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基于數(shù)字檔案館的施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)模式探析

2021-08-12 23:56韓佳麗
蘭臺內(nèi)外 2021年14期
關(guān)鍵詞:智慧服務(wù)檔案館施工企業(yè)

摘 要:基于智慧城市、智慧校園等智慧理念提出背景下,智慧檔案館應(yīng)運而生,更好整合了檔案館資源,優(yōu)化服務(wù)模式,本文重點探究的是數(shù)字檔案館的施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)模式,旨在促使智慧檔案館更好履行社會公共服務(wù)職能,加快提升施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平。

關(guān)鍵詞:數(shù)字化;檔案館;施工企業(yè);智慧服務(wù)

智能化技術(shù)發(fā)展推動下,為智慧檔案館建設(shè)發(fā)展提供助力,促使智慧檔案館在技術(shù)支持下,構(gòu)建了智慧一體化新型管理和服務(wù)模式。因此,數(shù)字化檔案館要想加快向智慧檔案館過渡轉(zhuǎn)變,要切實優(yōu)化自身的管理和服務(wù)模式,加快實現(xiàn)施工企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式,提高對施工企業(yè)檔案資料的管理水平,實現(xiàn)無紙化檔案轉(zhuǎn)換,為施工企業(yè)具體施工提供參考和保障。

一、智慧檔案館服務(wù)模式下傳統(tǒng)檔案管理面臨的挑戰(zhàn)

1.施工規(guī)模不斷擴大,加劇了紙質(zhì)檔案管理難度

傳統(tǒng)檔案管理主要依托人工方式,在施工企業(yè)工程范圍不斷拓展的情況下,紙質(zhì)化檔案管理工作更加繁雜,文件數(shù)量不斷增加,加劇了檔案整理、存儲難度,數(shù)字化檔案館的誕生,給施工企業(yè)檔案管理帶來一定的沖擊和影響。同時,也帶來一定的發(fā)展機遇。然而部分施工企業(yè)在數(shù)字化檔案建設(shè)和應(yīng)用上還存在認識不足問題,電子管理系統(tǒng)、相關(guān)硬件設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位,仍沿用傳統(tǒng)的檔案管理方式,耗時耗力,降低了檔案管理工作效率;在檔案文件存儲、管理等環(huán)節(jié)尚未形成一體化的智慧服務(wù)模式,一定程度上制約了施工企業(yè)發(fā)展。

2.檔案質(zhì)量難以把控

受信息技術(shù)、人員素質(zhì)等多方面因素的影響,施工企業(yè)檔案管理成效不佳,施工企業(yè)過于追求經(jīng)濟效益,忽視了檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的重要作用,忽略了企業(yè)內(nèi)部框架的調(diào)整和優(yōu)化。甚至部分施工企業(yè)未設(shè)定專門的檔案管理室,檔案管理人員出現(xiàn)身兼數(shù)職的現(xiàn)象,加之檔案管理工作者自身的專業(yè)素質(zhì)參差不齊,部分是通過轉(zhuǎn)崗過來的,自身的專業(yè)性不強,難以滿足新時期智慧檔案管理服務(wù)模式對人員專業(yè)素質(zhì)的要求。另外,施工企業(yè)尚未建立完善的檔案管理制度,無法有效監(jiān)督和管理人員的行為動態(tài),因此施工企業(yè)管理者要樹立數(shù)字檔案館建設(shè)理念,提供智慧檔案服務(wù),進而提高施工企業(yè)檔案管理水平。

3.海外施工量加大

經(jīng)濟全球化背景下,施工企業(yè)工程項目逐漸向國際化趨勢演變,不斷走出國門,開拓國際市場,進而在工程項目建設(shè)過程中,帶來海外檔案管理困境問題。施工企業(yè)在檔案管理工作上,一旦出現(xiàn)監(jiān)督不力,將導(dǎo)致檔案管理工作處于無序化狀態(tài),加劇施工企業(yè)風(fēng)險,甚至造成經(jīng)濟損失。通常,在海外檔案管理工作中,需要基于對方視角,加強對檔案管理合規(guī)性的考量。海外檔案管理工作受多種因素影響,在資金成本費用上需求較大,基于此,施工企業(yè)加快數(shù)字化檔案館建設(shè),構(gòu)建檔案管理一體化服務(wù)模式,會進一步強化海外檔案管理成效,提高工作效率,并在信息化檔案管理系統(tǒng)搭建下,實現(xiàn)工程檔案信息共享,保證工程檔案遠程傳輸,實現(xiàn)施工企業(yè)對檔案的監(jiān)督和管理,保證施工企業(yè)檔案管理質(zhì)量。

