文｜吳東澤

近年來(lái)，我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的提升速度日漸增快，企業(yè)在得到良好發(fā)展的同時(shí)，也遇到了很多競(jìng)爭(zhēng)問(wèn)題。在新時(shí)期背景下，企業(yè)若想在市場(chǎng)環(huán)境中嶄露頭角，占據(jù)主要地位，就應(yīng)該擁有推陳出新的意識(shí)，重視本企業(yè)的辦公室管理工作，并且盡可能地做好全部的辦公室管理工作，增強(qiáng)企業(yè)的總體實(shí)力，提升企業(yè)在行業(yè)內(nèi)的競(jìng)爭(zhēng)地位。對(duì)于企業(yè)而言，辦公室是一個(gè)不可缺少的職能部門。辦公室管理管理好壞，會(huì)直接關(guān)系到企業(yè)的整體經(jīng)營(yíng)效益，因而需要企業(yè)加大辦公室管理力度，提升辦公室管理人員的專業(yè)技能素養(yǎng)水平，推進(jìn)企業(yè)的進(jìn)步，擴(kuò)增企業(yè)的資金收益、社會(huì)效益。由此可見(jiàn)，對(duì)于如何提升企業(yè)辦公室管理有效性，展開(kāi)研究很有必要。

一、企業(yè)辦公室工作概述

辦公室在企業(yè)中一直都扮演著“中轉(zhuǎn)樞紐”的角色，它主要發(fā)揮著“參謀、協(xié)調(diào)、服務(wù)”的職能，實(shí)現(xiàn)了企業(yè)信息的上傳下達(dá)效能，其存在也能夠代表企業(yè)的對(duì)外形象。企業(yè)辦公室想要順利發(fā)揮工作職能，就必須要對(duì)企業(yè)整體的發(fā)展情況有細(xì)致的了解，不但要掌握企業(yè)近期的工作重點(diǎn)，還要依托于企業(yè)的特點(diǎn)制定出未來(lái)的發(fā)展規(guī)劃，使工作具有預(yù)見(jiàn)性和創(chuàng)造性，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的長(zhǎng)足發(fā)展。與此同時(shí)，辦公室作為企業(yè)對(duì)外的窗口，代表著企業(yè)的形象和能力，除了要協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)工作，還要對(duì)外搞好對(duì)接工作，使企業(yè)文化和企業(yè)思想更廣泛的傳播，提升企業(yè)的社會(huì)形象。隨著新時(shí)期市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，面對(duì)著更多的機(jī)會(huì)和挑戰(zhàn)，結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代背景和企業(yè)自身的特點(diǎn)，辦公室需要對(duì)管理工作進(jìn)行創(chuàng)新，不但要牢固樹立“大局觀”，做到為大局服務(wù)，還要懂得把握機(jī)遇，在挑戰(zhàn)中不斷成長(zhǎng)，使企業(yè)辦公室的整體管理能力上升到一個(gè)新的臺(tái)階。

二、新時(shí)期企業(yè)辦公室管理中存在的不足

（一）缺乏明確有效的管理目標(biāo)

對(duì)于企業(yè)來(lái)說(shuō)，管理目標(biāo)越明確，其管理的導(dǎo)向性作用發(fā)揮就越徹底。當(dāng)前，企業(yè)對(duì)辦公室工作實(shí)施精細(xì)化管理的認(rèn)知還停留在淺層次階段，這也導(dǎo)致其精細(xì)化管理目標(biāo)不明確，使得精細(xì)化管理的貫徹阻力重重。主要表現(xiàn)為各項(xiàng)管理內(nèi)容模糊，管理實(shí)效發(fā)揮不足，管理方式轉(zhuǎn)變不到位，管理監(jiān)管缺失等。很多辦公室工作人員雖然認(rèn)可精細(xì)化管理，卻仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，思想與行動(dòng)不匹配，導(dǎo)致精細(xì)化管理難以切實(shí)落實(shí)下去，更無(wú)法依據(jù)精細(xì)化管理理念將辦公室工作內(nèi)容做到精細(xì)化的梳理與分解。

