī)制，實(shí)施檔案信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)入制度，加強(qiáng)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的保護(hù)力度，針對(duì)不同層級(jí)人員設(shè)置相應(yīng)的登錄查詢權(quán)限，在有效利用檔案信息的同時(shí)加強(qiáng)信息保護(hù)[8]。三是針對(duì)檔案的重要程度和保密層級(jí)采取不同程度的保密措施，如普通業(yè)務(wù)檔案信息保存在圖書館中心機(jī)房，保密性強(qiáng)的黨政信息檔案可利用云儲(chǔ)存技術(shù)保存在單獨(dú)服務(wù)器中，并通過啟用系統(tǒng)加密、自動(dòng)歸檔、禁止修改刪除等系統(tǒng)功能避免檔案被人為泄露和篡改[9]。

4.實(shí)現(xiàn)“雙套制”和“單套制”檔案管理模式的互動(dòng)創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)背景下，“雙套制”檔案管理模式可以實(shí)現(xiàn)同一份檔案的電子信息與紙質(zhì)檔案共同存儲(chǔ)、雙效利用，讓紙質(zhì)檔案和電子檔案相輔相成，在保證檔案完整性的同時(shí)，使檔案管理工作更加科學(xué)有序?！半p套制”管理模式雖有其優(yōu)勢(shì)，但近年來對(duì)該管理模式的強(qiáng)制要求反而使其僵化，暴露出許多弊端。如電子檔案只是作為紙質(zhì)檔案副本的形式存在，并沒有真正開發(fā)利用，而電子文檔作為檔案時(shí)也必須同時(shí)紙質(zhì)化。強(qiáng)制性的“雙套制”不僅沒有發(fā)揮其作用，反而增加了許多不必要的工作。

因此，圖書館檔案管理工作應(yīng)從實(shí)際出發(fā)，靈活選擇“雙套制”或“單套制”管理模式，實(shí)現(xiàn)兩種管理模式的互動(dòng)創(chuàng)新[10]。一是按照文件的不同類別將檔案進(jìn)行不同體系歸檔，并根據(jù)檔案的實(shí)際需要進(jìn)行紙質(zhì)檔案或電子檔案存檔。二是按照檔案價(jià)值的高低進(jìn)行針對(duì)性管理，價(jià)值高的檔案在檔案管理系統(tǒng)中歸檔時(shí)，要進(jìn)行紙質(zhì)文件備份。三是遞交的檔案要先在檔案管理系統(tǒng)中進(jìn)行歸檔，然后再打印成紙質(zhì)檔案遞交，做好紙質(zhì)備份工作[11]。

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