孫莉

摘 要：在我國(guó)文博事業(yè)不斷發(fā)展的背景下，近些年公立博物館所舉辦的臨時(shí)展覽活動(dòng)明顯增多，同時(shí)也取得了比較不錯(cuò)的展覽效果。但從經(jīng)費(fèi)管理的角度來(lái)看，很多臨時(shí)展覽活動(dòng)卻仍然存在著明顯不足，而這也給公立博物館財(cái)務(wù)管理工作帶來(lái)了巨大的壓力?；诖耍恼聡@公立博物館臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理工作中的各項(xiàng)問(wèn)題進(jìn)行了分析，同時(shí)為公立博物館加強(qiáng)臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理提出了一些針對(duì)性建議，希望能夠?qū)μ嵘⒉┪镳^臨時(shí)展覽項(xiàng)目的資金使用效率有所幫助。

關(guān)鍵詞：公立博物館;臨時(shí)展覽;經(jīng)費(fèi)管理

公立博物館作為全額財(cái)政撥款的事業(yè)單位，其在舉辦臨時(shí)展覽活動(dòng)時(shí)，各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出基本都來(lái)源于政府財(cái)政撥款，如果未能做好相關(guān)經(jīng)費(fèi)管理工作，那么不僅會(huì)增加臨時(shí)展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)支出，使博物館的運(yùn)營(yíng)資金壓力大大提升，而且還會(huì)使單位集體乃至國(guó)家的利益直接受損，其影響十分嚴(yán)重。而對(duì)于公立博物館臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理策略的研究，自然也是非常必要的。

1 公立博物館臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理存在的問(wèn)題

1.1 預(yù)算編制不夠合理

為保證臨時(shí)展覽項(xiàng)目中經(jīng)費(fèi)支出的合理性，實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)支出的有效控制，公立博物館在舉辦臨時(shí)展覽活動(dòng)時(shí)，通常都會(huì)先上報(bào)上級(jí)主管部門(mén)進(jìn)行審批，以獲得立項(xiàng)許可，之后再按照上級(jí)部門(mén)要求實(shí)行預(yù)算管理，提前根據(jù)臨時(shí)展覽項(xiàng)目的相關(guān)策劃方案來(lái)進(jìn)行合理的經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制，并將相關(guān)預(yù)算上報(bào)，以獲得相關(guān)專(zhuān)項(xiàng)經(jīng)費(fèi)。但在實(shí)際工作中，由于臨時(shí)展覽的立項(xiàng)審批程序較多，審批周期也比較長(zhǎng)，待博物館獲得上級(jí)主管部門(mén)的立項(xiàng)許可后，距離展出檔期已比較近，能夠用于預(yù)算編制的時(shí)間并不多。因此對(duì)于博物館預(yù)算編制人員來(lái)說(shuō)，要想對(duì)臨時(shí)展覽項(xiàng)目的各方面支出需求進(jìn)行細(xì)致調(diào)查并據(jù)此完成相關(guān)預(yù)算目標(biāo)的計(jì)算，其難度往往是比較高的，一旦在預(yù)算編制期間出現(xiàn)了計(jì)算失誤、預(yù)算編制依據(jù)不充分、預(yù)算編制內(nèi)容不完整、申報(bào)材料不齊全等情況，那么預(yù)算目標(biāo)的合理性就會(huì)受到直接影響，有時(shí)甚至還會(huì)因預(yù)算不合理而出現(xiàn)臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)不足的情況①。

1.2 預(yù)算變更管控不嚴(yán)

