游翠云

摘要：隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，基建工程不斷增多，而檔案資料管理與監(jiān)控在基建工程項目管理中發(fā)揮著越來越重要的作用。本文在揭示檔案管理與監(jiān)控重要性的基礎(chǔ)上，剖析了基建工程項目管理中檔案資料管理的現(xiàn)存問題，進而提出了在基建工程中如何進行檔案資料管理與監(jiān)控的具體措施，目的是保證檔案資料管理與監(jiān)控的安全性與完整性，促進基建工程項目順利地開展。

關(guān)鍵詞：基建工程;項目管理;檔案資料;管理與監(jiān)控

檔案資料管理與監(jiān)控工作對于基建工程的項目管理來講是十分關(guān)鍵的一部分，但受到傳統(tǒng)檔案資料整理與收集的影響，逐漸出現(xiàn)了如檔案資料信息不全面、信息缺乏精準(zhǔn)性、資料收集不及時、資料利用效率低等問題一定程度上造成了許多不可避免的麻煩，限制了基建工程的順利開展?；诖耍挛膶υ斐蓡栴}的原因進行分析，提出具體舉措解決相關(guān)問題。

1、基建工程項目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的重要性

基建工程檔案真實地記錄了基建工程項目中各個環(huán)節(jié)的情況，關(guān)系到整個項目建設(shè)的全過程，是反映工程質(zhì)量的重要資料，有助于基建工程項目更好地開展。而檔案資料管理與監(jiān)控工作是基建工程項目管理的重要組成部分，做好此項工作不僅可以為基建工程提供第一手完備、可靠的資料信息，還可以推進基建工程中設(shè)備維修、技術(shù)應(yīng)用、擴建等工作的有序進行，此外，項目相關(guān)人員可以據(jù)檔案記錄及時進行反思或指導(dǎo)后續(xù)工作的進行，是提高基建工程項目管理水平的重要手段。

2、基建工程項目管理中檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)存問題

2.1檔案資料信息不全面

當(dāng)前，記錄檔案的工作人員在進行檔案資料整理與編制時，為方便起見，常常會忽略掉項目的建設(shè)過程與相關(guān)細(xì)節(jié)，以及某些待用材料還存在沒有復(fù)核審批的情況，只記錄一些變更通知書等相對容易的項目。且由于基建工程的難度大，工期長，很多資料的記錄整理難度很大，部分資料常常會被遺忘，導(dǎo)致檔案資料信息不完整、不全面。

2.2檔案資料信息缺乏精準(zhǔn)性

此問題主要包含兩方面原因。一方面由于基建工程項目所包含的環(huán)節(jié)較多，所需要的記錄的內(nèi)容很龐雜，會影響記錄過程中信息的準(zhǔn)確性;另一方面是由于工作人員的疏忽，對很多資料信息記錄整理不細(xì)心，經(jīng)常出現(xiàn)將監(jiān)測的數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確填寫，憑借自己的主觀判斷，填寫數(shù)據(jù)的近似值，或者將類似的數(shù)據(jù)填錯位置，缺少對細(xì)節(jié)的重視，這樣的例子比比皆是，使檔案資料信息失去真實性與可參考價值，影響基建工程的順利推進。

2.3檔案資料收集整理不及時

在一般的基建工程項目中，檔案資料信息的記錄應(yīng)該從工程的計劃環(huán)節(jié)就開始，及時跟蹤各環(huán)節(jié)的實施情況，一直到其驗收審核完畢，記錄工作才可結(jié)束，且對施工圖紙等要完整保存好，避免一些重要信息及數(shù)據(jù)的丟失。正因為基建工程項目具有復(fù)雜性、不穩(wěn)定性的特點，才更應(yīng)對每一個環(huán)節(jié)都認(rèn)真對待。而在實際過程中，一些工作人員思想上不重視，記錄整理效率低下，常常出現(xiàn)“事后補錄”的情況，使得再想及時跟蹤工期進度做記錄的快捷準(zhǔn)確的可行性措施的實行變得難上加難。

