(凌海市人力資源和社會保障服務中心,遼寧凌海 121200)

現(xiàn)代社會各行各業(yè)的工作都離不開現(xiàn)代電子信息技術(shù)的支撐,越來越多的傳統(tǒng)行業(yè)也逐漸開始走向現(xiàn)代化、信息化的發(fā)展方向。作為信息管理工作中不可或缺的重要組成部分,檔案管理工作也必然會從傳統(tǒng)的管理模式朝著現(xiàn)代化與信息化發(fā)展[2]。檔案管理工作是企事業(yè)單位工作的基礎,與單位日常的工作開展有著極大關聯(lián)性。因此,各個部門對于檔案管理工作的改進和管理也十分重視,利用現(xiàn)代化電子信息技術(shù)對事業(yè)單位檔案管理工作進行改革,已經(jīng)成為了當下不得不重視的議題。隨著時代的不斷發(fā)展與進步,計算機的普及率也逐年升高,其所具備的便捷性、高效性成為了人們工作、生活中不可替代的重要工具。在事業(yè)單位的日常工作之中,繁多且復雜的各項數(shù)據(jù)成為了提高工作效率的阻礙,而應用信息化檔案管理方法能夠很好的對這一問題進行解決,通過把檔案資源電子化的手段,不僅可以提高工作效率與質(zhì)量,還能節(jié)省大量的時間與人力資源。但現(xiàn)階段的企事業(yè)單位檔案管理工作仍然存在著許多問題,本文通過對企事業(yè)單位實際情況的分析,探討了相對應的解決方案。

1 現(xiàn)代電子信息技術(shù)對檔案管理工作的意義

企事業(yè)單位的檔案之中有著非常多極為重要的信息,因此,其與整個單位的日常工作開展有著緊密的關聯(lián)性,有效的提高檔案管理工作的效率與質(zhì)量能夠很好的促進整個部門的管理工作效率,并且讓檔案管理變的更加高效和快捷。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為信息化檔案,能夠有效避免資源的浪費,也讓檔案的獲取與調(diào)查變的更加方便、快捷,大大的節(jié)省了獲取檔案的時間與人力,只需要在對檔案有需求時,利用相關的軟件進行查找和調(diào)取即可,提升了檔案管理工作的效率。對于企事業(yè)單位的檔案管理而言,信息化管理就是在檔案管理的后續(xù)工作正常進行的情況下,同時把傳統(tǒng)的實體化、紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)換為信息化的電子數(shù)據(jù)進行保管登記。信息化檔案管理模式因為設置了標簽目錄,調(diào)取和保管都更為方便,而且具備了大容量的特點,有效地避免了傳統(tǒng)檔案占地多的問題。在現(xiàn)階段的電子信息技術(shù)飛速發(fā)展階段,企事業(yè)單位要實時的對檔案管理手段進行更新,選擇符合自身實際情況的信息檢索和處理方法,保證其具備現(xiàn)代化、科學化的特點[3]。

2 目前階段檔案管理工作中存在的問題

2.1 信息化檔案管理工作落地困難

在目前階段的工作當中,仍然有著許多企事業(yè)單位部門采用的是傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理手段,這也導致了其部門工作效率較低,難以滿足當下工作的實際需要。因此,對于檔案管理工作的變革與創(chuàng)新,成為了目前企事業(yè)部門發(fā)展的重要任務。企事業(yè)單位要多通過多個渠道、多種手段進行檔案管理制度的革新與調(diào)整,探索出能夠滿足當前工作需求且符合單位實際情況的檔案管理方法,為現(xiàn)代化、信息化的檔案管理提供堅實基礎。從檔案管理的角度出發(fā),現(xiàn)階段的檔案管理方法有著很多弊端與不足,雖然近年來不斷的有新的管理制度進行改革、調(diào)整,但因為在執(zhí)行階段的問題,落地情況并不是特別理想。在信息化時代之中,企事業(yè)單位的信息資源得到了極高的關注度,這也表示企事業(yè)單位的檔案管理手段必須要從傳統(tǒng)的紙質(zhì)實體檔案轉(zhuǎn)換為信息電子檔案,在這一過程之中能夠很好的體現(xiàn)出信息化管理的便捷性優(yōu)勢[4]。在現(xiàn)階段很多企事業(yè)單位的檔案管理改革進度仍然較為落后,對于檔案管理工作的重視程度不足,管理人員的也沒有得到相應的專業(yè)知識培訓,這也對單位的日常工作開展造成了極大的影響。

2.2 對于專業(yè)人才的培養(yǎng)有待加強

企事業(yè)單位的工作效率和質(zhì)量與人才數(shù)量息息相關,專業(yè)性人才也是推動社會發(fā)展進步的關鍵資源。而企事業(yè)單位的檔案管理工作較為特殊,對管理人員的專業(yè)素養(yǎng)也有著較高的要求,其工作能力的高低往往會影響到單位工作的整體運行效率。而隨著信息化管理的改革,企事業(yè)單位檔案管理人員不僅僅要對檔案管理工作的流程進行掌握,還要深入了解信息化管理的方法與技巧,并且要求其能夠獨立進行信息化檔案管理的操作。但就目前階段來看,各個單位對于自身的檔案管理人員培訓沒有起到足夠的重視,其往往沒有辦法接觸到最新的信息化科技技術(shù)知識,而這樣的情況也導致了檔案管理工作的改革困難,大部分的檔案仍然采用這紙質(zhì)檔案進行管理,信息化技術(shù)運用的不夠成熟,造成信息化技術(shù)難以順利與日常檔案管理工作相結(jié)合的問題[5]。此外,在部分單位還有著檔案管理人員工作態(tài)度消極的問題,對于日常工作缺乏熱情與責任心,加之信息化技術(shù)水平的匱乏讓檔案管理工作的效率難以得到提升。