在實(shí)行預(yù)算管理制度的公立博物館臨時(shí)展覽活動(dòng)中，如果出現(xiàn)預(yù)算編制不到位、預(yù)算目標(biāo)不合理的情況或是因意外因素影響使經(jīng)費(fèi)支出增加，那么為保證臨時(shí)展覽活動(dòng)能夠正常進(jìn)行下去，通常都需要在展覽中期申請(qǐng)進(jìn)行預(yù)算變更，根據(jù)當(dāng)前臨時(shí)展覽活動(dòng)的實(shí)際支出情況來(lái)對(duì)預(yù)算目標(biāo)加以調(diào)整。這樣的預(yù)算變更制度雖然比較合理，能夠保證預(yù)算管理制度執(zhí)行的靈活性，但由于當(dāng)前有些公立博物館對(duì)于預(yù)算變更的理解不夠準(zhǔn)確，常常會(huì)將預(yù)算變更當(dāng)作是預(yù)算管理過(guò)程中的常見(jiàn)情況，對(duì)于預(yù)算變更的管控也并不嚴(yán)格。因此在實(shí)際展覽活動(dòng)中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)隨意調(diào)整預(yù)算目標(biāo)的情況，有時(shí)甚至還會(huì)將臨時(shí)展覽費(fèi)用與其他專(zhuān)項(xiàng)資金交叉列支，這不僅違背了預(yù)算變更的基本原則，同時(shí)也使預(yù)算管理失去了應(yīng)有的經(jīng)費(fèi)支出控制作用，逐漸變得流于形式。

1.3 經(jīng)費(fèi)支付周期較長(zhǎng)

公立博物館臨時(shí)展覽活動(dòng)不僅規(guī)模普遍較大，在展覽期間的經(jīng)費(fèi)支出項(xiàng)目也非常多。在經(jīng)費(fèi)管理工作中，要想及時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)申請(qǐng)相關(guān)經(jīng)費(fèi)，通常都需要準(zhǔn)備大量的付款證明材料以證明各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的實(shí)際發(fā)生。雖然從成本控制的角度來(lái)看，這樣的經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)方式能夠保證各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的真實(shí)性、合理性，避免展覽活動(dòng)期間不必要的經(jīng)費(fèi)支出，但面對(duì)大量的付款證明材料與經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)材料，上級(jí)主管部門(mén)的審批工作量也同樣會(huì)大大增加。如果不能提高審批工作效率，那么臨時(shí)展覽及經(jīng)費(fèi)申請(qǐng)與支出周期就會(huì)變得比較長(zhǎng)，有時(shí)甚至可能會(huì)因資金未能及時(shí)到位而影響臨時(shí)展覽活動(dòng)的正常進(jìn)行。

1.4 設(shè)備管理效果較差

隨著近年來(lái)文博事業(yè)的不斷發(fā)展，公立博物館在展覽活動(dòng)中所應(yīng)用的設(shè)備、設(shè)施開(kāi)始變得越來(lái)越多，各種先進(jìn)技術(shù)、設(shè)備的應(yīng)用也變得十分普遍。無(wú)論是最基本的密封性展柜、燈光照明系統(tǒng)、可移動(dòng)展板，還是恒濕系統(tǒng)、AR展示設(shè)備、LED迷你投射等先進(jìn)設(shè)備，都為臨時(shí)展覽活動(dòng)的順利舉辦提供了重要幫助。但從設(shè)備管理的角度來(lái)看，由于臨時(shí)展覽活動(dòng)中應(yīng)用的設(shè)備、設(shè)施種類(lèi)較多，而展覽周期又相對(duì)密集，因此在展覽期間很容易出現(xiàn)設(shè)備管理不到位、維護(hù)時(shí)間不足、長(zhǎng)期高負(fù)荷運(yùn)行等問(wèn)題，并使設(shè)備的損壞率大大提升，尤其是對(duì)于具有一定易損性的光電設(shè)備、多媒體設(shè)備，更是容易出現(xiàn)損壞故障問(wèn)題。這不僅會(huì)直接影響到臨時(shí)展覽活動(dòng)的正常進(jìn)行，而且會(huì)使臨時(shí)展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)支出明顯提升。另外，因?yàn)橛行┕⒉┪镳^在舉辦臨時(shí)展覽活動(dòng)時(shí)會(huì)選擇租借設(shè)備，所以一旦在展覽期間出現(xiàn)了設(shè)備保管不善、權(quán)屬不清等情況，那么在臨時(shí)展覽活動(dòng)結(jié)束后設(shè)備歸還工作就會(huì)變得十分困難，有時(shí)不僅需要對(duì)損壞的設(shè)備進(jìn)行賠償，甚至還會(huì)出現(xiàn)設(shè)備意外丟失的情況①。

