文/北京市農(nóng)林科學(xué)院植物保護(hù)環(huán)境保護(hù)研究所 張寶香 嚴(yán)冬

科學(xué)研究是科研單位的工作重心，行政管理是科研單位正常運(yùn)轉(zhuǎn)和創(chuàng)新發(fā)展的保障，行政管理工作的質(zhì)量和效率影響科學(xué)研究的順利開(kāi)展。當(dāng)前，科研單位對(duì)行政管理工作的認(rèn)識(shí)不足，定位不高，行政管理工作整體效率低下，服務(wù)質(zhì)量低，不能滿(mǎn)足科學(xué)研究的快速發(fā)展。筆者根據(jù)科研單位行政管理工作的職能定位，結(jié)合行政管理工作中存在的問(wèn)題，淺談如何統(tǒng)籌提升科研單位行政管理工作的質(zhì)量和效率。

一、行政管理工作的職能定位

（一）管理參謀職能。管理參謀職能是行政管理工作的重要職能，行政管理人員應(yīng)從一般的辦事員向領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手轉(zhuǎn)變，充分利用自己掌握的知識(shí)和信息，積極協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)制定或完善各項(xiàng)規(guī)章制度，同時(shí)了解行業(yè)政策，熟悉業(yè)務(wù)知識(shí)，合理安排各項(xiàng)工作任務(wù)，確保工作安排能得到科研人員支持，有效推進(jìn)工作任務(wù)。此外行政管理人員還需參與科研單位建設(shè)、提供智力型服務(wù)。

（二）督察督辦職能。督察督辦職能是行政管理工作的基本職能，是保證政策指令有效實(shí)施，工作任務(wù)按期完成，各項(xiàng)管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的重要手段。行政管理人員需對(duì)重大決策、重要部署的落實(shí)和執(zhí)行進(jìn)行檢查和糾偏，確保上級(jí)部署、單位決策能有效推進(jìn)。同時(shí)按照上級(jí)管理部門(mén)的要求對(duì)管理和監(jiān)督下級(jí)執(zhí)行部門(mén)的工作，確保下級(jí)執(zhí)行部門(mén)的工作符合上級(jí)管理部門(mén)的要求。

（三）服務(wù)保障職能。科研單位行政管理工作的本質(zhì)在于服務(wù)，為廣大科研人員提供高質(zhì)高效服務(wù)是科研單位行政管理工作的出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。在科研單位行政管理過(guò)程中，應(yīng)做好整體事務(wù)的統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)控制，最大限度地降低科研人員的工作強(qiáng)度，讓科研人員能夠從紛繁復(fù)雜的事務(wù)性工作中抽身，專(zhuān)心從事科研工作，在科學(xué)研究上取得更大的成績(jī)。

二、當(dāng)前行政管理工作中存在的問(wèn)題

（一）管理體制不完善。首先，缺乏完善的考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，考核方式不科學(xué)合理，考核結(jié)果也未能通過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)、晉升、懲罰等及時(shí)反饋，因而不能激發(fā)行政人員的工作積極性。其次，崗位職責(zé)不清晰，工作內(nèi)容不具體，職能交叉、機(jī)構(gòu)重疊，導(dǎo)致越位、缺位、錯(cuò)位等情況和人浮于事，互相推諉等問(wèn)題的出現(xiàn)。最后，沒(méi)有相應(yīng)的管理制度、工作流程或出臺(tái)的管理制度、工作流程可操作性不強(qiáng)，不能促進(jìn)行政管理工作質(zhì)量和效率的提升。

（二）工作能力不足。傳統(tǒng)的行政管理對(duì)人員素質(zhì)要求不高，行政管理隊(duì)伍中有大量的人員屬于專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員轉(zhuǎn)崗、政策性安置人員、隨調(diào)人員等，學(xué)歷偏低、年齡偏大、行政管理能力不足，缺乏站起來(lái)能說(shuō)、坐下能寫(xiě)、出去能干、進(jìn)來(lái)能謀的綜合性人才。另外，科研單位及行政人員本人對(duì)行政管理能力提升的緊迫性認(rèn)識(shí)不足，行政人員每天面臨大量瑣碎的工作，疲于處理各種事務(wù)，綜合學(xué)習(xí)能力和提升不夠。

