摘 要：創(chuàng)新是引領發(fā)展的第一動力，以信息化為核心的檔案現(xiàn)代化的今天，檔案工作創(chuàng)新顯得尤為關鍵?，F(xiàn)以新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)為背景，以創(chuàng)新引領檔案室檔案工作高質量發(fā)展需要著力解決的問題為導向，以中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學院檔案工作實踐為基礎，提出四點創(chuàng)新做法，分別以創(chuàng)新工作載體、創(chuàng)新工作方式、創(chuàng)新工作思路以及創(chuàng)新“專業(yè)思維”理論輸出為切入點，介紹我校（院）檔案工作創(chuàng)新路徑。旨在提高檔案工作效率，實現(xiàn)檔案工作服務經濟社會發(fā)展的作用，達到為中國特色社會主義事業(yè)服務的目的。

關鍵詞：創(chuàng)新;檔案工作;高質量;發(fā)展

創(chuàng)新發(fā)展位于五大發(fā)展理念之首，處于核心地位，重點解決發(fā)展動力問題。抓住了創(chuàng)新，就抓住了發(fā)展的“牛鼻子”。新時代檔案室檔案工作要高質量發(fā)展，必須讓創(chuàng)新發(fā)展貫穿檔案工作的全過程各方面，面對百年未有之大變局，以創(chuàng)新作為發(fā)展的驅動力，檔案室檔案工作必定大有作為。我校（院）檔案室在檔案工作創(chuàng)新方面進行了積極探索，并取得了良好成效，如2010～2019年連續(xù)10年獲得檔案工作優(yōu)秀單位;檔案室榮獲廣西壯族自治區(qū)2012～2018年檔案系統(tǒng)集體二等功等。本文以新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)為背景，聚焦檔案工作方式方法創(chuàng)新，為更多檔案室提供參考。

一、新時代檔案室檔案工作新特征與挑戰(zhàn)

新時代檔案工作隨著檔案數(shù)量劇增、種類增加、標準出臺、規(guī)范提高，“海量數(shù)據(jù)信息資源的收集、歸檔、存儲、管理、開發(fā)利用對檔案工作是一個全面的、全新的挑戰(zhàn)”，展現(xiàn)出新的特征。

1.檔案室檔案工作主要矛盾發(fā)生了新變化

黨的十九大報告明確指出：中國特色社會主義進入新時代，我國社會主要矛盾已經轉化為人民日益增長的美好生活需要和不平衡不充分的發(fā)展之間的矛盾。與我國社會主要矛盾相對應，檔案室工作的主要矛盾逐步展現(xiàn)出業(yè)務部門的美好利用需求與室藏不平衡不充分發(fā)展之間的矛盾。其主要存在的問題在于檔案收集難、數(shù)字化選擇不平衡、檔案檢索不智能、檔案審批程序繁多，服務方式被動等。

2. 檔案室檔案管理對象新增四類檔案

國家檔案局制定的《機關檔案管理規(guī)定》第二十三條規(guī)定：機關檔案包括業(yè)務數(shù)據(jù)、公務電子郵件、網頁信息、社交媒體檔案。這就意味著檔案室在對檔案的形成與收集、整理與歸檔、保管與保護、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交等工作都要增加相應的工作內容和任務，這對檔案人員的專業(yè)思維、業(yè)務素質以及學習能力都有了更高要求，倒逼檔案人員轉變工作模式、工作流程以及工作思路。

3.電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力

“互聯(lián)網+”改變各行各業(yè)，OA辦公系統(tǒng)普遍運用，加之落實“存量數(shù)字化、增量電子化”信息化戰(zhàn)略，傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化工作基礎已逐步夯實，電子檔案于2020年6月20日納入新《檔案法》，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力，可以以電子形式作為憑證使用，《會計檔案管理辦法》第八條“單位內部形成的屬于歸檔范圍的電子會計可僅以電子形式保存，形成電子會計檔案”。電子文件如何轉變?yōu)殡娮訖n案，以何種格式、處置方式、標準規(guī)范、操作步驟以及如何利用等成為檔案室需要首要面對的新問題。