二、施工企業(yè)智慧檔案服務(wù)模式的構(gòu)建

1.檔案管理中心建設(shè)內(nèi)容

在智慧理念影響下,施工企業(yè)結(jié)合本企業(yè)檔案管理實際情況,積極轉(zhuǎn)變了思維理念,加強對數(shù)字檔案館的認識,為提高本企業(yè)智慧化服務(wù),借助信息技術(shù)、人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)等前沿技術(shù),加快施工企業(yè)智慧檔案管理中心的構(gòu)建,并在各項技術(shù)支撐下,掀起智慧檔案管理革命。檔案管理中心建設(shè)下,將施工企業(yè)各項業(yè)務(wù)集成到統(tǒng)一平臺中心,實現(xiàn)對各項業(yè)務(wù)信息數(shù)據(jù)的整合,保證信息數(shù)據(jù)的完整性,實現(xiàn)紙質(zhì)化檔案向無紙化檔案形式轉(zhuǎn)變,生成電子版檔案文件,存儲在檔案管理中心,突破傳統(tǒng)檔案管理局限,加快檔案資源整合,在檔案管理中心支持檔案信息的添加和修改,有效避免了檔案信息丟失和損壞問題,保密性更強。尤其在網(wǎng)絡(luò)支持下,實現(xiàn)了檔案文件傳輸共享,高效推動施工企業(yè)各項業(yè)務(wù)有序化開展,彰顯了智慧檔案管理中心的技術(shù)優(yōu)勢,驅(qū)動施工企業(yè)更好提供智慧檔案服務(wù)模式,并逐漸向新業(yè)態(tài)方向發(fā)展。

2.檔案管理中心模式特點

施工企業(yè)要想提高檔案整體管理水平,必須基于數(shù)字化檔案館構(gòu)建下,創(chuàng)設(shè)檔案智慧服務(wù)模式。在本單位內(nèi)部實現(xiàn)電子化檔案全覆蓋目標,借助檔案管理中心拓展業(yè)務(wù),實現(xiàn)檔案管理與實際施工協(xié)同發(fā)展目標?;跈n案管理中心充分依托了云計算技術(shù),提供了強大的支撐平臺,有效實現(xiàn)為企業(yè)附屬單位提供服務(wù)的目標,加強對檔案管理工作的指導(dǎo)。檔案管理中心集成化程度高,可將施工企業(yè)及下級單位集成到檔案管理中心。同時,檔案管理中心專業(yè)化程度高,彌補了傳統(tǒng)檔案管理模式弊端,貫穿在檔案管理全過程中,實現(xiàn)電子化檔案企業(yè)業(yè)務(wù)全覆蓋目標,大大提升了施工企業(yè)整體發(fā)展建設(shè)水平。另外,檔案管理中心具備了高效能優(yōu)勢,在強大的互聯(lián)網(wǎng)支持下,促使檔案管理中心與企業(yè)業(yè)務(wù)平臺之間的銜接,降低了檔案管理成本,優(yōu)化檔案文件存儲空間,將檔案管理工作人員從繁重的工作中解放出來,提高了檔案管理工作效率。尤其在海外檔案管理工作中,實現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)遠程傳輸,提高了檔案信息傳輸時效,實現(xiàn)檔案信息資源共享,大大提高了檔案資源的利用率,切實發(fā)揮了檔案管理中心在檔案資源整合中的價值,更好提升施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平。

