胡浩東/淄博市疾病預(yù)防控制中心

文書檔案管理是疾病預(yù)防控制中心的一項重點(diǎn)工作，為了使其更加規(guī)范，形成制度化的標(biāo)準(zhǔn)，疾病防御控制中心應(yīng)當(dāng)針對其具體情況，提出規(guī)范化管理策略。本文的旨趣即在于，結(jié)合一線工作經(jīng)歷與經(jīng)驗(yàn)，詳細(xì)闡釋有效路徑，以就教于諸位方家，并為今后的相關(guān)研究工作提供一定的啟示。

一、疾病預(yù)防控制中心文書檔案規(guī)范化管理的必要性

(一)推進(jìn)中國信息化建設(shè)的客觀要求

近年來，我國大力推進(jìn)了信息化建設(shè)的步伐。信息資源作為社會資源的重要組成部分，可以在很大程度上促進(jìn)社會物質(zhì)資源和能源資源的發(fā)展，從而實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)驅(qū)動的工業(yè)化戰(zhàn)略目標(biāo)。作為疾病防控的中心地帶，疾病預(yù)防控制中心具有巨大的社會價值。疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案館的開放和共享可以擴(kuò)大健康和防控信息資源的開發(fā)、利用范圍，為社會發(fā)展提供更為豐富、更有價值的資源，有力地促進(jìn)社會信息化建設(shè)的發(fā)展。

(二)疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理的實(shí)際需求

疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源共享的實(shí)現(xiàn)，促進(jìn)了相關(guān)部門和機(jī)構(gòu)之間的資源交流與共享，對提高我國疾病防控水平和公共信息服務(wù)水平具有重要意義。疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案館的共享是中國社會公共信息服務(wù)建設(shè)的重要組成部分，信息共享可以充分發(fā)揮各個疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的價值和優(yōu)勢，大幅降低財務(wù)支出，使疾病預(yù)防控制中心的防控能力得到很大改善。因此，促進(jìn)疾病預(yù)防控制中心的共同發(fā)展，是疾病防控發(fā)展和改革的內(nèi)在要求。

(三)有助于維護(hù)公眾的知情權(quán)

當(dāng)前，如果社會沒有各種信息數(shù)據(jù)，生活和工作將無從談起。為此，人們不僅已經(jīng)意識到信息數(shù)據(jù)的重要性，而且對于信息資源的需求也在不斷增加。由于疾病預(yù)防控制中心數(shù)字文書檔案中記錄的數(shù)據(jù)和文件的范圍具有真實(shí)性和獨(dú)創(chuàng)性，可以在很大程度上滿足人們對信息權(quán)的要求。過去，疾病預(yù)防控制中心中的數(shù)字文書檔案信息主要服務(wù)于管理者，當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)環(huán)境下，疾病預(yù)防控制中心的文書檔案信息是共享的，可以滿足公眾對信息資源的需求，這不僅有利于提高疾病預(yù)防控制中心文書檔案館的公共服務(wù)質(zhì)量和水平，而且在很大程度上保護(hù)了文件使用者的知情權(quán)。

二、疾病預(yù)防控制中心文書檔案的規(guī)范化管理途徑

(一)文書檔案信息服務(wù)多樣化方法的實(shí)現(xiàn)與發(fā)展

疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的社會價值需要在廣泛的社會共享和使用過程中實(shí)現(xiàn)，同時，這些資源的廣泛共享和使用也要求疾病預(yù)防控制中心的文書檔案管理機(jī)構(gòu)提供多種服務(wù)。疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理部門可以采取以下三種方法：

一是創(chuàng)新提供和使用文書檔案服務(wù)，突出網(wǎng)絡(luò)的作用。通過網(wǎng)站提供文書檔案信息服務(wù)是當(dāng)前和將來疾病預(yù)防控制中心使用的主要方法，創(chuàng)新文書檔案的提供和使用服務(wù)，關(guān)鍵在于抓住網(wǎng)站在信息傳播和交換中的優(yōu)勢，依靠網(wǎng)站開發(fā)豐富的網(wǎng)絡(luò)文件信息服務(wù)。例如，在線文件瀏覽、實(shí)時通訊、長途傳輸、數(shù)據(jù)檢查等方式。

