張威

摘要：在事業(yè)單位的管理活動(dòng)中，基層檔案管理永遠(yuǎn)是一項(xiàng)至關(guān)重要的環(huán)節(jié)，能否實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的安全高效管理，決定著事業(yè)單位能否平穩(wěn)發(fā)展。隨著社會(huì)的進(jìn)一步發(fā)展，信息化管理方式得到了普及，這對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員的素質(zhì)有了更高的要求，但當(dāng)前檔案管理人員的素質(zhì)普遍較低，難以滿足事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展需要?；鶎邮聵I(yè)單位的檔案形式多種多樣，只有注重對(duì)原始文件的保存，才能夠?yàn)槿蘸蟮男畔⒉樵兒驮鲋捣?wù)打下基礎(chǔ)，這就要求檔案管理人員不僅要具有服務(wù)意識(shí)，還要具備足夠的專業(yè)知識(shí)與能力，尤其是在信息化高速發(fā)展的今天，傳統(tǒng)檔案管理模式逐漸被無(wú)紙化管理所取代，檔案管理人員更是要具備一定的信息化管理能力，并且要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，以適應(yīng)檔案管理環(huán)境的不斷變化。

關(guān)鍵詞：基層事業(yè)單位;檔案;管理人員素質(zhì)

引言

檔案管理工作對(duì)于基層事業(yè)單位內(nèi)部各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展具有重要作用，從人員的綜合素質(zhì)入手，提升檔案管理水平。在探究基層事業(yè)單位檔案管理人員素質(zhì)提升方案之前，先充分了解每名工作人員在該崗位上應(yīng)該具備的基本素質(zhì)，將其作為設(shè)計(jì)方案的主要依據(jù)，設(shè)計(jì)針對(duì)性解決方案，從根本上解決基層事業(yè)單位部分工作中容易出現(xiàn)的各種問(wèn)題。

1企業(yè)檔案管理人員素質(zhì)要求

現(xiàn)代企業(yè)系統(tǒng)需要文件管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化。這也會(huì)提高文件管理器的業(yè)務(wù)性能要求。

1.1現(xiàn)代化

企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化包括企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化、企業(yè)檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化和企業(yè)檔案管理技術(shù)現(xiàn)代化。企業(yè)檔案管理者的三個(gè)現(xiàn)代要求是適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)管理的現(xiàn)代管理理念，不斷更新檔案管理的知識(shí)儲(chǔ)備。Enterprise Archive Manager必須熟悉用于企業(yè)文件管理的最新硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)。利用現(xiàn)代企業(yè)文件管理的基本技能和方法。

1.2專業(yè)的業(yè)務(wù)水平

在日常檔案管理過(guò)程中，管理人員要對(duì)檔案原件進(jìn)行系統(tǒng)整理并妥善保存，除了確保各種資料在保存過(guò)程中能夠完好無(wú)損外，還保證在查詢和檢索的過(guò)程中能夠快速找到相應(yīng)的資料內(nèi)容，有效提升處理效率，實(shí)現(xiàn)檔案處理工作的不斷優(yōu)化。在信息化發(fā)展環(huán)境中，檔案管理人員緊跟時(shí)代發(fā)展潮流，從英語(yǔ)和計(jì)算機(jī)技術(shù)兩個(gè)方面提升自己的業(yè)務(wù)水平。信息化發(fā)展能夠促進(jìn)國(guó)內(nèi)外交流，在基層事業(yè)單位檔案中也會(huì)增添部分外語(yǔ)信息，為了將其更好地分類并妥善保存，具備一定的英語(yǔ)知識(shí)。在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)中，工作人員將信息錄入到相應(yīng)系統(tǒng)中，以先進(jìn)的計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)高效信息處理模式，提升業(yè)務(wù)水平。