2.4檔案資料利用率較低

同樣，由于基建工程復(fù)雜性的特點，往往會記錄整理出很多材料，受傳統(tǒng)檔案資料入檔習(xí)慣的影響，工作人員依舊堅持“重藏輕用”的原則，對所有材料一并收藏，不加任何甄別，忽略了相關(guān)單位對此檔案的再利用、再研究需求，導(dǎo)致再利用檔案資料時，尋找難度大，利用率較低。

3、基建工程項目管理中進行檔案資料管理與監(jiān)控的具體舉措

3.1建立檔案資料管理與監(jiān)控制度

基建工程項目管理中檔案資料管理與監(jiān)控涵蓋了多個機構(gòu)和部門，要想做好此項工作，就需要建立檔案資料管理與監(jiān)控制度及統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，使多部門協(xié)調(diào)有序地配合，分工明確，承擔(dān)各自的責(zé)任，從工程開始就進行實時的資料記錄與整理，按照工期長短規(guī)定好時間，分期進行匯總，并簽署保密協(xié)議，保證檔案資料及時歸檔。

3.2強化檔案資料管理的意識，定期開展培訓(xùn)工作

檔案資料的記錄收集工作主要是由人來完成的，為了避免由于工作人員的疏忽與不細(xì)心而造成的資料不全面與準(zhǔn)確性不高等問題，應(yīng)首先強化他們的意識，使其認(rèn)識到檔案資料管理的重要性，并定期開展培訓(xùn)工作，增強其責(zé)任感，提高其檔案管理與監(jiān)控水平和業(yè)務(wù)能力，使其認(rèn)真遵守檔案資料管理與監(jiān)控制度，緊隨領(lǐng)導(dǎo)指示，科學(xué)進行檔案資料的管理與監(jiān)控工作。

3.3注重技術(shù)的運用和基礎(chǔ)設(shè)施水平的提高

隨著時代發(fā)展，各項領(lǐng)域的新技術(shù)如雨后春筍般相繼出現(xiàn)，檔案資料管理與監(jiān)控上也不例外。不由分說，技術(shù)的運用會使其更具現(xiàn)代化與技術(shù)化，大幅提高檔案資料的準(zhǔn)確性與監(jiān)控效率。此外，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是基建工程項目順利進行，施工質(zhì)量得到保證，進而準(zhǔn)確進行檔案資料管理與監(jiān)控的關(guān)鍵，因此各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)加大對基建工程的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的投入，保證檔案資料管理與監(jiān)控的安全性。

3.4對檔案管理與監(jiān)控的各個環(huán)節(jié)設(shè)定具體有效的監(jiān)管方針

正如上文所說，基建工程項目的時間跨度相對較大，工期較長，各環(huán)節(jié)類目眾多，資料具有一定的復(fù)雜性。只有實施具體有效的監(jiān)管方針，才能保證各環(huán)節(jié)的資料內(nèi)容的完整性、安全性及準(zhǔn)確性的提高。因此，各環(huán)節(jié)中應(yīng)設(shè)置專門人員進行監(jiān)管，對不規(guī)范的行為及時進行制止，如阻止無果，則應(yīng)上報給上級領(lǐng)導(dǎo)?？偠灾?，監(jiān)管工作是減少紕漏、提高基建工程檔案質(zhì)量與歸檔效率的關(guān)鍵性工作，各級領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)工作人員應(yīng)務(wù)必重視起來。

結(jié)語：

在分析了基建工程中檔案資料管理與監(jiān)控的現(xiàn)存問題的同時，也明白了檔案資料管理與監(jiān)控對基建工程的重要意義之所在。因此，在今后的基建工程項目管理中的檔案資料管理與監(jiān)控的工作中，應(yīng)不斷完善相關(guān)制度;提高檔案管理監(jiān)控人員的思想意識與責(zé)任感，促使他們的觀念及時得到更新;上級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時提高基礎(chǔ)設(shè)施水平，注重新技術(shù)的應(yīng)用，加強監(jiān)管，保證基建工程項目管理水平的提高。

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