劉玲

摘 要：聲像檔案管理涉及社會(huì)組織與國(guó)家機(jī)構(gòu)以及個(gè)人的各項(xiàng)具有重大意義的活動(dòng)。比如，形成的對(duì)自身或者國(guó)家社會(huì)有價(jià)值的照片、底片影片等，以不同的材料為載體，主要以聲音為主，同時(shí)也有文字進(jìn)行說(shuō)明與記錄，由此本文著重闡述聲像檔案的特點(diǎn)以及檔案管理中聲像檔案管理的問(wèn)題與策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;聲像檔案;問(wèn)題策略

聲像檔案管理是現(xiàn)代檔案管理的重要組成部分之一，在考察利用該檔案時(shí)，要注意更好地保護(hù)和利用這些生動(dòng)、形象的檔案，必須要采取相應(yīng)的對(duì)策。

一、聲像檔案管理的主要特征

1.聲像檔案的特征

隨著科技發(fā)展，許多檔案都通過(guò)聲音與影像形式被記錄。

首先，聲像檔案有直觀的形象特征，主要以視頻和音頻的形式存在，通過(guò)音頻和視頻的方式能記錄和承載事情經(jīng)過(guò)，并且做好詳實(shí)記錄，該形式更具真實(shí)性。相對(duì)于紙質(zhì)的檔案來(lái)講，聲像檔案可以更直觀和形象地記錄當(dāng)時(shí)事件經(jīng)過(guò)，該優(yōu)勢(shì)是紙質(zhì)檔案不能具備的。

其次，聲像檔案可以作為其他檔案的有效補(bǔ)充和佐證。聲像檔案具備傳統(tǒng)檔案所無(wú)法具備的優(yōu)勢(shì)，這也并不是意味著傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案就會(huì)消失，而是紙質(zhì)檔案與聲像檔案可以相輔相成、互為佐證。比如，參加會(huì)議期間所形成的決議、會(huì)議記錄等，通常用紙質(zhì)文檔的形式管理與收藏，但是參會(huì)人員的照片、發(fā)言情況需要用聲像的形式進(jìn)行記錄和保存，尤其是當(dāng)研究人員需要對(duì)該次會(huì)議的情況再次進(jìn)行細(xì)致研究時(shí)，紙質(zhì)檔案與聲像檔案就能夠從不同的方面展現(xiàn)整個(gè)會(huì)議的真實(shí)發(fā)展過(guò)程，使得研究者能夠?qū)υ摯螘?huì)議的結(jié)果研究得更為透徹。

聲像材料可以反映真實(shí)的歷史，聲像檔案與紙質(zhì)檔案是不一樣的，聲像檔案能原封不動(dòng)地展現(xiàn)當(dāng)時(shí)的原貌，同時(shí)也可以加以文字進(jìn)行說(shuō)明，給人以視覺(jué)和聽(tīng)覺(jué)的感受。因此，可以為各大高校以及科研部門(mén)提供第一手材料，所以聲像檔案的價(jià)值已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了它本身的價(jià)值。比如，在1949年10月1日舉行的開(kāi)國(guó)大典上，毛主席講話變成了最彌足珍貴的影像，現(xiàn)在會(huì)給人一種身臨其境的感覺(jué)，要是沒(méi)有聲像設(shè)備將其場(chǎng)景進(jìn)行記錄并將該檔案很好的保存了下來(lái)，那么中國(guó)人民就很難再見(jiàn)到如此珍貴的影像了。在教育領(lǐng)域某些聲像資料的教育功能是非常強(qiáng)大的，學(xué)?？梢岳寐曄癫牧先ハ?qū)W生介紹學(xué)校，讓學(xué)生愛(ài)上學(xué)校，并且能夠讓學(xué)生安心的進(jìn)行學(xué)習(xí)。

