劉娣娣

隨著我國經濟發(fā)展和科學技術的進步，各行各業(yè)都面臨著新的市場競爭和社會形勢。對于醫(yī)院來說，隨著人們生活水平的提高，人們越來越重視醫(yī)療健康問題，受益于國家在醫(yī)療衛(wèi)生領域進行的改革，越來越多的人走進醫(yī)院進行疾病的診治，過去得了大病沒錢診治在家等死的情況得到了明顯改善。但是這同時給醫(yī)院的管理帶來了挑戰(zhàn)，尤其是對醫(yī)院檔案管理工作來說。在當前階段，醫(yī)院檔案管理不僅包括人事檔案，還包括病例檔案、財務檔案、行政檔案等各種檔案，如果按照原有的檔案管理模式，醫(yī)院管理工作早已不堪重負。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理工作中一項非常重要的任務，其他大部分業(yè)務的開展都與檔案管理工作密切相關，醫(yī)院檔案管理工作的效率和質量直接影響到醫(yī)院其他業(yè)務的開展。在原有的醫(yī)院檔案管理管理工作中，對于紙質檔案的管理工作是一件非常繁瑣的事情，紙質檔案的整理、保存、調閱、管理等占用了醫(yī)院大量的人力物力，而且工作效率低下。受益于科學技術的進步，電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應用為醫(yī)院檔案管理工作減輕了負擔，極大地提高了檔案管理工作的效率和質量。在當前社會環(huán)境下，電子檔案系統(tǒng)的應用已經成為社會發(fā)展的趨勢，醫(yī)院應該積極引用這種新技術，并在不斷實踐過程中解決所遇到的問題，促進電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與普及應用。

一、醫(yī)院檔案管理中電子檔案系統(tǒng)應用的內涵

隨著我國社會經濟的發(fā)展和科學技術的進步，信息技術已經被廣泛應用于社會生活的各個方面，并為人們生產生活提供了巨大的便利條件。其中信息技術在醫(yī)院檔案管理中的應用就是檔案數(shù)字化和電子檔案系統(tǒng)。電子檔案系統(tǒng)相對于傳統(tǒng)檔案管理來說有巨大的優(yōu)勢，具體表現(xiàn)為：一是實現(xiàn)了檔案管理“無紙化”辦公，電子檔案系統(tǒng)不存在像紙質檔案不易存儲、管理困難、占地空間大等缺點，卻便于存儲檔案資料;二是實現(xiàn)了便捷的辦公方式，對于檔案的管理工作都可以在網絡設備上完成，檔案管理、保存等更加便捷，檔案查閱不需要跑到現(xiàn)場借閱資料而是隨時隨地通過網絡設備就可以完成，極大地提高了檔案管理工作的效率和質量。在可以預見的未來，電子檔案系統(tǒng)的應用會更加普及，為人們的就醫(yī)以及醫(yī)院的管理等提供更加便利的服務。

二、醫(yī)院檔案管理存在的問題

1.檔案存儲難度大。在醫(yī)院的檔案中，一般情況下，行政檔案、人事檔案、財務檔案等都是紙質檔案，醫(yī)療檔案種類比較多，包括醫(yī)療影像、膠片、磁帶以及病歷等。這些檔案的存儲一般都是放置于檔案資料庫，受限于各醫(yī)院的資源條件等，檔案資料庫的質量差異很大。有的醫(yī)院體量比較小，可分配資源少，檔案資料庫安置在條件不好的房間內，紙質檔案以及磁片、影像、膠片等檔案受潮濕、灰塵等因素的影響，很容易發(fā)生霉變、腐蝕和受潮等情況，對檔案的存儲十分不利。檔案長期處于這種環(huán)境下，受損的概率增大，對醫(yī)院的檔案管理工作增加了很多困難。

