文/慈溪市水利局 戎范兒

事業(yè)單位存在的目的是中央與各級(jí)地方政府更好地履行社會(huì)公共服務(wù)職能，因此事業(yè)單位不同于一般生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)，具有公益性、非營(yíng)利性屬性，事業(yè)單位開展工作及業(yè)務(wù)的目的也是為了保障社會(huì)在經(jīng)濟(jì)、政治、文化等諸多方面的全面建設(shè)與發(fā)展。隨著國(guó)家的不斷發(fā)展，事業(yè)單位也承擔(dān)著越來(lái)越多的工作與任務(wù)，在事業(yè)編制有限的情況下，更多事業(yè)單位通過(guò)招錄編外人員的方式來(lái)解決人手不足的問(wèn)題。以筆者所在單位為例，編外人員在全系統(tǒng)人員中的比重已超三成，而在其他單位這個(gè)比重還可能更高。在越來(lái)越多編外人員參與到事業(yè)單位各項(xiàng)工作當(dāng)中的時(shí)候，對(duì)其管理是否規(guī)范與科學(xué)，直接決定了單位整體運(yùn)作及工作開展的水平與質(zhì)量。

一、加強(qiáng)事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性

人事檔案主要記錄了學(xué)歷和專業(yè)培訓(xùn)材料、任免、工資待遇材料，出國(guó)工作、考察、學(xué)習(xí)材料等內(nèi)容，反映了勞動(dòng)者在參加工作過(guò)程中的工作內(nèi)容、工作水平，以及工作中受到的獎(jiǎng)懲等，各單位在進(jìn)行人員考核、崗位評(píng)定的過(guò)程中都或多或少需要依靠人事檔案記錄的內(nèi)容來(lái)作出科學(xué)的決策。隨著事業(yè)單位中編外人員占比的逐漸提高，作為肩負(fù)著履行國(guó)家社會(huì)公共服務(wù)職能的特殊機(jī)構(gòu)，在編外人員檔案管理問(wèn)題上更需要加大研究與工作力度。加強(qiáng)事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性也日益突顯，主要包括了如下幾個(gè)方面：

（一）有利于保障編外人員合法權(quán)益。雖然事業(yè)單位的編外人員在辦理工資調(diào)整、離退休等諸多問(wèn)題上都不需要使用人事檔案，但并不代表人事檔案對(duì)于編外人員不具有管理價(jià)值。不少編外人員在參加工作的過(guò)程中會(huì)參加事業(yè)單位招聘考試、公務(wù)員考試以及其他類型的考試，一旦入編，人事部門就會(huì)對(duì)被錄用人員的人事檔案進(jìn)行調(diào)閱與考察，人事檔案就會(huì)變成非常重要的參考材料。如果在這種情況下，事業(yè)單位無(wú)法提供編外人員完整的人事檔案材料，必然會(huì)影響到人員的工齡核定以及后續(xù)的事業(yè)發(fā)展。所以，加強(qiáng)事業(yè)單位編外人員人事檔案管理是維護(hù)編外人員切身權(quán)益以及避免后續(xù)各種問(wèn)題的重要保證。

（二）有利于加強(qiáng)編外人員的激勵(lì)和培養(yǎng)。事業(yè)單位的編外人員，一直以來(lái)都是比較特殊的群體，雖然從事著與事業(yè)單位編內(nèi)人員相同的工作，卻由于編制上的不同，拿到的薪酬只有編內(nèi)人員的幾分之一，很容易在心理上產(chǎn)生較大的落差。加之事業(yè)單位對(duì)編外人員的管理重視程度不高，進(jìn)一步導(dǎo)致了事業(yè)單位編外人員的流動(dòng)性增強(qiáng)、工作進(jìn)取心打折。這不利于編外人員的個(gè)人能力與價(jià)值發(fā)揮，也不符合事業(yè)單位應(yīng)有的管理要求。加強(qiáng)對(duì)事業(yè)單位編外人員的人事檔案管理，一方面能夠通過(guò)完整及時(shí)的工作情況記錄，及時(shí)糾正編外人員在工作上的失誤與偏差，更重要的是，通過(guò)科學(xué)的人事檔案管理能夠幫助單位更加細(xì)致、全面地了解編外人員的業(yè)務(wù)能力、潛力及個(gè)人價(jià)值，從而有利于單位更有針對(duì)性地開展人員激勵(lì)與人才培養(yǎng)。人才培養(yǎng)不僅有利于單位自己的高素質(zhì)人員團(tuán)隊(duì)建設(shè)，同時(shí)對(duì)于編外人員的個(gè)人成長(zhǎng)與價(jià)值彰顯也能夠起到很好的推動(dòng)作用。

