劉歲梅

摘? 要：在當(dāng)今社會現(xiàn)代化、智能化形勢下，干部人事電子檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)必須開展的重要工作。本文主要從干部人事電子檔案建設(shè)的必要性、價(jià)值實(shí)現(xiàn)、有效利用三個(gè)方面進(jìn)行分析，探討高校干部人事電子檔案發(fā)展的路徑。

關(guān)鍵詞：電子檔案;價(jià)值實(shí)現(xiàn);有效利用;高校;制度建設(shè)

Abstract： In today's social modernization and intelligence situation， the construction of cadres and personnel electronic files is an important work that must be carried out. This article mainly analyzes the necessity， value realization， and effective use of the construction of electronic cadres and personnel files， and discusses the development path of electronic cadres and personnel files in colleges and universities.

Keywords： Electronic archives; Value realization; Effective use; Colleges and universities; System construction

目前，很多單位都開始著手開展電子檔案建設(shè)工作，本文主要從干部人事電子檔案建設(shè)的必要性，及其在高校師資隊(duì)伍建設(shè)中的價(jià)值實(shí)現(xiàn)及有效利用三個(gè)方面進(jìn)行分析，探討高校干部人事電子檔案發(fā)展的路徑。

1 干部人事電子檔案建設(shè)的必要性

1.1 貫徹落實(shí)干部檔案信息化工作規(guī)劃的需要。2018年11月中央辦公廳印發(fā)的《干部人事檔案工作條例》第二十六條指出：組織人事部門及其干部人事檔案工作機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，加強(qiáng)檔案信息資源的規(guī)劃、建設(shè)、開發(fā)和管理，提升檔案信息采集、處理、傳輸、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事檔案信息化管理體系。

2019年2月，重慶市干部檔案工作座談會要求：“各地各單位要按照國家相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合實(shí)際制定干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)三年計(jì)劃，2019年通過檔案專項(xiàng)審核‘回頭看，核準(zhǔn)干部信息、補(bǔ)齊檔案材料、規(guī)范整理檔案，2020年建立黨委（黨組）管理中層干部數(shù)字檔案，力爭2021年全面建立數(shù)字檔案?！?/p>

1.2 提高干部檔案信息化工作水平的需要。干部人事電子檔案建設(shè)是高校師資隊(duì)伍建設(shè)的重要組成部分，建立數(shù)字檔案系統(tǒng)是對干部考核體系、教師個(gè)人發(fā)展曲線的改革，是提高黨的建設(shè)和組織、人事工作科學(xué)化水平的重要手段，是當(dāng)前和今后一個(gè)時(shí)期干部人事檔案工作的重要任務(wù)。[1]

1.3 提高干部人事檔案服務(wù)能力的需要。2014年6月，為深化干部人事制度改革、整治選人用人不正之風(fēng)，中央起草發(fā)布了《關(guān)于進(jìn)一步從嚴(yán)管理干部檔案的通知》（中組發(fā)〔2014〕9號），要求要創(chuàng)新干部檔案管理的方法和手段，積極推進(jìn)干部檔案數(shù)字化，不斷提高管檔工作水平。

2015年《關(guān)于專項(xiàng)審核工作調(diào)研督查情況的通報(bào)》充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，提高管檔用檔水平、嚴(yán)防檔案涂改造假。2016年3月，中共中央組織部印發(fā)了《2016—2020年全國組織系統(tǒng)信息化工作規(guī)劃》的通知（組通字〔2016〕21號），要求大力推進(jìn)干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)，不斷擴(kuò)大數(shù)字檔案覆蓋面，筑牢防止檔案涂改造假的技術(shù)防線。

目前，很多高校都是多個(gè)校區(qū)同時(shí)存在，干部人事檔案庫房只能存放在某一個(gè)校區(qū)，在不同校區(qū)開展工作，有時(shí)會需要及時(shí)查閱某位教師的干部人事檔案，但是迫于地方限制實(shí)現(xiàn)不了馬上查閱，因而會導(dǎo)致工作的滯后性。[2]干部人事電子檔案的建設(shè)可以有效解決高校因?yàn)槎嘈^(qū)運(yùn)營而引起的查檔延時(shí)、耗時(shí)的實(shí)效性問題，在服務(wù)干部選拔、職級晉升、人才培養(yǎng)等工作方面，全面實(shí)現(xiàn)干部檔案的數(shù)字化服務(wù)體系，有效拓展了干部人事檔案的公共服務(wù)功能，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的大趨勢。[3]

2 干部人事電子檔案的價(jià)值實(shí)現(xiàn)