2.檔案的查詢和管理難度大。當前環(huán)境下，很多醫(yī)院都在進行檔案數(shù)據(jù)化的工作，但是在實際應用過程中，受限于技術水平和資金投入，仍然有很多醫(yī)院在使用人工管理檔案的方式。人工管理醫(yī)院檔案工作效率低，進行檔案查詢時要根據(jù)檔案號找到具體的檔案存放貨架，然后再根據(jù)排列順序仔細尋找，借閱完成后，再根據(jù)同樣的路徑進行放回處理。這種方式效率低下，在借閱任務比較少的情況下，可以快速完成，但是當借閱任務比較多的情況下，就需要排隊等候，極大地拖延了任務完成的時間，減低工作效率。除此之外，在檔案管理過程中，檔案入庫需要根據(jù)檔案的種類進行分類，還要根據(jù)檔案的保密級別、入庫年份等編寫案卷號，然后進行檔案搬運、入庫、擺放等一系列檔案管理活動，程序繁瑣，并且容易產生錯誤，一旦某一個檔案的案卷號編寫錯誤，后續(xù)的案卷都需要進行修改，浪費大量的人力物力。檔案信息的更新也是一個應該注意的問題。

3.檔案利用率低。當前醫(yī)院檔案大部分是以紙質檔案形式存在，在醫(yī)院檔案整理入庫后，一般情況下，如沒有必要使用的情況，這些檔案都無人查閱。在當前形勢下，醫(yī)院提倡深入挖掘醫(yī)療檔案等存在的價值，提高醫(yī)院檔案的利用率。醫(yī)院檔案在醫(yī)療研究、教育培訓、文化宣傳等各個領域都有應用的意義，對醫(yī)院文化建設和精神文明建設等有推動作用。但是在實際醫(yī)院日?；顒又?，對檔案的應用停留在進行參考的表面層次，并沒有進一步的深入挖掘，檔案利用率低，醫(yī)院檔案沒有發(fā)揮應有的價值。

三、電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用

電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理中的應用實現(xiàn)了檔案管理的數(shù)字化，大大減少了醫(yī)院在檔案管理中的人力資源成本投入，減少了人力管理過程中出現(xiàn)的錯誤，提高了檔案管理的質量。在檔案查閱等方面，查閱人員不需要到檔案存儲室進行借閱，而是通過網絡設備隨時隨地都能夠查閱相關資料，減少了借閱與歸還兩個環(huán)節(jié)，提高了檔案查閱的效率。電子檔案系統(tǒng)的應用為醫(yī)院檔案管理工作帶來了極大地便利。

1.電子檔案系統(tǒng)的應用提高了檔案管理人員的素質。傳統(tǒng)的檔案管理需要專業(yè)的管理人員進行管理，而電子檔案系統(tǒng)的應用，對檔案管理人員的素質提出了更高要求。電子檔案系統(tǒng)是一種新的檔案管理技術，與傳統(tǒng)檔案管理相比，醫(yī)院檔案管理人員必須掌握更多操作技能。醫(yī)院檔案管理人員應接受新技術、新觀念的熏陶，改變傳統(tǒng)的管理理念，積極學習新技能，提高檔案管理專業(yè)知識和操作能力。在實際管理過程中，醫(yī)院定期對檔案管理人員進行綜合素質和專業(yè)能力的教育培訓，提高檔案管理人員的專業(yè)素質。在進行招聘時，引進專業(yè)素質高的檔案管理人才，建設高素質的檔案管理人才隊伍。建立健全考核機制和獎懲機制，對檔案管理人員進行定期的考核，對考核成績高的人員進行獎勵，考核成績低的人員進行懲罰，調動管理人員的積極性，提高檔案管理工作效率。

