潘君

關(guān)鍵詞：高校校友;檔案;檔案管理

一、引言

高校校友擁有的關(guān)系、人才、產(chǎn)業(yè)和信息等資源能夠源源不斷地支持母校的發(fā)展，因此，許多高校都非常重視校友資源的利用和開(kāi)發(fā)[1]。高校校友檔案作為見(jiàn)證母校與校友情誼的文件載體，完善重視其工作建設(shè)不僅能夠更大發(fā)揮校友資源的作用，還能豐富高校校園文化[2]?，F(xiàn)在，對(duì)于高校校友的檔案收集管理并沒(méi)有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的體系，檔案館雖然資源多種多樣，但其構(gòu)成極不均勻，大多都是宏觀、綜合性的行政類檔案，典型而具體的微觀材料較為少見(jiàn)。因此，探索高校校友檔案的形成與管理具有非常重大的意義。

高校校友檔案承載著校友育人模式，貫徹好校友檔案制度，既充分利用學(xué)校資源，又是推行德育教育的創(chuàng)新舉措[3]。高校校友檔案要充分發(fā)揮其文化價(jià)值和社會(huì)價(jià)值，就要展現(xiàn)多方面的功能，努力提升檔案的利用率[4]。要想做好高校校友檔案的建設(shè)工作，開(kāi)發(fā)利用其潛在價(jià)值，不僅要認(rèn)識(shí)到此工作的意義所在，還要加強(qiáng)高校建立校友檔案的意識(shí)、提高人員專業(yè)程度和資金投入[5]。建立校友檔案，除了借鑒其他高?；蚱髽I(yè)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，還要考慮現(xiàn)代化的輔助手段，比如校友檔案服務(wù)平臺(tái)，就是集合數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)、觸屏查詢系統(tǒng)、多媒體宣傳等于一體的創(chuàng)新舉措[6]。但是，由于高校校友檔案管理制度并不成熟，在投入、歸檔、執(zhí)行和利用等方面還存在著較多問(wèn)題[7]。校友檔案管理工作嚴(yán)重滯后于校友工作的進(jìn)度，也是高校校友檔案管理落后的一方面體現(xiàn)[8]。因此，從形成與管理的角度來(lái)研究高校的校友檔案，對(duì)于進(jìn)一步完善高校校友檔案的工作制度具有重要的借鑒意義。

二、高校校友檔案的形成

（一） 高校校友檔案的形成部門(mén)

1、教務(wù)系統(tǒng)。教務(wù)系統(tǒng)是高校的重要部門(mén)，專門(mén)負(fù)責(zé)與教學(xué)相關(guān)的事務(wù)。因此，由教務(wù)系統(tǒng)所產(chǎn)生的學(xué)籍檔案是校友檔案的主要組成部分，它包含了各個(gè)校友在校時(shí)期的具體學(xué)習(xí)狀況。

2、學(xué)工系統(tǒng)。學(xué)工系統(tǒng)的主要職責(zé)是對(duì)全體學(xué)生進(jìn)行思想道德教育和日常生活學(xué)習(xí)的管理，全面了解高校學(xué)生在思想、學(xué)習(xí)、生活上的具體情況。在學(xué)工系統(tǒng)運(yùn)作中所產(chǎn)生的學(xué)生檔案，大多是與學(xué)生日常學(xué)習(xí)、生活及思想相關(guān)聯(lián)的。

3、學(xué)校社團(tuán)。高校社團(tuán)是學(xué)生大學(xué)生活的重要體現(xiàn)，對(duì)校園運(yùn)作有著不可忽視的作用。五花八門(mén)的社團(tuán)活動(dòng)會(huì)隨之產(chǎn)生許多與之相關(guān)的文檔，記錄著高校學(xué)生的課余生活狀況。

4、班級(jí)內(nèi)部。班級(jí)是大學(xué)里最重要也是活動(dòng)參與度最高的集體單位，每個(gè)學(xué)生的表現(xiàn)情況一般都收錄在班級(jí)檔案之中，每個(gè)班級(jí)檔案的收納保管、移交等工作由各班班委負(fù)責(zé)。等到畢業(yè)，班委還會(huì)作為各班的校友聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)畢業(yè)后聯(lián)系校友，記錄和上傳校友活動(dòng)等。

5、校友會(huì)。校友會(huì)能幫助聯(lián)絡(luò)世界各地的校友，可以調(diào)度校友的資源，將各個(gè)校友的力量凝聚起來(lái)，加強(qiáng)對(duì)于在校學(xué)生的培養(yǎng)。這個(gè)部門(mén)的主要職責(zé)是與學(xué)工部門(mén)、檔案處、班委會(huì)成員等一起組織一些校友檔案的收集整理和評(píng)價(jià)等活動(dòng)。

