文/烏蘭察布市人口和計(jì)劃生育藥具管理中心 李瑞珍

檔案管理工作的意義重大，檔案是將有價(jià)值的歷史記錄保存下來(lái)，是對(duì)歷史的一項(xiàng)見(jiàn)證。從事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)際運(yùn)行情況來(lái)看，新時(shí)期背景下的檔案管理還存在著各種各樣的問(wèn)題，面臨的挑戰(zhàn)極高，提出完善的優(yōu)化路徑是非常重要的。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的必然性

事業(yè)單位檔案管理，主要是指事業(yè)單位在日常管理工作開(kāi)展期間的相關(guān)記錄、各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)實(shí)施過(guò)程中保存的有一定價(jià)值性的原始資料，針對(duì)檔案自身來(lái)講，是由多方面相互組合形成的，具體涉及了構(gòu)成者、儲(chǔ)存價(jià)值和儲(chǔ)存載體。在這一環(huán)節(jié)中，其主要內(nèi)容是可以展現(xiàn)出歷史活動(dòng)真實(shí)面貌和真實(shí)狀態(tài)，而且有著儲(chǔ)存價(jià)值的原始性文件。

事業(yè)單位檔案管理期間，作業(yè)人員將會(huì)對(duì)檔案各項(xiàng)主體、實(shí)體以及信息數(shù)據(jù)進(jìn)行整理，以此為事業(yè)單位內(nèi)其他活動(dòng)或者是工作的開(kāi)展提供良好依據(jù)。事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理不但是各項(xiàng)工作的一項(xiàng)基礎(chǔ)性保障，同時(shí)檔案管理運(yùn)行效率還決定了事業(yè)單位整體運(yùn)行狀態(tài)，如：項(xiàng)目的合同原件是保證事業(yè)單位獲取合法權(quán)益的一項(xiàng)關(guān)鍵憑證，因此，檔案管理在事業(yè)單位運(yùn)行發(fā)展以及改革期間都有著極高的作用。所以，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理工作的管理力度是非常重要的，既能將事業(yè)單位管理優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)出來(lái)，還可以完善各項(xiàng)體系，實(shí)現(xiàn)最終發(fā)展的目標(biāo)。

二、對(duì)于事業(yè)單位檔案管理期間存在問(wèn)題的分析

（一）檔案管理方式信息化水平處于較低的狀態(tài)。首先，在事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展期間，還有諸多的問(wèn)題，具體表現(xiàn)為信息化水平不高，采取的檔案管理方式十分滯后和單一，雖然事業(yè)單位中的檔案管理工作已經(jīng)和信息化技術(shù)相互結(jié)合到了一起，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域逐漸延伸，不過(guò)在檔案管理工作實(shí)施期間，信息技術(shù)應(yīng)用領(lǐng)域依舊受到了限制。其次，事業(yè)單位缺少有關(guān)于數(shù)字化方案的檔案管理配置，信息化工作效率不高，硬件方面和檔案管理工作基本要求不相符，相對(duì)偏僻的區(qū)域甚至沒(méi)有成立專業(yè)性的檔案室，數(shù)字化硬件設(shè)施不完善，工作人員依舊秉承以往單一的管理方式，長(zhǎng)此以往，會(huì)導(dǎo)致工作質(zhì)量和效率下降。最后，應(yīng)用的現(xiàn)代化信息技術(shù)方式不利于完整的保存和收集檔案信息，檔案管理工作的執(zhí)行效果不佳。

（二）沒(méi)有加強(qiáng)檔案管理力度。檔案管理工作伴隨著事業(yè)單位的發(fā)展而發(fā)展，一旦沒(méi)有前人留下檔案為依據(jù)的話，是沒(méi)法開(kāi)展后期研究工作的。雖然上級(jí)檔案管理部門對(duì)于檔案價(jià)值性有著極高的重視程度，可是處于基層內(nèi)，依舊存在著檔案管理工作重視程度不高的現(xiàn)象，存在沒(méi)有制定完善的制度，專業(yè)性人員缺失，設(shè)備不完善等現(xiàn)象，這些都是事業(yè)單位基層檔案管理工作開(kāi)展期間面臨的難點(diǎn)。通常來(lái)講，檔案和事業(yè)屬于兩方面，管轄領(lǐng)域不統(tǒng)一、不完善，因此導(dǎo)致檔案管理環(huán)節(jié)中經(jīng)常發(fā)生兩張皮的現(xiàn)象。處于信息化時(shí)代中，實(shí)施檔案管理信息化是必然趨勢(shì)，由于基層檔案管理機(jī)構(gòu)根本不熟悉信息化檔案管理，指導(dǎo)不規(guī)范等，所以檔案管理工作有著極大的混亂性，檔案利用率低。

