文/中國(guó)人民銀行鄭州培訓(xùn)學(xué)院 孟雪青

歷史檔案管理數(shù)字化建設(shè)正在如火如荼推進(jìn)中?，F(xiàn)代信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，引發(fā)人類(lèi)社會(huì)各個(gè)方面的重大變革。歷史檔案是一種寶貴的信息資源，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理將在一定程度上有益于增強(qiáng)檔案材料的安全性和時(shí)效性，因此，相關(guān)研究已經(jīng)成為檔案研究領(lǐng)域的熱點(diǎn)問(wèn)題。筆者所在單位為重要金融機(jī)構(gòu)的附屬院校，一貫高度重視歷史檔案管理工作，自然也面臨著歷史檔案資源數(shù)字化建設(shè)的艱巨挑戰(zhàn)。

一、歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必然性

歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是指各企事業(yè)單位在具體檔案管理實(shí)踐中依托現(xiàn)代化信息技術(shù)為信息的編碼、解碼與還原工具，以計(jì)算機(jī)硬盤(pán)、光碟等磁性材料為存儲(chǔ)載體，將檔案信息從原有的紙質(zhì)媒介轉(zhuǎn)換為以數(shù)字代碼為基本形態(tài)的新型檔案管理模式。數(shù)字化檔案包括數(shù)字化文件、數(shù)字化報(bào)表、數(shù)字化圖紙等多種形式。歷史檔案是企事業(yè)單位的寶貴資源，歷史檔案管理是企事業(yè)單位日常管理的關(guān)鍵內(nèi)容。在現(xiàn)代信息技術(shù)飛速發(fā)展和廣泛普及的大背景下，在智慧化檔案管理建設(shè)的總基調(diào)下，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型已經(jīng)成為檔案管理的必然趨勢(shì)。與傳統(tǒng)歷史檔案管理模式相比，數(shù)字化歷史檔案管理的信息承載量更高，同時(shí)還兼具更易分享、傳播和更改等優(yōu)勢(shì)，檔案管理人員可以利用信息化設(shè)備對(duì)數(shù)字化檔案資源進(jìn)行編輯、瀏覽和存儲(chǔ)，還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)或單位內(nèi)部局域網(wǎng)實(shí)現(xiàn)信息資源的傳輸、瀏覽和共享，這樣，檔案信息資源的安全性和時(shí)效性也將得到進(jìn)一步保障。但“硬幣是有正反兩面的”，數(shù)字化檔案同樣也要承擔(dān)相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)，如因檔案信息資源載體所具備的磁性特征，檔案在保管方面需要特別留意，如因網(wǎng)絡(luò)防火墻技術(shù)的不穩(wěn)定，導(dǎo)致計(jì)算機(jī)遭病毒入侵，或是檔案庫(kù)受到黑客破壞等事件概率也較高。因此，歷史檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型是檔案事業(yè)發(fā)展中的一次重大革新，尤其是處在新舊兩種管理模式交替的磨合階段，檔案職能部門(mén)和工作人員必須更加積極投入其中，設(shè)計(jì)科學(xué)化的歷史檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)框架，堅(jiān)定數(shù)字化建設(shè)方向、設(shè)計(jì)數(shù)字化管理框架、明確數(shù)字化管理規(guī)則、敲定數(shù)字化管理策略，形成一條從實(shí)踐到理論再指導(dǎo)實(shí)踐的建設(shè)思路，以提高歷史檔案管理數(shù)字化建設(shè)的科學(xué)化程度。

二、歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中存在的障礙

任何事物都絕不可能一帆風(fēng)順、毫無(wú)阻滯的，歷史檔案管理的數(shù)字化轉(zhuǎn)型是一種不斷提高、不斷調(diào)整、不斷完善的過(guò)程。進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重大變革時(shí)，在推進(jìn)歷史檔案管理數(shù)字化的進(jìn)程中，必須要有“逢山開(kāi)路，遇水架橋”的決心和勇氣，對(duì)當(dāng)前檔案管理的具體實(shí)踐進(jìn)行充分調(diào)研，對(duì)可能遇到的問(wèn)題進(jìn)行匯總、分析并尋求解決，唯有如此才能最終實(shí)現(xiàn)歷史檔案管理的數(shù)字化改革落地：

