李宗富 楊瑩瑩 王曉燕

（1.鄭州大學(xué)信息管理學(xué)院 鄭州 450001；2.南京大學(xué)信息管理學(xué)院 南京 210023）

智庫是黨和政府依法科學(xué)民主決策的重要支撐。隨著中國特色新型智庫建設(shè)的深入推進，黨政部門、社會科學(xué)院、各級黨校、行政學(xué)院、高校、科研院所和一些企業(yè)、社會智庫等機構(gòu)紛紛參與到國家智庫建設(shè)當(dāng)中。檔案是一種特殊的信息資源和知識資源,檔案館作為保管這些特殊信息資源的主要機構(gòu)，具有為黨和政府制定決策提供信息支持的智庫功能。長期以來，檔案館也一直發(fā)揮著輔助政府決策的資政作用。綜合檔案館擁有參與中國特色新型智庫建設(shè)的諸多優(yōu)越條件和強大能力，其積極參與中國特色新型智庫建設(shè)是新時期創(chuàng)新綜合檔案館服務(wù)方式、提升檔案館公共服務(wù)水平、擴大檔案館社會影響力的重要舉措。檔案館參與國家新型智庫建設(shè)既是時代賦予檔案工作者的新命題,也是檔案管理服務(wù)工作實現(xiàn)自身價值的一個重要途徑。

1 相關(guān)研究回顧

對于該主題，業(yè)界也有一些學(xué)者進行探討并取得了一些研究成果。早在2008年詹銳就提出要把檔案館建設(shè)成思想庫[1]，李奕南探討了從檔案館到智庫的必要性與可行性并提出了具體實踐措施[2]。隨后張斌也呼吁構(gòu)建檔案思想庫以提升檔案工作服務(wù)能力[3]，劉晶等分析了當(dāng)前檔案館從"檔案庫"變成"思想庫"的現(xiàn)實條件以及不足[4]，孟凡玲認(rèn)為當(dāng)前我國檔案機構(gòu)向智庫轉(zhuǎn)型、為公共決策提供智庫服務(wù)已經(jīng)具備基本條件[5]，何玉顏建議檔案部門應(yīng)加快檔案數(shù)據(jù)資源收集和融合的工作步伐,主動融入政府?dāng)?shù)據(jù)資源的開放與共享,推進檔案數(shù)據(jù)資源的智庫化利用并深化與社會各方的合作[6]。陳方舟等分析了智庫型檔案平臺的建設(shè)模型以及發(fā)揮檔案智庫作用的相關(guān)條件[7]，方瓊構(gòu)建了檔案智庫影響力的評價體系并提出了具體建設(shè)措施[8]，張迅華分析了公共檔案館參與中國特色新型智庫建設(shè)的現(xiàn)實困境和發(fā)展對策等[9]。此外，還有部分學(xué)者從智庫視角來探討檔案知識服務(wù)[10][11]、檔案信息服務(wù)創(chuàng)新[12]、檔案知識庫建設(shè)[13]、檔案信息資源增值開發(fā)利用[14]等內(nèi)容。相關(guān)研究成果都為檔案館積極參與國家新型智庫建設(shè)提供了有益的參考和借鑒。然而，綜合檔案館參與國家智庫建設(shè)到底都有哪些優(yōu)勢、劣勢？又面臨著哪些機會和威脅？其資政咨詢能力如何加強等等?；诖?，筆者擬運用SWOT分析法對綜合檔案館參與國家新型智庫建設(shè)進行深入分析探討。

2 綜合檔案館參與國家智庫建設(shè)的SWOT分析

SWOT分析法也叫態(tài)勢分析法，該方法是將組織所面臨的戰(zhàn)略環(huán)境分為內(nèi)部優(yōu)勢因素、劣勢因素和外部機會因素、威脅因素，對每類因素進行調(diào)查分析羅列，并按照一定的次序排列，對每種因素進行兩兩匹配并加以分析，從而得出一系列相應(yīng)的結(jié)論。它是組織戰(zhàn)略決策的常用方法，在圖情檔領(lǐng)域也廣為利用[15]。

