楊杏媚

摘 要：伴隨著時(shí)代進(jìn)步和科技發(fā)展，檔案信息化是當(dāng)前檔案管理工作中的主要形式之一。它代表著未來(lái)檔案管理的主要發(fā)展趨勢(shì)。檔案信息化建設(shè)具有十分明顯的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用于企業(yè)當(dāng)中可以將海量的檔案資料進(jìn)行長(zhǎng)久保存，還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源整合與共享。因此，檔案信息化建設(shè)與管理具有十分重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，也直接影響著檔案管理工作的水平。然而在檔案信息化建設(shè)與管理過(guò)程中，仍存在一定的問(wèn)題有待改善，這些問(wèn)題在一定程度上限值了檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。對(duì)此本文針對(duì)影響檔案信息化建設(shè)與管理的主要因素進(jìn)行分析，并提出相應(yīng)的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：檔案信息化建設(shè);電子文件;便捷性;競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì);保存管理

在當(dāng)前社會(huì)全面發(fā)展的大環(huán)境下，信息技術(shù)已應(yīng)用在了各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中。而其中的檔案信息化建設(shè)不僅推動(dòng)了我國(guó)檔案事業(yè)的快速發(fā)展，同時(shí)也為用戶和企業(yè)的檔案管理工作提供了更加便捷的服務(wù)，有效改善了傳統(tǒng)檔案管理工作中的問(wèn)題。但是從目前檔案信息化建設(shè)與管理情況來(lái)看，技術(shù)應(yīng)用還不夠成熟，所以信息化檔案建設(shè)在檔案管理過(guò)程中無(wú)法發(fā)揮出應(yīng)有的優(yōu)勢(shì)。所以在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，必須要對(duì)實(shí)際工作情況進(jìn)行考察分析，一次來(lái)滿足新時(shí)代背景下的檔案管理工作要求，實(shí)現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化和共享化。

一、信息化建設(shè)與檔案管理之間的關(guān)聯(lián)

從目前我國(guó)檔案管理實(shí)際現(xiàn)狀來(lái)看，部分地區(qū)仍采用人工管理的方法。然而這樣的方法在運(yùn)用時(shí)會(huì)存在很多弊端，信息數(shù)據(jù)很容易丟失、泄露，這些都對(duì)信息數(shù)據(jù)管理的安全性造成了嚴(yán)重威脅，所以相關(guān)企業(yè)檔案管理部門人員必須要對(duì)檔案管理方法進(jìn)行創(chuàng)新，將信息化建設(shè)與人工管理方法相結(jié)合，以此來(lái)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行綜合性管理，這樣不僅可以有效提高檔案信息化建設(shè)程度，還滿足了現(xiàn)代化社會(huì)的發(fā)展需求，為人民群眾日常生活提供了十分關(guān)鍵的文化信息[1]。

以此可見，信息化建設(shè)與檔案管理之間有著相輔相成的關(guān)系，而且相融合能夠發(fā)揮出綜合優(yōu)勢(shì)，以此來(lái)提高檔案管理效率。

二、檔案信息化建設(shè)與管理的主要影響因素

（一）檔案信息化建設(shè)重視程度不足

檔案信息化建設(shè)的出現(xiàn)有效改善了傳統(tǒng)檔案管理模式的弊端，從性質(zhì)來(lái)看，也是對(duì)檔案管理服務(wù)理念的創(chuàng)新，然而部分管理人員并沒(méi)有正確認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性[2]。信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的影響主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，檔案信息化管理可以提高企業(yè)整個(gè)部門的職能效率。其次是能夠使檔案信息數(shù)據(jù)的查閱和管理工作更加便捷，個(gè)人工作效率也因此得到了明顯提高，民眾也可以獲得更加全面的服務(wù)。最后，信息化檔案建設(shè)還能夠?qū)n案數(shù)據(jù)進(jìn)行資源共享，提高組織效率。然而部分工作人員并沒(méi)有意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，對(duì)檔案管理的創(chuàng)新變革造成了影響。