3.檔案管理中心模式建設(shè)相關(guān)建議

基于數(shù)字檔案館建設(shè)視角下,施工企業(yè)檔案管理工作逐漸向?qū)I(yè)化、標準化方式轉(zhuǎn)變,樹立新思維、新理念,加快檔案智慧服務(wù)模式的構(gòu)建和調(diào)整,積極推進本企業(yè)信息化建設(shè)進程,借助信息技術(shù)平臺統(tǒng)籌規(guī)劃、科學(xué)部署,逐步完善信息系統(tǒng)應(yīng)用的規(guī)范性。相關(guān)施工企業(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中,加強對軟件、硬件系統(tǒng)的開發(fā),制定相關(guān)的技術(shù)標準和規(guī)范,提高了檔案管理中心與業(yè)務(wù)平臺的整合度。就數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展趨勢看,國家在信息資源規(guī)劃等方面的關(guān)注度較高,鼓勵和引導(dǎo)相關(guān)企業(yè)搭建一套集成程度高的信息系統(tǒng)?;诖耍┕て髽I(yè)在檔案信息化建設(shè)過程中,需要加強對信息化平臺的整體規(guī)劃,逐步發(fā)展為一體化檔案管理運行模式,實現(xiàn)檔案文件的共享。在大數(shù)據(jù)技術(shù)支持下,加快信息存儲、處理和分析,更好保證檔案信息的完整性,促使檔案紙質(zhì)化和無紙化之間的銜接。施工企業(yè)構(gòu)建的檔案管理中心實現(xiàn)對前端業(yè)務(wù)的控制,加強對本企業(yè)業(yè)務(wù)流程的梳理,簡化了業(yè)務(wù)流程,省去諸多不必要的環(huán)節(jié),有效避免了重復(fù)錄入問題,實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)高效開展。在施工企業(yè)檔案信息化建設(shè)過程中,實現(xiàn)了數(shù)據(jù)標準統(tǒng)一、業(yè)務(wù)流程統(tǒng)一等環(huán)節(jié)的協(xié)同,并在施工企業(yè)業(yè)務(wù)不斷拓展過程中,積極研發(fā)新型業(yè)務(wù)系統(tǒng),搭建智慧服務(wù)交互機制,確保施工企業(yè)提高檔案智慧服務(wù)水平。

從檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)提升角度出發(fā),加快施工企業(yè)人才建設(shè),打造專業(yè)化人才隊伍,做好檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn),培養(yǎng)其信息化素養(yǎng),熟練操作檔案管理中心。制定完善的檔案管理制度,明確劃分人員的崗位職能,將具體的責(zé)任意識落實到個人,切實將檔案智慧服務(wù)模式搭建理念落到實處。相關(guān)檔案管理工作者,要加強自身專業(yè)知識的學(xué)習(xí),扎實理論基礎(chǔ)、履職盡責(zé),做好本級檔案管理工作,提高智慧服務(wù)水平。另外,施工企業(yè)要加強對下級單位檔案管理工作的指導(dǎo),制定完善的人才培養(yǎng)計劃,培養(yǎng)大批量復(fù)合型、技能型檔案管理人才,充分發(fā)揮企業(yè)檔案管理中心效用,進而提升企業(yè)利潤增長空間,更好均衡施工企業(yè)經(jīng)濟效益和社會效益,提高企業(yè)在市場大環(huán)境中的競爭力水平。

三、數(shù)字檔案館功能

1.信息資源整合功能

在大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計算技術(shù)、計算機技術(shù)等技術(shù)支持下,實現(xiàn)了數(shù)字檔案館建設(shè),建立了電子文件資源庫,高效收集信息、處理信息,實現(xiàn)施工企業(yè)工程檔案資源信息的傳輸,保證檔案信息傳輸時效。在數(shù)字檔案館建設(shè)下,依托互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)對信息資源的整合,搭建檔案信息管理平臺,協(xié)助企業(yè)更好監(jiān)控檔案管理動態(tài),加強對檔案文件取向的監(jiān)督和管理,規(guī)范施工檔案傳輸行為,加強對檔案信息內(nèi)容的保密,保證數(shù)字檔案館資源信息存儲、傳輸、管理的安全性,避免因檔案信息泄露造成施工企業(yè)經(jīng)濟損失,損害企業(yè)形象和口碑。在實際運用數(shù)字檔案管理系統(tǒng)過程中,有效地劃分電子文件類型,加強對信息數(shù)據(jù)的校驗,在系統(tǒng)自動優(yōu)化的基礎(chǔ)上,保證電子文件真實性、可讀性和真實性。

