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試分析學(xué)校檔案信息化存在的問題與解決策略

2021-11-22 12:30山東省青島第二衛(wèi)生學(xué)校崔慧寧
辦公室業(yè)務(wù) 2021年1期
關(guān)鍵詞:資源庫檔案管理信息化

文/山東省青島第二衛(wèi)生學(xué)校 崔慧寧

經(jīng)濟(jì)與科技的不斷發(fā)展,促進(jìn)了互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷進(jìn)步,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)越來越成熟。在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)推動下,人們進(jìn)入了信息化時代,信息化建設(shè)已經(jīng)成為時代發(fā)展的趨勢。學(xué)校檔案管理是學(xué)校教育工作的重要部分,對學(xué)校的發(fā)展、管理、教師和學(xué)生的發(fā)展等具有重要作用,能將學(xué)校相關(guān)信息進(jìn)行有效記錄、整理。檔案管理不僅能反映學(xué)生在校期間的發(fā)展信息,還具有權(quán)衡學(xué)校管理水平、教育水平的重要作用。因此,學(xué)校要加強(qiáng)檔案管理,促進(jìn)管理信息化。

一、學(xué)校檔案管理信息化的重要性

學(xué)校檔案記錄著學(xué)生與老師在校期間的成績及發(fā)展,記錄著學(xué)校的發(fā)展及管理,具有重要意義,特別是學(xué)生檔案,它真實(shí)記錄了學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)、生活、品德等資料,是干部人事檔案的原始材料,是學(xué)生升學(xué)、出國等各方面的重要依據(jù)。以往學(xué)校用紙質(zhì)檔案管理,信息傳遞較慢,還容易發(fā)生檔案遺失的情況,紙質(zhì)文件資料已經(jīng)成為檔案管理工作的負(fù)擔(dān),不能滿足學(xué)校的發(fā)展需求,因此電子信息檔案發(fā)展尤為重要。21世紀(jì)以來,互聯(lián)網(wǎng)運(yùn)用越來越廣泛,成為人們生活中不可缺少的部分,在學(xué)校,互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)也被逐漸運(yùn)用,檔案管理工作向系統(tǒng)化、科學(xué)化的發(fā)展方向轉(zhuǎn)變。隨著教育體系不斷改革,教育水平不斷提高,學(xué)校檔案工作的發(fā)展趨勢逐漸向信息化發(fā)展。學(xué)校檔案管理工作通過計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)以及手機(jī)等移動終端進(jìn)行檔案管理,加快檔案信息化管理,對檔案管理工作具有重要的作用。

二、學(xué)校檔案管理信息化管理中存在的問題

(一)檔案管理機(jī)構(gòu)不完善。學(xué)校在發(fā)展過程中,因?yàn)橘Y金、環(huán)境等因素的影響,部分學(xué)校在檔案管理信息化建設(shè)中存在責(zé)任不清、定位不明等現(xiàn)象,導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展不夠嚴(yán)謹(jǐn),不利于信息化在檔案管理中順利開展。部分學(xué)校沒有設(shè)立獨(dú)立的檔案管理室,缺乏系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理流程;檔案工作人員信息化檔案管理水平較低,不能有效進(jìn)行檔案存儲與資源歸納,嚴(yán)重缺乏完善的工作流程意識。綜上所述,檔案管理機(jī)構(gòu)不完善主要表現(xiàn)在兩個方面:1.職責(zé)劃分不明,部分學(xué)校還沒有形成規(guī)范的檔案管理工作制度,沒有專門、統(tǒng)一的檔案管理部門。許多學(xué)校學(xué)生檔案收集工作等有團(tuán)委學(xué)生處或?qū)W院招生處負(fù)責(zé),容易出現(xiàn)學(xué)生信息資料多次采集的情況,不僅浪費(fèi)時間,還浪費(fèi)學(xué)校資源。2.管理流程不嚴(yán)謹(jǐn),大部分學(xué)校將學(xué)生個人檔案轉(zhuǎn)交到各年級組長辦公室分散管理,學(xué)生畢業(yè)后由各年級組長辦公室統(tǒng)一上交。學(xué)生個人檔案工作讓臨時工作人員或者學(xué)生幫忙整理歸檔,不僅降低檔案管理工作質(zhì)量,還容易造成學(xué)生檔案遺失、殘缺等情況。

(二)管理人員技術(shù)水平不足。學(xué)校檔案管理人員技術(shù)水平普遍偏低,特別是中職院校檔案人員隊(duì)伍,因?yàn)楣芾砣藛T計(jì)算機(jī)技術(shù)水平較低,在檔案管理信息化建設(shè)中對信息化技術(shù)知識的掌握度不高,不能較好地適應(yīng)計(jì)算機(jī)工作環(huán)境。而隨著互聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷發(fā)展,如何提高信息化檔案工作的安全,已經(jīng)成為社會普遍關(guān)注的問題。信息化檔案管理資源庫容易受到計(jì)算機(jī)病毒、木馬等不良程序的攻擊,不僅會導(dǎo)致信息丟失,也會導(dǎo)致管理資金與后期維護(hù)資金的增加,浪費(fèi)資源,因此需要在計(jì)算機(jī)技術(shù)上進(jìn)行加密處理,并且設(shè)置防火墻,防止檔案資源庫遭到破壞。檔案管理人員不僅要懂得檔案管理,還要掌握計(jì)算機(jī)技術(shù),促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展。