2.電子檔案系統(tǒng)的應用促進了檔案管理制度的建立與完善?？茖W合理的檔案管理制度能夠規(guī)范檔案管理操作，提高檔案管理效率。電子檔案系統(tǒng)的應用改變了傳統(tǒng)檔案管理的方式，在檔案管理過程中增添了更多的細節(jié)與要求，大量檔案數(shù)據(jù)存儲在電子檔案系統(tǒng)中，如果不按照要求進行操作，很容易造成檔案數(shù)據(jù)的混亂和丟失等情況。因此，醫(yī)院必須重視檔案管理制度的建立與完善，保證檔案管理有章可依。醫(yī)院在建立健全檔案管理制度的過程中，必須結合自身實際情況，積極引入新技術、新觀念，順應時代發(fā)展的潮流。檔案管理制度的建設應強化錄入、整理、歸檔等各個操作的流程細節(jié)，嚴格按照規(guī)范進行操作，保證管理工作有序進行。在進行檔案查閱過程中，應嚴格按照保密條例，走相應的辦公程序，按照相應保密檔案的保密程度進行加密，嚴格設置調閱權限，不得私自調閱，以防泄密。醫(yī)院明確相關管理人員的職責，落實責任制度，規(guī)范管理。

3.電子檔案系統(tǒng)的應用促進了技術設備的更新。醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)的建設完善需要技術、設備的支持。醫(yī)院根據(jù)自身實際情況，完善電子檔案系統(tǒng)建設計劃，科學合理的計算出需要的資金和設備，制定真實可行的方案。技術設備的引進分為兩部分，硬件設備的引進應選擇性價比更高的設備，同時對原有設備進行保養(yǎng)維護，節(jié)約資金，最大程度利用資源。對于軟件技術的引進，應全面考慮技術的更新?lián)Q代和維修問題，在引進技術的同時加大對相應技術的開發(fā)，促進電子檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新與發(fā)展。除此之外，安全、整潔的檔案庫房也是檔案管理工作需要解決的一個重要問題。

4.電子檔案系統(tǒng)的應用提高了檔案利用率。醫(yī)院傳統(tǒng)檔案的利用率低是一個不爭的事實，電子檔案系統(tǒng)的應用將醫(yī)院檔案數(shù)字化，提高了檔案管理和查閱的效率，為其他業(yè)務的開展提供了技術支持。當前社會大力發(fā)展大數(shù)據(jù)技術，對大量數(shù)據(jù)進行深入挖掘，在真實資料數(shù)據(jù)的基礎上獲得了很多研究成果。醫(yī)院檔案數(shù)字化為大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)療研究領域的應用提供了實現(xiàn)的可能，醫(yī)學專家通過對大量醫(yī)療數(shù)據(jù)的處理，發(fā)現(xiàn)醫(yī)療領域隱藏的規(guī)律，或者對臨床用藥信息進行科學分析等，促進醫(yī)療研究領域的進步。這些應用都促進了醫(yī)院檔案利用率的提高，促進醫(yī)療領域科學研究的發(fā)展。

5.電子檔案系統(tǒng)的應用促進了醫(yī)院的信息化建設。隨著信息網絡的建設和發(fā)展，社會進入信息爆炸的階段，信息的獲取變得更加簡單和便捷。在這種新形勢下，醫(yī)院拋棄陳舊的檔案管理理念，積極接受信息化、數(shù)字化技術的教育，打破單位之間的藩籬，加強與其他單位之間的溝通合作，打造一個檔案管理的信息化網絡，及時更新人才信息，創(chuàng)建人才庫，為檔案管理工作創(chuàng)建了高素質的人才隊伍。

四、結束語

電子檔案系統(tǒng)在醫(yī)院檔案管理工作中的應用，從根本上減少了檔案管理工作的很多環(huán)節(jié)，使檔案管理工作效率提升了一大步，大大減少了檔案管理過程中人力物力的支出。然而任何一項事物都有兩面性，電子檔案系統(tǒng)在當前實際生活中的應用還存在很多問題，技術和設備落后、檔案管理安全意識不到位、檔案管理人員素質不夠等，這些問題嚴重阻礙了電子檔案系統(tǒng)的應用和發(fā)展，給一些醫(yī)院帶來困擾。醫(yī)院應加強對電子檔案系統(tǒng)的重視，結合自身實際解決應用過程中出現(xiàn)的問題，切實推進檔案管理技術的創(chuàng)新和發(fā)展，推動醫(yī)院檔案管理工作數(shù)字化進程。

（作者單位：河南省南陽市中心醫(yī)院南陽市腫瘤醫(yī)院）