廣東志高空調(diào)有限公司

引言

20世紀70-80年代隨著中國社會改革開放步伐的發(fā)展，市場的繁榮，各種商品的銷售，已經(jīng)跨越了區(qū)域限制，跨省、跨市、甚至跨國銷售成為必然趨勢，許多企業(yè)尤其是各大中型企業(yè)，為拓展銷售渠道，提高產(chǎn)品的市場占有率，并確保企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，紛紛建立自己的銷售網(wǎng)絡系統(tǒng)。在當?shù)貐^(qū)域具有代表性的中心城市建立銷售機構如雨后春筍般的成立，許多大中型企業(yè)在全國建立有幾十個銷售機構，這些銷售機構的管理成為企業(yè)管理中的重要一環(huán)，銷售機構中財務工作的管理更是重中之重，本文不再探討財務專業(yè)知識，而在專業(yè)知識外的駐外財務工作方式發(fā)表些個人觀點，以供各位笑納。

一、銷售機構的內(nèi)部構架模式

本人在家電行業(yè)駐外銷售機構工作任財務一職近二十年，深知駐外銷售機構的一些特點。改革開放初期，最早的駐外銷售機構，大多為國營大中型企業(yè)，隨著一些民營大企業(yè)的發(fā)展，民營企業(yè)駐外銷售機構也陸續(xù)增多。可隨著銷售業(yè)績的擴大，出現(xiàn)了許多應收賬收不回，即“壞賬”，這些“壞賬”拖垮了很多，尤其是實力不強的企業(yè)，造成這一現(xiàn)象的主要原因是企業(yè)總部職能部門對駐外銷售機構管理不規(guī)范所形成，駐外總經(jīng)理權力無人監(jiān)督控制而過大，由經(jīng)理自主招收和控制財務，有的甚至銷售機構未設立財務，沒有制衡機制的權力是可怕的。駐外銷售機構出現(xiàn)種種亂象，有的總經(jīng)理將駐外機構辦公室設在高檔賓館，日均房租奇貴，機構入不敷出時，將倉庫中貨物隨意發(fā)出，坐支貨款支付房租等各項不合理費用，相當多的駐外銷售機構總經(jīng)理未按規(guī)定程序辦理授信，即隨意發(fā)貨，造成許多應收賬收不回，形成“壞賬”拖垮整個企業(yè)。

當總部各職能部門發(fā)現(xiàn)問題后，對駐外銷售機構進行控制，卻又影響了銷售機構的發(fā)揮，影響到了銷售業(yè)績，出現(xiàn)了所謂“一抓就死，一放就亂”的尷尬狀況。怎么樣能即使駐外銷售機構自由發(fā)揮銷售水平，提升業(yè)績，又能控制其亂象，困擾行業(yè)的高層管理人員。

此時家電行業(yè)中，財務出身的，后有“資深經(jīng)營大師”稱號的創(chuàng)維前總監(jiān)陸強華先生建立的“創(chuàng)維模式”給了引導，陸強華先生憑借財務與銷售天然合成一體的經(jīng)營頭腦，將駐外銷售機構形成“三權鼎立”制度，機構銷售人員（總經(jīng)理及銷售代表）由總部銷售部門任命及領導，機構財務人員（財務經(jīng)理及助理）由總部財務部門任命領導，機構客服人員（客服主任、技術主管及信息員）由總部客服部門任命領導，三部門均由總部各職能任命領導，圍繞駐外總經(jīng)理，以提升銷售業(yè)績?yōu)槟繕?，相互配合而又相互監(jiān)督的開展工作。

總經(jīng)理及銷售業(yè)務只負責發(fā)展客戶，回款，發(fā)貨，而財務負責收款，審核政策，控制發(fā)貨額度及價格，核算客戶返利費用，同時負責駐外機構所有人員費用報銷，客服部門負責客服售后維修安裝問題，其中財務部門負責審核的所有事項，均應在公司規(guī)定政策范圍內(nèi)，這樣使得整個駐外銷售機構的工作均能在公司規(guī)定政策范圍內(nèi)動作，最大限度地控制了“壞賬”。陸強華在創(chuàng)維開展高度集權制的銷售模式“創(chuàng)維模式”，產(chǎn)品由總部統(tǒng)一定價，各銷售機構只管銷售，三部門相互配合相互監(jiān)督，這一模式應用迅速產(chǎn)生了很大的效益，把二流彩電企業(yè)創(chuàng)維的年銷售額從1996年的7億元一路躍升至2000年47億元，并且進入了彩電五強。