（一）數(shù)字化管理制度不完善。數(shù)字化管理制度不完善，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的首要障礙。相關(guān)管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系確實(shí)尚未健全和完善，可能導(dǎo)致歷史檔案數(shù)字化管理實(shí)踐缺乏必備的依據(jù)和指導(dǎo)，非常容易出現(xiàn)管理職能不明、責(zé)任不清的情況，“依法治檔、遵章治檔”也常常淪為空談，以上都在一定程度上限制了檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程，對(duì)于我國(guó)檔案事業(yè)的長(zhǎng)期發(fā)展也十分不利。

（二）數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)。數(shù)字化管理意識(shí)不強(qiáng)，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵問(wèn)題。檔案信息主要是從企事業(yè)單位中的各個(gè)職能部門(mén)產(chǎn)生，但從檔案管理的具體現(xiàn)實(shí)情況來(lái)看，部分職能部門(mén)一線工作者的檔案意識(shí)相對(duì)淡薄，很少能夠?qū)⒁呀?jīng)形成的檔案信息材料及時(shí)上傳、歸檔，而是將其存放在職能部門(mén)或個(gè)人的計(jì)算機(jī)里，使這些材料處在缺乏檔案安全防護(hù)和監(jiān)管的環(huán)境之中，因未存盤(pán)被意外刪除而破壞的現(xiàn)象頗為常見(jiàn)。即便是一些已經(jīng)上傳的數(shù)字化檔案資料，也很可能不符合檔案數(shù)字化管理的規(guī)范，給專(zhuān)職檔案管理人員帶來(lái)不必要的負(fù)擔(dān)。

（三）數(shù)字化管理設(shè)施不完善。數(shù)字化管理設(shè)施不完善，是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重大阻礙。歷史檔案是企事業(yè)單位在管理實(shí)踐中所直接形成的、多種類(lèi)型的原始資料和記錄，具有一定的信息價(jià)值。數(shù)字化管理設(shè)施是實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的必要硬件，對(duì)于數(shù)字化檔案管理建設(shè)起到關(guān)鍵作用。但從數(shù)字化檔案管理建設(shè)的具體實(shí)際來(lái)看，企事業(yè)單位對(duì)于這方面的投資還缺乏足夠重視，與數(shù)字化歷史檔案管理相配套的一些硬件設(shè)備仍不夠完善，相關(guān)軟件升級(jí)工作也確未能到位，以上這些也都給企事業(yè)單位數(shù)字化歷史檔案管理造成了很大的障礙。

三、具體策略

歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是現(xiàn)代信息化進(jìn)程的必然結(jié)果，更是智慧檔案管理建設(shè)的題中應(yīng)有之義。筆者通過(guò)對(duì)歷史檔案的數(shù)字化特質(zhì)進(jìn)行剖析，高度提煉和全面概括歷史檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，分析和探究轉(zhuǎn)型中所遇到的種種問(wèn)題與不足，科學(xué)設(shè)計(jì)歷史檔案數(shù)字化系統(tǒng)的初步架構(gòu)，嘗試通過(guò)完善歷史檔案管理制度體系、優(yōu)化歷史檔案管理環(huán)境、提高檔案管理人員素質(zhì)等有效舉措，豐富并完善檔案管理數(shù)字化的理論體系，以加速歷史檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型進(jìn)程：

（一）加強(qiáng)管理機(jī)制建設(shè)。健全管理機(jī)制是加速歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵步驟。數(shù)字化檔案的出現(xiàn)是檔案管理現(xiàn)代化的必然結(jié)果，隨著企事業(yè)單位信息化管理程度的持續(xù)提高，數(shù)字化歷史檔案已經(jīng)逐步取代紙質(zhì)檔案而成為檔案領(lǐng)域的“主角”，檔案制度也要隨之進(jìn)行調(diào)整和完善。歷史檔案管理工作必須要做到與時(shí)俱進(jìn)，立足于企事業(yè)單位的實(shí)際情況，架構(gòu)相對(duì)規(guī)范和完善的歷史檔案數(shù)字化管理機(jī)制：一是做好頂層設(shè)計(jì)。歷史檔案數(shù)字化管理的意義重大，應(yīng)在全力推動(dòng)這項(xiàng)工作之前，到平行單位做好充分的實(shí)地調(diào)研，對(duì)數(shù)字化轉(zhuǎn)型中可能出現(xiàn)的問(wèn)題做出預(yù)測(cè)，從意義、職能、要點(diǎn)及路徑等方面展開(kāi)探索，為具體落實(shí)歷史檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供方向性的指引。二是設(shè)計(jì)好制度框架。做好歷史檔案管理數(shù)字化制度體系的頂層設(shè)計(jì)，將數(shù)字化歷史檔案資源的匯總、整理、歸檔及保管等各項(xiàng)事務(wù)都納入檔案管理程序之中，確保相關(guān)職能部門(mén)和工作人員明確數(shù)字化歷史檔案的類(lèi)型以及歸檔標(biāo)準(zhǔn)、范圍，以便更好地承擔(dān)自身職責(zé)，保證數(shù)字化歷史檔案的完整性和安全性。三是規(guī)范制度細(xì)則。就歷史檔案數(shù)字化建設(shè)的權(quán)責(zé)、時(shí)間、流程和評(píng)估等事項(xiàng)做出細(xì)致規(guī)定，以便為及時(shí)整理、歸檔、備份等具體操作提供重要依據(jù)和指導(dǎo)。