二是擴(kuò)大疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的覆蓋面，積極提升疾病預(yù)防控制中心特色文書檔案資源的社會功能。疾病預(yù)防控制中心應(yīng)當(dāng)在《文書檔案管理辦法》規(guī)定的十一類文書檔案的基礎(chǔ)上，繼續(xù)擴(kuò)大文書檔案的范圍，特別是特色文書檔案資源，文書檔案管理機(jī)構(gòu)更需在提高管理水平的前提下，贏得研究人員的信任。同時，有關(guān)部門要通過內(nèi)、外渠道對疾病預(yù)防控制中心特色文書檔案資源進(jìn)行廣泛宣傳，不斷擴(kuò)大文書檔案信息資源的社會影響力，最大程度地實(shí)現(xiàn)其社會價值。

三是搭建疾病預(yù)防控制中心、相關(guān)部門機(jī)構(gòu)和非相關(guān)部門組織之間的信息交流平臺，積極推進(jìn)文書檔案信息服務(wù)。疾病預(yù)防控制中心文書檔案館要充分利用自身的信息和技術(shù)優(yōu)勢，與疾病預(yù)防控制中心其他職能部門聯(lián)合，依靠現(xiàn)有的門戶網(wǎng)站，為疾病預(yù)防控制中心和社會組織建立信息交流平臺。該平臺供文書檔案管理機(jī)構(gòu)根據(jù)社會上其他組織的需要，傳播和推廣有關(guān)項目文書檔案信息。

(二)疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源整合的目標(biāo)定位與資源優(yōu)化

疾病預(yù)防控制中心內(nèi)有大量的文書檔案信息資源，如果將其按照整合方式歸總到綜合文書檔案中心，勢必會產(chǎn)生高昂的整合成本、多重目標(biāo)和管理風(fēng)險。因此，疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理機(jī)構(gòu)可以在擁有較大館藏的基礎(chǔ)上，從資源整合對象、利用主體、資源建設(shè)計劃和管理評價四個方面調(diào)整文書檔案信息資源整合目標(biāo)。疾病預(yù)防控制中心內(nèi)的文書檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)指定需要集成的文件類型，這要求文書檔案管理人員對圖書館資源的價值、用戶需求和后續(xù)發(fā)展空間進(jìn)行深入研究，并確定疾病預(yù)防控制中心館藏資源的優(yōu)勢和特點(diǎn)；應(yīng)確定需要整合的文書檔案對社會和目標(biāo)受眾群體的影響，以設(shè)計文書檔案信息資源的整合計劃。資源整合方案主要集中在文書檔案信息資源機(jī)構(gòu)的調(diào)整和優(yōu)化上，疾病預(yù)防控制中心文書檔案中心應(yīng)該樹立服務(wù)理念，確立該中心需要為疾病預(yù)防控制中心和社會服務(wù)的觀念，資源整合與優(yōu)化的方向及文書檔案資源的系統(tǒng)優(yōu)化是疾病預(yù)防控制中心合理工作的關(guān)鍵所在。

(三)疾病預(yù)防控制中心文書檔案聯(lián)合機(jī)制的建立與實(shí)施

文書檔案資源從排他性到共享性的認(rèn)知轉(zhuǎn)變，并非迫使疾病預(yù)防控制中心的文書檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)現(xiàn)文書檔案信息資源服務(wù)的社會化，而是鼓勵它們逐步走社會化道路。畢竟，文書檔案信息資源的社會化服務(wù)和社會價值的實(shí)現(xiàn)是未來疾病預(yù)防控制中心文書檔案工作發(fā)展的必然趨勢。當(dāng)然，仍存在這樣一個現(xiàn)實(shí)，即中國疾病預(yù)防控制中心實(shí)現(xiàn)文書檔案管理社會價值的條件相對薄弱，包括其自身職能、資源整合方式、服務(wù)方式和反饋評價體系等方面的問題。因此，疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理機(jī)構(gòu)必須設(shè)法彌補(bǔ)自身的不足，通過合作解決當(dāng)前問題、實(shí)現(xiàn)協(xié)調(diào)發(fā)展。從橫向合作關(guān)系來看，中國缺乏文書檔案館、博物館和圖書館之間進(jìn)行合作式發(fā)展的傳統(tǒng)，中國疾病預(yù)防控制中心的文書檔案館、圖書館和博物館只能完成自我管理。因此，在文書檔案管理環(huán)節(jié)，需要完成服務(wù)對象、收集資源和功能方向方面的整合。我國只有少數(shù)幾所疾病預(yù)防控制中心結(jié)合了文書檔案中心和圖書館，但在不久的將來全面實(shí)現(xiàn)以共同為公眾服務(wù)，還是有很大難度的。

