王旭

摘 要：分析PDCA應用于醫(yī)院人事檔案管理中的價值與意義。將本院2020年1月至6月未實施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為常規(guī)組，將2020年7月至12月實施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為觀察組，比較兩組人事檔案的管理質量，包括歸檔率、歸檔資料完整率。分析得出觀察組人事檔案的歸檔率（98%）、歸檔資料完整率（91.83%）明顯高于常規(guī)組人事檔案的管歸檔率（86%）、歸檔資料完整率（82.14%），P<0.05。因此PDCA管理是能夠提高醫(yī)院人事檔案管理質量，可以考慮積極推廣。

關鍵詞：醫(yī)院;人事檔案;管理;PDCA

人事檔案在人事管理活動中有著極為重要的作用，是能夠對職工的德才情況以及成長經(jīng)歷進行有效記錄與反映。醫(yī)院人事檔案的內容形式有很多，包括考核表、職稱評審聘任表、登記表等，會將每一位醫(yī)護人員的專業(yè)水平、工作經(jīng)歷、科研水平、獎懲情況等進行真實的記錄與反映，屬于醫(yī)護人員個人成長的一種“印證”，所以確保醫(yī)院人事檔案材料的完整性與真實性，是醫(yī)院進行專業(yè)人才管理工作的基礎，并且還能夠最大程度地開發(fā)醫(yī)院人力資源。不過就目前而言，醫(yī)院人事檔案管理存在不健全情況，不僅缺少專業(yè)的管理人員，同時檔案室缺乏完善的設備條件，從而導致檔案資料歸檔不及時、檔案材料分類不標準、信息記載前后不一致的情況，進而會影響檔案材料信息的準確性。而PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院人事檔案管理中的應用是能夠將檔案管理質量與效率極大地提升，通過每一次循環(huán)來階梯式上升檔案管理的完整性與真實性。本文的研究對象為醫(yī)院職工，共200份，均為我院2020年1月至2020年12月期間病案，以此來研究分析PDCA循環(huán)管理在醫(yī)院人事檔案管理中的作用與效果。

一、資料與方法

1.基礎資料

將本院2020年1月至6月未實施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為常規(guī)組，將2020年7月至12月實施PDCA循環(huán)管理的100份醫(yī)院職工作為觀察組，包括在編人員、合同制人員、退休返聘人員等，醫(yī)院人事檔案來源比較無差異，P>0.05。

2.實施方法

（1）計劃階段（Plan）

組織相關工作人員進行討論，最終將導致醫(yī)院人事檔案管理的相關問題分為16個方面，即醫(yī)院人員情況復雜、醫(yī)院職工對人事檔案的具體流程與要求不清楚、醫(yī)院職工缺乏足夠的培訓工作、醫(yī)院職工日常工作繁忙，缺乏足夠的關注、檔案管理缺乏較高的信息化管理、歷史遺留問題導致人事檔案資料不全、人事檔案管理系統(tǒng)缺乏專業(yè)性、硬件條件偏低，缺少與之對應的硬件設施，包括電腦與檔案室等、缺少專業(yè)水平較高的專職檔案管理人員、檔案管理人員缺少積極性、不完善的檔案管理規(guī)章制度、高層領導對其缺乏足夠的認識、獎懲措施不到位、醫(yī)院對其缺乏足夠的重視。在明確問題后，需要對要因進行確認，將主因與次因進行區(qū)分，同時對其原因進行討論與分析，經(jīng)過討論與分析，明確導致檔案管理混亂的主要原因是因為醫(yī)院對其缺乏足夠的重視。之后再擬定計劃與措施，為了使醫(yī)院人事檔案管理更加規(guī)范化與標準化，醫(yī)院可以在年度工作計劃中納入檔案管理，經(jīng)同部署、同推進、同考核，對各項工作步驟進行明確，同時將需要的人員與物質計劃詳細呈列。在工作計劃方面，需要制定比較完整的醫(yī)院人事檔案工作計劃，將工作目標、工作任務以及工作步驟進行明確，同時對相關工作人員的崗位職責、工作流程以及規(guī)章制度進行明確;在人員計劃方面，需要對專職人員的培訓力度進行加強，同時配備與之相應的協(xié)助人員以及檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)技術人員;根據(jù)工作的需求與需要，配備對應的設備，提報財務預算，并配齊除濕器、復印件、電腦、滅菌器、打印機等設施，同時申請醫(yī)院人事檔案管理的專用庫房，在庫房中配備醫(yī)院人事檔案信息管理系統(tǒng)。

（2）執(zhí)行階段（Do）

由醫(yī)院領導對其進行監(jiān)督，確保計劃能夠高效的執(zhí)行，實施集中統(tǒng)一的管理模式，不斷增強管理人員的檔案業(yè)務學習，促使檔案管理人員能夠積極主動地參加檔案管理相關的業(yè)務知識培訓。檔案管理人員還需要對人事檔案方面的新規(guī)定進行不斷學習，使其能夠及時有效地掌握新時期的人事檔案管理新標準。在對人事檔案資料進行收集時，需要對其內容以及范圍進行明確，確保所收集的檔案資料與新規(guī)定相符，并將無關材料的收集減少。醫(yī)院建立專門的檔案室，由3名專職工作人員對其負責，同時由相關人員協(xié)助完成，醫(yī)院分開管理編制內以及編制外的人事檔案，在醫(yī)院檔案室中集中存放編制內的職工資料，而編制外的人員，則由市人才服務中心進行統(tǒng)一保管。而且醫(yī)院還需要配備專門的人事檔案管理系統(tǒng)，從而落實信息化檔案管理。在以往實踐過程中，由于許多檔案都是屬于一次性入檔，通常都不會根據(jù)實際情況來對其完善與修改，容易產生檔案資料不完整的情況。所以醫(yī)院需要對檔案進行集中性梳理，對相關材料進行不斷完善與健全，針對工作人員檔案中所缺少的材料，需要將其一一列出，然后用紙質形式來對個人進行通知，同時要求個人在限期內對其進行整改，從而形成動態(tài)的補充機制。

（3）檢查階段（Check）

對執(zhí)行階段的效果進行檢查、驗證與評估，同時對執(zhí)行階段的具體落實情況進行記錄，并將執(zhí)行階段所產生的問題進行及時統(tǒng)計與匯總。如果執(zhí)行階段的效果達到了計劃目標，則對前期的工作展開實時總結，然后將好的工作經(jīng)驗進行推廣。如果執(zhí)行階段的效果未必能夠實現(xiàn)計劃目標，則需要對目標進行多方面分析，以此來了解計劃目標的設定是否不切合實際或者有偏高情況。醫(yī)院需要全面的檢查和評估信息化建設水平、規(guī)章制度的制定、人員的培訓以及檔案室的硬件配備等情況，然后逐一對其進行審核，對落實情況進行有效監(jiān)督。記錄并匯總檢查情況，然后將匯總數(shù)據(jù)轉化為書面材料，在績效考核中納入檢查與評估結果，進而最大程度調動檔案專職人員的工作積極性與熱情。除此之外，醫(yī)院還需要定期的召開協(xié)調會，將各個科室之間的溝通與交流進行加強，然后詢問相關科室對醫(yī)院人事檔案管理下一步的建設意見。