2.1 轉(zhuǎn)變角色，實(shí)現(xiàn)雙向?qū)徍耍蛟扉_放式服務(wù)體系。紙質(zhì)干部人事檔案目前只能管檔人查閱、審核檔案，本人有查檔需求的話，只能通過申請后經(jīng)查檔人進(jìn)行間接查閱，不能直觀地查閱本人人事檔案中的內(nèi)容，更不能確定自己檔案中的信息是否正確，那么，如何在不違反檔案管理政策的前提下，又能揭開紙質(zhì)干部人事檔案的這層神秘面紗，讓本人有足夠的知情權(quán)？可以通過干部人事電子檔案雙向?qū)徍说姆绞?，讓教師直接、直觀地查閱自己的檔案，進(jìn)而充分體現(xiàn)干部人事檔案的公共服務(wù)功能。即入職后本人將紙質(zhì)干部人事檔案遞交給學(xué)校管檔人，管檔人經(jīng)過審核檔案、補(bǔ)充材料、裝訂成冊、掃描、數(shù)字化轉(zhuǎn)化、數(shù)據(jù)入庫等工作流程后，將教師個(gè)人的干部人事檔案通過數(shù)據(jù)庫完整地呈現(xiàn)出來，教師個(gè)人可以通過局域網(wǎng)查閱自己的人事檔案，如果他本人對于檔案內(nèi)容有質(zhì)疑，可以聯(lián)系管檔人進(jìn)行再次審核確認(rèn)，通過這樣雙向?qū)徍说姆绞綄?shí)現(xiàn)本人享有對自己干部人事檔案的知情權(quán)、自查權(quán)，充分呈現(xiàn)干部人事檔案的開放式公共服務(wù)功能，進(jìn)一步脫稿其使用價(jià)值。

2.2 數(shù)據(jù)互通，打造學(xué)校教師隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫。通過干部人事電子檔案建設(shè)，建立高校人事信息數(shù)據(jù)庫。每個(gè)教師的紙質(zhì)干部人事檔案內(nèi)容通過系統(tǒng)軟件全面地展示在數(shù)據(jù)庫中，現(xiàn)在有些高校在教師隊(duì)伍建設(shè)中，建立了很多各自獨(dú)立的人事應(yīng)用系統(tǒng)，面對這些信息孤島，在做大數(shù)據(jù)分析的時(shí)候，會花大量的時(shí)間和精力，把這些各自獨(dú)立的數(shù)據(jù)融合在一起再做分析，這樣既耗時(shí)、耗力，又容易出錯(cuò)。將干部人事電子檔案中的內(nèi)容通過技術(shù)手段和學(xué)校的公開招聘系統(tǒng)、職稱評審系統(tǒng)、繼續(xù)教育學(xué)時(shí)評審系統(tǒng)、科研系統(tǒng)等人事系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)互通，這樣通過一定的技術(shù)手段將一個(gè)教師從進(jìn)校到退休的職業(yè)生涯全程、立體、直觀地呈現(xiàn)出來。可以從入口到出口為干部提拔、職稱晉升、人才培養(yǎng)提供基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)分析，為學(xué)校教師隊(duì)伍建設(shè)提供有效依據(jù)。可以真實(shí)、便捷、有效地描繪出教師個(gè)人的發(fā)展軌跡，描繪出整個(gè)學(xué)校師資隊(duì)伍建設(shè)的現(xiàn)狀及存在的問題。用大數(shù)據(jù)的方式為高校教師隊(duì)伍建設(shè)指引方向。

2.3 依托電子檔案和智慧校園平臺，建立“智慧檔案”。干部人事電子檔案建設(shè)是建設(shè)信息化、智慧化校園的大勢所需。隨著我國各地相繼提出“智慧城市”和“智慧政府”的發(fā)展戰(zhàn)略，各個(gè)校園也推出“智慧校園”建設(shè)，網(wǎng)絡(luò)信息化作為“智慧校園”的重要組成部分，如何充分利用現(xiàn)有信息化技術(shù)進(jìn)一步提升組織、人事工作的信息化水平，我認(rèn)為“智慧檔案”的建設(shè)將是重中之重。智慧檔案是在電子化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)上，整合利用物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案信息智能感知、獲取、傳輸、處理、服務(wù)的工作模式，是檔案信息化建設(shè)發(fā)展的高級形態(tài)，也是干部人事檔案數(shù)字化發(fā)展的必然結(jié)果。[4]

在實(shí)現(xiàn)各類人事系統(tǒng)數(shù)據(jù)互通的基礎(chǔ)上，建立教師隊(duì)伍建設(shè)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫，通過大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)將此數(shù)據(jù)庫和學(xué)校教學(xué)、管理等檔案信息的其他數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接后，提取、選擇事關(guān)教師本人的有效信息，再進(jìn)行整合分析，形成新的數(shù)據(jù)庫，通過信息技術(shù)手段將此數(shù)據(jù)庫和智慧校園貫通連接后，教師個(gè)人通過指紋或人臉識別技術(shù)，便捷地登錄智慧校園平臺，使用語音識別功能就能方便、快捷地查閱出自己需要的檔案信息。