（二）辦公室管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平較低

從目前情況來(lái)看，很多企業(yè)會(huì)沒(méi)有專門對(duì)辦公室管理人員開(kāi)展培訓(xùn)，致使辦公室管理人員的專業(yè)素養(yǎng)水平比較低，從而很難自覺(jué)認(rèn)識(shí)到辦公室管理工作對(duì)于企業(yè)和個(gè)人發(fā)展的關(guān)鍵作用，欠缺創(chuàng)新意識(shí)，影響到辦公室管理工作效果。

（三）缺乏完善的精細(xì)化管理制度

制度是精細(xì)化管理落地的保障，而制度的缺失或者不健全又是企業(yè)辦公室工作開(kāi)展中存在的主要問(wèn)題。辦公室本身就對(duì)應(yīng)復(fù)雜的行政工作，工作交叉，內(nèi)容多元，這更需要制度的保障與約束。建立完善的精細(xì)化管理制度，才能有效解決辦公室工作人員責(zé)任心不強(qiáng)、工作效率不高、個(gè)人意識(shí)較為渙散等問(wèn)題。以制度為導(dǎo)向、為保障、為約束，防止有些工作人員責(zé)任推諉，工作怠慢，以完善的制度讓精細(xì)化管理更富動(dòng)力。

三、提升企業(yè)辦公室管理有效性的策略總結(jié)

（一）建章立制，硬化管理

從人治到法治是管理的根本變革。在實(shí)際工作中，管理狀態(tài)的形成可能有著許多人為因素，這使得我們的工作趨于人性化、情緒化和隨意性。要逐步消除管理上的不良慣性，建立和完善制度化的管理模式。實(shí)行制度化管理的目的是增強(qiáng)工作透明度，體現(xiàn)公開(kāi)、公正、公平的社會(huì)規(guī)范，營(yíng)造健康、有序、穩(wěn)定的管理環(huán)境。事業(yè)單位后勤管理的基礎(chǔ)工作就是資金和物資的管理。除崗位職責(zé)外，還要制定科學(xué)、規(guī)范、具體、可行的管理程序和辦法。比如財(cái)政預(yù)決算制度、財(cái)務(wù)審批制度、基礎(chǔ)設(shè)施維護(hù)管理制度、物資采購(gòu)制度、公共財(cái)產(chǎn)保管制度、獎(jiǎng)勵(lì)績(jī)效分配制度等，嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，制度面前人人平等。同時(shí)，要以上級(jí)規(guī)章制度為基礎(chǔ)，制定一系列針對(duì)性強(qiáng)的管理辦法和規(guī)定，使機(jī)關(guān)職工守法、關(guān)注活動(dòng)、滲透管理。要善于通過(guò)活動(dòng)推動(dòng)常規(guī)后勤管理的實(shí)施。通過(guò)活動(dòng)，充分調(diào)動(dòng)后勤人員參與后勤管理的積極性，使后勤管理充滿活力。

（二）績(jī)效考評(píng)

企業(yè)辦公室工作內(nèi)容涉及方面較多，應(yīng)用精細(xì)化管理模式需要對(duì)績(jī)效考評(píng)環(huán)節(jié)進(jìn)行優(yōu)化完善。首先，對(duì)不同崗位的工作內(nèi)容、工作難度等方面予以了解評(píng)估。其次，結(jié)合相關(guān)要求標(biāo)準(zhǔn)和工作人員的實(shí)際情況建立對(duì)應(yīng)的績(jī)效考評(píng)制度。在規(guī)則制度制定后需提高執(zhí)行效果，能夠在日常管理過(guò)程中實(shí)時(shí)監(jiān)管各部門及工作人員的工作情況，并借助獎(jiǎng)懲制度對(duì)違規(guī)現(xiàn)象進(jìn)行批評(píng)和懲治，對(duì)突出表現(xiàn)進(jìn)行表?yè)P(yáng)。最后，在對(duì)工作人員進(jìn)行定期績(jī)效考核過(guò)程中，還應(yīng)采取完善的激勵(lì)機(jī)制，以物質(zhì)結(jié)合精神激勵(lì)的方式對(duì)工作人員的工作予以肯定，體現(xiàn)工作人員的個(gè)人價(jià)值，進(jìn)而更好地提高各部門及工作人員的工作效率。

