楊慶華

摘要：現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，將網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)與檔案管理相結(jié)合，以電子檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案，可有效提高檔案管理質(zhì)量。本文主要分析電子檔案的要點和措施，研究電子檔案的管理措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè);電子文件;歸檔管理;

引言

我國現(xiàn)代信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，也為檔案管理的發(fā)展提供了有力的支撐。在企業(yè)的發(fā)展過程中，會創(chuàng)建越來越多的檔案，無論是企業(yè)的經(jīng)營活動、生產(chǎn)經(jīng)營。使用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，不僅影響檔案的保存效果，更影響檔案的價值。在檔案管理中采用電子檔案歸檔管理方式，可以提高檔案管理的可靠性和完整性。

一、電子文件歸檔

1.1電子文件提交要點分析

電子文件歸檔主要包括兩種形式：在線歸檔和離線歸檔。離線歸檔主要適用于較大文件歸檔的歸檔操作，將電子文件及相關(guān)源數(shù)據(jù)信息存儲在相應(yīng)的離線載體中。網(wǎng)上備案業(yè)務(wù)是應(yīng)用備案系統(tǒng)對電子文件中的相關(guān)信息進(jìn)行網(wǎng)上傳輸。電子文件檔案的歸檔有時間限制：定期集中歸檔、實時歸檔、隨時歸檔這三個要求。公司商品檔案、固定資產(chǎn)投資檔案等所載資料，必須采用雙重保留方式。這意味著應(yīng)該保留一份紙質(zhì)文件和一份電子文件，以確保兩者的完整性。其他形式的保存。隨時存檔是企業(yè)級已采用的光盤等存儲格式。實時歸檔是指企業(yè)使用信息系統(tǒng)執(zhí)行相關(guān)任務(wù)時創(chuàng)建的一組系統(tǒng)文件。電子檔案的范圍涵蓋了企業(yè)發(fā)展的方方面面，所有可能反映員工能力的有價值的電子文件都應(yīng)歸入檔案范圍。

1.2電子文件歸檔質(zhì)量要求

電子文檔存儲和保存的首要要求是確保其完整性。企業(yè)保管的所有電子文件必須及時有效歸檔。還需要驗證電子文件的真實性，電子文件和紙質(zhì)文件的內(nèi)容必須匹配，以保證電子文件在存儲過程中的真實性。在提交過程中必須確保電子文件的標(biāo)準(zhǔn)化。電子文件必須使用相同的有效通用文件格式，可以有效避免電子文件對保存環(huán)境的依賴。在整理電子文件的過程中，要做到整齊有序，所有歸檔的電子文件要統(tǒng)一整理，方便日后文件檢索和應(yīng)用。

1.3電子備案策略

首先，在企業(yè)發(fā)展過程中，要加強文件報送管理工作啟動儀式，在企業(yè)規(guī)劃中增加電子文件報送工作，積極制定和實施完善的電子文件報送管理措施。切實提高電子檔案質(zhì)量的責(zé)任人。需要備份一些重要的電子文件，采用容災(zāi)方案提高電子文件備份的安全性，按照企業(yè)內(nèi)部形成的電子文件歸檔規(guī)范進(jìn)行操作。當(dāng)企業(yè)的經(jīng)營活動或生產(chǎn)經(jīng)營活動產(chǎn)生電子文件時，必須積極采取有效的安全防護(hù)措施，確保文件不被篡改。

二、電子檔案管理

2.1 電子文件的采集、登記、保存和分類

電子文件采集是在功能活動過程中將電子文件及其元數(shù)據(jù)集成到電子文件管理系統(tǒng)中，按照既定要求進(jìn)行管理的過程。捕獲應(yīng)包括電子文件形成過程的背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和元數(shù)據(jù)信息。注冊是在電子文檔管理系統(tǒng)中為電子文檔分配唯一標(biāo)識符的過程。將各電力企業(yè)單位職能活動中產(chǎn)生的利用和參考值電子文件推送至電子文件管理系統(tǒng)進(jìn)行存儲。在對電子文檔進(jìn)行分類時，必須經(jīng)過整理、組裝、編號等一系列過程，形成一個有序的系統(tǒng)。分類過程必須遵守并保持文件形成的規(guī)則和特征。電子文件之間的有機聯(lián)系，可以與系統(tǒng)自動和手動分揀相結(jié)合。

2.2電子文件的分類，存儲和識別

電子文件分類系統(tǒng)是主要的分類方法，便于科學(xué)管理和綜合利用，應(yīng)根據(jù)電子文件的用途和功能活動對電子文件進(jìn)行分類。電子文件應(yīng)防磁并存放在防磁柜內(nèi)，所有電子文件應(yīng)垂直放置，遠(yuǎn)離物理和化學(xué)污染源。電子檔案庫的溫濕度應(yīng)保持在13～24的溫度。35%-60%相對濕度，有日常記錄和應(yīng)急管理。在電子文件的形成和使用過程中，必須采取嚴(yán)格的措施防止灰塵和有害氣體的產(chǎn)生?；覊m會污染光盤表面，造成物理損壞并損壞記錄的信息。有毒氣體會腐蝕和損壞光盤底座。在一定條件下，電子文件失去保存價值。定期組織開展電子文檔識別，電子文檔的原創(chuàng)性、準(zhǔn)確性和完整性，元數(shù)據(jù)元素的真實性、有效性、完整性、規(guī)范和存儲期限，內(nèi)容的真實性、價值等級和保密性，識別結(jié)果根據(jù)識別結(jié)果丟棄。必須銷毀的物品按照文件的保存期限和銷毀方法銷毀，使其無法恢復(fù)。