2基層事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍現(xiàn)狀分析

2.1檔案管理隊(duì)伍缺少骨干力量

當(dāng)前，底層業(yè)務(wù)部門(mén)在文件管理方面的重要性不足，因?yàn)槲募芾聿恍枰嗟募夹g(shù)工作，也不需要太多的人力，而只需保留文件即可。因此，文件管理任務(wù)通常由較舊的員工執(zhí)行。由于這些員工通常不像年輕的員工那樣了解情況和工作效率，因此文件管理的質(zhì)量非常差。此外，在一些核心業(yè)務(wù)領(lǐng)域，文件管理不是由專門(mén)的員工負(fù)責(zé)，而是由其他部門(mén)的一名員工負(fù)責(zé)。這會(huì)導(dǎo)致文件管理器泛濫，導(dǎo)致任務(wù)不連續(xù)，并阻礙文件管理的可持續(xù)發(fā)展。

2.2檔案管理人員的老齡化趨勢(shì)

在一些基層事業(yè)單位中，領(lǐng)導(dǎo)人員對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為檔案管理工作的技術(shù)含量較低，工作量也較輕，于是任用了一些工資成本較低的年齡偏大的職工，或是干脆將檔案管理崗位作為對(duì)將要退休人員或需要照顧人員的福利性崗位，造成從事檔案管理工作的人員隊(duì)伍普遍年齡偏大、素質(zhì)較低、管理理念較為落后，給檔案信息化管理工作的開(kāi)展造成很大的困難。

2.3檔案管理人員缺少專業(yè)背景

文件管理人員應(yīng)具備必要的技能和專業(yè)知識(shí)，以便更好地管理文件。但是，目前大多數(shù)基礎(chǔ)部門(mén)的許多文件管理器都沒(méi)有專門(mén)的文件管理背景，而且文件管理還沒(méi)有得到充分的研究，無(wú)法在理論上和實(shí)踐上滿足日益增長(zhǎng)的文件管理需求。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，文件管理任務(wù)還利用IT工具提高管理效率，文件管理人員能力的缺乏直接影響到企業(yè)的管理水平。

3基層事業(yè)單位檔案管理人員應(yīng)具備的能力素養(yǎng)

3.1法律法規(guī)意識(shí)

部分基層事業(yè)單位對(duì)國(guó)家檔案管理的相關(guān)法律如《檔案法》和《檔案管理辦法》等的學(xué)習(xí)和宣傳力度不夠，導(dǎo)致許多違法亂紀(jì)現(xiàn)象的產(chǎn)生。因此基層事業(yè)單位的檔案管理人員應(yīng)具備較強(qiáng)的法律規(guī)范意識(shí)，尤其是當(dāng)前信息技術(shù)的發(fā)展，更要著重注意檔案的安全性和秘密性，堅(jiān)決避免檔案信息外泄事件的發(fā)生，要將檔案看做是寶貴的資源財(cái)富，將檔案管理工作看成是黨和國(guó)家給予的重要事業(yè)。對(duì)于基層事業(yè)單位制定的檔案管理制度，管理人員要積極履行，要明確自身的責(zé)任和義務(wù)，養(yǎng)成認(rèn)真負(fù)責(zé)的工作習(xí)慣。檔案管理工作是一項(xiàng)實(shí)操性較強(qiáng)的工作，需要較長(zhǎng)時(shí)間的“檔齡”作為經(jīng)驗(yàn)積累的基礎(chǔ)，并且日常工作內(nèi)容較為繁瑣和枯燥，這些都對(duì)管理人員的責(zé)任心有著很高的要求。