2.1 優(yōu)勢分析

2.1.1 綜合檔案館館藏豐富，類型多樣

綜合檔案館內(nèi)館藏檔案豐富，且類型多樣、內(nèi)容全面。其館藏檔案內(nèi)容涉及政治、經(jīng)濟、軍事、文化和科學(xué)技術(shù)等活動，涉及的學(xué)科門類齊全。其次，在檔案機構(gòu)集中保存和管理的檔案中，很大一部分檔案是政府在其公務(wù)活動中直接形成的文件材料，真實反映了政府公務(wù)活動的歷史原貌[16]。綜合檔案館內(nèi)儲存的這些豐富多樣的資源為智庫建設(shè)提供了豐富的信息基礎(chǔ)。

2.1.2 檔案具有原始記錄，真實可靠

與其他圖書、資料相比，檔案具有其他資料不可比擬的特性——“原始記錄性”。原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性。智庫建設(shè)中需要有海量客觀的數(shù)據(jù)為決策做支撐，檔案是“第一手”的資料，具有“原始記錄性”特征的檔案能夠提供真實可靠的資料來充實智庫、輔助決策。因此綜合檔案館在參與智庫建設(shè)過程中具有天然的優(yōu)勢。

2.1.3 檔案部門豐富的信息服務(wù)經(jīng)驗

我國檔案部門開展信息服務(wù)由來已久，積累了豐富的信息服務(wù)經(jīng)驗。2018年度，全國各級國家綜合檔案館接待利用者724.9萬人次，提供利用檔案1819.1萬卷、件次[17]。另外，我國檔案學(xué)界關(guān)注檔案信息服務(wù)研究，眾多學(xué)者從不同角度深入開展檔案信息服務(wù)研究，有利于提高檔案部門信息服務(wù)水平。這些豐富的檔案信息服務(wù)實踐及研究為檔案館參與智庫建設(shè)提供了有效的經(jīng)驗基礎(chǔ)。

2.1.4 檔案館可整理、保存、管理智庫成果

在智庫進行具體的決策咨詢服務(wù)過程中，不僅會形成最終的決策咨詢成果如報告、計劃、方案等，在此過程中還會形成許多有價值的文件、數(shù)據(jù)、和記錄[18]。這些過程記錄及最終成果都需要進行歸檔保存。檔案館擁有豐富的檔案整理經(jīng)驗及優(yōu)越的保管條件，可以有效的對智庫成果及過程記錄進行歸檔、整理、保管和提供利用。

2.2 劣勢分析

2.2.1 檔案館開放程度不高

國家統(tǒng)計局2016、2017年相關(guān)統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示，綜合檔案館開放的檔案仍較為有限。以國家綜合檔案館的統(tǒng)計數(shù)據(jù)為例，雖然館藏檔案、開放檔案的數(shù)量在1991-2017年期間都在逐年穩(wěn)定增長，但是開放檔案在館藏檔案中所占的比例卻沒有明顯的增長，一直維持在百分之二十左右，利用檔案數(shù)量所占的比例則更低[19]。這就對綜合檔案館內(nèi)檔案的開放利用提出了新要求，較低的開放率并不利于將檔案轉(zhuǎn)化為可供利用的智庫成果，也限制了綜合檔案館在國家智庫建設(shè)中將要發(fā)揮的作用。

2.2.2 檔案資源開發(fā)程度有待提高

目前檔案館的工作仍是以存儲和維護為主，檔案資源并未得到完善的鑒定和整理，沒有形成完整的檔案知識體系，極大地影響了其向智庫提供知識服務(wù)的質(zhì)量。目前關(guān)于檔案內(nèi)容的研究，只停留到其大致分類上，沒有真正去提取其中有價值的檔案信息，形成專題知識網(wǎng)絡(luò)，這就使得檔案中的信息無法得到合理的開發(fā)與利用，缺乏高質(zhì)量、深層次的檔案資源開發(fā)產(chǎn)品。

2.2.3 人才隊伍建設(shè)有待加強，人員結(jié)構(gòu)有待優(yōu)化

由國家檔案局網(wǎng)站“統(tǒng)計情況摘要”欄目中公布的數(shù)據(jù)顯示，2018年我國各級檔案行政管理部門和綜合檔案館中的在職人員，其文化程度達到研究生及以上的研究生及以上的比例僅為4.8%[20]。這就一定程度上說明了目前綜合檔案館的人才素質(zhì)有待提高。其次，綜合檔案館也缺乏智庫研究方面的專業(yè)人才，具有智庫相關(guān)工作經(jīng)驗以及多學(xué)科背景的人才較為缺乏。這些在一定程度上都影響了檔案產(chǎn)品向智庫成果轉(zhuǎn)化的效率和質(zhì)量，不利于檔案館參與國家智庫建設(shè)。