改革開放已經(jīng)過去了四十年，陸強華先生也離故去了十三年，可他創(chuàng)立的駐外銷售機構模式“創(chuàng)維模式”給了銷售行業(yè)許多經(jīng)驗和引導，雖說現(xiàn)在這種模式已不是最先進的，可現(xiàn)在各行業(yè)的駐外銷售機構或多或少的都沿用了“創(chuàng)維模式”的基本構架。

二、銷售機構中的財務工作方式及特點

駐外銷售機構，雖圍繞駐外總經(jīng)理，以提升銷售業(yè)績?yōu)槟繕?，可幾乎產(chǎn)管的各項工作均以財務為中心展開，財務工作面應全面覆蓋產(chǎn)管任何角落。

駐外總經(jīng)理及業(yè)務發(fā)展客戶，督促客戶回款，現(xiàn)金直匯公司賬戶，匯票交財務審核后匯回公司資金部門，避免了貨款私存及挪用。

客戶提貨申請經(jīng)總經(jīng)理與財務共同審核，總經(jīng)理根據(jù)公司情況，結合市場特點，審核籌謀貨物明細，而財務負責價格，是否符合公司政策，發(fā)貨額度是否超出回款金額，按公司政策結算客戶返利費用，總經(jīng)理財務共同簽字兌現(xiàn)給客戶，避免了總經(jīng)理及業(yè)務與客戶、財務與客戶“日久生情”，出賣公司利益。

駐外機構發(fā)生的諸如差旅費、房租費、水電費、辦公費、招待費、公關費等費用，均由總經(jīng)理批準后，財務在公司政策規(guī)定標準內(nèi)審核支付，避免了駐外機構大吃大喝大用公司的駐外工作經(jīng)費。

駐外機構固定資產(chǎn)、辦公用品、促銷品由總經(jīng)理負責落實和管理，財務建立臺賬，根據(jù)變動情況及時登記，監(jiān)督交接手續(xù)，財務請及時掌握駐外倉庫收發(fā)貨情況，財務采用定期與不定期相結合的方式，及時抽查盤點，避免公司資產(chǎn)流失，避免資產(chǎn)被個人貪污挪用，避免貨物未按規(guī)定手續(xù)出庫。

以上各項為駐外財力工作的主要事項，具體事務會更煩瑣，可這本身就是財務工作職責所在，駐外銷售機構一句話“經(jīng)理主外，財務主內(nèi)”，形象道出了駐外銷售機構經(jīng)理與財務相互配合而又相互監(jiān)督的工作關系。

駐外銷售機構財務，即是財務，更是“銷售財務”，需要熟練掌握財務專業(yè)知識，更需要懂得營銷基本原理，既要堅持公司原則，又要靈活把握尺度，是一種原則性與靈活性高度結合的“產(chǎn)物”，既要避免老油條式的，不堅持原則，頂不住壓力，得過且過，推諉拖拉的，也應避免任性沖動、刻薄呆板。

個人建議，駐外財務經(jīng)理年齡應在30以上最為合適，此年齡段的財務，才能真正掌握原則性與靈活性相結合，既能堅持原則，又會說“不”，不能自認為是“財務大臣”而高高在上，更不能“得理不饒人”，要借助公司制度政策，借力總部財務領導，有理、有利、有節(jié)的工作，工作中和工作外，多與總經(jīng)理及業(yè)務客戶人員多溝通，多交流，委婉的以理服人，本著建立感情，本著換位思考，為自身順利工作創(chuàng)良好的氛圍和條件。

三、總部財務職能部門對駐外財務監(jiān)督及控制

將駐外銷售機構建立“三權鼎立”制度，并不意味著“萬事大吉”，為了防止總經(jīng)理及業(yè)務與財務經(jīng)理及助理也“日久生情”，或者“狼狽為奸”，總部財務職能部門對駐外財務進行監(jiān)督及控制也是必需的（總部銷售部門對機構銷售人員總經(jīng)理及銷售代表的監(jiān)督及控制，總部客服部門對機構客服人員客服主任、技術主管及信息員的監(jiān)督及控制不在本文探討范圍內(nèi)）。