（三）有利于單位管理與業(yè)務(wù)水平提升。人事檔案管理的重要性不僅僅體現(xiàn)在對(duì)編外人員本身的管理及權(quán)益保障上，其所記錄的內(nèi)容從一定程度上也反映出了單位自身的管理及業(yè)務(wù)運(yùn)作的情況與質(zhì)量。加強(qiáng)編外人員檔案管理，不僅能夠更好地掌握編外人員的工作情況、態(tài)度及意識(shí)，同時(shí)也能夠反映出單位在管理及工作開展方面的更多信息以及工作人員的執(zhí)行情況，反觀管理上是否存在偏差與漏洞。所以，加強(qiáng)編外人員人事檔案管理，一方面能夠通過(guò)督促與約束編外人員來(lái)提高工作質(zhì)量；另一方面人事檔案也像一面鏡子，映照出單位本身的管理質(zhì)量及內(nèi)部管理秩序，通過(guò)加強(qiáng)人事檔案管理能夠幫助單位領(lǐng)導(dǎo)層及時(shí)發(fā)現(xiàn)管理上的漏洞及問(wèn)題，從而進(jìn)一步查漏補(bǔ)缺，切實(shí)提高整個(gè)單位的管理水平。

二、事業(yè)單位編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題

事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的重要性，前文中我們已經(jīng)進(jìn)行了深入闡釋。但在實(shí)際工作當(dāng)中，卻還是因?yàn)檫@樣或者那樣的許多因素而導(dǎo)致管理上出現(xiàn)問(wèn)題。

（一）管理意識(shí)存在偏差。事業(yè)單位由于自身的公益屬性，無(wú)法通過(guò)效益驅(qū)動(dòng)來(lái)主動(dòng)強(qiáng)化自身管理，所以在管理上本身就存在著一定的惰性。編外人員從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)不屬于事業(yè)單位“內(nèi)部人員”，加之編外人員無(wú)論是薪資調(diào)整、職務(wù)升遷抑或是離退休等都不需要用到人事檔案，所以對(duì)編外人員人事檔案的管理缺乏積極性與主動(dòng)性。久而久之，就造成了編外人員人事檔案管理比較松散的情況。

（二）缺少專職人員。人事檔案管理工作涉及更加專業(yè)與復(fù)雜的系統(tǒng)性知識(shí)，目前大多數(shù)事業(yè)單位人事檔案管理都由人事干部兼任，雖然人事干部所從事的也是人事工作，但與真正意義上的人事檔案管理工作要求之間，仍然存在著知識(shí)體系與專業(yè)素養(yǎng)方面的較大差距。加之人事干部本身需要應(yīng)對(duì)較為繁重的日常工作，承受著較大的工作壓力與精神壓力，在此種情況下如果還需要兼任并不擅長(zhǎng)的人事檔案管理工作，必然在精力耗損、壓力倍增的情況下影響到人事檔案管理甚至自身本職工作的質(zhì)量，從而直接影響到單位每一位干部職工的切身利益。

