柴光林

鄭州財稅金融職業(yè)學院商貿(mào)系 河南 鄭州 450048

引言

在百度中搜索“數(shù)據(jù)透視表”，找到相關結果約為2350萬個，在百度知道中搜索“數(shù)據(jù)透視表”，找到約271萬條結果。兩個數(shù)據(jù)充分說明，數(shù)據(jù)透視表在數(shù)據(jù)處理中存在著廣泛的應用，且知道自己數(shù)據(jù)透視表不過關正在努力提高中的人也很多。從知網(wǎng)中搜索篇名中含有數(shù)據(jù)透視表的中文文章有121篇，第一篇是袁天歌于1998年4月發(fā)表的“數(shù)據(jù)透視表是表嗎?——EXCEL出神入化的數(shù)據(jù)處理技巧”，最近一篇是駱國城于2020年4月發(fā)表的“數(shù)據(jù)透視表在財務數(shù)據(jù)分析中運用的操作方法解析”，每年都有相關的研究文章發(fā)表。從篇名角度來看，有43%的研究集中在學校和醫(yī)院領域，如此集中與其現(xiàn)實的廣泛運用之間存在著不匹配。從內(nèi)容分析，100%集中在實踐運用，沒有一篇談到支持數(shù)據(jù)透視表運用的相關理論。任何時候，理論和實踐是相輔相成的，缺一不可，科學的理論對實踐具有積極的指導作用，研究數(shù)據(jù)透視表背后的理論，對提升數(shù)據(jù)透視表在數(shù)據(jù)處理領域的運用具有廣泛的意義。

1 數(shù)據(jù)透視表

Excel數(shù)據(jù)透視表能夠?qū)?shù)據(jù)排序、篩選、分類、匯總等操作功能融為一體，通過對基礎表的行、列字段的選擇，快速制作出不同形式的統(tǒng)計表，同時雙擊各個匯總數(shù)據(jù)，還能夠生成一個新的工作表，顯示匯總該數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)源。數(shù)據(jù)透視表以其操作方便靈活和匯總數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)源之間的交互優(yōu)勢得到廣大數(shù)據(jù)操作者的喜愛。

數(shù)據(jù)透視表不僅功能強大，而且操作簡單，共分為三步：第一步，插入數(shù)據(jù)透視表；第二步，調(diào)整字段布局，將字段拖拽到相應的位置；第三步，設置值的顯示方式，用右鍵調(diào)整值的顯示方式。數(shù)據(jù)透視表不需要具備任何的函數(shù)和代碼知識。從來沒有接觸過EXCEL的人員也能夠快速掌握，普及該功能對提升企業(yè)整體數(shù)據(jù)分析水平具有重要意義[1]。

2 統(tǒng)計整理理論

統(tǒng)計整理由分組、匯總和數(shù)據(jù)顯示三步驟組成，統(tǒng)計表是數(shù)據(jù)顯示的形式之一，它是通過兩步來制作的。

第一步，分組。分組由選擇分組標志和確定分組方式組成。分組標志只有一個時，稱作簡單分組，分組標志超過一個時，稱作復合分組。有分組標志就有對應的分組結果，分組結果中的每一個值被稱作組標志值，當每組的組標志值只有一個值時，稱為單項式分組，當每組的組標志值以區(qū)間形式表示時，稱為組距式分組。日期型和數(shù)字型字段是數(shù)量標志，既可進行單項式分組，也可進行組距式分組，文本型數(shù)據(jù)是品質(zhì)標志，只能進行單項式分組。分組標志一般為1至3個，過多的分組標志意義不大。

第二步，匯總。匯總由選擇匯總字段和確定匯總方式組成。選擇的是數(shù)量標志，匯總方式可以是總量指標中的求和、計數(shù)等，也可以是平均指標和相對指標；選擇的是品質(zhì)標志，匯總方式只可以是總量指標中的計數(shù)[2]。

3 統(tǒng)計整理理論與數(shù)據(jù)透視表實踐的結合

學校和醫(yī)院等事業(yè)單位固然需要進行數(shù)據(jù)處理，而企業(yè)單位才是數(shù)據(jù)處理的主力軍，進銷存數(shù)據(jù)涉及采購、銷售、倉儲、財務等多個部門，是企業(yè)數(shù)據(jù)處理的主要領域。進銷存模塊中有大量的采購分析、銷售分析和庫存分析中間表，它們是由采購明細表、銷售明細表和庫存明細表等三個基礎表演繹而來的。這三個基礎表在統(tǒng)計整理理論的支撐下，在EXCEL中利用數(shù)據(jù)透視表同樣可以演繹出大量的中間表，以銷售明細表為例來進行演繹。