（三）人才隊(duì)伍素質(zhì)有待增強(qiáng)。在檔案管理工作實(shí)施期間，人才占據(jù)的地位和產(chǎn)生的作用決定了檔案管理效率的提升以及整體效果的發(fā)揮，但事業(yè)單位內(nèi)的檔案管理人才方面，還有著明顯的短板現(xiàn)象，檔案價(jià)值性高，檔案管理工作被逐漸重視，可是檔案自身價(jià)值并不是所有人都可以了解以及認(rèn)識(shí)的。因?yàn)闄n案和事業(yè)有著兩張皮的現(xiàn)象，上級(jí)部門對(duì)檔案管理工作的重視程度極高，可是檔案管理部門還處于尷尬地位，單位內(nèi)的新鮮血液注入不夠，雖然有的人員學(xué)歷極高，可是學(xué)歷高并不代表業(yè)務(wù)能力強(qiáng)，人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)不具備合理性，教育培訓(xùn)方面的滯后性明顯，大部分檔案管理人員面臨著專業(yè)不對(duì)口現(xiàn)象，沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)性色教育培訓(xùn)，僅僅是被灌輸了一些理論性的知識(shí)點(diǎn)和技能，專業(yè)性素養(yǎng)有待增強(qiáng)。

（四）沒(méi)有制定完善的管理體系。要想將檔案管理工作的有效性體現(xiàn)出來(lái)，還需要結(jié)合實(shí)際情況制定完善的管理體系。制度是實(shí)施各項(xiàng)工作的關(guān)鍵以及標(biāo)準(zhǔn)，但是在傳統(tǒng)檔案管理期間，制度處于虛設(shè)狀態(tài)，大多數(shù)管理人員并沒(méi)有遵循制度管理各個(gè)環(huán)節(jié)，敷衍了事現(xiàn)象明顯，管理質(zhì)量降低。而且事業(yè)單位也沒(méi)有對(duì)檔案工作管理情況落實(shí)的標(biāo)準(zhǔn)，檔案管理工作的有效性受到影響。

三、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化路徑

（一）創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式。事業(yè)單位職能部門具備細(xì)致化的特征，在檔案管理工作開(kāi)展期間，大多數(shù)部門的檔案沒(méi)有被全面使用，這從一定程度上反映了檔案管理工作質(zhì)量和水平處于較低的狀態(tài)。要想將此種現(xiàn)象徹底解決，就需要事業(yè)單位檔案管理人員進(jìn)一步創(chuàng)新和改進(jìn)檔案管理方式，摒棄單一模式，比如適當(dāng)?shù)卦鲈O(shè)網(wǎng)上服務(wù)專區(qū)，借助信息化互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和新型設(shè)備創(chuàng)新云檔案管理平臺(tái)，在提升事業(yè)單位檔案管理水平的基礎(chǔ)上促使工作良好開(kāi)展。

（二）進(jìn)行檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)工作。其一，檔案管理工作人員應(yīng)當(dāng)增強(qiáng)自身掌握信息的水平，保持信息的成效性，確保方案信息被實(shí)時(shí)傳遞。其二，引進(jìn)新型技術(shù)和設(shè)備來(lái)管理檔案工作，比如，使用電子計(jì)算機(jī)和數(shù)碼掃描儀，在應(yīng)用新型技術(shù)和各項(xiàng)設(shè)備的過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)將紙質(zhì)檔案錄入電子計(jì)算機(jī)內(nèi)，開(kāi)展檔案電子化工作，或者是借助信息化技術(shù)加以處理，具體包含影像和文字，這樣的話，可以確保檔案內(nèi)容的豐富性以及完善性，為后期查閱工作的正常開(kāi)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。其三，創(chuàng)建規(guī)范性的信息管理平臺(tái)，適當(dāng)?shù)毓_(kāi)構(gòu)建保密屬性的信息和檔案，該項(xiàng)信息化網(wǎng)絡(luò)管理和共享平臺(tái)的制定能夠幫助檔案管理人員獲取諸多的信息，提升檔案管理工作的便捷性，為人民群眾提供最佳的服務(wù)。其四，在檔案管理工作開(kāi)展期間，相關(guān)人員務(wù)必強(qiáng)化系統(tǒng)安全程度的維護(hù)力度，動(dòng)態(tài)性檢驗(yàn)檔案管理系統(tǒng)和周期。