4.檔案信息化建設納入新檔案法

新《檔案法》專門增設了第五章檔案信息化建設，明確各級人民政府應當將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用。如何推進電子檔案管理信息系統(tǒng)建設，如何與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)等相互銜接，如何對電子檔案進行檢測、備份、利用等工作將成為檔案信息化建設所面臨的新課題。

二、以創(chuàng)新引領檔案工作高質量發(fā)展著力解決的問題

隨著巡視工作的各項抽查，專項工作的輪番檢查以及業(yè)務部門業(yè)務翻查需要，檔案利用越來越頻繁，檔案利用者對檔案需求逐步變?yōu)椤叭枨蟆保础皩热菀笠鼫蚀_更多樣，對調檔要求更迅速更便捷，對服務要求更主動更專業(yè)”。如何滿足利用者的“三更需求”將成為創(chuàng)新要著力解決的問題。

1.著力解決部門檔案的收集難問題

檔案收集工作是檔案管理的第一個環(huán)節(jié)，亦是源頭，是檔案鑒定、整理、編目、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作的前提和基礎。面對新矛盾、新問題，尤其是在信息化建設中，電子檔案管理信息系統(tǒng)建設要充分考慮辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務系統(tǒng)的充分銜接，在傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案收集上尋求創(chuàng)新，可以促使室藏檔案的齊全完整、豐富多樣，更便于檔案利用的需求。

2.著力解決管理系統(tǒng)的功能性問題

檔案管理系統(tǒng)關聯(lián)著檔案管理的八個環(huán)節(jié)，直接影響著檔案利用，其功能強弱直接決定了檔案管理效率，然而檔案管理系統(tǒng)升級和成本維護、與OA辦公系統(tǒng)和業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)兼容等新問題層出不窮，以創(chuàng)新思路解決檔案管理系統(tǒng)功能升級，將會大大提高檔案管理水平，還能產生一定的經濟效益。

3.著力解決檔案室的被動服務問題

檔案利用工作是檔案工作的中心任務，是實現(xiàn)檔案工作目的的主要手段，然而被動服務一直以來成為檔案室服務常態(tài)，通過創(chuàng)新服務方式來實現(xiàn)由被動服務轉變?yōu)橹鲃臃眨拍芨锰岣邫n案服務質量和充分發(fā)揮檔案價值，才能真正讓檔案“活”起來，讓歷史說話。

4.著力解決檔案管理員的能力問題

任何一項工作都是由人來完成的，檔案員的檔案政治素養(yǎng)、職業(yè)道德、專業(yè)知識以及業(yè)務技能都直接影響檔案工作的全過程各方面，通過創(chuàng)新工作思路提高檔案管理員的能力，才能使檔案員在檔案工作中游刃有余，才能推動檔案工作各項發(fā)展，才能提供更好更優(yōu)良的服務。

三、檔案室檔案工作創(chuàng)新實踐

我校（院）室藏檔案共10743卷又64353件，檔案起止時間為1950～2019年，上架排列長度約1000米，數(shù)字化成果約130萬頁。主要由黨群類、行政類、外事類、教學類、科研類、出版類、基建類、會計類、實物類、聲像類（照片類、錄音錄像類）等10類檔案構成。檔案工作實踐證明，領導決策、工作參考、編史修志、舉辦展覽、科學研究、學員人事檔案補充以及巡視檢查、專項檢查等對檔案的利用需求越來越多，檔案工作發(fā)揮著越來越重要的作用。

檔案利用的新需求，檔案管理對象的新增加，檔案整理方式的新要求以及檔案信息化建設面臨的新情況，都需要檔案室工作進一步創(chuàng)新。如何“創(chuàng)新管理模式，助力檔案工作轉型升級”，在認真學習關于“創(chuàng)新”重要論述和對檔案工作要“走向依法管理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的根本遵循的基礎上，我校（院）檔案工作以“創(chuàng)新”為靈魂，從唯物辯證法的“對立統(tǒng)一規(guī)律、質量互變規(guī)律、否定之否定規(guī)律”三個基本規(guī)律出發(fā)，注重課題和調查研究，以問題為導向，找到突破口，闖出新路子。

