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簡述提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的方法

2021-11-12 02:36:05陳玲
海外文摘·藝術 2021年13期

陳玲

(湛江中心人民醫(yī)院,廣東湛江 524000)

0 引言

檔案管理具有綜合性、專業(yè)性的特點,工作內(nèi)容看起來簡單,實則對工作人員提出了較高要求。尤其是新形勢下,醫(yī)療技術進步、醫(yī)療服務更加廣泛,做好檔案管理工作,對于協(xié)調(diào)醫(yī)患關系、提高醫(yī)療質(zhì)量、促進醫(yī)院健康發(fā)展等方面,均具有積極作用。另外,2021年中國共產(chǎn)黨建黨100周年,做好檔案管理工作,尤其是和黨建相關的檔案資料,是給我黨100歲生日送出的最好禮物。以下結合實踐,探討了提升醫(yī)院檔案管理人員綜合素質(zhì)的方法。

1 醫(yī)院檔案管理的重要意義

1.1 提高醫(yī)療水平

醫(yī)院為民眾提供醫(yī)療服務,患者數(shù)量多、病情復雜、流動性強,其診療過程均在檔案中通過數(shù)據(jù)的形式保存下來。通過檔案可以反映出醫(yī)院的醫(yī)療水平,可為患者的治療提供依據(jù),將技術性和專業(yè)性集為一體。做好檔案管理工作,能及時準確查詢患者的各項信息,對這些信息進行合理利用,有助于提高醫(yī)療水平。

1.2 促進科研發(fā)展

科研是醫(yī)院的一項重點工作,要想獲得科研成果,需要一個循序漸進的過程,依賴于各項研究活動的開展,以及臨床經(jīng)驗的總結。目前來看,尚有許多醫(yī)學問題沒有解決,在科研活動進行中,檔案可以提供必要的資料,尤其為臨床試驗提供數(shù)據(jù)支持。做好檔案管理工作,從檔案中挖掘、利用有價值的信息,可促進科研項目的發(fā)展。

1.3 推動文化建設

檔案是對歷史發(fā)展的見證。醫(yī)院檔案中,從不同角度和方面,記錄了醫(yī)院在發(fā)展過程中的人物和事件。當今社會,越來越注重文化建設,對醫(yī)院檔案進行收集整理,能幫助醫(yī)務人員了解醫(yī)院的發(fā)展軌跡,繼而推動醫(yī)院文化建設,增強人員的凝聚力,提高對醫(yī)院文化的認同感。

2 醫(yī)院檔案管理工作人員的現(xiàn)狀問題

2.1 思想認識問題

在社會發(fā)展的背景下,任何事物都需要進行創(chuàng)新,以便更好的適應現(xiàn)代社會的要求。同樣,醫(yī)院在開展檔案管理工作時,也要引入新的活力,從而提高工作效率。分析檔案管理現(xiàn)狀得知,大部分的檔案管理者缺乏創(chuàng)新思維,仍沿用傳統(tǒng)的思維觀念,認為檔案管理工作只是單純的收集、整理檔案資料,沒有認識到檔案的價值,也沒有發(fā)揮出檔案信息的優(yōu)勢,更沒有將其運用到實際工作中??偟膩碚f,陳舊的思想未緊跟時代步伐,未深度挖掘檔案價值,導致檔案管理出現(xiàn)各種問題,降低檔案利用率。

2.2 年齡結構問題

受事業(yè)單位的體制影響,醫(yī)院在招聘人才時,重視技術型人才,忽視管理型人才,導致現(xiàn)有檔案管理者多為行政人員兼職,或從行政部門轉(zhuǎn)崗過來。雖然這類員工管理學經(jīng)驗豐富,但不夠了解檔案管理知識。近幾年,多數(shù)醫(yī)院已經(jīng)發(fā)現(xiàn)該問題,開始招聘檔案專業(yè)的畢業(yè)生,然而受編制的影響,很多畢業(yè)生不愿意從事該工作,新鮮活力無法及時補充到檔案管理隊伍,導致管理隊伍年齡結構問題越來越嚴峻。年齡大的員工,學習新知識、接受新事物的速度較慢,和現(xiàn)代化的管理理念不符;畢業(yè)生專業(yè)知識豐富,但是不熟悉管理流程,無法在短時間內(nèi)適應檔案管理工作。

2.3 學歷能力問題

在檔案管理工作中,新入職的員工多為高校畢業(yè),缺乏工作經(jīng)驗,有的甚至沒有參加入職培訓,不了解崗位職責,校內(nèi)所學知識和真實崗位脫節(jié),引發(fā)高學歷、低能力的問題。年限長的員工經(jīng)驗豐富,對醫(yī)院有感情,能夠?qū)⑨t(yī)院發(fā)展和自身工作結合在一起,全身心的投入工作。而且,新員工責任意識薄弱,單純的將工作作為謀生的手段,在開展具體工作時,態(tài)度浮躁,得過且過,增加檔案管理工作的風險,降低工作質(zhì)量。

2.4 教育培訓問題

想要推動檔案管理工作的現(xiàn)代化進程,提升工作效率,必須對管理人員進行教育培訓。通常情況下,新入職的員工要接受崗前培訓,掌握專業(yè)知識,熟知工作要求后才能上崗。同時,要針對工作中的問題,及時和前輩交流,爭取快速、有效的將其解決,不影響現(xiàn)代化管理工作的開展。但從目前來看,很多醫(yī)院引進新員工后就安排上崗,并未開展崗前培訓,也沒有邀請管理學專家講授先進的檔案管理方式和理念,更沒有為他們留出一定的學習時間。這種情況下,不僅不利于開展檔案管理工作,還會因為相關知識的匱乏,引發(fā)檔案資料歸類不當、重要信息丟失等問題。