1.5 資金使用效率不高

為滿(mǎn)足群眾的精神文化需求，提高臨時(shí)展覽活動(dòng)對(duì)群眾的吸引力，很多公立博物館在舉辦臨時(shí)展覽活動(dòng)時(shí)，都會(huì)選擇引入一些先進(jìn)的展覽設(shè)備、輔助設(shè)施，或是進(jìn)行個(gè)性化的展廳布置與展廳物件定制。通過(guò)對(duì)這些措施的運(yùn)用，博物館雖然能夠有效提高參觀者在展覽活動(dòng)中的參觀體驗(yàn)，但由于臨時(shí)展覽活動(dòng)的形式十分多樣，在主題不同的情況下對(duì)于設(shè)備、設(shè)施及展廳布置的要求也會(huì)存在明顯差異。因此在展覽活動(dòng)結(jié)束后，很多定制展架、展板或其他設(shè)備都很難再應(yīng)用到其他展覽活動(dòng)中，或是處于使用率較低的限制狀態(tài)，有些甚至在長(zhǎng)期閑置后只能進(jìn)行報(bào)廢處理。這樣一來(lái)，臨時(shí)展覽活動(dòng)中會(huì)出現(xiàn)很多長(zhǎng)期效益較低的不必要支出，而資金使用效率也因此明顯下降。

2 公立博物館加強(qiáng)臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理的有效對(duì)策

2.1 重視預(yù)算編制工作

在預(yù)算管理制度下，公立博物館臨時(shí)展覽活動(dòng)之所以會(huì)出現(xiàn)經(jīng)費(fèi)預(yù)算編制不合理的情況，主要還是由于預(yù)算編制工作任務(wù)較重，而能夠用于預(yù)算編制的時(shí)間則比較短，很多細(xì)致的調(diào)查、分析、規(guī)劃工作都很難有效展開(kāi)。因此對(duì)于公立博物館來(lái)說(shuō)，要想加強(qiáng)臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)管理工作，首先還需對(duì)預(yù)算編制工作引起足夠的重視，從多方面入手為預(yù)算編制提供支持。例如，在前期規(guī)劃階段根據(jù)對(duì)上級(jí)主管部門(mén)立項(xiàng)審批速度的預(yù)估來(lái)適當(dāng)延后展出時(shí)間，以保證立項(xiàng)申請(qǐng)通過(guò)后能夠擁有充足的時(shí)間用于預(yù)算編制。而在制度方面，博物館還需要建立完善的預(yù)算編制制度，將預(yù)算編制工作的流程、要求明確下來(lái)，同時(shí)根據(jù)臨時(shí)展覽活動(dòng)特點(diǎn)及總體安排情況為預(yù)算編制人員提供制度、數(shù)據(jù)信息等方面的有利條件，使預(yù)算編制工作能夠順利、有效地完成，并保證預(yù)算目標(biāo)的合理性②。

2.2 明確預(yù)算變更制度

在臨時(shí)展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)預(yù)算管理中，博物館雖然需要允許預(yù)算變更，以保證預(yù)算管理的靈活性以及經(jīng)費(fèi)管理的合理性，但為保證預(yù)算目標(biāo)的有效執(zhí)行，也同樣需要根據(jù)臨時(shí)展覽活動(dòng)特點(diǎn)及實(shí)際情況來(lái)制定合理的預(yù)算變更制度，將各項(xiàng)預(yù)算變更條件明確下來(lái)。同時(shí)要求財(cái)務(wù)部門(mén)嚴(yán)格按照預(yù)算變更制度來(lái)完成相關(guān)審批工作，如果預(yù)算變更申請(qǐng)未能滿(mǎn)足預(yù)算變更制度中的相關(guān)條件，必須要予以駁回，以免出現(xiàn)隨意變更預(yù)算目標(biāo)的情況。除了科學(xué)、合理地編制預(yù)算外，預(yù)算執(zhí)行和預(yù)算控制也是非常重要的環(huán)節(jié)。從審批流程上來(lái)看，如現(xiàn)有預(yù)算目標(biāo)無(wú)法滿(mǎn)足臨時(shí)展覽活動(dòng)的相關(guān)支出需求，應(yīng)結(jié)合臨時(shí)展覽的各項(xiàng)必要支出來(lái)提出申請(qǐng)，要求變更預(yù)算目標(biāo)，對(duì)于已經(jīng)真實(shí)發(fā)生的支出則要將取得的原始憑證（包括發(fā)票、清單、合同、驗(yàn)收單、審價(jià)報(bào)告、基建工程流轉(zhuǎn)單等）上交，并填報(bào)相關(guān)申請(qǐng)表，由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)在審批權(quán)限內(nèi)審批。部門(mén)審批后還需要送至財(cái)務(wù)處審核，由財(cái)務(wù)處根據(jù)相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行審核，確定申請(qǐng)復(fù)核各項(xiàng)預(yù)算變更條件且原始憑證真實(shí)、合法、有效、完整之后，方可通過(guò)審核，允許其進(jìn)行設(shè)計(jì)變更，反之如變更申請(qǐng)不滿(mǎn)足預(yù)算變更條件或是相關(guān)原始憑證存在問(wèn)題，則無(wú)法通過(guò)審核，需要將變更申請(qǐng)退回經(jīng)辦人并告知其無(wú)法通過(guò)的原因③。