3 干部人事電子檔案的有效利用

3.1 以軟件應(yīng)用為保障，確保技術(shù)運(yùn)行穩(wěn)定、安全。目前大部分高校使用的干部人事電子檔案系統(tǒng)，它采用先進(jìn)的.Net平臺技術(shù)，技術(shù)穩(wěn)定成熟，結(jié)合干部人事檔案具體業(yè)務(wù)需求而構(gòu)建統(tǒng)一架構(gòu)的干部人事檔案信息管理平臺。該系統(tǒng)支持定制開發(fā)，并支持原有檔案管理系統(tǒng)的升級及備份檔案數(shù)據(jù)安全整體遷移，可使用云計(jì)算、全文檢索等先進(jìn)技術(shù)結(jié)合組織人事系統(tǒng)具體檔案應(yīng)用進(jìn)行量身定制的特色開發(fā)應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)組織人事部門干部人事檔案的集中統(tǒng)一管理和利用。

2019年12月12日，根據(jù)《中共重慶市委組織部關(guān)于認(rèn)真做好新任市管干部紙質(zhì)檔案和數(shù)字檔案報(bào)送工作的通知》（渝委組〔2019〕138 號）文件精神，沒有實(shí)現(xiàn)干部人事檔案數(shù)字化的單位，使用該系統(tǒng)《干部數(shù)字檔案采集軟件》規(guī)范制作數(shù)字檔案，以確保新任市管干部數(shù)字檔案的質(zhì)量。

本系統(tǒng)基本涵蓋了組織人事系統(tǒng)的干部人事檔案管理工作范圍，業(yè)務(wù)覆蓋面廣，技術(shù)穩(wěn)定成熟，風(fēng)險(xiǎn)可控。上線后可大大提高教職工個(gè)人查閱檔案、轉(zhuǎn)遞檔案的時(shí)效性和準(zhǔn)確性，有效整合信息資源，實(shí)現(xiàn)組織人事工作在人事檔案信息方面的互通共享，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案信息資源統(tǒng)一收集、管理、保存及利用。

3.2 以紙質(zhì)檔案為基礎(chǔ)，確保干部人事檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。干部人事電子檔案建設(shè)工作是建立在干部人事紙質(zhì)檔案規(guī)范化管理的基礎(chǔ)上，因此如何保障紙質(zhì)檔案的規(guī)范性、準(zhǔn)確性、完整性，將是實(shí)現(xiàn)干部人事電子檔案建設(shè)的源頭保障，作為學(xué)校干部人事檔案的管檔人，應(yīng)該從一個(gè)教師入校前干部人事檔案的轉(zhuǎn)遞、審核、補(bǔ)充材料等方面做好基礎(chǔ)性工作，從“三齡兩歷一身份”的審核到每一份復(fù)印件的審核，再到每一份材料的裝訂等方面，來把握細(xì)節(jié)的準(zhǔn)確性，保證每一份材料的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性，保證每一本檔案的規(guī)范性、真實(shí)性、有效性，這樣才能從源頭確保干部人事檔案的數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為干部人事檔案數(shù)據(jù)庫做好基礎(chǔ)保障。

3.3 以制度為抓手，積極推進(jìn)干部人事電子檔案的規(guī)范化管理。檔案工作的制度化建設(shè)是整個(gè)干部人事檔案工作的重中之重，目前關(guān)于干部人事檔案制度的建設(shè)主要是圍繞紙質(zhì)檔案的管理來進(jìn)行制定的，主要包括材料收集制定、材料鑒別、歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對統(tǒng)計(jì)制度等幾個(gè)方面。相對于干部人事檔案信息化建設(shè)這方面的制度有些高校是籠統(tǒng)而言，沒有細(xì)化。

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的檔案法，國家主席習(xí)近平簽署第47號主席令予以公布，自2021年1月1日起正式施行，這是我國檔案法治建設(shè)過程中一個(gè)新的里程碑，對我國檔案事業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生重大而深遠(yuǎn)的影響。檔案法的第五章專門對檔案信息化建設(shè)做出了全面闡述。因此高校在實(shí)施干部人事電子檔案后，應(yīng)該從設(shè)備設(shè)置、管理，信息的編寫、輸出，數(shù)據(jù)維護(hù)、應(yīng)用，數(shù)據(jù)的保密性等方面進(jìn)行制度建設(shè)，避免信息化建設(shè)中的檔案信息泄露的情況發(fā)生，確保干部人事電子檔案項(xiàng)目安全、穩(wěn)定、有效運(yùn)營，維護(hù)干部人事檔案工作的嚴(yán)肅性。

參考文獻(xiàn)：

[1]趙小芬.干部檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)探索[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020年第14期.

[2]曹玉蘭.論高校檔案數(shù)字化中的風(fēng)險(xiǎn)與應(yīng)對措施[J].檔案管理，2017年第2期.

[3]程婧.高?；n案數(shù)字化流程與探索[J].檔案管理，2019年第2期.

[4]許美娟.互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代高職院校智慧檔案建設(shè)[J].辦公自動化，2020年第17期.

（作者單位：重慶廣播電視大學(xué) 來稿日期：2021-06-20）