三、使用電子文件

3.1加快電子檔案的開發(fā)利用，實現(xiàn)全流程網(wǎng)絡(luò)服務(wù)

（1）企業(yè)電子信息化發(fā)展進(jìn)入新時代。企業(yè)必須能夠保護(hù)更準(zhǔn)確、更快速和最具經(jīng)濟效益的信息市場。至此，企業(yè)信息化與網(wǎng)絡(luò)化管理的一體化得以建立。開發(fā)新形勢下的電子文檔管理系統(tǒng)，信息資源的利用與利用，獲得最佳的經(jīng)濟效益是必然的途徑。 （2）企業(yè)檔案信息化開發(fā)按開發(fā)程序的內(nèi)容可分為初級開發(fā)、二級開發(fā)、三級開發(fā)三種開發(fā)類型。第一發(fā)展是信息資源的檢索和存儲，任務(wù)是建立和收集檔案，第二發(fā)展是公開和提出檔案信息，任務(wù)是建立科學(xué)完整的檔案運營體系。是對檔案信息進(jìn)行壓縮處理。隨著我國市場經(jīng)濟的發(fā)展，檔案信息市場不斷完善。信息的社會商業(yè)性變得越來越重要。越先進(jìn)、尖端的科技成果越高。科技的附加值和實用價值越大，經(jīng)濟效益就越大，市場經(jīng)濟需要高質(zhì)量、高效率的電子信息。通過實現(xiàn)計算機聯(lián)網(wǎng)形成企業(yè)電子文檔，信息網(wǎng)絡(luò)可以進(jìn)入全自動電子信息服務(wù)，使工作的使用獲得最大的經(jīng)濟效益，開創(chuàng)變革時代的電子信息市場。

3.2 加強電子信息系統(tǒng)建設(shè)，重點工作和安全生產(chǎn)

為使電子檔案管理逐步向?qū)I(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、信息化轉(zhuǎn)變，著力推進(jìn)電子檔案的制度化、信息化工作，并結(jié)合工廠工作的相關(guān)要求，不斷完善相關(guān)項目.根據(jù)管理操作必須遵循的證據(jù)和規(guī)則，對管理系統(tǒng)進(jìn)行重新設(shè)計，以滿足相關(guān)系統(tǒng)的新要求，如《電子文件管理辦法》、《電子、聲像檔案管理辦法》、《電子檔案安全備份實施辦法》、《電子文件鑒定與銷毀管理辦法》、《保密管理制度》，程序如下：這是系統(tǒng)嚴(yán)格規(guī)定的。為使電子文件管理工作成為制度化建設(shè)的發(fā)展軌跡，完善電子文件管理工作網(wǎng)絡(luò)，提高電子文件管理水平。文件管理工作網(wǎng)絡(luò)，總經(jīng)理和全職員工的管理職責(zé)通過業(yè)務(wù)責(zé)任、管理制度、管理標(biāo)準(zhǔn)、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)的結(jié)合，形成信息化管理網(wǎng)絡(luò)，為電子化的順利發(fā)展打下堅實的基礎(chǔ)。建立電子檔案出租、使用審查審批制度，具有普遍性，必須辦理《電子文件借閱、利用登記表》，按時歸還。嚴(yán)格執(zhí)行涉密經(jīng)營者篩選審批制度，填寫保密經(jīng)營者出租、使用的篩選審批申請書，由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。借款人對所借電子文件的完整性、安全性和保密性負(fù)責(zé)，不得丟失、污損、私下刪除、消磁或涂改。一旦發(fā)生事故，管理層必須立即向上級報告并保密，情節(jié)嚴(yán)重，依法追究有關(guān)負(fù)責(zé)人的刑事責(zé)任。

結(jié)語

電子信息化是一門高度科學(xué)文化的事業(yè)，當(dāng)前電力行業(yè)管理體制正處于向社會主義市場經(jīng)濟體制轉(zhuǎn)變的重要節(jié)點。必須抓住機會做好公關(guān)業(yè)務(wù)。電子文件管理的新時代電子文件管理的新時代電子信息的新高潮在出現(xiàn)的新時代創(chuàng)造了信息市場。在今后的工作中，電子文件管理系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用將越來越廣泛，電子文件管理系統(tǒng)將成為推動企業(yè)發(fā)展的重要動力。

參考文獻(xiàn)：

[1]張翠翠.電子文件文檔一體化管理存在的問題與對策[J].黑龍江史志，2015（13）.

[2]胡麗華，王之宬，張朝儀.電子文檔在企業(yè)文件管理中的應(yīng)用[C]//第二十屆中國（天津）2006IT、網(wǎng)絡(luò)、信息技術(shù)、電子、儀器儀表創(chuàng)新學(xué)術(shù)會議論文集，2006.

[3]毛云霞，陳世杰.中小型科技企業(yè)的電子文件歸檔與管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2018（16）：134-135.

[4]王瑾，馮萍萍.企業(yè)電子文件歸檔范圍與電子檔案保管期限研究[J].檔案管理理論與實踐-浙江省基層檔案工作者論文集，2017（00）：269-273.

[5]徐伊莉.企業(yè)電子文件歸檔與電子檔案管理[J].機電兵船檔案，2017（05）：66-67.

國網(wǎng)湖北省電力有限公司遠(yuǎn)安縣供電公司 湖北省宜昌市 444200