（二）信息資源利用存在錯(cuò)誤觀念

在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中，錯(cuò)誤的信息資源運(yùn)用理念是影響檔案管理效率的重要因素之一，嚴(yán)重限制了檔案管理水平的提高。從傳統(tǒng)檔案管理角度來(lái)看，檔案管理的主要目的就是為了將檔案入館儲(chǔ)存，將其長(zhǎng)久保存下來(lái)，以方便日后查閱翻看[3]。但現(xiàn)代化信息檔案管理運(yùn)作的主要核心就是實(shí)現(xiàn)資源共享，將注意力從存放檔案轉(zhuǎn)移到了檔案資源利用方面，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案資源能夠更好地為大眾提供服務(wù)，提高檔案資源的開發(fā)效率。但事實(shí)上，很多檔案管理人員并沒(méi)有關(guān)注檔案資料的保存工作，并沒(méi)有發(fā)揮出檔案資源的優(yōu)勢(shì)，進(jìn)而導(dǎo)致檔案管理效率始終無(wú)法得到提高，檔案管理水平較低。

（三）信息化管理水平存在差異

因?yàn)槊總€(gè)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平有所不同，所以檔案部門的信息化設(shè)施先進(jìn)程度以及管理人員的專業(yè)能力必然會(huì)存在一定差距，這就直接導(dǎo)致檔案信息管理部門在檔案管理過(guò)程中的效率各不相同。比如有些部門實(shí)現(xiàn)了資源你共享，但有些部門仍然在采用單機(jī)操作，無(wú)法將檔案資源進(jìn)行共享，檔案信息化管理水平也出現(xiàn)了參差不齊的情況，導(dǎo)致檔案管理能力嚴(yán)重不足，檔案資源自然也就無(wú)法得到合理應(yīng)用。

（四）檔案信息化建設(shè)具有異構(gòu)性

大多數(shù)企業(yè)部門在獲取到檔案信息之后，在數(shù)據(jù)資料庫(kù)轉(zhuǎn)移過(guò)程中，很容易導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)異構(gòu)情況，進(jìn)而會(huì)導(dǎo)致很多數(shù)據(jù)檔案信息來(lái)源存在差異，出現(xiàn)不同類型的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)，部分檔案文件在屬性上也存在差異性，甚至還會(huì)出現(xiàn)特殊的檔案文件格式，進(jìn)而提高了人工處理檔案信息的難度，使原有的人力物力資源遭到了浪費(fèi)，數(shù)據(jù)庫(kù)也會(huì)在此影響下面臨著巨大的儲(chǔ)存壓力，對(duì)維護(hù)工作造成了一定的負(fù)擔(dān)[4]。

三、提高檔案管理信息化管理水平的具體策略

（一）優(yōu)化電子文件的管理工作

在信息技術(shù)廣泛應(yīng)用的背景下，計(jì)算機(jī)檔案網(wǎng)絡(luò)也建立了起來(lái)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在著各種各樣的重要文件檔案，這也對(duì)電子文件的檔案管理工作提出了嚴(yán)格要求。通過(guò)實(shí)踐證明，電子文件管理可以保存大量的重要信息，將檔案信息的重要價(jià)值放到最大[5]。所以，加強(qiáng)電子文件管理工作具有十分重要的現(xiàn)實(shí)價(jià)值，在此過(guò)程中需要做到以下幾點(diǎn)內(nèi)容：一是要成立單獨(dú)的電子信息檔案維護(hù)技術(shù)部門，確保電子文件能夠?qū)崿F(xiàn)歸檔制度化和專業(yè)化，一次來(lái)強(qiáng)化電子文件的管理能力。其次是要科學(xué)處理電子文件的保存問(wèn)題，因?yàn)殡娮游募某霈F(xiàn)時(shí)間并不長(zhǎng)，所以管理人員需要及時(shí)接收、處理并保存文件格式。這樣才能夠保證電子檔案的有效性。最后要科學(xué)處理電子文件檔案保存問(wèn)題，因?yàn)殡娮游募纬傻臅r(shí)間較短，所以能夠長(zhǎng)期保存還需要進(jìn)一步驗(yàn)證。因此，在電子文件管理過(guò)程中，需要首先處理電子檔案的保存問(wèn)題，對(duì)于一些十分重要且需要長(zhǎng)期儲(chǔ)存的文件進(jìn)行定期復(fù)制，避免檔案信息出現(xiàn)丟失情況。