（三）合理創(chuàng)建檔案。檔案管理的關(guān)鍵在于創(chuàng)建檔案，檔案是指對(duì)正在發(fā)生或者是已經(jīng)發(fā)生的事情進(jìn)行記錄，制定的檔案務(wù)必具備精細(xì)化特征，只有保持檔案精細(xì)，才可以準(zhǔn)確開(kāi)展工作，基于此，在制定檔案的過(guò)程中，需要將關(guān)注點(diǎn)落實(shí)于基層方面，采取實(shí)地調(diào)研的方式開(kāi)展檔案建設(shè)工作，構(gòu)建基礎(chǔ)臺(tái)賬，做到調(diào)查一人和登記一人，一個(gè)小數(shù)點(diǎn)也不可以錯(cuò)過(guò)。在一般情況下，所記錄的檔案資料中，需要如實(shí)的記錄事件的發(fā)生原因以及事件的經(jīng)過(guò)和最終的結(jié)果，并且，還需要包含事件所涉及的人物。相比較而言，傳統(tǒng)的檔案建設(shè)方法通常會(huì)由人工進(jìn)行實(shí)地的考察，然而，使用這種古老的方式工作時(shí)間較長(zhǎng)，工作效率也相對(duì)較低。對(duì)于從事特殊業(yè)務(wù)的事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，如果使用傳統(tǒng)的方法將不再適用于檔案的管理。所以，需要在原先的基礎(chǔ)上，實(shí)施新興的檔案管理模式，因地制宜，牢牢抓住工作的重點(diǎn)，與軟件開(kāi)發(fā)企業(yè)進(jìn)行合作，制定科學(xué)化的軟件，使用先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)收集檔案資料。

（四）需要全面提高檔案管理人員的專業(yè)能力。事業(yè)單位的檔案管理工作需要配備專業(yè)的管理人員，對(duì)于事業(yè)單位而言，只有認(rèn)真做好專業(yè)化人才的管理，才可以在最大程度上發(fā)揮檔案管理的最大作用，才可以實(shí)現(xiàn)檔案管理可持續(xù)化發(fā)展。為此，首先需要做好檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅僅需要認(rèn)真做好專業(yè)知識(shí)的教育，還需要培養(yǎng)檔案管理人員的責(zé)任感。通過(guò)上述方式，可以更好地培養(yǎng)每一位檔案管理人員自身端正的態(tài)度，以高標(biāo)準(zhǔn)的要求進(jìn)行工作，同時(shí)，也能夠不斷地豐富自身的知識(shí)，在日常工作中，使用更加現(xiàn)代化的手段進(jìn)行檔案管理。在一般情況下，事業(yè)單位內(nèi)部還會(huì)專門組建一支經(jīng)驗(yàn)豐富的隊(duì)伍進(jìn)行檔案管理，其中，也會(huì)包含一些高素質(zhì)現(xiàn)代化人才，為推動(dòng)檔案管理現(xiàn)代化作出自己的貢獻(xiàn)，推動(dòng)事業(yè)單位健康發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

對(duì)于事業(yè)單位而言，最為基礎(chǔ)性的工作就是檔案管理。然而，當(dāng)前階段，因?yàn)槲覀儑?guó)家大多數(shù)事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理工作的重要性，就導(dǎo)致檔案管理工作出現(xiàn)了很多的問(wèn)題。在新的發(fā)展形勢(shì)下，事業(yè)單位的檔案管理工作也有了新的要求、新的標(biāo)準(zhǔn)。目前，對(duì)于我們國(guó)家的事業(yè)單位而言，如果想要提高管理能力，就需要不斷創(chuàng)新管理方式，改變?cè)械乃季S方式，培養(yǎng)專業(yè)化高素質(zhì)的人才。同時(shí)，還需要建立健全原有的工作流程，更新管理設(shè)備，將信息化技術(shù)與檔案管理工作結(jié)合起來(lái)。