文_師同安

眾所周知，在工作中制定計(jì)劃是提高我們工作效率的重要途徑，它可以幫助我們更加合理地分配時(shí)間，從而高效地完成任務(wù)。不過實(shí)際情況并不如我們想象得那樣美好，有研究表明在日常工作中，我們平均每3分鐘就會(huì)被打斷或被迫轉(zhuǎn)換任務(wù)一次。

比如本來計(jì)劃在上午工作結(jié)束的時(shí)候一定要完成報(bào)告的撰寫，寫到一半，領(lǐng)導(dǎo)突然分配了任務(wù)，弄了好久。剛準(zhǔn)備埋頭趕工，一個(gè)臨時(shí)的會(huì)議又中止了寫作，就這樣一個(gè)上午過去了，好不容易構(gòu)思好的寫作思路也溜走了。最煩惱的是因?yàn)橐粋€(gè)計(jì)劃被打亂了，其他的所有計(jì)劃都要跟著改變，工作的心情全都崩潰了。有研究發(fā)現(xiàn)，當(dāng)一個(gè)人在工作過程中被打斷3分鐘，他平均需要用23分鐘才能重新回到之前的工作狀態(tài)。

由此可見，制定計(jì)劃只是所有工作的第一步，但任何工作從起點(diǎn)到終點(diǎn)，過程中總是會(huì)遇到各種各樣的干擾，特別是一旦被打斷，需要重新回到原來工作狀態(tài)的時(shí)間是被打斷時(shí)間的8倍！所以如何讓工作在即使有干擾的情況下還能有條不紊地進(jìn)行，是每個(gè)職場(chǎng)人的“必修課”。

為什么會(huì)出現(xiàn)這種情況呢？因?yàn)槲覀兂霈F(xiàn)了“任務(wù)轉(zhuǎn)換”的情境，而心理學(xué)家早就發(fā)現(xiàn)，當(dāng)從任務(wù)A轉(zhuǎn)換到任務(wù)B后，執(zhí)行任務(wù)B的績(jī)效要明顯比單獨(dú)執(zhí)行B的績(jī)效差，這個(gè)差異稱為“轉(zhuǎn)換損耗”。轉(zhuǎn)換損耗的形成原因主要有兩種，一是任務(wù)A留下的認(rèn)知慣性，也就是之前，已經(jīng)習(xí)慣了任務(wù)A的認(rèn)知情境、反應(yīng)方式，這個(gè)慣性會(huì)對(duì)完成任務(wù)B造成干擾；二是做B的時(shí)候需要對(duì)B進(jìn)行認(rèn)知重構(gòu)，重新回憶起B(yǎng)的相關(guān)背景和信息，這個(gè)重構(gòu)也需要時(shí)間，而且可能不完整。所以在工作轉(zhuǎn)換過程中出現(xiàn)了損耗，導(dǎo)致工作效率低下。

那么要解決這個(gè)問題我們首先梳理一下平時(shí)工作中，到底哪些方面會(huì)干擾我們？有來自領(lǐng)導(dǎo)的，領(lǐng)導(dǎo)分配任務(wù)不會(huì)看你的計(jì)劃表，經(jīng)常會(huì)有突如其來的任務(wù)；有來自同事的，比如同事臨時(shí)需要幫助或者其他部門提出了工作需求需要你的配合；有來自生活上的，比如快遞來了、外賣到了或者是家人臨時(shí)有事找你了；還有來自自己的，逛淘寶、看娛樂新聞、朋友圈點(diǎn)贊……前面三個(gè)屬于客觀因素，有時(shí)不能反抗只能去應(yīng)對(duì)；后一個(gè)屬于主觀因素，可以做出改變，這里我們就不贅述了。梳理好這些以后，我們就針對(duì)性地制定備選方案。