1.創(chuàng)新工作方式，采用通報刺激、強制登記以及細化標準，依法治檔解決檔案收集難問題

對于傳統(tǒng)載體檔案與電子檔案的收集，都需要加強組織領導，完善制度，明確標準規(guī)范，操作步驟、流程以及加強時間控制。

（1）通報刺激，增強檔案意識

為增強業(yè)務部門領導、專兼職檔案員以及工作人員對檔案工作的重視，增強校（院）檔案意識，對檔案移交工作進行通報，并適時列入我校（院）委督查內容之一。檔案移交通報分四個步驟：一是在檔案收集通知發(fā)出前對上一年檔案工作進行通報;二是在檔案收集通知中，加入通報提醒內容;三是在檔案催交通知中，明確不按規(guī)定移交將會被通報批評;四是在檔案通報中，再次提醒部門查漏補缺，將應歸檔案補交歸檔。

（2）強制登記，注重前端控制

運用了文件的“前端控制”思想，施行在機要科和24個業(yè)務部門的預歸檔登記制度。強制各部門文件經辦人員在使用校（院）公章和部門公章前進行預歸檔登記，由檔案室編制《文件材料預歸檔登記表》，內容包含序號、文號、題名、頁數(shù)、日期、經辦人、移交日期等，明確規(guī)定經辦人不歸檔留存文件的不予蓋章，并將預歸檔登記表一并列入檔案移交清單的附件，作為檔案收集齊全完整的依據(jù)，保障所有正式文件和合同的及時歸檔。

（3）細化標準，完善收集制度

一是分別編制校（院）和24個部門《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，明晰我校（院）及各部門應歸檔文件和保管期限、元數(shù)據(jù)等內容;二是明確移交標準，要求部門指定專人負責，提交檔案和移交清單，認真自查齊全完整程度，執(zhí)行雙方分管檔案工作領導和專兼職檔案員簽字手續(xù)，保障所有業(yè)務部門檔案及時歸檔。

2.創(chuàng)新工作載體，以信息技術為手段，通過檔案管理系統(tǒng)功能升級、檔案編目程序研發(fā)提高服務水平和工作效能

保持檔案管理系統(tǒng)功能升級的持續(xù)性。陸續(xù)結合檔案工作實際訂制多項個性功能，逐步探索電子檔案的形成、采集和歸檔。如檔案功能分類由固定式轉自動式，解決了檔案數(shù)據(jù)的準確性和一致性問題，系統(tǒng)還可以根據(jù)檔案編目、鑒定銷毀、統(tǒng)計等不同需求，自由切換復合式的檔案分類排序，使得檔案條目數(shù)據(jù)可以自動跳轉到管理需要所設定的分類法中;訂制了“總檢索”模塊，運用關鍵詞+空格+關鍵詞+……的輸入習慣進行定位查詢功能;訂制檔案目錄數(shù)據(jù)的“電”“移”“電移”的醒目標識以及檔案自動統(tǒng)計等。

強化檔案編目的自主研發(fā)和應用。如在原有收集慣例基礎上，尤其是OA系統(tǒng)的檔案條目數(shù)據(jù)采集和接收上，運用程序研發(fā)進行檔案智能分類、檔號自動編制、自動著錄、自動統(tǒng)計等。再基于Excel，運用 VBA程序開發(fā)，研發(fā)了校（院）各門類檔案編目智能生成工具，實現(xiàn)“秒殺”的檔案自動著錄功能，提高N倍工作效率，減輕了專兼職檔案員工作任務。

推進數(shù)字檔案室建設的設計和部署。以問題為導向，通過課題研究探討突出問題，通過調查研究提升工作能力。對校（院）數(shù)字檔案室建設進行了初步探索、設計、溝通、部署;在電子檔案歸檔方面，以“嵌入式”和“開發(fā)式”兩種模式分步驟部署實施，逐步探索電子文件的收集、歸檔以及利用方式方法。

3.創(chuàng)新服務方式，運用“專業(yè)思維”探索檔案理論的輸出方式，為各項工作服務

（1）服務方式：轉“一對一”為“多對多”