2.管理方式多樣化

傳統(tǒng)聲像檔案的管理最通常是放在收集和保存資料上，注重的是資料的完整性與安全性，大多數(shù)都等待著被人查看和借閱。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，聲像檔案管理方式也必須進(jìn)行新的調(diào)整。在聲像載體方面，通常的文獻(xiàn)主要是通過(guò)照片、磁帶、光盤(pán)等產(chǎn)品和電子出版物為載體，而現(xiàn)在許多的聲像檔案可以通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描轉(zhuǎn)成PDF的電子格式。比如，數(shù)碼相機(jī)直接生成相片、大容量的服務(wù)器被刻錄成光盤(pán)。該儲(chǔ)存方式相較于之前單純的聲像資源原件進(jìn)行保存更具優(yōu)勢(shì)。隨著檔案的增多其占用的物理空間也在擴(kuò)大，而現(xiàn)在聲像檔案信息主要是由聲像人員攝入原始檔案資料，僅用占去很小一部分的物理空間就可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行轉(zhuǎn)化成虛擬的聲像檔案存儲(chǔ)于計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)上。虛擬空間的聲像檔案的管理部門(mén)不能局限于空間的建設(shè)，而是應(yīng)該將電子文獻(xiàn)作為重點(diǎn)館藏，利用虛擬建設(shè)為大眾進(jìn)行服務(wù)。

二、檔案管理中聲像檔案管理存在的問(wèn)題

當(dāng)然檔案管理中的聲像管理的問(wèn)題有很多。

首先，在制度方面。當(dāng)前只有少數(shù)檔案管理單位制訂了相關(guān)的檔案管理制度，許多單位在管理方面處于沒(méi)有規(guī)章制度可遵守，任憑員工自由處理，很多聲像檔案都沒(méi)有進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理。

其次，意識(shí)問(wèn)題。隨著社會(huì)的發(fā)展變化越來(lái)越快，尤其是部分事業(yè)單位以及機(jī)關(guān)部門(mén)的攝像設(shè)備都有了很大的提高與改善。絕大多數(shù)的單位都有齊全的聲像設(shè)備，因此從整體而言，大多數(shù)聲像設(shè)備的配置比較齊全，聲像設(shè)備管理不充分的問(wèn)題仍然存在。例如，缺乏相應(yīng)的聲像管理制度，對(duì)聲像的使用規(guī)則缺乏相應(yīng)的要求和原則，因此大多數(shù)的設(shè)備都處于閑置的狀態(tài)，造成了資源浪費(fèi)，或者有的將設(shè)備放在科室、個(gè)人的手中。相關(guān)人員不能明確其職責(zé)，并且人員經(jīng)常會(huì)發(fā)生相應(yīng)的變動(dòng)，從而導(dǎo)致設(shè)備不能被有效利用起來(lái)，所以在一些活動(dòng)開(kāi)展時(shí)，攝影人員很少能夠及時(shí)將相關(guān)的視頻材料進(jìn)行錄入，由此不利于以后的歸檔并保存。

最后，在歸檔方面。聲像檔案具有時(shí)效性，因此及時(shí)進(jìn)行歸檔，并且對(duì)歸檔的要求也非常嚴(yán)格，如視頻材料必須要配以一定的文字進(jìn)行說(shuō)明。許多單位的視頻由于沒(méi)有嚴(yán)格的歸檔，所以造成了后期得不到很好的利用，從而失去了相應(yīng)的價(jià)值。聲像檔案的保存比紙質(zhì)檔案更嚴(yán)格。許多單位的聲像檔案放在文書(shū)柜里與其他的個(gè)人紙質(zhì)檔案混合存放，保存環(huán)境沒(méi)有恒溫、恒濕、防磁化等功能，由此導(dǎo)致一些照片出現(xiàn)變黃褪色的情況，不利于聲像磁帶的長(zhǎng)久保存。