（二） 高校校友檔案的形成過(guò)程

作為高校檔案的主要組成部分，校友檔案客觀地記錄了學(xué)生讀書(shū)時(shí)期的學(xué)習(xí)、生活和各類實(shí)踐活動(dòng)[9]。在形成高校校友檔案的過(guò)程中，通常需要多個(gè)部門(mén)進(jìn)行合作，最后將產(chǎn)生的文件移交給檔案部門(mén)。

（三） 高校校友檔案的形成要求

1、主動(dòng)生成。高校檔案應(yīng)在學(xué)生學(xué)習(xí)、生活等各類活動(dòng)中自然產(chǎn)生，它們應(yīng)表現(xiàn)出主動(dòng)性，即要有意識(shí)地在不同的實(shí)踐活動(dòng)中留存下來(lái)，并早日將其轉(zhuǎn)變成檔案。

2、系統(tǒng)完整。高校校友檔案需要保持系統(tǒng)完整，但由于檔案館的存儲(chǔ)容量有限，且需要保留有價(jià)值的文件，所以這種完整性是相對(duì)的。為了系統(tǒng)的完整性，不僅需要收集學(xué)籍類的檔案，還要采集有關(guān)教師和學(xué)生的科研成果，除此之外，有關(guān)校友和老師之間的互動(dòng)等材料也是校友檔案不可缺少的一部分。

（四） 高校校友檔案的形成特征

校友檔案的產(chǎn)生是學(xué)生參加各種實(shí)踐活動(dòng)的自然結(jié)果，因此，校友檔案的形成存在著規(guī)律[10]。校友檔案的形成是由其歷史、研究以及記憶價(jià)值所引導(dǎo)的，具體來(lái)說(shuō)，高校校友檔案是學(xué)生在日常學(xué)習(xí)及生活中形成的，有些是由校友自身所產(chǎn)生的，有些則是由各個(gè)部門(mén)機(jī)構(gòu)聯(lián)合或獨(dú)立生成的。高校校友檔案形成了具有主體多元性、狀態(tài)系統(tǒng)性、載體多樣性以及過(guò)程動(dòng)態(tài)性等特征[11]。在進(jìn)行檔案保管時(shí)，不僅要使高校中的校友檔案與其他檔案相互聯(lián)系，又要使校友檔案保持自身的相對(duì)完整性。

三、高校檔案館校友檔案管理方法

高校校友的檔案由不同部門(mén)、班級(jí)和個(gè)人形成，盡管現(xiàn)在已經(jīng)有不少高校形成了校院兩級(jí)的管理模式，但在實(shí)踐中，常常會(huì)出現(xiàn)校級(jí)緊、院級(jí)松的狀況，為此，應(yīng)重視高校校友檔案二級(jí)管理體系的完善。首先，要建設(shè)健全二級(jí)管理模式的網(wǎng)絡(luò)體系，校級(jí)的檔案機(jī)構(gòu)由校級(jí)領(lǐng)導(dǎo)直接管理，其他各個(gè)部門(mén)也都設(shè)置檔案管理職位。同時(shí)，建設(shè)雙向流動(dòng)體系，不同職能部門(mén)要積極配合校級(jí)的檔案機(jī)構(gòu)，校級(jí)檔案機(jī)構(gòu)也要關(guān)注各部門(mén)的檔案歸檔狀況。其次，改善當(dāng)前檔案員工的管理體系，做好對(duì)檔案人員的領(lǐng)導(dǎo)和管理，加強(qiáng)績(jī)效考核強(qiáng)度，把檔案工作的完成狀況作為考核指標(biāo)之一，增強(qiáng)員工的檔案整理積極性。

（一） 增強(qiáng)高校檔案館校友檔案的實(shí)體管理

目前，高校檔案管理具有兩項(xiàng)基本職能，一是行政管理職能，即管理高校檔案工作;二是檔案業(yè)務(wù)職能，對(duì)高校檔案實(shí)行存放和利用。但實(shí)際情況是校友檔案在檔案整體規(guī)劃、檔案實(shí)體信息整合等方面沒(méi)有得到應(yīng)有的重視，而高校檔案館應(yīng)根據(jù)本校發(fā)展?fàn)顩r及特色，開(kāi)展針對(duì)性的實(shí)體檔案管理工作，更要將具有收集價(jià)值的校友檔案進(jìn)行分類。全面完善檔案結(jié)構(gòu)，將校友及高校的歷史記憶更加完整全面地保存下來(lái)。在形成具有本校特色的校友文件后，高校檔案館應(yīng)主動(dòng)接受相關(guān)校友檔案管理權(quán)，并做好校友檔案的實(shí)體管理和信息開(kāi)發(fā)利用工作，通過(guò)收取、鑒證、整合及編研，充分發(fā)揮校友檔案的記憶和使用價(jià)值[12]。