總部財務職能部門，針對駐外財務收取的客戶回款每筆均應跟蹤到位，對于公司賬戶收取的現(xiàn)金，應導出明細一一與駐外財務核對，收到駐外財務審核后的匯票，再仔細審核，及時到銀行驗證貼現(xiàn)，保證公司資金及時回籠，保證公司資金安全，從而避免了貨款私存及挪用。

總部財務職能部門，針對所有駐外銷售機構客戶提貨價格、公司政策、駐外財務結算的客戶返利費用等，在駐外財務審核后更要進行仔細審核，重點掌握所有客戶應收款情況，對于形成欠款的客戶要及時核對，跟蹤駐外財務，找出原因，保證公司利益不受侵犯。

總部財務職能部門，針對所有駐外機構發(fā)生的諸如差旅費、房租費、水電費、辦公費、招待費、公關費等費用，在駐外財務審核后，要全方位的在公司政策規(guī)定標準內(nèi)再次審核，避免駐外機構各部門之間相互勾結浪費公司的駐外工作經(jīng)費。

總部財務職能部門，針對所有駐外機構固定資產(chǎn)、辦公用品、駐外倉貨物等較大重大金額的公司資產(chǎn)，除駐外財務建立臺賬，自身也應建立臺賬，并根據(jù)變動情況及時登記，總部包括財務的各部門，成立巡查組，應采用定期與不定期相結合的方式，及時巡查盤點，保證公司資產(chǎn)貨物安全。

以上各項為總部財務職能部門，針對所有駐外機構進行審核、監(jiān)督、控制的主要事項，這些主要事項可以通過設立多項報表制度，定期要求駐外銷售財務及時按質按量完成，從而達到總部財務職能部門監(jiān)督控制的目的，這些屬于更高層次的，全方位的監(jiān)督控制，屬于重中之重的監(jiān)督工作，具體事務會更煩瑣，可這也就是總部財務職能部門工作職責所在。

四、審計部門對駐外銷售機構的審核

無論是駐外銷售機構建立“三權鼎立”制度，還是駐外銷售機構財務對總經(jīng)理及業(yè)務的監(jiān)督，還是總部財務部門對駐外銷售機構財務的控制，都不能代替對駐外辦事機構的財務審計工作，特別是大集團公司，駐外銷售機構眾多，應在總部職能部門中設立專門的審計部門，定期或不定期地對駐外銷售機構進行嚴格審計。

審計部門應依據(jù)公司規(guī)章制度及政策文件規(guī)定，對駐外銷售機構的客戶應收款、各項收支費用、各項資產(chǎn)，及駐外銷售機構中經(jīng)濟效益、經(jīng)營管理進行審計監(jiān)督，以提高駐外銷售機構的經(jīng)濟效益，改善經(jīng)營管理，杜絕各種違法違紀現(xiàn)象。

公司應給予審計部門相應權力，要求被審計的駐外銷售機構按時、據(jù)實提供有關各項文件政策資料，隨時盤點資產(chǎn)實物、憑證賬簿，有權召集和參與駐外銷售機構會議，索取各項材料，對正在發(fā)生的侵犯公司利益的行為有臨時制止的權力，對違反公司制度而給駐外銷售機構和公司造成損失的責任人員，可以建議公司給予撤職或處分，情節(jié)嚴重、損失巨大的可建議移交司法機關，依法追究刑事責任。

審計部門應公正客觀、合理公平，在各項翔實的數(shù)據(jù)基礎上出具信服的審計報告，在征求被審計的駐外銷售機構意見后修改補充，提交公司領導審定批示，作出處理決定，同時審計部門負責對執(zhí)行處理情況的跟蹤，及時向公司領導層報告執(zhí)行情況。

結語

隨著我國經(jīng)濟的發(fā)展，改革開放進入深層次的局面，及網(wǎng)絡銷售的興起等，具有各項新特征的新生事物發(fā)生，使得駐外銷售機構面臨了眾多的機遇和挑戰(zhàn)，無論機構的設立、構架的設計、內(nèi)部的監(jiān)督、上層的控制、高層的審查及機構各項硬件軟件的更新?lián)Q代，都應隨時時代的發(fā)展，各項新生事物出現(xiàn)而不停地修正改變，以適應新形勢、新局面，才能不被時代大潮所淘汰。