3.2職業(yè)道德素質(zhì)教育

對(duì)于基層事業(yè)單位檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)應(yīng)該進(jìn)行定期培訓(xùn)，為了促進(jìn)其在工作過(guò)程中能夠展現(xiàn)出良好的政治素養(yǎng)，對(duì)其進(jìn)行系統(tǒng)化的訓(xùn)練，按照具備的各方面素質(zhì)進(jìn)行針對(duì)性培養(yǎng)。在培訓(xùn)課程中，針對(duì)與該崗位相關(guān)或者與本行業(yè)發(fā)展相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行了解和學(xué)習(xí)，在思想層面先對(duì)其重要性產(chǎn)生深刻的認(rèn)知。在講述完基本的法律法規(guī)后，可以將該崗位具備的職業(yè)素養(yǎng)進(jìn)行針對(duì)性培訓(xùn)，著重講述該崗位職責(zé)對(duì)于基層事業(yè)單位內(nèi)部運(yùn)作情況的影響作用，在深刻了解崗位重要性的基礎(chǔ)上能夠產(chǎn)生強(qiáng)烈的責(zé)任心和使命感。培訓(xùn)內(nèi)容與實(shí)踐活動(dòng)相結(jié)合，在具備一定的理論知識(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行實(shí)踐探究，通過(guò)實(shí)際反饋效果對(duì)部分處理方式的有效性進(jìn)行驗(yàn)證。為了促進(jìn)其不斷提升思想政治素養(yǎng)，可以在基層事業(yè)單位內(nèi)部定期舉行思想培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)工作人員在活動(dòng)中樹(shù)立正確的人生觀和價(jià)值觀。除了內(nèi)部培訓(xùn)外，還可以利用基層事業(yè)單位外部的培訓(xùn)資源，讓工作人員到其他基層事業(yè)單位進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)觀摩，在對(duì)比和分析的過(guò)程中深刻認(rèn)知自身存在的不足。

3.3建立激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制

企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人可以通過(guò)制定激勵(lì)措施鼓勵(lì)文件的專業(yè)發(fā)展，并通過(guò)最大限度地提高員工的積極性和主動(dòng)行動(dòng)能力，適應(yīng)現(xiàn)代市場(chǎng)份額競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，從而激勵(lì)他們的工作。一方面，將企業(yè)文件管理納入企業(yè)身份驗(yàn)證是企業(yè)身份驗(yàn)證、將特定目標(biāo)映射到企業(yè)文件管理人員、獲得財(cái)務(wù)獎(jiǎng)勵(lì)、提升服務(wù)要求等方面的一個(gè)重要組成部分。另一方面，必須通過(guò)賦予企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人更多的文化特性責(zé)任，推廣復(fù)雜、非正規(guī)的模式，促進(jìn)平衡的競(jìng)爭(zhēng)模式，發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)作用，有效加強(qiáng)專業(yè)認(rèn)可、歸屬感和自豪感，從而加強(qiáng)企業(yè)文化。

3.4建立教育培訓(xùn)體系提升人員能力

文件管理人員應(yīng)具備所需的專業(yè)知識(shí)、新媒體技術(shù)、學(xué)習(xí)能力和創(chuàng)新能力。首先，文件管理人員應(yīng)定期接受專業(yè)人員的培訓(xùn)，以了解文件管理的進(jìn)一步發(fā)展，提高文件管理技能，并培養(yǎng)一定程度的知識(shí)。第二，各單位或部門(mén)應(yīng)提前制定年度培訓(xùn)計(jì)劃，以滿足文件管理人員的要求，提高文件信息的知識(shí)水平，提高新媒體技術(shù)的應(yīng)用能力。最后，文件管理器本身側(cè)重于提高學(xué)習(xí)和創(chuàng)新能力、擴(kuò)大工作方式、優(yōu)化工作路徑和提高生產(chǎn)率。

結(jié)束語(yǔ)

總之，新時(shí)期基層事業(yè)單位的檔案管理工作要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的潮流，積極應(yīng)對(duì)信息化時(shí)代帶來(lái)的各種挑戰(zhàn)，運(yùn)用各種途徑全面提升管理人員的素質(zhì)，要加大對(duì)現(xiàn)代化檔案管理人才的引入力度，更新檔案管理人員團(tuán)隊(duì)。同時(shí)要積極引入現(xiàn)代化信息管理設(shè)備，增強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)的科學(xué)運(yùn)用，要用更為先進(jìn)的管理理念和管理制度對(duì)檔案管理人員進(jìn)行管理，在提高管理效率的同時(shí)更好地為廣大人民群眾服務(wù)

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