(三)檔案資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)落后。隨著教育事業(yè)不斷改革,大部分學(xué)校均建立了規(guī)模大小不一的檔案資源庫。大部分資源庫由各個學(xué)校自行建立,并自行使用,不僅規(guī)模小,而且標(biāo)準(zhǔn)化程度較低,嚴(yán)重缺乏統(tǒng)一性,資源庫的信息不能夠共享,社會服務(wù)水平相對較低。自行建設(shè)的資源庫多是條目數(shù)據(jù)庫,沒有完善、健全的全文數(shù)據(jù)庫及多媒體數(shù)據(jù)庫,不能有效滿足用戶的需要,且部分學(xué)校檔案管理室雖已經(jīng)連接互聯(lián)網(wǎng),但只可以訪問學(xué)校主頁,不能進(jìn)行資源共享。

三、學(xué)校檔案管理信息化管理的解決策略

(一)加強(qiáng)檔案管理的安全性和保密性。學(xué)校檔案管理工作人員要聯(lián)合學(xué)校計(jì)算機(jī)系專業(yè)教師或?qū)I(yè)科技人員,對檔案信息資源庫在技術(shù)安全、管理安全等方面進(jìn)行健全、完善的管理措施,保證檔案資源庫的安全性及保密性。通過建立專業(yè)的、完善的檔案管理程序網(wǎng)絡(luò),采用學(xué)校內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)的方式,進(jìn)行全面的技術(shù)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)措施,提高互聯(lián)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)的安全性。同時,設(shè)置電子程序?qū)Σ话踩腎P地址進(jìn)行屏蔽;建立防火墻,防止病毒、木馬等不良程序的侵入;建立虛擬的檔案管理庫,設(shè)置身份認(rèn)證、信息自動備份等方法,建立健全的、完善的信息管理制度。

(二)加強(qiáng)檔案網(wǎng)站建設(shè)。學(xué)校要積極開發(fā)學(xué)校檔案信息綜合管理軟件,利用該軟件系統(tǒng)對學(xué)校學(xué)生、老師等個人檔案進(jìn)行收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、鑒定等管理,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理各個環(huán)節(jié)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范體系,促進(jìn)檔案管理工作自動化、信息化。建立資源數(shù)據(jù)庫是檔案管理工作信息化的前提,為促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平和服務(wù)能力的提高,要盡快建設(shè)檔案管理資源庫,實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)實(shí)用化。

(三)建立完善的檔案基礎(chǔ)設(shè)施。學(xué)校要在校園信息網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)上發(fā)展適合于學(xué)校的檔案信息管理的系統(tǒng),需要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平,并結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)開發(fā)型人才和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)的優(yōu)勢,建設(shè)統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)校檔案管理系統(tǒng)。在開發(fā)信息管理系統(tǒng)的時候,要充分保障系統(tǒng)具有實(shí)用性、操作簡單等優(yōu)勢,在數(shù)據(jù)收集、檔案整理、傳輸管理、信息安全管理等方面進(jìn)行統(tǒng)一的、規(guī)范的管理,將分散的學(xué)生檔案管理和學(xué)校教務(wù)處等部門進(jìn)行無縫對接,保障資源信息的及時性和共享性。在建設(shè)信息化過程中,要加強(qiáng)提高檔案信息化管理隊(duì)伍人員的技術(shù)水平,加強(qiáng)對管理人員的崗前培訓(xùn),并定期對管理人員進(jìn)行檔案管理技能和數(shù)字化信息技術(shù)培訓(xùn)。管理人員要掌握科學(xué)化的管理方法,積極應(yīng)用現(xiàn)代化的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),有效提高信息化檔案管理的工作水平,促進(jìn)學(xué)校教育工作的開展。

(四)加強(qiáng)檔案管理信息化理論和實(shí)踐的結(jié)合。目前,信息化檔案管理不斷推動檔案管理工作的硬件和軟件結(jié)合。保證檔案工作人員可以熟練掌握檔案查詢、錄入等操作技術(shù),滿足檔案管理工作的建設(shè)需求。同時,建立健全、完善的檔案信息化管理流程,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)與各個檔案部門進(jìn)行及時的溝通與交流。建立“高校檔案管理信息化建設(shè)”平臺,進(jìn)一步提高檔案管理工作的信息化。由于檔案管理信息非常廣泛,工作人員要對收集的信息進(jìn)行分類、總結(jié)等,所以要提高管理人員的專業(yè)水平,保證能及時掌握檔案信息。

(五)加強(qiáng)監(jiān)督管理。加強(qiáng)學(xué)校檔案管理的監(jiān)察管理,保障檔案管理工作順利開展。檔案管理工作人員要對學(xué)校的檔案進(jìn)行嚴(yán)格的管理,并對老師考核制度制定出一套可行的考核評價機(jī)制。對因人為損壞,造成檔案遺失、破壞情況等,要追究到個人,制定嚴(yán)格的懲罰制度,保證檔案工作順利開展。

四、結(jié)語

隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展,學(xué)校檔案管理工作逐漸向信息化發(fā)展,信息化檔案管理工作已經(jīng)成為一項(xiàng)符合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)發(fā)展的信息管理工作。故此,在檔案收集、分類、保存、安全等方面,需要學(xué)校管理人員及檔案管理人員重視其發(fā)展。通過培訓(xùn)、交流等多種途徑,提高檔案管理人員的技術(shù)水平及專業(yè)水平,提高管理人員的工作積極性,進(jìn)一步促進(jìn)學(xué)校檔案管理信息化。

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