文/山東省文登整骨醫(yī)院 王占海

在現(xiàn)代人力資源管理理念下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法跟上時代的發(fā)展要求。對干部的考察通常以干部檔案作為主要依據(jù)，新形勢下，各行業(yè)都發(fā)生了變革，單位體制也不斷發(fā)生改變，直接導(dǎo)致人力資源管理的核心任務(wù)發(fā)生改變。同時，在單位內(nèi)部，人員的調(diào)動較為頻繁，導(dǎo)致工作人員隸屬關(guān)系變化更加頻繁，因此，干部檔案管理面臨著更大壓力。這種形勢下，干部檔案管理急需開展優(yōu)化工作。

一、人力資源視閾下干部人事檔案管理工作問題

（一）干部人事檔案不完整，收集的材料手續(xù)不齊全。干部人事檔案有干部履歷和任免經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、個人自傳、學(xué)歷證明、工資變動、社會經(jīng)驗等內(nèi)容。與普通檔案不同，干部人事檔案具有選用干部的憑證作用，所以檔案內(nèi)容的完整性和真實(shí)性應(yīng)當(dāng)更高，才具有參考價值與意義。然而，據(jù)有關(guān)數(shù)據(jù)顯示，經(jīng)不同層面管理后，很多干部人事檔案的細(xì)節(jié)內(nèi)容差異較大，原因是對于新增信息，沒有在檔案里及時添加，而對于變更信息，又沒有及時作更改處理，造成部門對于干部的全部信息無法全部獲取，特別是最新信息。這種情況會導(dǎo)致黨組織對人才的選拔與任用受到嚴(yán)重影響，部分干部檔案材料入檔前，沒有經(jīng)過仔細(xì)審核，對于細(xì)節(jié)流程重視度不夠，導(dǎo)致出現(xiàn)沒有粘貼照片或者粘貼的照片不夠牢固、部分需要檔案管理人員簽字的地方缺少簽名、需要檔案管理人員蓋章的地方缺少印章等問題。

（二）干部人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力較差。檔案管理需要耐心細(xì)致，才能應(yīng)對檔案管理要求高、較為雜亂瑣碎的特點(diǎn)，管理人員必須認(rèn)真細(xì)致，詳細(xì)記錄檔案信息，將檔案進(jìn)行詳細(xì)的整理歸類，尤其是干部人事檔案，對于工作人員的素質(zhì)要求就更高了。目前，個別人事檔案管理人員業(yè)務(wù)能力不夠，未曾參與專業(yè)和系統(tǒng)的訓(xùn)練，而且工作經(jīng)驗和實(shí)踐能力相對缺乏，在人事檔案管理過程中經(jīng)常出現(xiàn)問題，難以勝任檔案管理工作。同時，由于不能及時解決檔案管理人員工作中的問題，難免對本職工作失去積極性，容易發(fā)生人事檔案部門工作人員嚴(yán)重流失的情況，影響檔案管理效果。

（三）部分干部人事檔案信息存在虛假情況。我國人口非常多，職業(yè)競爭也非常激烈，在這樣的背景下，干部人事檔案對于人才選拔極為重要，其是證明人才優(yōu)勢的一種重要證據(jù)。優(yōu)秀和豐富的干部檔案內(nèi)容對于干部選拔的優(yōu)勢是非常明顯的，因此，少數(shù)人員檔案信息虛假，如對獲獎項目進(jìn)行虛報、更改學(xué)歷或隱瞞過錯等。這樣的人即使被錄用，時間一長也會暴露。除此之外，這種情況會導(dǎo)致有能力的人無法被發(fā)掘，從而選擇從事其他行業(yè)；能力差的人則工作效率無法提高，從而影響工作效率。

（四）管理干部人事檔案的方法不夠科學(xué)。現(xiàn)階段，干部人事檔案的管理非常不科學(xué)，服務(wù)工作完全跟不上。管理檔案非常復(fù)雜，同時又很瑣碎，這就需要利用較高水平的現(xiàn)代化科技手段來操作和管理，否則管理效率會大打折扣，時間不允許。干部人事檔案管理極為復(fù)雜，這是由其工作性質(zhì)本身所決定的，如果只是粗糙地管理，采用方法不科學(xué)，就會導(dǎo)致問題產(chǎn)生，比如檔案內(nèi)容不完整，或已經(jīng)保存的檔案不清晰等問題。除此之外，對于檔案材料，只是審查了其中一部分，而忽視了對其他部分的審查，就會應(yīng)影響其真實(shí)性，同時，導(dǎo)致人事部門無法全面認(rèn)識參與選拔干部的人員，影響后期工作的效率。

二、人力資源視閾下優(yōu)化干部人事檔案管理的方法

（一）檔案內(nèi)容補(bǔ)充完整。由于上述各種問題的發(fā)生，嚴(yán)重影響了各單位對于人才的選拔。因此，管理干部人事檔案部門需要建立辨別檔案材料的專屬機(jī)構(gòu)，培訓(xùn)下屬員工，專門負(fù)責(zé)對干部人事檔案內(nèi)容的真?zhèn)芜M(jìn)行甄別，從而保障完整真實(shí)性，也能夠保障檔案材料內(nèi)容的完整性。專業(yè)機(jī)構(gòu)加上專業(yè)人士，對于材料在完整性和真實(shí)性方面，具有較大的保障作用。同時，管理人員應(yīng)及時將新信息補(bǔ)充進(jìn)人事檔案中，不可以拖拉，導(dǎo)致補(bǔ)充檔案資料效率不高，甚至遺漏重要信息。因此，積極補(bǔ)充檔案資料是提升管理人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵所在。