銷售明細表主要由銷售日期、業(yè)務員、客戶名稱、商品名稱、規(guī)格、單位、數(shù)量、單價、金額等字段組成。

3.1 分析字段類型

銷售日期、數(shù)量、單價、金額等是數(shù)字型，這些字段是數(shù)量標志，業(yè)務員、客戶名稱、商品名稱、規(guī)格、單位等是文本型，這些字段是品質(zhì)標志。

3.2 選擇分組標志和確定分組方式

3.2.1 選擇一個分組標志的簡單分組。數(shù)量標志可以進行單項式分組，也可進行組距式分組，品質(zhì)標志只能進行單項式分組。例如，日期是數(shù)量標志，進行單項式分組，可得到每個日期，進行組距式分組，可得到每月、每季、每年等；客戶名稱是品質(zhì)標志，只能進行單項式分組，得到每個客戶。

3.2.2 選擇兩個或兩個以上分組標志復合分組。在復合分組中，可以全部是單項式分組，或組距式分組，也可以是單項式分組與組距式分組的組合，例如，每天每個客戶，每天每個業(yè)務員，每天每個商品；每月每個客戶、每月每個業(yè)務員，每月每個商品等。

基本的統(tǒng)計表是由列標題、行標題、匯總項三部分組成，列標題與行標題中的每個值是選擇某個分組標志所對應的組標志值。將分組標志對應的字段拖到列框中，組標志值就形成了列標題，將分組標志對應的字段拖到行框中，組標志值就形成了行標題。默認的組標志值都是單項式。在數(shù)據(jù)透視表中，將分組稱作組，在單項式分組的組標志值的任意值上單擊右鍵，在右鍵菜單中單擊組，彈出組窗口，確定起始值、終止值和步長，單項式就變成了組距式。

3.3 選擇匯總字段和確定匯總方式

在數(shù)據(jù)透視表中，將匯總字段拖到匯總框中，默認的是總量指標，數(shù)量標志默認的是求和，品質(zhì)標志默認的是計數(shù)。平均指標需要進行匯總方式的選擇。相對指標一般是由兩個有聯(lián)系的總量指標相對比而計算出來的，它們是總量指標的派生指標，是通過總量指標計算來的。累計求和、累計計數(shù)等總量指標的累計指標也是總量指標計算來的。手工計算比較麻煩，在數(shù)據(jù)透視表中很簡單，就是值的顯示方式不同。在數(shù)據(jù)透視表中，只需先將匯總字段拖到匯總框中生成總量指標，然后在生成的總量指標的任意值上單擊右鍵，在右鍵菜單中選擇值的顯示方式，數(shù)據(jù)透視表會根據(jù)值的顯示方式來進行計算，從而獲得數(shù)據(jù)分析人員需要的相關指標數(shù)據(jù)。值的顯示方式中有很多種，總計的百分比、列匯總的百分比、行匯總的百分比等三個是計算結構相對指標，百分比、差異百分比是計算比例相對指標，差異是計算總量指標中的增長量，按某一字段匯總是計算總量指標中的累計指標，按某一字段匯總的百分比是計算結構相對指標中的累計指標。

3.4 排列組合的結果

在銷售分析中，規(guī)格、單位作為分組標志意義不大，作為匯總字段最有意義的是金額。銷售明細基礎表對應的中間表很多，本處僅以匯總金額字段為例進行排列組合。

3.4.1 簡單分組+總量指標。以數(shù)量標志日期為分組標志，得到每天的銷售額、每月的銷售額、每季度的銷售額、每年的銷售額等；以品質(zhì)標志業(yè)務員、客戶名稱、商品名稱為分組標志，得到每個業(yè)務員的銷售額、每個客戶的銷售額、每個商品的銷售額。

3.4.2 復合分組+總量指標。用日期與業(yè)務員、客戶名稱、商品名稱中的任意一個進行組合分組，得到每天每個業(yè)務員的銷售額、每天每個客戶的銷售額、每天每個商品的銷售額；每月每個業(yè)務員的銷售額、每月每個客戶的銷售額、每月每個商品的銷售額；每季每個業(yè)務員的銷售額、每季每個客戶的銷售額、每季每個商品的銷售額；每年每個業(yè)務員的銷售額、每年每個客戶的銷售額、每年每個商品的銷售額。用業(yè)務員、客戶名稱、商品名稱中的任意兩個進行組合分組，得到每個業(yè)務員每個客戶的銷售額，每個業(yè)務員每個商品的銷售額，每個客戶每個商品的銷售額。