2.3 調(diào)整經(jīng)費(fèi)審批模式

在公立博物館的臨時(shí)展覽活動(dòng)結(jié)束后，由于項(xiàng)目需準(zhǔn)備、上交的付款證明材料非常多，很容易導(dǎo)致審批、支付周期過(guò)長(zhǎng)的問(wèn)題。因此公立博物館需明確展覽活動(dòng)期間各部門(mén)的付款證明材料收集責(zé)任，嚴(yán)格要求各部門(mén)在支出經(jīng)費(fèi)后立即將相關(guān)付款證明材料上交，并由財(cái)務(wù)部門(mén)統(tǒng)一整理后上交給上級(jí)主管部門(mén)，以盡可能縮短支付周期。同時(shí)，由于臨時(shí)展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)審批工作量較大，因此無(wú)論是公立博物館，還是上級(jí)主管部門(mén)，都需要積極開(kāi)展財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，重視對(duì)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)及相關(guān)軟件工具的開(kāi)發(fā)應(yīng)用，并借助信息系統(tǒng)及軟件工具完成對(duì)付款證明材料及相關(guān)數(shù)據(jù)的整合、核算，以盡可能提高經(jīng)費(fèi)審批效率，這同樣能夠有效縮短經(jīng)費(fèi)支付周期。

2.4 強(qiáng)化設(shè)備維護(hù)管理

對(duì)于公立博物館來(lái)說(shuō)，臨時(shí)展覽活動(dòng)中所使用的各類(lèi)設(shè)備、設(shè)施基本都屬于國(guó)有資產(chǎn)，即便是租借的相關(guān)設(shè)備也直接關(guān)系著國(guó)家利益，因此進(jìn)行臨時(shí)展覽活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理時(shí)必須要對(duì)各類(lèi)設(shè)備、設(shè)施予以密切關(guān)注，同時(shí)做好設(shè)備、設(shè)施的維護(hù)管理工作，以保證設(shè)備、設(shè)施在臨時(shí)展覽活動(dòng)期間的完好，以免因設(shè)備損壞、故障、丟失而影響展覽活動(dòng)進(jìn)行，使國(guó)家利益受到損失。從具體措施上來(lái)看，公立博物館首先應(yīng)嚴(yán)格按照國(guó)家制度規(guī)定來(lái)落實(shí)固定資產(chǎn)管理工作，對(duì)臨時(shí)展覽活動(dòng)中使用的設(shè)備設(shè)施進(jìn)行登記備案，如為新購(gòu)置設(shè)備或租借設(shè)備還要做出特殊備注，以明確設(shè)備權(quán)屬。其次，則是要建立完善的設(shè)備、設(shè)施維護(hù)管理制度，將各類(lèi)設(shè)備、設(shè)施的使用要求、操作方法以及維護(hù)保養(yǎng)規(guī)范明確下來(lái)，為相關(guān)維護(hù)管理工作提供明確指導(dǎo)，以有效降低設(shè)備、設(shè)施的故障率與損壞率①。最后，還要將設(shè)備、設(shè)施管理責(zé)任及適用權(quán)限明確落實(shí)到位，一旦發(fā)現(xiàn)有設(shè)備、設(shè)施在展覽活動(dòng)中出現(xiàn)損壞、丟失或是設(shè)備、設(shè)施出現(xiàn)故障后未能及時(shí)上報(bào)處理，則應(yīng)立即追究相關(guān)使用權(quán)限人與管理責(zé)任人的責(zé)任，使其能夠認(rèn)真完成各項(xiàng)設(shè)備、設(shè)施維護(hù)管理工作任務(wù)。