1.聲像檔案存在數(shù)量多、管理亂的現(xiàn)象

聲像設(shè)備數(shù)量較多、設(shè)備管理較亂。管理缺失造成了大量的聲像設(shè)備不能得到良好應(yīng)用。此外，當(dāng)一些大型活動(dòng)開(kāi)辦時(shí)，記錄的聲像材料不能被很好保存下來(lái)，由此在歸檔方面有著很大的障礙。攝影錄入人員在各自單位當(dāng)中從事著與聲像檔案相關(guān)工作，并且也決定著聲像檔案的數(shù)量與質(zhì)量。調(diào)查反映出攝錄人員總是存在著不足，盡管隊(duì)伍強(qiáng)大、整體年齡較為年輕和文化程度較高，但是其專(zhuān)業(yè)的知識(shí)與技能相對(duì)較低，大部分的攝錄人員并不明白什么是聲像檔案，他們覺(jué)得只要是為誰(shuí)拍的照片就歸誰(shuí)，所有拍攝的照片與視頻只要送到報(bào)社和電臺(tái)就算完工，如何處理這些聲像檔案是屬于個(gè)人的行為，尤其是隨著人事的變動(dòng)和機(jī)構(gòu)相應(yīng)調(diào)整，從而造成聲像檔案失控，導(dǎo)致單位部門(mén)的檔案并不能完全被保留，從而影響到了聲像檔案的開(kāi)發(fā)利用。

2.聲像檔案管理相對(duì)混亂，問(wèn)題較為復(fù)雜

目前，管理制度缺乏、聲像檔案管理意識(shí)不強(qiáng)等問(wèn)題使得聲像檔案管理很難，在及時(shí)完全存檔方面與管理方面水平也非常懸殊。許多單位中設(shè)備人員將聲像檔案管理能做到比較規(guī)范的僅占6%，許多單位沒(méi)有相應(yīng)的設(shè)備卻有聲像檔案，有設(shè)備卻無(wú)聲像檔案的占了35%，極度的兩極分化由此導(dǎo)致了比例懸殊。聲像檔案非常難歸檔就是因?yàn)槿狈ο嚓P(guān)的制度，許多單位盡管有著完整的制度體系，但是在執(zhí)行方面存在著很大不足。正是由于缺乏相關(guān)的制度保障，所以各大單位的聲像檔案管理處于自由的狀態(tài)。聲像檔案的收集需要付出許多的人力和財(cái)力，因此檔案工作人員往往會(huì)有畏難的情緒。很少人會(huì)主動(dòng)去做這件事情，尤其是大部分的聲像資料都散落在各個(gè)部門(mén)以及個(gè)人的手中。由于沒(méi)有統(tǒng)一的規(guī)定，因此這些檔案很難統(tǒng)一進(jìn)行處理，由于沒(méi)有制度的制約造成人員收集檔案的難度增加，由此很難將檔案全面的保存。

3.重視程度不夠

如今社會(huì)許多的工作都與聲像設(shè)備相關(guān)，事業(yè)單位和企業(yè)的設(shè)備都已經(jīng)有了很大的升級(jí)和改進(jìn)。多數(shù)單位都配備了聲像設(shè)備，其聲像設(shè)備相對(duì)齊全，可是聲像設(shè)備的管理也存在著一些混亂，很多單位缺乏聲像設(shè)備管理工作制度，所以設(shè)備很難發(fā)揮作用。

三、檔案管理中的聲像檔案管理策略分析

1.健全聲像檔案管理制度

結(jié)合當(dāng)前聲像檔案管理存在的問(wèn)題，檔案管理必須要制定合理的切實(shí)的管理制度來(lái)規(guī)范。聲像檔案管理需要專(zhuān)門(mén)的單位建立相應(yīng)的管理制度，加強(qiáng)規(guī)范建設(shè)，對(duì)其管理的聲像材料進(jìn)行有序的分類(lèi)整理，檔案室要進(jìn)行統(tǒng)一的保管，同時(shí)也需要制訂嚴(yán)格的制度，從而杜絕聲像檔案流失的現(xiàn)象。聲像檔案的日常保存需要有著明確的規(guī)定，永久保存的檔案需要定期向大型典藏館轉(zhuǎn)移，確保相關(guān)的法律法規(guī)制度落實(shí)，明確相應(yīng)的責(zé)任并且做到有章可循、有法可依，將規(guī)定與制度逐步變成自覺(jué)的行動(dòng)，以確保聲像檔案歸檔質(zhì)量的提高。