高校檔案館應(yīng)作為校友檔案形成與發(fā)展過(guò)程中發(fā)揮管理控制作用的核心力量，通過(guò)主持修訂完善相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，進(jìn)行檢查和指導(dǎo);同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)館內(nèi)人員和二級(jí)檔案職能部門(mén)人員的管理培訓(xùn)，使各位工作人員更深刻地了解校友檔案形成的內(nèi)涵、重要性及內(nèi)在要求，使校友檔案更具前瞻性和科學(xué)性。一是要進(jìn)行校友檔案管理職責(zé)劃分。從各學(xué)院、班級(jí)、輔導(dǎo)員、團(tuán)學(xué)組織、機(jī)關(guān)單位等不同主體出發(fā)，將校友檔案規(guī)定分類制定，使各單位明確職責(zé)，檔案館等主管部門(mén)督促執(zhí)行。二是要明確歸檔范圍，掌握歸檔方法。高校作為人口流動(dòng)最大的場(chǎng)所之一，每年都會(huì)接受數(shù)量龐大的新生，且學(xué)生檔案形成數(shù)量不同，要掌握合理的檔案收集方法，就要有明確的收集目標(biāo)，比如，以校友所在的班級(jí)為最小單位進(jìn)行統(tǒng)一收集，不但可以留存?zhèn)€人的信息記錄且能完善集體記憶。除此之外，還可以統(tǒng)計(jì)到校友在校期間參加各類社團(tuán)及其他職能部門(mén)所安排的活動(dòng)，因此，除以班級(jí)為單位的校友檔案外，還需接收社團(tuán)檔案等，明確校友檔案接收范圍。同時(shí)通過(guò)制定《校友檔案管理辦法》，對(duì)校友檔案的管理涉及到的一系列工作做出具體的規(guī)定和要求，并納入相關(guān)部門(mén)和人員的職責(zé)范圍，使用正確的歸檔方法。

（二） 推進(jìn)校友檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)

通過(guò)數(shù)據(jù)媒體平臺(tái)搭建起現(xiàn)代化的校友資源交流和校友信息交互系統(tǒng)，建立高校校友數(shù)字化平臺(tái)，是除了實(shí)體檔案存放和利用之外，收集、管理高校校友檔案的重要途徑和方式。數(shù)字化檔案管理平臺(tái)可以確保網(wǎng)站建設(shè)當(dāng)中信息資源的時(shí)效性以及準(zhǔn)確性，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行實(shí)時(shí)更新，幫助校友隨時(shí)隨地通過(guò)網(wǎng)站了解到高校發(fā)展?fàn)顩r以及其他校友情況，高校檔案管理部門(mén)和相關(guān)校友會(huì)可以通過(guò)建立集成化、現(xiàn)代化的校友檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)，促進(jìn)校友之間更加親密的交流，加強(qiáng)高校與校友之間的聯(lián)系與合作。

高校檔案信息化系統(tǒng)是校友檔案數(shù)字化平臺(tái)建設(shè)的重要依托。第一，要先行完整收集、保存紙質(zhì)校友檔案，輸出為相應(yīng)電子檔案，確保校友檔案數(shù)字化。第二，要逐步建立可實(shí)現(xiàn)校友檔案信息的校友檔案系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)信息平臺(tái)，確保校友檔案管理的信息化。第三，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)校友檔案各方面工作的集成化，提高工作效率。

結(jié)束語(yǔ)

校友檔案是高校檔案館資源的重要組成部分，是獨(dú)屬于本校的寶貴財(cái)富，更可以為編撰校史提供資料支撐。目前，各高校已逐步意識(shí)到校友檔案建設(shè)的重要意義和必要性，卻缺乏一個(gè)系統(tǒng)科學(xué)的歸檔和管理方式。要通過(guò)實(shí)體檔案管理的建設(shè)、數(shù)字化檔案平臺(tái)的建設(shè)多角度推進(jìn)校友檔案的管理，從而推進(jìn)校友檔案信息最終的開(kāi)發(fā)利用，為高校發(fā)展打下人才基礎(chǔ)。