手填式的查借閱利用手續(xù)一直是檔案利用傳統(tǒng)做法，但是隨著查檔的人次、件次增多，工作效率和便捷程度越來越低，已經無法滿足檔案利用的速度和多向利用的需求。如何讓利用者滿意，減掉繁瑣的登記手續(xù)呢？如何勇于擔當，把“活”攬過來，讓利用者只經歷簽字這個環(huán)節(jié)就能解決問題？我們采取以電子表格為數(shù)據(jù)源，電子表格與Word 表格的“郵件合并”功能，減掉利用者繁瑣的登記手續(xù)，也同時解決了檔案利用統(tǒng)計問題，由“一對一”轉為“多對多”服務。

（2）服務方向：轉被動為主動

千磨萬擊還堅勁，任爾東西南北風。檔案員不僅僅關注自己的一畝三分地，還主動作為、敢于擔當，深度挖掘檔案理論的輸出，從檔案整理思維出發(fā)，參與校（院）迎評迎檢工作，如設計整理完成全國文明單位創(chuàng)建、復查工作以及全國行政學院的督查工作材料征集和整理;參與完成巡視組材料整理和歸檔工作。組建多個團隊，完成檔案編研任務，明確分工，如編制《全宗介紹》《檔案利用效果匯編》《專題文件匯編》《大事記》《組織機構沿革》《校史資料展覽》《地方志》《史料》以及各類《畫冊》《作品展覽》等成果，為校（院）教學、科研、咨詢、管理等工作服務。

4.創(chuàng)新工作思路，以流程為主線，制訂分類方案、工作步驟、時間控制、業(yè)務細則等，提高檔案員工作能力

檔案管理流程與標準規(guī)范是做好檔案管理工作的關鍵和依據(jù)，“深入調研、科學制定”是我校（院）檔案創(chuàng)新工作的花與果，梳理檔案管理流程可以使專兼檔案員在檔案管理中有據(jù)可依、得心應手。我校（院）陸續(xù)編制了《檔案分類方案》《各門類檔案整理細則》《八環(huán)節(jié)工作步驟》《檔案工作流程與時間控制》等，檔案工作思路的定式提高了檔案員的工作熟練度和精準度，激發(fā)了檔案員的工作創(chuàng)新能力。

遵從檔案工作流程管理，團結合作、任務互換、相互討論、相互提高，尤其注意體力腦力相結合方式。表現(xiàn)形式貫徹檔案工作八個環(huán)節(jié)，如檔案收集時，主要包括清點、核對、統(tǒng)計、審核、抽查、登記等，收集流程管理：1人清點核對、1人統(tǒng)計審核、1人抽查登記，每一批次輪番往復，合作完成;檔案分類整理時，主要包括分類、組件、打碼、分類、排序、編號、著錄、裝盒、著錄、裝盒、上架等。分類整理流程管理：2人鑒定，其余2～3人流水線式完成;檔案統(tǒng)計時，配合統(tǒng)計檔案實體和系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性等。合作可以使檔案員之間產生交流，從而不那么單調、重復和孤寂，給檔案員一種心理慰藉，增強檔案工作凝聚力和創(chuàng)新力。

四、結語

檔案室是各機關（包括團體、學校、工廠、企業(yè)單位等）統(tǒng)一保存和管理本機關檔案的內部機構，是國家檔案工作體系中基層的檔案業(yè)務機構。以創(chuàng)新為檔案工作引領，切實推動檔案工作高質量發(fā)展。如檔案收集和服務方式的創(chuàng)新，保證了檔案的應歸盡歸;檔案管理系統(tǒng)的不斷升級，為黨校數(shù)字檔案室建設奠定了基礎;檔案編目工具的研發(fā)和應用，減輕專兼職檔案員的工作量，無縫連接檔案室和業(yè)務部門，避免重復工作，產生了一定的經濟效益等。因此滿足了檔案利用者快速、高效的調檔需求，促進了黨校教研咨一體化建設，發(fā)揮了服務經濟社會發(fā)展的作用，充分發(fā)揮了檔案工作的基礎性支撐性作用。

參考文獻：

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（作者單位：中共廣西區(qū)委黨校 廣西行政學院）

基金項目：2019年度中共廣西區(qū)委黨校（廣西行政學院）校（院）級課題《新時代檔案室檔案工作創(chuàng)新研究》（2019QN12）-青年項目階段性成果

作者簡介：常蘭會（1982-），女，漢族，山東冠縣人，碩士研究生，講師，中級職稱，研究方向：檔案學理論與實踐