（二）重視管理環(huán)境建設(shè)。環(huán)境，是歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的硬件支撐。數(shù)字化歷史檔案是乘現(xiàn)代信息技術(shù)發(fā)展東風(fēng)而出現(xiàn)的新事物，重視數(shù)字化歷史檔案環(huán)境的優(yōu)化與維護(hù)，與以往的檔案管理相比必然存在差異。數(shù)字化歷史檔案多以光盤(pán)、磁盤(pán)以及硬盤(pán)這類(lèi)磁性介質(zhì)為載體，雖然比紙介要更安全一些，但因其所具有的相對(duì)復(fù)雜的物理、化學(xué)性質(zhì)，同樣也有需要注意的防護(hù)要點(diǎn)：一是物理環(huán)境。數(shù)字化歷史檔案管理對(duì)存儲(chǔ)環(huán)境有較為嚴(yán)格的要求，要嚴(yán)格控制好檔案室室內(nèi)的溫度和濕度，尤其要做好防強(qiáng)磁強(qiáng)干擾，確保庫(kù)房的適宜環(huán)境溫度適宜。二是載體環(huán)境?？梢酝ㄟ^(guò)公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)數(shù)字化檔案管理設(shè)備，依據(jù)檔案庫(kù)格局安置好防磁柜、目錄架、計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)和放映機(jī)等數(shù)字化檔案建設(shè)和管理所需要的器材和設(shè)施。三是軟件環(huán)境。公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)、使用并及時(shí)更新檔案管理軟件，打造數(shù)字化檔案信息資源庫(kù)，同時(shí)還要提高安全防范意識(shí)，重視對(duì)檔案管理者身份認(rèn)證和密鑰的管理，安裝正版殺毒軟件和防火墻，避免數(shù)字化歷史檔案資源因感染病毒或受到黑客攻擊而有所損害，全力保障數(shù)字化歷史檔案信息在傳輸和使用過(guò)程中的安全。

（三）提高檔案管理人員信息素質(zhì)。管理人員，是歷史檔案管理實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的人力保障。從技術(shù)層面來(lái)衡量，歷史檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型所面臨的任務(wù)更加復(fù)雜和繁重。為了更好地推動(dòng)數(shù)字化進(jìn)程，必須進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員素質(zhì)的培養(yǎng)：首先要增強(qiáng)檔案工作人員的職業(yè)素質(zhì)。以我單位為例，作為金融單位附屬培訓(xùn)院校，我單位人員所接觸到的歷史檔案，其中有一部分涉及金融領(lǐng)域，檔案管理人員應(yīng)持續(xù)補(bǔ)充和豐實(shí)自身的金融知識(shí)和技能，為更好地完成檔案數(shù)字化管理任務(wù)提供助力。企事業(yè)單位管理者要全力打造一支優(yōu)質(zhì)的檔案管理隊(duì)伍，為檔案管理人員提供更多學(xué)習(xí)和提高的機(jī)會(huì)，必要時(shí)還應(yīng)采用一些激勵(lì)手段，激發(fā)和喚醒檔案管理者對(duì)本職工作的內(nèi)在熱情，鼓勵(lì)他們投身到數(shù)字化檔案建設(shè)的洪流之中。

歷史檔案是人類(lèi)社會(huì)的集體“記憶”，歷史檔案管理工作屬于單位各項(xiàng)事務(wù)的關(guān)鍵內(nèi)容之一。隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和社會(huì)信息化程度的持續(xù)提高，數(shù)字化管理手段已經(jīng)廣泛應(yīng)用于檔案管理領(lǐng)域，檔案管理部門(mén)和相關(guān)人員必須要?jiǎng)?lì)精圖治、革舊迎新，正面迎接新的挑戰(zhàn)。