（三）主觀能動(dòng)性欠缺。行政人員在工作中習(xí)慣按部就班、墨守成規(guī)，被動(dòng)地接受上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)交代的工作或滿(mǎn)足于完成本職崗位工作，不善于在工作中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，也缺少獨(dú)立思考解決問(wèn)題的能力，既不能為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策，也不能在本職崗位上有所突破。另外，對(duì)工作缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃，預(yù)見(jiàn)性和前瞻性不強(qiáng)，不能把握行業(yè)發(fā)展動(dòng)態(tài)，也不能提前儲(chǔ)備知識(shí)和技能主動(dòng)應(yīng)對(duì)行業(yè)和工作變化，趕不上行業(yè)的快速發(fā)展和時(shí)代的迅速變革。

（四）創(chuàng)新意識(shí)不足。局限于固有的管理框架，管理模式落后，創(chuàng)新活力不足，不能與時(shí)俱進(jìn)，利用新形勢(shì)下的管理理念、管理制度、管理手段提升管理水平，行政管理工作中的信息化水平和專(zhuān)業(yè)化水平不足。工作因循守舊，畏難情緒嚴(yán)重，習(xí)慣于用老辦法、老眼光看待和解決問(wèn)題，面對(duì)工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題、新情況，思路不夠開(kāi)闊，舉措不夠創(chuàng)新，工作不夠大膽。

三、提升行政管理質(zhì)量和效率的方法

（一）完善行政管理體制。1.完善機(jī)構(gòu)設(shè)置，明確職責(zé)分工。首先要優(yōu)化行政管理隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，綜合考慮年齡、性別、專(zhuān)業(yè)、能力等因素，按照精簡(jiǎn)、高效、統(tǒng)一的原則，打造一支“配備全、能力強(qiáng)、頂?shù)蒙稀⒂玫煤谩钡男姓芾黻?duì)伍。其次要明確辦公室布局和行政人員崗位職責(zé)，按照“權(quán)、責(zé)、利”一致的原則制定崗位說(shuō)明書(shū)，用崗位說(shuō)明書(shū)評(píng)估行政人員工作表現(xiàn)。另外在行政人員數(shù)量不足的情況下，通過(guò)提升行政人員待遇和崗位晉升渠道等措施引進(jìn)優(yōu)秀的行政人員，在行政編制不夠的情況下，可以適當(dāng)雇傭一些輔助人員，同時(shí)對(duì)一些效益不高，輔助保障類(lèi)的工作可以考慮外包，委托外包公司提供服務(wù)。2.完善考核獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制?？茖W(xué)合理的考核機(jī)制能極大地提升行政管理工作的質(zhì)量和效率，行政人員的考核應(yīng)堅(jiān)持定量考核與定性考核相結(jié)合的模式。定性考核應(yīng)避免暈輪效應(yīng)、趨中傾向、盲點(diǎn)效應(yīng)、刻板印象、年資或職位傾向、首因效應(yīng)、近因效應(yīng)等，定量考核需針對(duì)工作建立合理的量化指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，用量化指標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)考核行政人員工作表現(xiàn)。此外考核結(jié)果要與薪酬掛鉤，以此增強(qiáng)激勵(lì)效果，通過(guò)正向激勵(lì)，對(duì)工作做得好的行政人員進(jìn)行表?yè)P(yáng)和獎(jiǎng)勵(lì)。同時(shí)考核結(jié)果要及時(shí)反饋，讓行政人員明白工作中的不足、改進(jìn)工作的措施和今后努力的方向。

（二）提升行政管理能力。1.提升業(yè)務(wù)知識(shí)和能力。行政人員首先要具備從事本職工作所需的業(yè)務(wù)知識(shí)和能力，內(nèi)容包括熟悉行業(yè)政策規(guī)定，具備分析概括和公文寫(xiě)作能力，擁有開(kāi)闊的眼界和多元化的知識(shí)儲(chǔ)備，掌握便捷的辦公軟件和先進(jìn)的信息技術(shù)等。在管理中，一方面要嚴(yán)格行政人員的選拔標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)引進(jìn)行政管理能力強(qiáng)的人員提升行政管理隊(duì)伍整體水平；另一方面，對(duì)現(xiàn)有的行政管理隊(duì)伍，要引進(jìn)適當(dāng)且合理的競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，完善培訓(xùn)制度，制訂行政能力提升培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估和追蹤，逐步提升行政人員業(yè)務(wù)水平和管理能力。2.提升溝通協(xié)調(diào)能力。行政管理工作不是一個(gè)單向的工作，行政人員在傳達(dá)單位領(lǐng)導(dǎo)指示，完成上級(jí)部門(mén)工作或履行崗位職責(zé)時(shí)，都需做好各方面的協(xié)調(diào)和溝通工作。有效的溝通協(xié)調(diào)是達(dá)成共識(shí)、統(tǒng)一步調(diào)，保證各項(xiàng)工作順利推進(jìn)的前提和基礎(chǔ)。在工作中應(yīng)主動(dòng)做好各方面的溝通，在此基礎(chǔ)上做好協(xié)調(diào)，保證各部門(mén)能夠有效落實(shí)單位的各項(xiàng)管理規(guī)定，高質(zhì)高效完成上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)或主管部門(mén)布置的各項(xiàng)任務(wù)，同時(shí)促進(jìn)各部門(mén)間有效合作，共同推進(jìn)科研單位中心任務(wù)的開(kāi)展。