2.3 機會分析

2.3.1 國家政策的大力支持

近些年，黨和國家以及檔案部門頒布了諸多方針政策文件等大力支持新型智庫建設(shè)。2013年黨的十八屆三中全會通過的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》明確提出了“加強中國特色新型智庫建設(shè)，建立健全決策咨詢制度”[21]的要求。2015年發(fā)布的《關(guān)于加強中國特色新型智庫建設(shè)的意見》確立了中國特色新型智庫發(fā)展的總體目標(biāo)和發(fā)展路徑[22]。除此之外，2014年中共中央辦公廳和國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》明確要求“各檔案館（室）要加強對檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價值，努力把‘死檔案’變成‘活信息’、把‘檔案庫’變成‘思想庫’，更好為各級黨委和政府決策、管理提供參考[23]。”2016年國家檔案局印發(fā)的《全國檔案事業(yè)發(fā)展 “十三五”規(guī)劃綱要》要求各級國家檔案館不斷拓展業(yè)務(wù)、開展普及型教育、專業(yè)型利用服務(wù)和定制型政府決策參考服務(wù)，為“五位一體”建設(shè)提供便捷的檔案服務(wù)；探索建立檔案智庫的機制和途徑，充分發(fā)揮檔案學(xué)術(shù)團體和專家學(xué)者的作用，推動檔案學(xué)基礎(chǔ)理論的發(fā)展和檔案事業(yè)重大現(xiàn)實問題的研究和決策[24]。另外，國家檔案局局長也多次在全國檔案局長館長會議的工作報告中指出并要求檔案館著力服務(wù)中心重點工作、圍繞重大國際國內(nèi)問題、經(jīng)濟社會發(fā)展熱點問題和改革發(fā)展穩(wěn)定的重大問題等加強檔案編研，編報檔案參考資料，為黨中央、國務(wù)院和各級黨委、政府決策提供服務(wù)。

2.3.2 國家和社會需求的迅速增加

一方面，國家對發(fā)展高質(zhì)量智庫的需求不斷增加。2015年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于加強中國特色新型智庫建設(shè)的意見》指出“智庫是國家軟實力的重要組成部分，隨著形勢的發(fā)展，智庫的作用會越來越大。要高度重視、積極探索中國特色新型智庫的組織形式和管理形式”[25]。另一方面，在智庫建設(shè)發(fā)展過程中，智庫對檔案部門參與的需求越來越大。不僅需要檔案部門豐富且真實的檔案資源作數(shù)據(jù)支撐，提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)，而且需要檔案部門參與智庫成果的歸檔保存，充分保護智庫成果。

2.3.3 計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及工具的發(fā)展

首先，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)的發(fā)展，軟硬件設(shè)備的性能都得到改進，數(shù)字檔案存儲量以前所未有的速度不斷得到擴張，為檔案資料的量的積累提供了可能。其次，檢索工具和檢索系統(tǒng)等的應(yīng)用和優(yōu)化，語義網(wǎng)等新一代信息技術(shù)的快速發(fā)展和廣泛應(yīng)用有效地提升了智庫對檔案的利用率和檔案內(nèi)容獲取的針對性。檢索系統(tǒng)不斷優(yōu)化改進，趨于人性化和簡單化。政府部門可以更容易獲得與其檢索需求相匹配的智庫成果，同時檢索結(jié)果的形式以及檢索式的表達都不再拘泥于文字這一單一的類型。這些技術(shù)的進步及工具的發(fā)展，不論是對檔案資源本身的利用，還是對知識服務(wù)工作質(zhì)量的提高，都將產(chǎn)生積極的作用。

2.4 威脅分析

2.4.1 缺乏有效的溝通反饋機制

目前國家智庫機構(gòu)與綜合檔案館之間尚未建立有效的溝通與反饋機制，并且綜合檔案館與大眾之間也尚未建立良好的傳播平臺。目前，綜合檔案館的工作人員還大都是從事傳統(tǒng)的檔案存儲、整理以及研究工作，而國家智庫建設(shè)需要有相關(guān)知識儲備和工作經(jīng)驗的人，這就使得綜合檔案館與智庫之間的溝通效果受到影響。同時綜合檔案館展示其成果的窗口較少，而且在社會大眾中訪問量和知名度都不高，使得形成的智庫成果說服力較弱，無法為受眾所接受，極大地影響了其傳播效果，這一點使得綜合檔案館無法及時傳播知識信息，也影響了受眾反饋的良好接收。

