文/福安市商務(wù)局 吳霞英

在所有的商務(wù)工作中，檔案管理可謂其中非常獨(dú)特且有價(jià)值的一個(gè)組成部分，商務(wù)部門的其他工作能夠順利完成，很多時(shí)候都要取決于檔案管理工作效率，在信息技術(shù)水平持續(xù)提升的時(shí)代，如何更加合理地應(yīng)用信息技術(shù)做好商務(wù)檔案的管理和儲(chǔ)存工作，讓傳統(tǒng)檔案管理過程中的一些問題得到有效解決，從而促進(jìn)商務(wù)檔案管理向有效性方向發(fā)展，這是社會(huì)發(fā)展所引發(fā)的必然思考。

一、商務(wù)部門檔案信息化概述

在商務(wù)部門檔案管理工作中，信息化技術(shù)的應(yīng)用具有劃時(shí)代的意義，它將極大地突破傳統(tǒng)觀念中的人工管理思維，且在行為模式上有效扭轉(zhuǎn)人工管理所具有的效率低下、存儲(chǔ)量小、查詢繁雜等問題趨勢(shì)。由此可見，商務(wù)部門檔案信息化側(cè)重于強(qiáng)調(diào)依靠現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)手段，以有關(guān)信息思維與信息行為對(duì)檔案進(jìn)行智能化提取、整理、分類、加工，盡最大可能保證與檔案有關(guān)辦事效率的提升，更好地服務(wù)于商務(wù)工作及民眾需求。商務(wù)部門檔案信息化應(yīng)用能夠儲(chǔ)存更多、更有價(jià)值的檔案信息，做到相關(guān)信息的及時(shí)有效查詢及修改。再者，我們也可以注意到，關(guān)于檔案信息化的內(nèi)涵中，還有節(jié)約的一面，即借助互聯(lián)網(wǎng)與大數(shù)據(jù)信息技術(shù)。檔案信息的快速傳遞，也是節(jié)約商務(wù)及社會(huì)人力、物力及財(cái)力資源的必要做法。

二、商務(wù)部門檔案信息化的價(jià)值

（一）有利于工作時(shí)效的提升。首先，商務(wù)部門檔案信息化，能夠?qū)F(xiàn)代化的、先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)及時(shí)應(yīng)用于各項(xiàng)檔案的具體管理工作之中，具體操作時(shí)對(duì)有關(guān)檔案的整理、分類、存檔、利用，可在極大程度上節(jié)約有關(guān)工作者的時(shí)間與精力，讓各項(xiàng)管理工作的時(shí)效性更強(qiáng)，由此帶動(dòng)商務(wù)檔案管理工作走向系統(tǒng)與規(guī)范化。再者，關(guān)于有利于工作時(shí)效提升的價(jià)值，還因?yàn)闄n案管理過程中，借鑒現(xiàn)代管理與應(yīng)用理念，也可以極大地提升各項(xiàng)信息的準(zhǔn)確度，這將在很大程度上避免出現(xiàn)有關(guān)檔案信息的丟失及損毀問題，這也是時(shí)效提升的保障。

（二）有利于工作透明和公開。把現(xiàn)代與先進(jìn)的信息技術(shù)手段應(yīng)用到商務(wù)部門檔案管理工作之中，可以讓商務(wù)管理工作日益公開化與透明化。商務(wù)部門的工作計(jì)劃、工作人員信息，尤其是人員的聘用與調(diào)整等，可全部展示于官方網(wǎng)站之上，這無疑有利于工作透明和公開，而這種做法能夠讓民眾更好地了解商務(wù)部門基本情況，從而起到有效監(jiān)督作用。

（三）有利于檔案利用率提升。把信息技術(shù)同商務(wù)部門檔案管理與應(yīng)用工作相融，能夠在很大程度上起到檔案工作效率提升的作用，這在上面已經(jīng)有所述及，而因?yàn)檫@一原因，商務(wù)部門也可以對(duì)服務(wù)工作加以改善，便于有關(guān)人員查找信息，現(xiàn)有檔案的利用率也將因此獲得極大提升，檔案更有價(jià)值，更能發(fā)揮出潛在的檢索與查閱便利性。

（四）有利于相關(guān)工作的開展。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展引人注目，且對(duì)人們生活水平的提升起到了極大的促進(jìn)作用，與此同時(shí)，商務(wù)部門各項(xiàng)工作則突顯出了相應(yīng)的問題，也就是傳統(tǒng)意義上的商務(wù)部門各項(xiàng)管理工作模式，不能與現(xiàn)代信息社會(huì)發(fā)展需求相適應(yīng)的問題。所以，可以從檔案管理工作角度加以升級(jí)改造，這樣將會(huì)讓周邊相關(guān)管理工作質(zhì)量得到提升，提高工作效率與水平。

