盧芳
摘要:隨著我國信息技術的快速發(fā)展,各行各業(yè)都逐漸向信息化發(fā)展,其中事業(yè)單位的檔案管理工作就是變化較大的行業(yè),傳統(tǒng)的檔案管理工作主要通過人工和紙張記錄信息,所以不管是管理工作的效率,還是保密性都存在很大的問題。但是由于信息時代的到來,導致事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著巨大的挑戰(zhàn)和機遇。本文中筆者針對網(wǎng)絡時代下如何完善事業(yè)單位檔案管理工作的相關策略進行分析。
關鍵詞:網(wǎng)絡時代;完善;事業(yè)單位;檔案管理;
引言:由于網(wǎng)絡時代的來臨,導致事業(yè)單位也開始重視檔案管理工作規(guī)模的建設,通過加強先進技術設備的應用,積極構建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)等相關對策,讓我國的事業(yè)單位檔案管理工作逐漸向無紙化發(fā)展。但是在事業(yè)單位檔案管理工作改革創(chuàng)新的發(fā)展過程中,還存在一些問題,比如信息化程度不高、相關檔案管理人員的信息水平較低、缺乏一定的創(chuàng)新精神等問題都說明了,我國的事業(yè)單位檔案管理工作還需要完善。
一、強化檔案信息化建設的意識
為了確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設的順利進行,首先需要提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設的意識,尤其是一些事業(yè)單位對檔案管理工作的重視程度,必須盡快轉變,另外還需要對相關負責人進行數(shù)字化檔案管理工作的培訓,使得管理人員認識到數(shù)字化檔案管理的重要性,通過培訓工作不僅提高了管理人員的整體水平,還能打造一些專業(yè)素質過硬的檔案管理團隊。另外事業(yè)單位還需要制定一套較為完整的信息化檔案管理制度,這種檔案管理制度必須結合事業(yè)單位檔案管理具體的情況而制定,并制度中積極應用信息技術,從而使事業(yè)單位的檔案管理工作和日常工作同步進行[1]。此外在信息化檔案管理工作中,還需要相關的管理人員加強對一些細節(jié)的把控,確保檔案的收集、整理、歸檔、錄入等各環(huán)節(jié)不出現(xiàn)問題,比如在信息化檔案管理過程中,相關人員操作行為的規(guī)范、文件復印件的保管、管理交接記錄的存放等都需要加以重視,而且在開展信息化檔案管理過程中,要對網(wǎng)絡系統(tǒng)進行定時定期的維護,確保檔案信息不會被一些不法分子竊取。
二、提高事業(yè)單位檔案信息化建設的基礎設施
事業(yè)單位檔案信息化建設的過程中,主要使用的基礎設施包括計算機系統(tǒng)、軟件以及相關的檔案信息設備。其中計算機系統(tǒng)主要的功能是幫助檔案工作人員進行信息的傳輸、交換、管理、存儲,通過計算機系統(tǒng)對檔案信息內容進行數(shù)字化的處理和儲存,從而達到事業(yè)單位檔案信息化的要求,所以需要事業(yè)單位加強對這些檔案信息設備的完善,而且計算機系統(tǒng)可以說是整個事業(yè)單位檔案管理工作的核心,一旦計算機系統(tǒng)損壞則會帶來很嚴重的影響。此外檔案管理信息化設備還包含:復印機、打印機、計算機以及計算機軟件和硬件等設備[2]。通過這些檔案信息化設備的使用將檔案資源內容進行自動的轉化、存儲、檢索、立卷等內容,從而實現(xiàn)檔案信息內容的收集、整理、歸檔等一體化管理,所以說事業(yè)單位的采購部門需要針對檔案管理實際的工作需求,對這些信息設備進行合理的購置,避免檔案信息設備的浪費和閑置,通過對檔案信息基礎設施的建設,不僅能大幅度提高檔案信息化建設的效率,還能盡快落實這一目標。
三、完善檔案數(shù)字化技術的管理模式
由于數(shù)字化檔案管理模式的出現(xiàn),導致一些事業(yè)單位的工作人員在檔案信息查閱過程中,出現(xiàn)撤、改原始檔案材料的情況。所以說針對這種情況,需要相關工作人員加強檔案管理信息無紙化的管理,比如對原始檔案材料的整理和歸納,對一些檔案進行分類,制定檔案編碼,這些檔案信息無紙化的準備工作,都需要進行提前準備,確保相關檔案工作人員可以順利進行信息錄入工作。就拿一些企業(yè)的機械設備來說,首先需要對這些機械設備進行建檔說明的制定,并且安排專門的倉儲人員進行保管,同時對查看人員的資料進行及時更新。另外相關的工作人員在人事變動的過程中,要督促檔案管理人員做好交接手續(xù),避免因人事變動造成檔案資料的丟失[3]。最后各事業(yè)單位還需要結合自身單位的特點和實際情況,建立適合自己的檔案管理數(shù)據(jù)庫,從而使檔案數(shù)字化管理工作得到最大程度的發(fā)揮,同時也是體現(xiàn)數(shù)字化檔案管理安全、高效、快捷等優(yōu)勢的重要方式。
四、加快檔案部門信息人才的培養(yǎng)
事業(yè)單位檔案管理部門的工作人員,一直都是整個檔案信息化發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié),所以說需要事業(yè)單位的檔案部門加強對信息人才的培養(yǎng)和引進。首先事業(yè)單位的檔案管理部門需要對工作人員進行思想、專業(yè)知識、技術水平等方面進行專業(yè)的培訓,促進事業(yè)單位的檔案管理工作人員的綜合碎片得到全面提高。比如開展思想方面的培訓工作時,可以先讓事業(yè)單位的檔案人員牢記檔案信息知識,然后通過信息化知識內容對檔案人員的信息知識、計算機知識以及檔案信息知識等內容進行普及,促進事業(yè)單位檔案人員的思想覺悟得到全面提高。此外檔案部門還可以開展能力方面的培訓,比如一些信息設備的規(guī)范化操作內容、信息化管理指南等相關內容的制定,都可以大幅度提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)能力,從而為檔案信息化建設奠定堅實的基礎。最后相關的檔案部門還需要根據(jù)各個檔案崗位的性質、特點以及檔案人員的強項進行檔案工作的分配,確保檔案信息化建設的連續(xù)性和高效性[4]。其次,事業(yè)單位檔案管理部門還需要加強對信息化檔案人才的引進,例如在高校開展招聘會、面試會,并且對一些成功入職的學生給予較高的待遇,這樣不僅能幫助事業(yè)單位補充更多信息人才,還能大幅度提升檔案管理部門工作人員整體素質。
結語
綜上所述,本文中筆者針對強化檔案信息化建設的意識、提高事業(yè)單位檔案信息化建設的基礎設施、完善檔案數(shù)字化技術的管理模式、加快檔案部門信息人才的培養(yǎng)等完善事業(yè)單位檔案管理工作的相關對策進行闡述,希望給事業(yè)單位的檔案工作人員帶來幫助。
參考文獻
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[4] 晁岳勇. 事業(yè)單位檔案管理信息化建設[J]. 現(xiàn)代經(jīng)濟信息,2016(25):127-127.