2.信息發(fā)布功能

數(shù)字檔案館自身的優(yōu)勢作用十分明顯,有效彌補了傳統(tǒng)檔案管理缺陷,提供信息查詢功能和檢索能力,滿足用戶實際應(yīng)用需求。同時,提供了查詢結(jié)果打印處理技術(shù),為用戶提供了便捷性的服務(wù)。智慧檔案館作為檔案管理和資源開放平臺,積極踐行智慧理念的提出,在未來發(fā)展中前景廣闊,為智慧城市、智慧檔案館建設(shè)夯實了基礎(chǔ)。在檔案智慧服務(wù)模式下,搭建了多樣化檔案信息服務(wù)體系,更好向社會提供高質(zhì)量的智慧服務(wù),充分發(fā)揮了智慧檔案館的公共職能。

四、施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)管理策略

1.創(chuàng)新施工企業(yè)檔案管理模式,加快向智慧化服務(wù)模式轉(zhuǎn)變

施工企業(yè)要想提升企業(yè)整體發(fā)展水平,必須要優(yōu)化檔案管理工作環(huán)節(jié),采取多元化的管理手段,為企業(yè)檔案管理提供助力。加快完善企業(yè)信息化建設(shè)水平,借助現(xiàn)代化信息技術(shù)加強檔案智慧服務(wù)模式的構(gòu)建,豐富檔案工作內(nèi)容、優(yōu)化檔案工作手段,施工企業(yè)從紙質(zhì)化檔案向電子化檔案管理模式的轉(zhuǎn)變,提高了檔案管理智能化水平。在互聯(lián)網(wǎng)依托下,實現(xiàn)檔案資源整合,實現(xiàn)了檔案建檔、存儲、管理與實際施工同步發(fā)展,施工企業(yè)更好認識到檔案管理價值,利用檔案管理優(yōu)勢,強化企業(yè)整體發(fā)展。

2.加快校企之間的合作,拓展檔案管理領(lǐng)域

產(chǎn)學(xué)研合作背景下,施工企業(yè)可加強與相關(guān)高校之間的合作和交流,為高校提供重要的人才培養(yǎng)載體,更好彌補高校實踐教學(xué)缺失的部分,為高校實習(xí)生提供真實的工作場景,加強專業(yè)指導(dǎo)。在學(xué)生實習(xí)過程中,將在校所學(xué)的理論知識運用到實踐中,優(yōu)勢互補,驅(qū)動施工企業(yè)檔案管理工作水平提升的基礎(chǔ)上,加快人才培養(yǎng)質(zhì)量。同時,高校在人才培養(yǎng)過程中,要明確掌握企業(yè)檔案管理工作標準,以及對人才的專業(yè)化要求,積極調(diào)整和改進教育教學(xué)模式,更好為企業(yè)輸送大量專業(yè)化人才夯實基礎(chǔ)。某施工企業(yè)在開展校企合作活動中,深入高校進行調(diào)研,相互了解內(nèi)部資源情況,并做好檔案管理對接工作,制定明確的電子文件歸檔流程,創(chuàng)新檔案管理辦法,旨在最終實現(xiàn)高校檔案管理工作和施工企業(yè)檔案管理工作雙贏的目標。為進一步加快檔案信息化工作,施工企業(yè)在智慧檔案館建設(shè)中,邀請相關(guān)高校參與其中,高校積極提供咨詢服務(wù),協(xié)同完成檔案管理系統(tǒng)的搭建,并加強網(wǎng)絡(luò)建設(shè),投入軟件、硬件等,包括檔案館結(jié)構(gòu)布局、功能劃分、軟硬件功能需求等,進一步助推智慧檔案館建設(shè)。

產(chǎn)學(xué)研合作有效實現(xiàn)資源共享,實現(xiàn)對優(yōu)質(zhì)資源的整合,基于校企“共贏”理念下,在合作中要注重優(yōu)勢互補、利益共享、相互支持的原則,施工企業(yè)要盡可能多地為高校提供實際機會,通過信息平臺加強交流和溝通,旨在實現(xiàn)技術(shù)優(yōu)勢互補、資源互補等互補目標。通過深化校企合作模式,高校學(xué)生積極參與到檔案工作中,增強自身實踐學(xué)習(xí)體驗,強化自身對檔案管理工作的重視程度,尤其對于檔案管理專業(yè)學(xué)生來說,為其提供了與專職人員學(xué)習(xí)交流的機會,促使高校學(xué)生理論與實際相結(jié)合,并在日后步入檔案管理崗位時,更好適應(yīng)檔案管理工作。