2.提高員工聲像檔案管理的意識(shí)

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)與社會(huì)、主管部門(mén)都應(yīng)該對(duì)聲像檔案管理負(fù)責(zé)，相關(guān)單位的宣傳部門(mén)都應(yīng)該進(jìn)行支持，才能讓社會(huì)獲得廣泛的關(guān)注，由此提高相關(guān)工作人員的意識(shí)。由于檔案概念模糊不清，所以許多的攝錄人員并不知道什么是聲像檔案，他們普遍認(rèn)為在參加重大活動(dòng)和重大會(huì)議時(shí)上級(jí)派下來(lái)的紅頭文件和重要講話才是聲像檔案，平時(shí)所常見(jiàn)的聲像資料并不是聲像檔案，所以在日常工作和某些公務(wù)活動(dòng)的過(guò)程當(dāng)中儲(chǔ)存的照片、錄音、錄像等聲像資料，投稿并播放了就不再關(guān)心，任憑人員隨意處理了聲像檔案。收集的原則一定要能夠反映該部門(mén)相關(guān)重大活動(dòng)的攝像材料作為收集的重點(diǎn)，突出主題。聲像材料必須要反映出重大活動(dòng)的主題、人物、環(huán)境以及相關(guān)的內(nèi)容。收集聲像材料時(shí)一定要經(jīng)過(guò)精挑細(xì)選，挑選分辨率高、畫(huà)面完整、主題鮮明，并沒(méi)有加以修剪材料進(jìn)行歸檔。用于歸檔聲像材料一定要具有完整的檔案文字說(shuō)明，應(yīng)該包含具體的時(shí)間及攝影者的相關(guān)信息，保證照片、圖片相符。關(guān)于照片檔案整理的相關(guān)要求，有照片的但沒(méi)有底片的應(yīng)該將照片進(jìn)行底片的翻拍，底片和照片應(yīng)該分開(kāi)存放。

3.加強(qiáng)聲像檔案歸檔管理

聲像檔案的歸檔管理策略主要有：首先，正常的移交。將收集到的聲像材料直接移交給檔案室，檔案室再移交給檔案館。其次，重點(diǎn)單位進(jìn)行重點(diǎn)收集。對(duì)保存著某些重要講話的聲像材料將其認(rèn)真保存，管理人員之間經(jīng)常進(jìn)行溝通，掌握彼此實(shí)際情況，接著從攝錄人員中直接征收與保存。最后，進(jìn)行廣泛社會(huì)征集。尤其是對(duì)散存在民間的聲像檔案，相關(guān)管理人員可以運(yùn)用發(fā)公告等宣傳方式進(jìn)行上門(mén)尋求，或者采取有償?shù)拇胧蛘呓⑵馃o(wú)償?shù)木栀?zèng)，建立起個(gè)人代存的方式等。

各級(jí)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該積極組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，并且積極指導(dǎo)員工進(jìn)行檔案保存。一方面相關(guān)部門(mén)應(yīng)該強(qiáng)調(diào)檔案的管理與匯報(bào)，在處理平時(shí)的工作時(shí)，一定要積極配合上級(jí)部門(mén)，并且向上級(jí)匯報(bào)自己的相關(guān)工作，從而讓領(lǐng)導(dǎo)能夠明白聲像檔案管理的現(xiàn)狀。另一方面要提高相關(guān)人員職業(yè)素養(yǎng)。相關(guān)工作人員在提高自身理論基礎(chǔ)之上，要加強(qiáng)對(duì)聲像檔案管理實(shí)踐能力的培養(yǎng)，注重對(duì)聲像檔案管理相關(guān)人員的指導(dǎo)和培訓(xùn)，尤其是攝錄人員和相關(guān)檔案管理員需要進(jìn)行專(zhuān)業(yè)技能培訓(xùn)，讓他們了解檔案地位作用、整理方法、檔案保管保存方法，全面切實(shí)地提高全員聲像檔案管理能力。