（三）創(chuàng)新管理方式。1.目標(biāo)管理。目標(biāo)管理理論是由現(xiàn)代管理大師彼得·德魯克根據(jù)目標(biāo)設(shè)置理論提出的目標(biāo)激勵(lì)方案，是一種具有高度主觀能動(dòng)性的管理模式。它允許職工在一定程度上參與工作目標(biāo)的制定，從而使單位工作目標(biāo)與職工個(gè)人需求盡可能匹配，進(jìn)而提高職工主觀能動(dòng)性和工作積極性，實(shí)現(xiàn)職工自我控制的目的。目標(biāo)管理要求先確定工作目標(biāo)，制訂時(shí)需針對(duì)行政人員崗位職責(zé)，同時(shí)考慮行政人員工作能力和意愿，在充分溝通的基礎(chǔ)上，單位與行政人員雙方認(rèn)可的基礎(chǔ)上制定合理的工作目標(biāo)。目標(biāo)管理能充分調(diào)動(dòng)行政人員的自控能力，促使行政人員主動(dòng)、積極、高質(zhì)高效完成本職崗位。2.精細(xì)化管理。精細(xì)化管理來(lái)源于現(xiàn)代企業(yè)管理理念，隨著科研單位規(guī)模的擴(kuò)大、科研事業(yè)的發(fā)展和高水平科研人才的聚集，職責(zé)分工的精細(xì)化和管理服務(wù)的精細(xì)化成為行政管理工作的必然要求。首先，要對(duì)管理內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化和量化處理，讓雜亂、分散、無(wú)序的行政工作有邏輯、主次分明、條理清楚，將行政人員的崗位職責(zé)與責(zé)任目標(biāo)掛鉤，工作職責(zé)清晰，人員分工明確，落實(shí)“誰(shuí)管理、誰(shuí)負(fù)責(zé)、不推諉、無(wú)遺漏”，確保權(quán)、責(zé)、利分明。其次，要建立科學(xué)、合理、嚴(yán)格的內(nèi)控管理制度，避免憑經(jīng)驗(yàn)辦事、因人而異的模糊化管理，讓所有的工作有章可循、有規(guī)可依。最后，制定科學(xué)、標(biāo)準(zhǔn)、簡(jiǎn)約的工作流程，讓行政管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化和程序化。3.信息化辦公。傳統(tǒng)的行政管理工作方式單一且效率低下，隨著信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的發(fā)展，信息化辦公已廣泛應(yīng)用于行政管理工作中?！昂?jiǎn)單、快速、開(kāi)放、安全”的協(xié)同辦公平臺(tái)能有效地保證職工之間的及時(shí)準(zhǔn)確溝通，工作開(kāi)展規(guī)范、清晰，同時(shí)了解團(tuán)隊(duì)的協(xié)作和執(zhí)行力。另外，信息共享可有效地節(jié)約人力物力成本，鑒于目前科研單位業(yè)務(wù)相對(duì)獨(dú)立，掌握的信息資源不能整合，信息收集、整理、上報(bào)重復(fù)，不僅浪費(fèi)人力物力，還嚴(yán)重影響工作效率，因此建議進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，搭建信息共享平臺(tái)，建立統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)，原件封存，掃描件在一定的范圍內(nèi)共享。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，科研單位行政管理工作的質(zhì)量和效率影響科研工作的快速發(fā)展和高水平科研團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，要想快速推進(jìn)科學(xué)研究的跨越式發(fā)展，科研單位應(yīng)重視行政管理工作，在以人為本的發(fā)展理念下，創(chuàng)新管理服務(wù)方式，強(qiáng)化工作目標(biāo)和崗位職責(zé)，加強(qiáng)工作能力和業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，充分調(diào)動(dòng)行政人員的工作積極性，與時(shí)俱進(jìn)，堅(jiān)持管理與服務(wù)并重，統(tǒng)籌提升行政管理工作的質(zhì)量和效率。