三、商務(wù)部門檔案信息化的運(yùn)用問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施不夠完善。商務(wù)部門，尤其是基層部門，往往會(huì)把工作的著眼點(diǎn)置于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)與文化建設(shè)方面，大量精力與財(cái)力的傾斜特點(diǎn)明顯，這樣一來，一些地方的商務(wù)部門便會(huì)出現(xiàn)檔案管理與建設(shè)方面的投入力度薄弱問題，造成配套設(shè)施的不足。在信息化時(shí)代，由于基礎(chǔ)設(shè)施的不夠完善，則不能達(dá)到檔案的信息化管理效果，便會(huì)因此顯著影響到檔案管理與利用效率，也無益于商務(wù)部門、機(jī)關(guān)單位、普通民眾對(duì)有價(jià)值檔案信息的應(yīng)用與共享，最終對(duì)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)與文化建設(shè)發(fā)展造成負(fù)面影響。

（二）信息建設(shè)意識(shí)偏差。在商務(wù)部門之中，有個(gè)別工作人員以及一些檔案管理領(lǐng)導(dǎo)未能積極調(diào)整自我認(rèn)知，依然采取傳統(tǒng)管理模式對(duì)待檔案信息化建設(shè)中的各項(xiàng)工作，如檔案的收集、整理以及存檔等，但是現(xiàn)在卻面臨著檔案資源數(shù)量過多、存放空間不變甚至狹小化的問題。同時(shí)潮濕、火災(zāi)、丟失等外部不利因素的持續(xù)存在，更是增加了管理的難度。此時(shí)，如果依然保持傳統(tǒng)意識(shí)，不能注意到信息化建設(shè)的變化，將不利于檔案管理工作的正常開展。另外，開展信息化建設(shè)時(shí)，需要相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)及管理工作，若檔案部門管理者信息建設(shè)意識(shí)偏差不能糾正，此類工作的效果受限，也將影響到檔案的管理與應(yīng)用。

（三）工作人員素質(zhì)不高。在商務(wù)檔案管理部門，一些工作人員專業(yè)素質(zhì)不強(qiáng)，從而在管理方法方面顯得不夠科學(xué)，比如有些工作人員靈活使用軟件完成檔案管理的能力較弱，沿襲傳統(tǒng)檔案管理模式的做法，極大地阻礙了信息化程度的提升。究其根源，這一問題的存在，是商務(wù)部門未能充分重視人才培養(yǎng)的價(jià)值，在人才培養(yǎng)方法和制度建設(shè)方面過于隨意所致，解決工作人員素質(zhì)不高的問題，也要從培養(yǎng)的角度出發(fā)進(jìn)行調(diào)整。

四、商務(wù)部門檔案信息化的運(yùn)用方案

針對(duì)上述商務(wù)部門檔案信息化的運(yùn)用問題，建議通過下述幾個(gè)角度加以解決，最終保證檔案信息化運(yùn)用方案的合理化。

（一）增大支持力度。商務(wù)部門應(yīng)當(dāng)增加資金與技術(shù)的扶持力度，商務(wù)部門在當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)與文化發(fā)展過程中，會(huì)同時(shí)產(chǎn)生大量寶貴資料與文件，而商務(wù)部門所接收并傳達(dá)的決議和精神等，也有記錄的必要，因此增加資金投入力度，用于檔案信息化建設(shè)很有必要，只有這樣，才能用信息化和系統(tǒng)化的檔案，配合各項(xiàng)具體工作的開展，真正發(fā)揮出檔案管理的價(jià)值與實(shí)效性，對(duì)當(dāng)?shù)匕l(fā)展起到良好的保障功能。檔案部門對(duì)應(yīng)資源配置也要盡可能完善，如應(yīng)利用現(xiàn)代化辦公手段主動(dòng)接納資金與技術(shù)的支持，而非被動(dòng)接受支持是非常有必要的做法。