3.切實提高服務(wù)意識

施工企業(yè)要基于檔案智慧服務(wù)質(zhì)量提升的視角下,優(yōu)化企業(yè)內(nèi)部管理模式,制定明確的檔案管理流程,樹立創(chuàng)新型的思維理念,簡化電子檔案歸檔流程,加強對電子文件的校驗和質(zhì)檢,按照專業(yè)負責(zé)人重點校驗檔案編號、目錄、內(nèi)容等要素,保證電子檔案管理質(zhì)量。在檔案管理中心支持下,簡化了檔案歸檔環(huán)節(jié),降低檔案管理工作者工作強度,提高了檔案檢索效率,實現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置,提升了檔案資源的利用率,最大化提升施工企業(yè)經(jīng)濟效益。同時,檔案管理人員要進一步優(yōu)化電子檔案目錄資源,及時更新電子檔案信息數(shù)據(jù),完善檔案名稱、歸檔時間等環(huán)節(jié),保證電子目錄的清晰度,規(guī)范施工企業(yè)檔案管理各個環(huán)節(jié)。另外,為提高智慧服務(wù)水平,要加強對互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運用,做好企業(yè)業(yè)務(wù)平臺與檔案管理中心的銜接,為用戶提供檔案查閱便利的同時,保證企業(yè)管理效能。

4.挖掘檔案價值,助力企業(yè)發(fā)展

智慧化檔案館建設(shè)趨勢下,施工企業(yè)檔案管理工作上要積極與時俱進,緊跟智慧理念發(fā)展,加快檔案信息內(nèi)容的整合,檔案管理工作者要不斷創(chuàng)新工作思路,突破檔案管理工作局限。企業(yè)要定期開展人員專業(yè)化培訓(xùn)工作,切實強化檔案管理工作者的行為意識,更好為檔案智慧服務(wù)水平的提升夯實基礎(chǔ)。另外,施工企業(yè)要積極學(xué)習(xí)國內(nèi)外先進的檔案管理工作方法,引進新型技術(shù)、設(shè)備,保證企業(yè)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),加快推動企業(yè)升級轉(zhuǎn)型,參與到檔案事業(yè)改革中。企業(yè)在人員培訓(xùn)過程中,扎實檔案工作者專業(yè)化能力的基礎(chǔ)上,要大力滲透思想政治有關(guān)方面的內(nèi)容,提升相關(guān)工作人員的職業(yè)道德素養(yǎng),從思想層面上強化檔案管理工作人員的行為意識。

五、結(jié)論

綜上所述,智慧檔案館建設(shè),推出智能化服務(wù)發(fā)展模式,將各項前沿技術(shù)融合到智慧檔案館建設(shè)中,搭建了檔案實體資源與虛擬資源,在數(shù)字化檔案館向智慧檔案館轉(zhuǎn)化過程中,加快優(yōu)化了施工企業(yè)檔案建設(shè)問題,借助智能化技術(shù)驅(qū)動施工企業(yè)檔案智慧服務(wù)水平的提升,加強工程信息檔案資源的整合,實現(xiàn)遠程傳輸目的,形成智慧服務(wù)交互機制,助推施工企業(yè)健康發(fā)展。

參考文獻:

[1]張鳳麗.智慧檔案館的興起及發(fā)展模式探尋[J].蘭臺內(nèi)外,2020

[2]師寶玉.檔案智能管理的特點與智能服務(wù)模式分析[J].檔案管理,2020

[3]賀奕靜,楊智勇.智慧檔案館的智慧服務(wù)功能及其實現(xiàn)[J].檔案與建設(shè),2019

(作者單位:中交第二公路工程局有限公司)

基金項目:陜西省檔案局2020年度科技項目:大型施工企業(yè)智慧檔案管理模式研究(項目編號:SX-2020-R-06)。

作者簡介:韓佳麗(1989 —),女,漢族,陜西渭南人,研究生,館員,研究方向:檔案管理。

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