（二）信息化結(jié)合現(xiàn)代化手段管理檔案。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，導(dǎo)致檔案管理工作面臨著巨大的挑戰(zhàn)，但同時也帶來了發(fā)展機(jī)遇。一方面，管理檔案時，對于檔案的妥善保存非常重要，應(yīng)采取合理科學(xué)的輔助保存措施，保證不會丟失重要的干部檔案信息。而高新技術(shù)可以幫助達(dá)成該目標(biāo)，計算機(jī)信息技術(shù)效率和準(zhǔn)確率等都很高，可以更加便捷地開展檔案保存工作。另一方面，計算機(jī)技術(shù)的運(yùn)用，將檔案管理材料由紙質(zhì)升級為電子版本，更容易進(jìn)行備份，具有較強(qiáng)的保密性，可以對保存干部人事檔案的電腦設(shè)置繁瑣密碼，既可以使得檔案信息的完整性得到保障，又不會丟失。與此同時，信息技術(shù)與檔案管理工作的融合可以提供給檔案管理人員更少時間和精力，對于干部人事檔案的管理制度進(jìn)行分析和研討，修正制度方面的缺陷和不足，大大保障了檔案資料的完整和真實(shí)性，促進(jìn)檔案管理工作科學(xué)開展。利用計算機(jī)技術(shù)管理干部檔案，這是時代的發(fā)展要求，可以促進(jìn)人事檔案工作的科學(xué)化。將計算機(jī)技術(shù)的高新軟件與檔案資料相融合，能夠有利于實(shí)時了解干部人事檔案的進(jìn)展情況，對干部人事檔案信息進(jìn)行錄入、查詢、統(tǒng)計歸檔等都可以運(yùn)用計算機(jī)操作完成，使得查詢?nèi)藛T可以利用網(wǎng)絡(luò)隨時對檔案資料信息進(jìn)行查閱，檔案管理工作人員可以對檔案進(jìn)行錄入等操作處理，這對于提高檔案管理工作效率有重要意義。

（三）更新檔案管理人員的知識儲備和提高其專業(yè)素質(zhì)。干部人事檔案管理工作應(yīng)在改革干部人事制度的基礎(chǔ)上，適應(yīng)人事制度的發(fā)展，強(qiáng)化檔案管理工作，提升管理人員素質(zhì)，提升管理隊伍的整體素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)知識化和專業(yè)化，積極創(chuàng)新，與時俱進(jìn)。同時，傳承原有的優(yōu)秀檔案管理方法，并加強(qiáng)創(chuàng)新，做到與時俱進(jìn)，這也是建設(shè)檔案人才儲備的重要方法。管理者職責(zé)應(yīng)明確，并且應(yīng)按照規(guī)定對管理檔案工作人員加以要求：應(yīng)是中國共產(chǎn)黨黨員，大專以上的學(xué)歷水平，保障管理干部人事檔案工作人員的素質(zhì)和能力。另外，不能有太多兼職人員，他們的工作精力很難放在干部檔案管理上。此外，要抓好技能培訓(xùn)，定期培訓(xùn)檔案管理人員，提升其業(yè)務(wù)能力，鼓勵工作人員學(xué)習(xí)管理檔案的方針和政策，提高其政治素養(yǎng)，使其原則性得以加強(qiáng)。定期組織不同類型和層次的培訓(xùn)活動，通過培訓(xùn)活動的開展，使檔案管理人員可以從中學(xué)習(xí)到更新穎科學(xué)的觀念和更豐富的管理知識，從而使自身業(yè)務(wù)能力得以提升。最后，應(yīng)對檔案管理人員的福利待遇加以落實(shí)，重視勞動保護(hù)法所規(guī)定的內(nèi)容得以貫徹實(shí)施。無論是政治上，還是日常生活中，都要關(guān)心和注重管理檔案人員的進(jìn)步與成長。

（四）構(gòu)建完善的機(jī)制以提高管理檔案的科學(xué)性和制度化?？茖W(xué)的人事檔案管理工作方式有助于全面提高檔案管理質(zhì)量和管理效率。在具體工作中應(yīng)要求管理人員對檔案材料進(jìn)行認(rèn)真審核，及時調(diào)整或退回不合要求的材料，不能將這些不合格的檔案積壓堆放，增加管理工作的難度。管理人員應(yīng)該建立并完善相關(guān)規(guī)章制度以提高管理的科學(xué)性。比如：檢索查詢時按照英文字母順序，提升管理檔案的水平，同時使得檢索人事檔案的效率得以提升，相關(guān)查詢?nèi)藛T想要檢索檔案資料時非常方便，從而保障部門后面的工作能夠順利開展。對檔案的歸類和查詢，應(yīng)不斷予以完善。管理人員還需要根據(jù)規(guī)章制度建立一套完整的工作流程，比如查詢部分重要檔案，需要經(jīng)過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批通過后，才能查閱。禁止查詢本人的資料，與其關(guān)系密切的親屬也不能查閱。此外，禁止材料不齊全的檔案轉(zhuǎn)出，禁止本人轉(zhuǎn)出自己的檔案，禁止沒有調(diào)令就轉(zhuǎn)出檔案等等，做到賞罰分明，使得檔案管理制度化。

三、結(jié)語

綜上所述，人力資源視閾下優(yōu)化干部人事檔案管理工作，應(yīng)積極借助科學(xué)技術(shù)以及一些先進(jìn)的管理理念，促進(jìn)管理工作科學(xué)高效地開展。由于干部人事檔案內(nèi)容繁多，整理工作非常繁瑣和復(fù)雜，因此，應(yīng)該對工作人員展開科學(xué)的培訓(xùn)，提高他們的綜合素質(zhì)和工作水平，推進(jìn)管理檔案工作的效率和處理水平，進(jìn)一步促進(jìn)干部人事檔案工作的發(fā)展。