2.5 加強(qiáng)經(jīng)費(fèi)支出管理

公立博物館的經(jīng)費(fèi)支出源于政府財(cái)政撥款，無(wú)論臨時(shí)展覽活動(dòng)中的經(jīng)費(fèi)支出是否合理，對(duì)策劃、采購(gòu)等工作人員的影響都比較小。在這樣的情況下，臨時(shí)展覽活動(dòng)工作人員的經(jīng)費(fèi)控制意識(shí)往往都比較薄弱，無(wú)論是對(duì)各類(lèi)設(shè)施、設(shè)備的采購(gòu)，還是前期的展覽活動(dòng)策劃，都很少會(huì)考慮到經(jīng)費(fèi)支出的“性?xún)r(jià)比”問(wèn)題。因此，要想加強(qiáng)臨時(shí)展覽活動(dòng)的經(jīng)費(fèi)管理工作，公立博物館同樣還需從經(jīng)費(fèi)支出管理入手，加強(qiáng)對(duì)臨時(shí)展覽活動(dòng)期間各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的監(jiān)管，在嚴(yán)格按規(guī)定報(bào)銷(xiāo)各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出的基礎(chǔ)上，還要以定期檢查、隨機(jī)抽查等方式對(duì)經(jīng)費(fèi)支出情況進(jìn)行核實(shí)，查看各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出是否真實(shí)存在、支出金額是否合理②。同時(shí)，由于臨時(shí)展覽項(xiàng)目的經(jīng)費(fèi)支出較為復(fù)雜，因此為避免出現(xiàn)臨時(shí)展覽費(fèi)用與其他專(zhuān)項(xiàng)資金交叉列支等情況，公立博物館還要嚴(yán)格遵守資金管理辦法的相關(guān)規(guī)定，堅(jiān)持單獨(dú)建賬、獨(dú)立核算、專(zhuān)款專(zhuān)用，確保臨時(shí)展覽經(jīng)費(fèi)安全、高效、合理地使用。另外，臨時(shí)展覽活動(dòng)中的很多經(jīng)費(fèi)支出雖然具有一定必要性，但在規(guī)劃設(shè)計(jì)階段要充分考慮到資金使用效益問(wèn)題，盡可能提高各項(xiàng)經(jīng)費(fèi)支出所帶來(lái)的長(zhǎng)期受益。例如，在展廳布置方面應(yīng)根據(jù)臨時(shí)展覽的展廳結(jié)構(gòu)布局、面積等進(jìn)行合理規(guī)劃，選擇一些符合展廳結(jié)構(gòu)特點(diǎn)且能夠重復(fù)使用的展柜、展架、展托，或是定制能夠自由拼裝的模塊化設(shè)施（如展柜、展板等），這樣既可以滿(mǎn)足展覽的個(gè)性化需求，同時(shí)也能夠適應(yīng)臨時(shí)展覽的流動(dòng)性特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)在不同臨時(shí)展覽活動(dòng)中的重復(fù)使用，進(jìn)而有效提高臨時(shí)展覽項(xiàng)目的資金使用效率③。

3 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，臨時(shí)展覽活動(dòng)雖然能夠有效擴(kuò)大公立博物館的知名度與影響力，吸引更多群眾參觀館藏文物，但在經(jīng)費(fèi)管理方面卻存在著資金使用效率低、經(jīng)費(fèi)支付時(shí)間長(zhǎng)等一系列問(wèn)題。對(duì)此公立博物館必須要引起足夠的重視，同時(shí)在經(jīng)費(fèi)使用管理、經(jīng)費(fèi)審批等方面采取合適的應(yīng)對(duì)策略，這樣才能夠保證臨時(shí)展覽活動(dòng)經(jīng)費(fèi)管理的有效性。