4.要做好聲像檔案的保存

聲像檔案管理需要根據(jù)聲像檔案的安全管理的要求，做到溫度、濕度、光線等方面準(zhǔn)備。各個(gè)單位必須要全面學(xué)習(xí)如何保存聲像檔案，聲像檔案應(yīng)放入密閉的柜子里進(jìn)行單獨(dú)的存放，同時(shí)要注意周?chē)拇艌?chǎng)與光源，并且實(shí)現(xiàn)數(shù)字化儲(chǔ)存，盡量延長(zhǎng)聲像檔案的壽命。此外，聲像材料收集的渠道較窄，聲像檔案缺乏正規(guī)性。許多年來(lái)聲像檔案都是進(jìn)行分散保存，很難及時(shí)完全的歸檔和統(tǒng)一，從而導(dǎo)致了聲像檔案室檔案并不齊全，檔案館聲像檔案也沒(méi)有了相應(yīng)來(lái)源。如果源頭沒(méi)有控制住，沒(méi)有采取相應(yīng)措施彌補(bǔ)，那么便會(huì)造成渠道不通暢，由此造成了如今聲像檔案匱乏，尤其是區(qū)域性重大活動(dòng)檔案流失較為嚴(yán)重。在當(dāng)?shù)卦S多重大活動(dòng)當(dāng)中形成聲像資料往往分散在各個(gè)部門(mén)，沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的管理。

5.重視原始檔案的保護(hù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，電子化的信息手段與檔案管理密切聯(lián)系。一方面可以?xún)?chǔ)存海量檔案資源，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)的在線檢索，可以對(duì)聲像檔案進(jìn)行原文的管理。在不動(dòng)用原文的情況之下查詢(xún)相關(guān)的檔案，不但能夠保持檔案的原貌，也能夠確保不會(huì)失去真實(shí)性，保證檢索的快速和準(zhǔn)確。與此同時(shí)，我們應(yīng)該認(rèn)識(shí)到原始檔案是一種原始的材料與佐證，也是唯一有憑證作用，因此必須要永久進(jìn)行保存。尤其是聲像檔案，許多舊照片、老影像具有很高的歷史意義，需要很好被保存。

6.聲像檔案管理數(shù)字化

數(shù)字化是聲像檔案管理基礎(chǔ)，要發(fā)揮檔案最大限度滿(mǎn)足相關(guān)人員需求，需要提高其信息化水平，尤其要解決構(gòu)建聲像檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)問(wèn)題，盡快實(shí)現(xiàn)聲像檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，將聲像檔案管理基礎(chǔ)信息化。聲像部門(mén)要加快其館藏?cái)?shù)字化進(jìn)程，尤其是以電子文件歸檔為重點(diǎn)，加強(qiáng)檔案資源建設(shè)。數(shù)字化水平在不斷提高，聲像檔案館藏的質(zhì)量評(píng)定不應(yīng)該只根據(jù)觀察數(shù)量多少和硬件模式?jīng)Q定，更重要是以軟件的數(shù)量和質(zhì)量決定。聲像部門(mén)網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)能力的選擇將成為弘揚(yáng)新時(shí)期聲像檔案管理質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著科技在不斷的發(fā)展，相關(guān)事業(yè)單位辦公逐漸實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)代化，由此便形成了相當(dāng)多聲像資料。因此，必須要加強(qiáng)對(duì)聲像檔案收集和管理，加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)代檔案管理中聲像檔案管理的分析，創(chuàng)新管理方法。

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（作者單位：河南省農(nóng)科院）