3 提升醫(yī)院檔案管理工作人員綜合素質(zhì)的方法

3.1 樹立責任意識

(1)正確認識檔案管理的重要性,認識到自身崗位的重要性,在管理工作中嚴格遵守規(guī)章制度,檔案的收集、整理、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計、編研和利用,均要做到規(guī)范化。(2)檔案在醫(yī)院的保密范圍內(nèi),工作人員要嚴格保密,定期進行檢查,完善查詢、審閱等管理流程,防止檔案資料丟失或泄露。(3)檔案管理具有重復性,但同時也要注重細節(jié),要求工作人員不怕吃苦、勇于承擔、甘愿付出,用積極向上的思想支撐自己,增強工作責任心。

3.2 健全流動機制

(1)兼職人員退出機制,提高專業(yè)管理人員的占比,在醫(yī)院內(nèi)創(chuàng)建刻苦鉆研、不斷學習拼搏的氛圍,讓工作人員根據(jù)崗位需求提升完善自己,充分適應檔案管理的需要。(2)優(yōu)化聘任機制,采用公開、公正、公平的招錄制度,吸引更多的年輕人才,一方面優(yōu)化年齡結構,另一方面注入新鮮血液,為管理工作的創(chuàng)新提供動力,逐漸成為檔案管理的主力軍。(3)采取考核激勵機制,定期考核評價工作人員的業(yè)務績效,配合適宜的獎懲措施,將考核結果和獎金發(fā)放、職位晉升、年終評優(yōu)掛鉤,激發(fā)工作人員的主觀能動性。

3.3 開展業(yè)務培訓

解決學歷能力問題,系統(tǒng)化的業(yè)務培訓是最簡單、最有效的途徑。首先,要掌握理論知識,包括法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度、檔案的類型,以及收集、整理、鑒定、保管、保護、統(tǒng)計、編研和利用的要求。將這些知識牢記于心,才能順利開展管理工作,為檔案使用者提供基礎服務。其次,要掌握一定的方法技能,方法技能一部分是現(xiàn)成的,可以從書籍中、老員工中直接獲得;另一部分需要在日常工作中進行總結、分析、提煉,是伴隨著經(jīng)驗增長而形成的。掌握新方法、新技能,是一個動態(tài)發(fā)展的過程,提示工作人員要有耐心。最后,要學習信息技術,以計算機、大數(shù)據(jù)、云計算、系統(tǒng)管理平臺等為例,發(fā)揮出信息技術的優(yōu)勢,提高檔案管理效率,減少人為失誤,為檔案使用者提供優(yōu)質(zhì)服務。

3.4 增強服務本領

(1)對于紙質(zhì)檔案,工作人員應熟悉檔案室內(nèi)的布局,了解不同檔案的分類依據(jù)和歸檔特點,當使用者提出借閱需求時,能及時準確找到目標檔案,縮短等待時間。(2)對于電子檔案,在常規(guī)查詢、管理的基礎上,利用大數(shù)據(jù)、云計算深入挖掘的檔案資料的潛在價值,為臨床診療、科研活動提供支持。

4 醫(yī)院慶祝建黨百年做好檔案服務的措施探討

加強黨建檔案管理,按照不同內(nèi)容,可將黨建檔案可分為組織建設、制度建設、理論學習、黨員管理、活動開展五大類,進行分類可促進黨建工作高質(zhì)量開展。2021年7月1日,是中國共產(chǎn)黨建黨100周年,為了慶祝黨的100歲生日,做好檔案服務工作,可以從以下幾點入手:(1)加強檔案庫房建設。醫(yī)院如果不具備新建條件,可采取改擴建、調(diào)整庫房面積、增加庫房數(shù)量等措施,確保達到要求。檔案資源建設方面,做好檔案的收集工作,逐步優(yōu)化室藏檔案結構,豐富室藏檔案資源。同時,對檔案開放鑒定,建立健全檔案解密和開放審核機制,更好地滿足檔案使用需求。(2)強化檔案業(yè)務監(jiān)管。在醫(yī)院內(nèi),尤其是檔案管理部門中,學習宣傳《檔案法》,對檔案工作的規(guī)章制度、標準規(guī)范進行立、改、廢。加強監(jiān)督檢查,對違法違規(guī)行為嚴肅追責;明確行政執(zhí)法主體,貫徹落實行政執(zhí)法制度,推進檔案政務服務一網(wǎng)通辦,發(fā)揮出信息技術在檔案管理中的優(yōu)勢。(3)突出黨委領導作用。針對黨建檔案,要履行好醫(yī)院領導的責任,發(fā)揮出黨管檔案工作的體制優(yōu)勢,把檔案工作作為一項重點工作研究部署;同時納入醫(yī)院發(fā)展規(guī)劃,研究并協(xié)調(diào)解決檔案工作中的困難和問題,形成檔案事業(yè)與醫(yī)療業(yè)務協(xié)同發(fā)展的良好局面。

5 結語

綜上所述,醫(yī)院檔案管理工作的開展,能提高醫(yī)療水平、促進科研發(fā)展、推動文化建設。文章針對檔案人員的現(xiàn)狀問題,從樹立責任意識、健全流動機制、開展業(yè)務培訓、增強服務本領四個方面,系統(tǒng)闡述了提升人員綜合素質(zhì)的方法。另外,加強檔案庫房建設,強化檔案業(yè)務監(jiān)管,突出黨委領導作用,是建黨百年提出的新要求,是做好檔案服務的必要工作。

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