（二）增加關(guān)注程度。和其他商務(wù)部門工作比較起來，檔案管理工作基礎(chǔ)性較強(qiáng)，但往往不能受到足夠的重視，而我們都知道，檔案管理雖然無法對(duì)各項(xiàng)決定產(chǎn)生直接影響，也不能直接創(chuàng)造價(jià)值，但本項(xiàng)工作對(duì)其他工作的開展影響重大。為此，檔案工作應(yīng)當(dāng)引起足夠的重視，避免出現(xiàn)在檔案整理中各部門工作不積極、數(shù)據(jù)不翔實(shí)、上交不及時(shí)、領(lǐng)導(dǎo)不參與等問題。商務(wù)部門需要調(diào)整觀念，提出各個(gè)部門及時(shí)、準(zhǔn)確提交紙質(zhì)文件或者電子信息的要求，同時(shí)確保操作流程的規(guī)范，如有必要，則要注意管理與監(jiān)督檔案工作的細(xì)節(jié)，從當(dāng)?shù)厣虅?wù)發(fā)展實(shí)際出發(fā)，制定出更加細(xì)化的檔案信息化的運(yùn)用方案，同時(shí)定期做好對(duì)應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)及設(shè)備保養(yǎng)工作，讓工作得以順利開展。事實(shí)上，若想讓商務(wù)部門檔案管理工作可以有序、規(guī)范開展，建立健全與之配套的應(yīng)用制度是有必要的。

（三）構(gòu)建高效系統(tǒng)。構(gòu)建更加高效與安全的檔案信息化管理系統(tǒng)，可以和上述完善的應(yīng)用制度相結(jié)合，共同推動(dòng)實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的優(yōu)化效果目標(biāo)。換言之，如果想在信息技術(shù)背景下做好檔案管理效率提升工作，打造高效的檔案管理系統(tǒng)是有必要的。對(duì)于商務(wù)部門來講，此項(xiàng)工作主要涉及檔案原件及統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)內(nèi)容，比如檔案原件中包括上級(jí)部門所下發(fā)的文件，這些文件的功能是對(duì)下級(jí)工作的指導(dǎo)，且可以視為工作憑證，像一些重要的、機(jī)密性質(zhì)的文件。如何對(duì)這些文件進(jìn)行保存與加密，是非常值得深思的問題。為了讓檔案更具安全性，便需要從構(gòu)建高效系統(tǒng)著眼，做好內(nèi)容的保密存儲(chǔ)工作，統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)內(nèi)容的存儲(chǔ)與應(yīng)用也同樣面臨這個(gè)問題，所以對(duì)于檔案管理部門來講，應(yīng)當(dāng)使檔案管理系統(tǒng)盡可能完善，部門間要有檔案管理的OA系統(tǒng)相支持，同時(shí)要做好網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)工作，避免出現(xiàn)病毒入侵系統(tǒng)的問題。

（四）提高人員素質(zhì)。商務(wù)部門檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期而具體的工作，因?yàn)闄n案內(nèi)容的數(shù)字化，或者檔案處理的一體化等，檔案信息化管理很有必要，新興的檔案管理理念和應(yīng)用方法都與以往有很大不同，所以便對(duì)專職與兼職的檔案管理工作者提出了非常嚴(yán)格的要求。此時(shí)，商務(wù)部門檔案信息化的實(shí)現(xiàn)，便不單純是檔案部門自身的工作，同樣也并非幾名計(jì)算機(jī)技術(shù)人員可以獨(dú)立實(shí)現(xiàn)，它需要更多商務(wù)部門人員的積極參與配合，共同為檔案質(zhì)量的提升而服務(wù)。為此，提高人員素質(zhì)便成為商務(wù)部門檔案信息化運(yùn)用方案實(shí)施中的重要組成部分，具體如下：首先要使相關(guān)人員注意到檔案內(nèi)容數(shù)字化存儲(chǔ)方式的突出問題及解決思路。其次要使閱讀檔案人員有權(quán)限明確劃分的意識(shí)，并從安全和保密角度審視自身所負(fù)有的職責(zé)。最后，要積極引入熟知計(jì)算機(jī)及信息技術(shù)的專業(yè)人才，且給檔案人員提供這方面的培訓(xùn)與學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)。

五、結(jié)語

總而言之，我國(guó)各級(jí)商務(wù)部門工作的開展離不開大數(shù)據(jù)與信息化的支持，所以對(duì)信息化檔案管理和運(yùn)用的思考，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而持久的工作。信息化檔案管理與運(yùn)用過程中，依然有很多問題未能解決，這需要商務(wù)部門給予高度關(guān)注，通過檔案設(shè)備更新、檔案人員創(chuàng)新、檔案意識(shí)革新等手段，確保工作效率與工作質(zhì)量的提升。