（二）提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

在此過(guò)程中，首先要先提高檔案管理工作人員的工作水平，使他們能夠熟練地操作電子文檔和自動(dòng)化系統(tǒng)。在傳統(tǒng)檔案管理過(guò)程中，一些有價(jià)值的書面材料在經(jīng)過(guò)長(zhǎng)時(shí)間放置之后很容易發(fā)生破損，很多紙質(zhì)材料在查閱時(shí)很不清晰。那么這就需要檔案管理人員要具備一定的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)，對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行妥善保管[6]。其次，相關(guān)主管領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)檔案管理工作高度重視，因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的重視是完成工作的關(guān)鍵條件，在人員配備優(yōu)化和設(shè)備完善過(guò)程中都具有十分重要的作用，檔案管理人員也會(huì)因此提高自身工作的積極性，從根本上來(lái)深度優(yōu)化檔案信息化建設(shè)管理。最后，需要重點(diǎn)培養(yǎng)檔案信息化管理工作人員的敬業(yè)精神，定期對(duì)相關(guān)工作人員展開工作責(zé)任教育，使其能夠在日常工作中約束自己，在此基礎(chǔ)上，企業(yè)也需要采取強(qiáng)有力的措施來(lái)約束檔案管理人員，以此來(lái)確保檔案信息在管理過(guò)程中的安全性。

（三）強(qiáng)化法治意識(shí)，健全法律制度

在社會(huì)管理體系中，檔案管理是其中的主要組成內(nèi)容，必須要接受黨與國(guó)家的監(jiān)督管理，因此相關(guān)企業(yè)檔案管理部門必須要樹立良好的法制安全意識(shí)，拓廣服務(wù)范圍，在已有的檔案服務(wù)基礎(chǔ)上增添創(chuàng)新型服務(wù)內(nèi)容，結(jié)合時(shí)代特色和社會(huì)發(fā)展需求來(lái)不斷研究新項(xiàng)目，最終使檔案管理工作的服務(wù)水平能夠得到明顯提高。在檔案信息化管理過(guò)程中，信息的搜集與質(zhì)量保證十分關(guān)鍵，所以歸入檔案必須要從基礎(chǔ)做起，搜集更多有利的資源信息，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)資源共享。

此外國(guó)家還需要重視檔案管理法律法規(guī)的完善工作，必須要確保檔案在信息時(shí)代下能夠保證安全性。在全國(guó)各個(gè)地區(qū)范圍內(nèi)設(shè)立責(zé)任明確、程序規(guī)范且全面實(shí)施的行政執(zhí)法體系，建立起考核機(jī)制和錯(cuò)案責(zé)任追究機(jī)制，以此來(lái)綜合考核檔案信息化管理人員的實(shí)際工作情況。

（四）強(qiáng)化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，加快信息資源整合效率

檔案最重要的用途就是用來(lái)儲(chǔ)存信息，在現(xiàn)代化社會(huì)背景下，信息資源的作用十分重要，通常是一個(gè)企業(yè)保持市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵因素。檔案信息資料包括很多形式，比如圖紙、膠片以及錄音等等，需要對(duì)這些信息資料進(jìn)行全面搜集，然后利用現(xiàn)代化技術(shù)，將其進(jìn)行信息化轉(zhuǎn)變，將所有的信息資源都轉(zhuǎn)換為電子文件的形式，方面日后的管理保存。所以為了能夠滿足上述要求，相關(guān)企業(yè)部門必須要加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施完善，在原有數(shù)據(jù)庫(kù)、計(jì)算機(jī)以及網(wǎng)絡(luò)等基礎(chǔ)上，來(lái)實(shí)現(xiàn)信息的傳遞和接受。例如：數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)直接影響著檔案信息的查閱效率，因此必須要安排專業(yè)人員來(lái)進(jìn)行設(shè)計(jì)，以此來(lái)奠定良好的基礎(chǔ)。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，在當(dāng)前現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，檔案管理工作備受重視，它不僅影響著企業(yè)檔案管理部門的整體工作水平，同時(shí)也對(duì)各個(gè)行業(yè)信息運(yùn)用程度造成了影響，是企業(yè)保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的關(guān)鍵。在當(dāng)前社會(huì)發(fā)展過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)是未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)，如何更好地實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化檔案管理，則必須要加強(qiáng)信息化建設(shè)，強(qiáng)化法律制度的建設(shè)水平，培養(yǎng)優(yōu)秀的人才專業(yè)隊(duì)伍，進(jìn)而通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)提高檔案管理的安全性，進(jìn)而提供更加便捷的檔案服務(wù)。

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