還可以選擇三個或三個以上分組標志進行組合分組，只要分組標志選擇有存在的意義均可。行標題、列標題和篩選器是放置分組標志的三個基本位置，切片器是另外一種形式的篩選器，可以根據(jù)需要放置任意個，日程表也是另外一種形式的篩選器，它只能放置日期標志。

3.4.3 其他排列組合。其他排列組合主要有：①簡單分組+總量指標的累計指標；②簡單分組+相對指標；③簡單分組+相對指標的累計指標等。表1就是其他排列組合中常見的形式之一。

表1 業(yè)務員銷售分析

表1前兩列是簡單分組+總量指標制作的統(tǒng)計表，累計銷售額是總量指標的累計指標，比重、累計比重是相對指標中的結構相對指標和結構相對指標的累計指標。累計銷售額、比重、累計比重等可以通過值的顯示方式中的按某一字段匯總、列匯總的百分比、按某一字段匯總的百分比進行快速的演變。表1就是數(shù)據(jù)分析中常做的20/80分析中的業(yè)務員銷售金額20/80分析。根據(jù)銷售明細表，還可以制作客戶銷售金額的20/80分析、商品銷售金額的20/80分析。20/80分析非常有價值，當公司的業(yè)務員銷售金額不符合20/80時，說明公司沒有出類拔萃的業(yè)務員或業(yè)務人員數(shù)量較少，公司沒有排頭兵，不利于公司選拔優(yōu)秀的人才成為管理人員，公司業(yè)務人員較少，不利于市場的拓展。當公司的客戶銷售金額不符合20/80時，說明公司沒有優(yōu)秀的客戶或公司客戶數(shù)量較少，公司開展促銷活動離不開優(yōu)秀客戶的支持，沒有優(yōu)秀客戶，不利于公司開展各項促銷活動，公司客戶數(shù)量較少，不利于銷售額的提升。當公司的商品銷售金額不符合20/80時，說明公司沒有拳頭產(chǎn)品或產(chǎn)品數(shù)量較少，沒有拳頭產(chǎn)品不利于公司的長遠發(fā)展，公司產(chǎn)品數(shù)量較少，同樣可以反映出很多問題。20/80分析非常重要，是每個經(jīng)營管理人員必須要做的數(shù)據(jù)分析，在統(tǒng)計理論支撐下，使用數(shù)據(jù)透視表，能夠非常輕松地開展20/80分析。

其他的排列組合還有很多，一個銷售明細表，有了統(tǒng)計整理理論，數(shù)據(jù)分析人員胸中就會有這么多表，有了數(shù)據(jù)透視表，數(shù)據(jù)分析人員就能輕松將這些表進行呈現(xiàn)。進銷存模塊中有3個表，銷售明細表、采購明細表、庫存明細表，3個表在統(tǒng)計整理理論支撐下，數(shù)據(jù)分析人員胸中會有更多的表。只有胸中有表，數(shù)據(jù)分析人員才會使用數(shù)據(jù)透視表進行呈現(xiàn)。這充分說明，有了統(tǒng)計整理理論作支撐，數(shù)據(jù)透視表工具才會被發(fā)揮得淋漓盡致。最為關鍵的是，數(shù)據(jù)透視表的拖拽很簡單，不具備任何EXCEL操作經(jīng)驗的人都能快速掌握。普及統(tǒng)計整理理論和數(shù)據(jù)透視表，定能提升所有企業(yè)的整體數(shù)據(jù)分析水平。

4 結束語

當數(shù)據(jù)分析人員具備了一定的統(tǒng)計整理理論知識，看到一個基礎表，就能夠利用分組和匯總演繹出大量的中間表，從而做到了胸中有表。胸中有表是圖表制作的前提，胸中有表后，使用數(shù)據(jù)透視表，經(jīng)過簡單的拖拽和值的轉(zhuǎn)換，就能制作出各種統(tǒng)計表。進銷存數(shù)據(jù)只是企業(yè)數(shù)據(jù)中的冰山一角，數(shù)據(jù)分析人員利用統(tǒng)計整理理論作支撐，利用數(shù)據(jù)透視表工具能夠制作出大量的銷售分析、采購分析和庫存分析等統(tǒng)計表，充分見證了數(shù)據(jù)透視表在統(tǒng)計整理理論支撐下的強大。相信有了統(tǒng)計整理理論作支撐，數(shù)據(jù)分析人員定能夠?qū)?shù)據(jù)透視表發(fā)揮得淋漓盡致，定能夠快速提升企業(yè)的整體數(shù)據(jù)分析水平。