張勁

摘要：檔案管理是高校一項重要的工作載體，與高校的穩(wěn)步發(fā)展息息相關(guān)。新形勢下高校檔案管理面臨全新變革，需要進(jìn)一步加深對檔案管理工作的認(rèn)識，理清檔案管理工作的要求和重點，及時調(diào)整管理思路和方法，注重管理模式的創(chuàng)新應(yīng)用，適應(yīng)新形勢下的檔案發(fā)展和管理需求。據(jù)此，本文結(jié)合新形勢下高校檔案管理特點，突出探討檔案管理創(chuàng)新思路，以為提升檔案管理質(zhì)量提供有益參考。

關(guān)鍵詞：新形勢;高校檔案;管理創(chuàng)新

2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》，其中明確提出應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理創(chuàng)新，包括收集模式、管理手段及服務(wù)機(jī)制等內(nèi)容[1]。尤其是面對日益復(fù)雜的檔案管理格局，必須要結(jié)合新形勢、新任務(wù)、新要求，迎接前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，切實注重在高校檔案管理中的創(chuàng)新，賦予高校檔案管理新的歷史使命，保證高校檔案管理工作永葆青春活力。

1 新形勢下高校檔案管理的特點

檔案管理由來已久，屬于高校高質(zhì)量發(fā)展的重要管理范疇。因此，要改變傳統(tǒng)檔案管理的淺層次、低技術(shù)等問題，在全新的檔案管理要求中必須要與時俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新工作思路和方法，注重信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，及時調(diào)整工作方法、內(nèi)容和目標(biāo)，突破以往時間和空間上的局限，實現(xiàn)檔案管理結(jié)構(gòu)的發(fā)展和變革。早在2008年教育部便與國家檔案局，共同頒布了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，其中規(guī)定檔案管理需涉及招生、教學(xué)、科研、管理等內(nèi)容[2]。隨著高校檔案規(guī)模和數(shù)量的增加，信息化管理模式成為當(dāng)前的首選，因此需要有效利用文字、圖表、聲像等載體，加強(qiáng)檔案管理的效率和水平，切實適應(yīng)未來管理需求。

2 新形勢下高校檔案管理的創(chuàng)新策略

2.1 革新檔案管理觀念，積極拓展創(chuàng)新思路

在長期的檔案管理實踐中可知，檔案管理具有系統(tǒng)性、長期性和復(fù)雜性特點，而隨著高校檔案管理內(nèi)容的增加，以及信息技術(shù)的不斷滲透，應(yīng)積極加強(qiáng)兩者之間的結(jié)合，逐漸形成互補融合的優(yōu)勢，不斷利用技術(shù)優(yōu)勢改變管理效率，精益求精、開闊思路。另外，高校檔案管理具有一定的特殊性，既要增強(qiáng)檔案管理的效率，也要發(fā)揮出檔案管理的服務(wù)功能，用以支持高校的科研、管理及籌劃，扮演好配角角色，默默無聞。從高校檔案管理的頂層設(shè)計上，同樣要積極加強(qiáng)在模式上的創(chuàng)新，充分利用崗位優(yōu)化契機(jī)，實現(xiàn)檔案管理的流程規(guī)范，包括信息收集、整理、歸檔、存儲及服務(wù)，發(fā)揮信息化檔案管理的優(yōu)勢作用，構(gòu)建起全新的檔案管理服務(wù)體系，提升高校檔案管理的整體服務(wù)質(zhì)量。

2.2 注重管理協(xié)調(diào)工作，有效理順管理關(guān)系

高校檔案管理應(yīng)強(qiáng)調(diào)對部門管理的溝通與整合，將檔案管理理念滲透至各個協(xié)作部門，由檔案管理部門發(fā)揮子指導(dǎo)歸檔和保存服務(wù)工作。比如，在實際的檔案管理工作中，受各個高校機(jī)構(gòu)的職能工作差異，包括教務(wù)、招生部門的學(xué)生檔案;基建、后勤部門的基礎(chǔ)設(shè)施和固定資產(chǎn)檔案;科研項目的資料檔案等，均應(yīng)納入全方位的管理范疇，通過對檔案管理工作的整合，達(dá)到協(xié)同管理的效果，切實保證高校各項檔案資源能夠有效收集和管理，并在服務(wù)中發(fā)揮出積極的效果。另外，針對高校檔案管理工作的特點，要充分理順檔案管理工作的重心，如制定具體的檔案管理指導(dǎo)和監(jiān)督計劃，規(guī)定定期進(jìn)行財務(wù)、人事、資產(chǎn)、基建、科研等檔案資源的整理上報;針對每年招生季、就業(yè)季進(jìn)行相關(guān)檔案資料的收集，同時規(guī)定每周具體的工作日為查檔日，由此實現(xiàn)各個部門的協(xié)調(diào)統(tǒng)一。