（三）協(xié)調(diào)好各部門之間關(guān)系，使辦公室工作發(fā)揮最大作用

協(xié)調(diào)是辦公室職能的重點(diǎn)工作內(nèi)容，辦公室協(xié)調(diào)工作完成效果，會(huì)直接影響到企業(yè)各部門間的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。部分企業(yè)由于部門較多、工作內(nèi)容復(fù)雜，辦公室工作人員可能對(duì)許多部門的主要工作內(nèi)容和人員配置并不熟悉，這就影響了協(xié)調(diào)工作的落實(shí)效果。想要提升辦公室對(duì)各部門間的協(xié)調(diào)工作效率，企業(yè)可以定期組織部門與辦公室之間開(kāi)展會(huì)議和聯(lián)歡等活動(dòng)，讓部門負(fù)責(zé)人介紹本部門的工作內(nèi)容，并與辦公室工作者建立更密切的工作聯(lián)系，從而使得辦公室的協(xié)調(diào)工作得以更加順利開(kāi)展。與此同時(shí)，還可以組織各部門工作人員來(lái)體驗(yàn)辦公室的工作日常，體會(huì)到部門的配合對(duì)辦公室工作的幫助作用，在此基礎(chǔ)上，形成辦公室與部門間的雙向協(xié)調(diào)配合，使企業(yè)得以更加高效率的運(yùn)轉(zhuǎn)。

（四）構(gòu)建良好的企業(yè)文化，提升員工素質(zhì)

企業(yè)文化是企業(yè)價(jià)值觀的呈現(xiàn)，而良好的企業(yè)文化能傳遞正確的價(jià)值觀念，使得企業(yè)內(nèi)部充滿正能量。精細(xì)化管理理念本身就是正向的企業(yè)文化和價(jià)值觀，其與文化建設(shè)同行，在企業(yè)內(nèi)部形成提效率、重質(zhì)量的良好風(fēng)氣，也讓精細(xì)化管理更好地實(shí)施。辦公室的精細(xì)化管理推行與企業(yè)文化緊密結(jié)合，打造精細(xì)化的特色企業(yè)文化，讓辦公室員工樹立精細(xì)化管理意識(shí)，創(chuàng)新精細(xì)化工作思維，自覺(jué)主動(dòng)地用精細(xì)化的管理方法帶來(lái)工作實(shí)效的提升。當(dāng)員工處于精細(xì)化的工作文化氛圍中，其也會(huì)自覺(jué)地審視自身工作的不足，自覺(jué)地學(xué)先進(jìn)、爭(zhēng)先進(jìn)。文化建設(shè)的核心是技能交流和素質(zhì)培養(yǎng)。技能側(cè)重能力，而素質(zhì)側(cè)重工作責(zé)任心，這些都是辦公室精細(xì)化管理實(shí)施的基礎(chǔ)。企業(yè)應(yīng)盡可能地為員工創(chuàng)設(shè)交流分享的機(jī)會(huì)，實(shí)現(xiàn)高效工作思路、技巧的共享。

總而言之，企業(yè)應(yīng)正視辦公室管理工作的關(guān)鍵性，選用針對(duì)性強(qiáng)的策略提升企業(yè)辦公室管理工作的有效性，將辦公室管理工作的效用全部體現(xiàn)出來(lái)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者的各項(xiàng)決策做出正確的指引，擴(kuò)增企業(yè)的各方面效益，使其得到永續(xù)發(fā)展。