2.4.2 各地各級綜合檔案館發(fā)展程度不均衡

以國家對各地區(qū)綜合檔案館財政撥款情況來說，不同地區(qū)的財政投入有很大的差別。如北京地區(qū)2018年的財政撥款為35978.63萬元, 比上年增加10,765.50萬元，增長42.70%。主要用于檔案館新館建設(shè)經(jīng)費和北京數(shù)字檔案館(電子文件中心)建設(shè)項目支出[26]，而云南省檔案館2019年獲得的一般公共預(yù)算財政撥款收入為3742.99萬元[27]。而且通過各省市以及東、中、西部地區(qū)對比可以得知，發(fā)達地區(qū)的檔案事業(yè)的經(jīng)費投入普遍高于欠發(fā)達地區(qū)。各地各級綜合檔案館發(fā)展水平的差距，不利于綜合檔案館參與智庫的建設(shè)，難以為智庫建設(shè)提供充實的保障。

2.4.3 缺乏統(tǒng)一的制度體制安排

一方面，隨著形勢的發(fā)展，當(dāng)前我國智庫建設(shè)存在一系列問題，智庫建設(shè)跟不上、難以適應(yīng)的問題越來越突出，既有的體制機制尚不能完全支撐智庫發(fā)展，智庫機構(gòu)龐雜、內(nèi)部流程冗長，對突發(fā)事件的響應(yīng)速度緩慢，體制機制改革推進遲緩[28]。另一方面，檔案館參與國家智庫建設(shè)也尚未形成一套合理有效的制度規(guī)范，難以保證檔案館充分參與智庫建設(shè)，最大限度的發(fā)揮作用。綜合以上分析，筆者構(gòu)建了綜合檔案館參與國家智庫建設(shè)的SWOT分析矩陣，見表1所示。

3 綜合檔案館參與國家智庫建設(shè)的策略分析與選擇

SWOT分析方法基于輕重緩急、趨利避害、立足當(dāng)前、著眼未來的原則，通過分析內(nèi)部優(yōu)勢、劣勢與外部機會、威脅，提出SO（優(yōu)勢-機會）拓展型策略、ST（優(yōu)勢-威脅）多元發(fā)展策略、WO（劣勢-機會）轉(zhuǎn)變型策略、WT（劣勢-威脅）防御性策略[29]。

3.1 策略分析

3.1.1 SO（優(yōu)勢-機會）拓展策略

對于綜合檔案館而言，要充分把握外部機會，充分發(fā)揮自己的優(yōu)勢，實現(xiàn)拓展。首先，檔案館要充分了解智庫的需求，通過調(diào)研、訪談等方式，積極主動的與智庫進行溝通，了解智庫所關(guān)注的熱點問題以及急需解決的問題等。其次，基于智庫的實際需求，有針對、有重點的向智庫提供檔案信息服務(wù)?？偨Y(jié)現(xiàn)有的信息服務(wù)經(jīng)驗，結(jié)合智庫特點，重點提供與智庫關(guān)注問題相關(guān)的檔案信息資源，優(yōu)化檔案館的檔案信息服務(wù)，為智庫機構(gòu)和智庫研究提供直接的、專門的文獻保障和資源支撐。

3.1.2 ST（優(yōu)勢-威脅）多元發(fā)展策略

多元發(fā)展策略要求檔案館在參與國家智庫建設(shè)的過程中，發(fā)揮內(nèi)部優(yōu)勢的同時，盡可能的規(guī)避外部威脅。第一，制定檔案館參與智庫建設(shè)的業(yè)務(wù)規(guī)劃。檔案館領(lǐng)導(dǎo)層要重視檔案館參與智庫建設(shè)的工作，在制定檔案館業(yè)務(wù)規(guī)劃時，將這項工作納入檔案館的業(yè)務(wù)工作體系，把參與智庫建設(shè)作為檔案館新的業(yè)務(wù)拓展。第二，探索綜合檔案館參與智庫建設(shè)的模式。我國各地各級綜合檔案館存在發(fā)展不均衡現(xiàn)象，對于發(fā)展較為落后的檔案館而言，難以在參與智庫建設(shè)中提供充足的人、財、物、技術(shù)等保障，因此，要探索綜合檔案館參與智庫建設(shè)的模式，如在發(fā)展較快的檔案館試點建設(shè)，再進行逐步推廣等。第三，構(gòu)建檔案館與智庫機構(gòu)之間完善的溝通反饋機制，加強二者之間的溝通交流，便于更好地開展工作。