2.3 更新檔案管理模式，提升整體管理效能

在檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案管理工作具備了新形勢的具體特征，其中具有傳輸速度快、管理效率高、安全性能好和服務(wù)便捷性強(qiáng)等特點。因此，在實際的檔案管理工作中，必須要有效結(jié)合檔案管理優(yōu)勢，從根本的管理方法上進(jìn)行模式創(chuàng)新。一方面，要持續(xù)推進(jìn)檔案管理技術(shù)應(yīng)用，利用高校檔案管理信息系統(tǒng)，與日常的檔案管理工作緊密結(jié)合，逐步淘汰和完善傳統(tǒng)的檔案管理方法，向信息化、數(shù)字化、智慧化轉(zhuǎn)變，并同步帶動檔案服務(wù)能力的躍升。另一方面，要積極促進(jìn)管理制度的完善，將以往單純的檔案管理制度向外部拓展，尤其是加強(qiáng)與各個機(jī)構(gòu)之間的協(xié)作，擴(kuò)大檔案管理的外延和內(nèi)涵，將更豐富的檔案資源集中起來，化零為整，增強(qiáng)高校檔案管理的服務(wù)能力，構(gòu)建更加豐富的高校檔案資源庫，滿足高校各個領(lǐng)域的檔案管理和服務(wù)需求。另外，注重檔案管理流程的規(guī)范，積極促進(jìn)檔案管理綜合化、科學(xué)化，將檔案管理由實體管理向數(shù)字化服務(wù)上轉(zhuǎn)變，為高校檔案管理的未來發(fā)展提供有益支撐。

2.4 創(chuàng)新檔案服務(wù)目標(biāo)，打造專業(yè)服務(wù)格局

歷史證明，在檔案管理中“有為才能有位”，針對高校檔案管理工作而言，必須要改變以往檔案管理“邊緣化”的思想，以國家檔案局《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》為基礎(chǔ)，堅持“以人為本、服務(wù)為先”，掌握高校檔案管理的核心工作，滿足檔案管理信息化的要求。在新形勢下，應(yīng)結(jié)合黨和國家檔案管理事業(yè)，提升以高新檔案管理和服務(wù)為中心的新格局，積極加強(qiáng)與信息技術(shù)的結(jié)合，與高校教育和服務(wù)機(jī)構(gòu)的聯(lián)絡(luò)，達(dá)到專業(yè)化服務(wù)的檔案管理創(chuàng)新模式。一是協(xié)調(diào)監(jiān)督，利用創(chuàng)新管理技術(shù)完成收集、整理、立卷工作;二是保管利用，特別是發(fā)揮檔案資源的服務(wù)功能，為高校的科研、管理提供支持，形成全局的主動的信息服務(wù)，推動高新檔案管理服務(wù)的轉(zhuǎn)型升級。

3 結(jié)語

眾所周知，高校檔案管理并非一蹴而就，也并非是憑借檔案管理部門一己之力能夠完成的，尤其是面對檔案管理新形勢、新任務(wù)和新要求，必須要加強(qiáng)協(xié)同、苦練內(nèi)功、與時俱進(jìn)，不斷提升高校檔案管理效能和質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理工作的持續(xù)創(chuàng)新。

參考文獻(xiàn)

[1]李娟.如何在新形勢下實現(xiàn)高校檔案管理工作創(chuàng)新[J].傳媒論壇，2020，3（17）：103-104.

[2]呂聰.大數(shù)據(jù)新時代背景下高校檔案管理工作創(chuàng)新思考[J].科技經(jīng)濟(jì)導(dǎo)刊，2020（20）.