首先，我們要知道如果你在非常投入和忘我的時(shí)候被中斷了，那么你的“損失”和懊惱就會(huì)非常大；相反，如果你只是在做一些機(jī)械的雜事，那么即便是頻繁的中斷也不會(huì)對(duì)你造成太大的影響。所以，如果我們能選擇好合適的中斷點(diǎn)，中斷就并不可怕，對(duì)我們的影響也可以降到最低。

而選擇好中斷點(diǎn)的前提是我們需要對(duì)要完成的任務(wù)進(jìn)行有效的剖析，區(qū)分出“容忍中斷””的部分和“無法容忍中斷”的部分，然后用相對(duì)完整的時(shí)間去進(jìn)行那些“無法容忍中斷”的部分，再用其他的時(shí)間集中處理一些雜事。什么是“無法容忍中斷”部分？這部分通常需要我們集中精力、非常專注地進(jìn)行思考，比如說我們的任務(wù)需要做一個(gè)PPT，那么最重要的是設(shè)計(jì)PPT的架構(gòu)，即要分析你的受眾，他們的知識(shí)水平、理解水平以及興趣點(diǎn)、關(guān)注點(diǎn)，在此基礎(chǔ)上設(shè)計(jì)你的內(nèi)容以及展現(xiàn)內(nèi)容的順序，先講什么，占比多少，再講什么，占比多少，以及演講的時(shí)候采取什么風(fēng)格、策略等方面。這個(gè)過程中需要非常專注地思考，需要把靈感快速地記下來。等你完成了這個(gè)過程，你可以選擇繼續(xù)填充具體的內(nèi)容，也可以暫停一下去集中處理一些雜事。當(dāng)你處理完這些事情再重新選擇模板、尋找配圖或者調(diào)整字體的時(shí)候，你并不會(huì)太介意被打斷，因?yàn)槟阒?，在某種意義上，這個(gè)任務(wù)你已經(jīng)完成了。很多時(shí)候，你只是需要一個(gè)專注不受干擾的、能純粹跳脫出來思考的、能達(dá)至“心流”狀態(tài)的、能把最關(guān)鍵的“硬核”搞定的半小時(shí)或者一小時(shí)時(shí)間。

其次，在工作中我們還需要學(xué)會(huì)使用工具，將一些重復(fù)性的事件流程化、模板化，用工具幫你節(jié)約時(shí)間。比如我有一個(gè)朋友在公司從事文案工作，只要和文字相關(guān)的需求都會(huì)找她，包括各種軟文、海報(bào)廣告語、招聘廣告等，每次她寫文案的時(shí)候QQ上總會(huì)彈出各種窗口提各種要求找她，讓她苦不堪言。后來，她做了一個(gè)需要表，上面列好文案要求的需求對(duì)接人、內(nèi)容類型、使用場(chǎng)景、風(fēng)格要求、關(guān)鍵詞、截止時(shí)間、參考鏈接等。但凡有別的部門同事找她，她都先給一個(gè)需求模板過去，這個(gè)模板既可以省掉中間溝通的環(huán)節(jié)，又可以避免別人對(duì)自己手頭工作的干擾，達(dá)到了非常好的效果。

最后，針對(duì)領(lǐng)導(dǎo)突然丟過來的工作，我們能做的就是要積極主動(dòng)地反饋工作情況，和領(lǐng)導(dǎo)商量時(shí)間，找他匯報(bào)你現(xiàn)在的工作內(nèi)容和進(jìn)度。這樣做的好處除了讓領(lǐng)導(dǎo)知道你在做什么，做到哪里了，對(duì)任務(wù)的分配更加合理之外，更重要的一點(diǎn)就是能讓他對(duì)你放心。而對(duì)于來自同事的請(qǐng)求，如果是必須你做的，可以采用前面我們提到的方法進(jìn)行處理；如果超過你的負(fù)荷或者不屬于你的工作范疇，建議你進(jìn)行委婉拒絕。

總之，面對(duì)不可避免被打斷的工作情況，我們要審時(shí)度勢(shì)，要能從被動(dòng)、毫無防備地被打斷，到提前準(zhǔn)備、做好預(yù)判、主動(dòng)中斷。