3.1.3 WO（劣勢-機會）轉(zhuǎn)型策略

第一，檔案館要擴大檔案開放范圍，深度開發(fā)檔案信息資源。檔案館要轉(zhuǎn)變檔案管理的方式，不僅要注重對檔案實體的整理和保管，而且要將工作重點轉(zhuǎn)向?qū)n案信息內(nèi)容的關(guān)注，深度挖掘、整合檔案信息，形成知識體系，在為智庫機構(gòu)和智庫研究提供充足的原始信息資源保障的同時，為決策者提供專業(yè)化、系統(tǒng)化、智慧化的科學(xué)決策咨詢服務(wù)[30]。第二，充分利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，構(gòu)建檔案信息資源共享平臺，促進資源共享，使智庫機構(gòu)能更加便利的獲得檔案信息。第三，培養(yǎng)具有智庫研究能力的人員隊伍。人才隊伍建設(shè)是基礎(chǔ)，檔案館要通過引進人才、在職培訓(xùn)等方式，培養(yǎng)一批具有智庫意識、智庫研究能力的人才，這對檔案館參與智庫建設(shè)具有巨大的推動作用。

3.1.4 WT（劣勢 -威脅）防御策略

首先，平衡不同區(qū)域綜合檔案館的發(fā)展。由于不同地區(qū)綜合檔案館的發(fā)展和資源分布不均衡，受到的經(jīng)費、政策支持也存在著不同程度的差別，增加了不同地區(qū)、不同級別檔案館之間的發(fā)展差距，不利于推動智庫建設(shè)。因此，要加大中西部地區(qū)綜合檔案館建設(shè)的扶植力度，給予相應(yīng)的優(yōu)惠政策，以縮小檔案館之間的發(fā)展差距。其次，要加強頂層設(shè)計，建立及完善相應(yīng)的制度體制建設(shè)，完善智庫發(fā)展的體制機制，建立檔案館參與智庫建設(shè)的制度規(guī)范。

3.2 策略選擇

根據(jù)國家智庫的發(fā)展現(xiàn)狀以及當(dāng)前我國綜合檔案館的實際情況，筆者認(rèn)為SO、ST及WO策略是目前可以有效實施的最佳策略。在現(xiàn)階段，檔案館要充分把握外部的機會，利用國家政策的支持以及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，根據(jù)社會的需求，充分發(fā)揮檔案館的資源優(yōu)勢等，提高檔案館在智庫機構(gòu)及智庫研究中的地位，同時，抓住機遇，扭轉(zhuǎn)檔案館存在的劣勢，實現(xiàn)檔案館新的發(fā)展。WT策略不適合作為檔案館參與智庫建設(shè)的最佳策略，原因一是因為各個地區(qū)之間的發(fā)展水平會影響檔案館之間的發(fā)展水平，它們之間的差距不是一朝一夕就可以消除的，而是需要各方面的綜合努力。二是由于體制機制的建立和完善也是一個相對長期的任務(wù)，在尚未建立完善體制機制的情況下，檔案館應(yīng)在自己的能力范圍內(nèi)，積極主動地探索，推動檔案館參與智庫建設(shè)。

4 結(jié)語

本文運用SWOT方法對綜合檔案館參與國家新型智庫建設(shè)的優(yōu)勢、劣勢、機會與威脅等因素進行分析，并按一定的次序?qū)⑦@些因素排列出來，把各種因素相互匹配提出相應(yīng)的結(jié)論與對策建議。雖然在綜合檔案館向智庫提供知識服務(wù)的過程中，還存在諸多困難有待解決。但是大數(shù)據(jù)時代信息技術(shù)的助力和自身積極發(fā)展的推動下，立足于豐富的檔案儲備，綜合檔案館將會成為國家智庫提供科學(xué)、客觀、權(quán)威知識服務(wù)的一個重要主體，未來將會以這種新的方式，更好地參與到為黨和政府的決策咨詢服務(wù)過程中。