（三）編外人員流動(dòng)性強(qiáng)、管理難度大。首先，我們需要承認(rèn)編外人員存在流動(dòng)性強(qiáng)、管理難度大的問(wèn)題，這確實(shí)是事業(yè)單位編外人員人事檔案管理質(zhì)量遲遲無(wú)法得到穩(wěn)步提升的重要影響因素。但有些單位只看到這些客觀困難而放松了對(duì)自身的管理要求，個(gè)別單位甚至以此為理由，不愿意主動(dòng)做出改變，也沒(méi)有下定迎難而上的決心，從而導(dǎo)致管理問(wèn)題始終存在、管理質(zhì)量始終無(wú)法提高。我們既要看到這些客觀性，同時(shí)也要深入分析客觀問(wèn)題背后所隱藏的深層次原因，只有找到了原因才能找到解決的辦法。目前事業(yè)單位編外人員的流動(dòng)性強(qiáng)，側(cè)面說(shuō)明了事業(yè)單位對(duì)編內(nèi)人員與編外人員現(xiàn)實(shí)存在的“差別對(duì)待”，管理上的不重視、薪酬上的不平等以及升遷上的“內(nèi)外有別”，都讓許多編外人員無(wú)法對(duì)供職單位產(chǎn)生更多的責(zé)任心與歸屬感，從而導(dǎo)致跳槽離職等現(xiàn)象頻繁發(fā)生，進(jìn)一步加劇了事業(yè)單位編外人員的流動(dòng)性。

（四）檔案管理未能發(fā)揮實(shí)效。人事檔案記錄了勞動(dòng)者的工作經(jīng)歷、工作成績(jī)以及個(gè)人成長(zhǎng)，重要性不言而喻，但目前各單位雖然也都適用于本單位的人事檔案管理制度及執(zhí)行細(xì)則，但在實(shí)際管理當(dāng)中卻仍然將管理精力更多地放在編內(nèi)人員檔案管理上面，沒(méi)有將編外人員檔案管理工作落到實(shí)處，在管理上存在著比較突出的形式化和表面化現(xiàn)象。這其中不僅有管理意識(shí)跟不上的問(wèn)題，同時(shí)也有對(duì)編外人員人事檔案管理工作重視不足、制度不嚴(yán)、執(zhí)行不力的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理制度未能發(fā)揮實(shí)際作用，成了一紙空文。

三、加強(qiáng)事業(yè)單位編外人員人事檔案管理的措施

隨著事業(yè)單位編外人員數(shù)量的不斷增多，一方面推動(dòng)了事業(yè)單位各項(xiàng)工作的順利開展，提高了單位社會(huì)公共服務(wù)職能的履行質(zhì)量與效率；另一方面由于編外人員的身份特殊性，也給目前單位的人事檔案管理工作提出了更多新的要求。編外人員人事檔案管理不僅僅是為了保證編外人員的合法權(quán)益不受侵害，對(duì)于提升事業(yè)單位管理的整體質(zhì)量以及職能履行質(zhì)量，也具有重要意義。編外人員人事檔案管理的強(qiáng)化與規(guī)范，不僅需要依靠科學(xué)的管理意識(shí)，同時(shí)也需要在崗位及人員設(shè)置、提高管理規(guī)范性等多個(gè)方面加強(qiáng)具體工作。

（一）樹立科學(xué)管理意識(shí)。編外人員人事檔案管理不善最為關(guān)鍵的原因，就在于對(duì)編外人員管理上的不夠重視，認(rèn)為編外人員的人事檔案用處不大，管理的重要性不足。要切實(shí)提高編外人員人事檔案管理具體工作成效，首先必須樹立起科學(xué)的管理意識(shí)，要充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理對(duì)于編外人員個(gè)人成長(zhǎng)及事業(yè)發(fā)展的重要性，同時(shí)要知道編外人員雖然不在編，但作為單位全體工作人員中的一分子，對(duì)于單位本身的建設(shè)、管理以及業(yè)務(wù)推動(dòng)同樣做出了突出貢獻(xiàn)。此外，也要看到編外人員人事檔案管理對(duì)于完善與優(yōu)化事業(yè)單位整體管理的重要性，只有這樣才能夠樹立起真正科學(xué)積極的管理意識(shí)，進(jìn)而從正確的管理意識(shí)出發(fā)，讓開展的一切工作都更加有針對(duì)性、側(cè)重點(diǎn)，最終取得較好的管理成效。