2.3 信息化技術(shù)與檔案管理工作的結(jié)合尚未完善

信息化技術(shù)水平與檔案管理工作的結(jié)合的科學性與合理性,會大大影響檔案管理工作的效率與質(zhì)量,也是進行事業(yè)單位檔案管理工作創(chuàng)新、改革的基本前提。在現(xiàn)階段,信息化技術(shù)的實際應用過程里,依然有著非常多的不足與漏洞。因為現(xiàn)階段的信息化水平不高,要想真正讓信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合完善,還需要一段較長的時間,特別是一些內(nèi)容較為重要的檔案資料,現(xiàn)代信息化檔案管理技術(shù)的不成熟,讓各個單位依舊選擇了傳統(tǒng)的實體紙質(zhì)保管方法。但紙質(zhì)化檔案有著損壞和遺失的風險,并不利于檔案的長期的存儲。

3 現(xiàn)代電子信息技術(shù)對檔案管理工作的推進策略

3.1 持續(xù)優(yōu)化工作流程并規(guī)范化管理制度

信息化檔案管理的前提是必須要制定出具有規(guī)劃性的檔案管理計劃,對檔案管理的方向進行把控,并在過程之中讓管理效果得到提升,制定出可持續(xù)發(fā)展的長期管理方法是解決現(xiàn)階段檔案管理滯后的唯一方法,也是提升單位整體工作質(zhì)量的有效手段。因此,這要求管理人員對單位的日常工作與發(fā)展目標進行深入探究,根據(jù)實際情況制定管理計劃,滿足單位各個階段工作開展的需求,進而一步步將檔案管理工作流程進行完善[6]。

3.2 完善檔案管理信息化軟件

現(xiàn)代化信息檔案管理方法是企事業(yè)單位未來工作發(fā)展的重要基礎,也是提升現(xiàn)階段單位工作效率與質(zhì)量的關鍵手段。在信息化時代背景之下,企事業(yè)單位的檔案管理人員要對多種渠道的信息進行收集,根據(jù)單位工作的實際情況進行結(jié)合,以改革傳統(tǒng)檔案管理理念為基礎,在管理軟件中設置查詢、調(diào)取等多種信息共享功能,讓檔案管理的綜合效率得以提升。在對信息化管理軟件以及網(wǎng)站的建設期間,管理人員也要將其與單位檔案管理體系相結(jié)合,讓檔案管理工作滿足目前階段要求的一體化管理目標。

3.3 結(jié)合單位實際深入研究檔案資料

企事業(yè)單位的檔案管理人員要對現(xiàn)階段單位工作進行了解,并根據(jù)實際情況深入探究檔案管理工作的流程,結(jié)合自身所攝取的各類信息對檔案管理工作體系進行調(diào)整與完善,進而達到靈活轉(zhuǎn)換多種檔案的目的,這也是電子信息化檔案管理工作改革的前提。在進行傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的信息化錄入工作時,要對這些檔案進行了解和研究,從中找出檔案的關鍵內(nèi)容予以標記,讓檔案數(shù)據(jù)管理變的更具備高效性,從而提升檔案管理的工作質(zhì)量[7]。

3.4 定期開展信息化技能培訓

企事業(yè)單位要加強對于人才的引進與培養(yǎng),制定合理的信息化專業(yè)技能培訓,幫助檔案管理人員掌握現(xiàn)代化信息技術(shù),這也是傳統(tǒng)檔案管理過渡到信息化檔案管理的基礎。在現(xiàn)階段,很多單位仍然采用傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案管理方法,管理人員的思維固化,這就需要單位進行合理的引導,宣傳檔案管理改革的優(yōu)勢,并對新型的信息化管理方案進行講解,幫助管理人員轉(zhuǎn)換思維,為后續(xù)的工作打下基礎。此外,單位還要加強引入現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的力度,幫助工作人員快速適應信息化工作模式,接觸更多信息化知識。定期開展培訓是人才培養(yǎng)和可持續(xù)發(fā)展的重要途徑,能夠有效提高管理人員的綜合素養(yǎng),加強其對于各項信息技術(shù)的掌握程度,進而提高單位工作開展的質(zhì)量[8]。

4 結(jié)語

綜上所述,在時代的發(fā)展與前進之中,企事業(yè)單位檔案管理信息化改革已經(jīng)成為了當下的重要議題,也是各單位可持續(xù)發(fā)展與進步的關鍵基礎。但就現(xiàn)階段的工作而言,仍然有很多單位依舊采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理方法,手段落后,資料的保管與調(diào)取極為復雜和困難,需要消耗較高的時間和人力成本。本文分析了現(xiàn)階段檔案管理工作所存在的問題,主要包括檔案管理落地困難、專業(yè)人才不足以及信息化與檔案管理工作結(jié)合不完善三個方面,并提出了解決方案,主要包括規(guī)范化管理制度、完善檔案管理信息化軟件、結(jié)合單位實際深入研究檔案資料、定期開展信息化技能培訓四個方面,希望能對促進我國企事業(yè)單位檔案管理電子信息化提供參考。