從縱向協(xié)作的角度來看，建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案工作聯(lián)盟是疾病預(yù)防控制中心充分發(fā)揮文書檔案資源綜合優(yōu)勢，服務(wù)社會的最好途徑。目前，我國大部分疾病預(yù)防控制中心文書檔案都是獨(dú)立運(yùn)作，“自我管理”思想使其文書檔案中心依然僅僅重點(diǎn)分析自己的資源，很難迅速展開社會服務(wù)。建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案館聯(lián)盟的目的是，在疾病預(yù)防控制中心和部門相關(guān)機(jī)構(gòu)的文書檔案館管理機(jī)構(gòu)之間建立協(xié)作關(guān)系、共同開發(fā)疾病預(yù)防控制中心的文書檔案信息資源、規(guī)劃區(qū)域文書檔案社會化服務(wù)網(wǎng)絡(luò)、建立疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息交流平臺，使疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源形成網(wǎng)絡(luò)，涵蓋社會實(shí)踐發(fā)展的各個方面，從而實(shí)現(xiàn)疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息資源的社會價值。

(四)加強(qiáng)對文書檔案管理信息化建設(shè)必要性的認(rèn)識

疾病預(yù)防控制中心主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)充分意識到，文書檔案是疾病預(yù)防控制中心不可或缺的一部分，整個疾病預(yù)防控制中心都需要重視文書檔案建設(shè)。一方面，應(yīng)該意識到文書檔案信息化建設(shè)對于提高工作效率、節(jié)約管理成本以及保障文書檔案安全具有重要意義；另一方面，認(rèn)識到疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息建設(shè)是一項復(fù)雜而艱巨的工程，需要建立起全面、規(guī)范、科學(xué)的文書檔案管理體系。同時，需要對文書檔案建設(shè)增加資金投入，為文書檔案部門配備完整的硬件設(shè)施，例如計算機(jī)、掃描儀、先進(jìn)的系統(tǒng)軟件等。

(五)培訓(xùn)文書檔案管理信息人才

首先，應(yīng)將文書檔案工作者培訓(xùn)納入疾病預(yù)防控制中心總體培訓(xùn)計劃，并以有計劃和有目的的方式組織培訓(xùn)，以提高文書檔案工作者的技術(shù)能力，確保文書檔案工作者的可持續(xù)發(fā)展。其次，通過開展專題演講、調(diào)查和交流，向文書檔案管理員展示文書檔案管理員管理信息化的過程，轉(zhuǎn)變其固有思想，使文書檔案管理員信息化的概念深入其心，并以此來指導(dǎo)今后的工作。第三，開設(shè)現(xiàn)代文書檔案專業(yè)，培養(yǎng)既懂文書檔案管理理論知識、又精通社會計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的跨學(xué)科人才。

(六)開發(fā)適用于疾病預(yù)防控制中心文書檔案信息管理的系統(tǒng)軟件

使用軟件快速、方便、安全地收集、處理、存儲和利用文書檔案，并保證系統(tǒng)能夠與現(xiàn)有的辦公自動化系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、財務(wù)和會計管理系統(tǒng)等相連接。

(七)創(chuàng)新宣傳，提高信息文書檔案的影響力

為了改變傳統(tǒng)的使用宣傳欄進(jìn)行宣傳的單一方式，可以采用制作宣傳視頻、使用移動APP進(jìn)行有獎知識測驗(yàn)、開展文書檔案日活動等多種宣傳方式，引起文書檔案館的關(guān)注。

綜上所述，疾病預(yù)防控制中心會在各項工作中會形成大量文書檔案，并且這些文書檔案能夠真實(shí)地記錄各類事件，如實(shí)反映各項活動。鑒于此，在疾病預(yù)防控制中心文書檔案管理工作中，管理人員應(yīng)當(dāng)高度重視，以規(guī)范系統(tǒng)的措施實(shí)現(xiàn)文書檔案的科學(xué)化管理，保障文書檔案信息的完整和精確，從而切實(shí)推動疾病預(yù)防控制中心更好地發(fā)揮其服務(wù)社會的職能。