（二）設(shè)置專人專崗。隨著我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)的不斷發(fā)展，各類事業(yè)單位在業(yè)務(wù)拓展及工作內(nèi)容上也日趨繁重與復(fù)雜，在編內(nèi)人員管理問(wèn)題上，由于經(jīng)過(guò)多年的研究與實(shí)踐，無(wú)論是人事管理或者人事檔案管理在事業(yè)單位體系內(nèi)部都已經(jīng)形成了一整套較為完善與嚴(yán)格的管理制度，從而實(shí)現(xiàn)較為規(guī)范嚴(yán)格的管理，同時(shí)由于監(jiān)督上的強(qiáng)化與重視，人事干部也會(huì)將更多工作精力放在編內(nèi)人員人事檔案管理工作上。近年來(lái)，雖然越來(lái)越多事業(yè)單位開始聘用編外人員參與內(nèi)部工作，但由于缺乏必要的管理要求與工作規(guī)范，加之專業(yè)上不足和人事干部精力有限等問(wèn)題，導(dǎo)致對(duì)編外人員人事檔案管理的重視不足和管理效能的低下。所以，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)建設(shè)專門的人事檔案管理崗位并配備專業(yè)對(duì)口的專職人員進(jìn)行管理，從而更好地通過(guò)人事檔案管理為編外人員的工作、學(xué)習(xí)乃至今后事業(yè)發(fā)展提供幫助。

（三）加強(qiáng)檔案收集與整理。為了進(jìn)一步提高檔案管理與使用的有效性，筆者認(rèn)為應(yīng)當(dāng)為編外人員切實(shí)建立起一人一冊(cè)的規(guī)范化檔案管理制度，以編內(nèi)人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)為標(biāo)準(zhǔn)，盡可能完整收集編外人員的各類重要資料與信息，如合同、協(xié)議、黨團(tuán)資料、學(xué)歷資料、工作績(jī)效、考核評(píng)價(jià)等，這樣一方面有利于單位在人員培訓(xùn)、崗位調(diào)整等工作上更具針對(duì)性，另一方面也能夠在編外人員有需要的情況下（如入編、入黨等）及時(shí)提供完整檔案信息，充分保障編外人員的合法權(quán)益。

（四）加強(qiáng)信息化管理升級(jí)。隨著信息化和大數(shù)據(jù)時(shí)代的來(lái)臨，人事檔案也逐漸從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，相對(duì)于紙質(zhì)檔案，電子檔案無(wú)論是在收集、整理還是調(diào)閱上都更加快捷高效。因此，應(yīng)當(dāng)對(duì)應(yīng)編內(nèi)人員管理模式，在建立起對(duì)編外人員一人一檔的人事檔案管理制度的情況下，盡快推進(jìn)編外人員電子檔案管理體系建設(shè)，切實(shí)打造編外人員紙質(zhì)檔案與電子檔案雙渠道管理模式，有效提高檔案管理的規(guī)范性與檔案調(diào)閱及使用的實(shí)效性。在雙渠道管理模式打造過(guò)程中，還應(yīng)當(dāng)注意電子檔案管理是依托于網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)技術(shù)而生，容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬程序的侵入和破壞。所以，必須重視對(duì)電子檔案在數(shù)據(jù)安全方面的管理工作，應(yīng)當(dāng)設(shè)置專人專崗以保證網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的穩(wěn)定以及檔案信息的安全。最終在保證提升檔案利用效率與質(zhì)量的同時(shí)，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全管理，有效規(guī)避信息化環(huán)境中的各類管理風(fēng)險(xiǎn)。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的快速發(fā)展，國(guó)家及各級(jí)地方政府在經(jīng)濟(jì)、政治、文化、教育等各個(gè)方面都需要進(jìn)一步提高社會(huì)公共服務(wù)職能履行質(zhì)量，這就給事業(yè)單位的管理能力及服務(wù)水平提出了更高要求。在事業(yè)單位工作人員在編名額有限的情況下，為了更好地開展相關(guān)工作，越來(lái)越多事業(yè)單位開始傾向于聘用編外人員來(lái)緩解人手不足的問(wèn)題。在編外人員越來(lái)越多參與到事業(yè)單位各項(xiàng)工作當(dāng)中的情況下，必須加強(qiáng)編外人員人事檔案管理，以增強(qiáng)對(duì)編外人員的管理規(guī)范性，同時(shí)也為編外人員創(chuàng)造更好的工作環(huán)境和發(fā)展平臺(tái)。