代明莉

（四川省鐵路建設(shè)有限公司，四川 成都 610031）

國(guó)企辦公室這一部門綜合性強(qiáng)，承擔(dān)著各項(xiàng)業(yè)務(wù)，包括實(shí)施參謀等宏觀職能和一些微觀服務(wù)，是國(guó)企內(nèi)負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)溝通的至關(guān)重要的部門。隨著時(shí)代的發(fā)展，在新時(shí)期，國(guó)企辦公室行政管理工作的開展對(duì)企業(yè)的發(fā)展起到了更加重要的作用。國(guó)企辦公室各項(xiàng)工作的開展有利于不同業(yè)務(wù)的正常進(jìn)行，幫助國(guó)企得到高質(zhì)量發(fā)展。

一、國(guó)企辦公室行政管理工作的職能

（一）協(xié)助職能

國(guó)企辦公室的一大重要工作，就是協(xié)助上級(jí)部門合理地安排工作，按照上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的要求對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行協(xié)調(diào)和落實(shí)，有效檢查各項(xiàng)工作的操作情況和完成狀況。通過對(duì)各個(gè)部門工作的協(xié)調(diào)，確保國(guó)企內(nèi)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的順利運(yùn)行，營(yíng)造向上的工作氛圍和良好的工作條件。

（二）督辦職能

國(guó)企辦公室需要在行政工作的開展過程中，對(duì)各個(gè)部門進(jìn)行督辦，協(xié)調(diào)好各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行，促使不同部門能夠在良好的工作氛圍中完成工作。

（三）中樞職能

國(guó)企辦公室在進(jìn)行行政管理工作的過程中，起到了良好的中樞職能，對(duì)不同崗位和部門之間進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)。在日常工作中時(shí)常向下發(fā)布一些企業(yè)發(fā)展的理念，確保企業(yè)各個(gè)部門之間溝通順暢，有效地發(fā)揮連接和協(xié)調(diào)功能。

（四）服務(wù)職能

國(guó)企辦公室的行政管理人員都應(yīng)該擁有良好的服務(wù)意識(shí)和能力，能夠積極配合領(lǐng)導(dǎo)下發(fā)的指令，做出對(duì)應(yīng)的決策，制定相應(yīng)的制度，完成工作的落實(shí)。在日常工作中，國(guó)企辦公室行政管理人員應(yīng)該致力于不同部門之間的協(xié)調(diào)，加強(qiáng)各項(xiàng)工作不同環(huán)節(jié)之間的聯(lián)絡(luò)，讓企業(yè)能夠正常運(yùn)行、穩(wěn)步發(fā)展。

二、新時(shí)期加強(qiáng)國(guó)企辦公室行政管理工作的意義

（一）有效提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力

國(guó)企辦公室行政管理工作起著重要的樞紐作用，因而如果辦公室工作存在問題，則會(huì)直接影響到國(guó)企工作能否順利完成。尤其是國(guó)企大多工作人員數(shù)量較大，企業(yè)規(guī)模宏大，如果辦公室不能發(fā)揮好自己的職能，很難從上而下貫徹良好的工作理念，在調(diào)動(dòng)員工的工作積極性這一方面也存在困難。在這種情況下，如果可以加強(qiáng)國(guó)企辦公室行政管理工作的質(zhì)量和效率，可以更加有效地提升員工自身積極性，保證企業(yè)內(nèi)各項(xiàng)工作的順利完成，讓企業(yè)可以穩(wěn)步發(fā)展，擁有一定競(jìng)爭(zhēng)力[1]。

（二）提升企業(yè)的適應(yīng)能力

隨著新時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)對(duì)構(gòu)建協(xié)調(diào)社會(huì)和戰(zhàn)略改革的要求日益增高。國(guó)企作為市場(chǎng)上的重要組成部分，在自身的發(fā)展過程中必須緊跟國(guó)家政策，貫徹創(chuàng)新堅(jiān)持的理念，緊跟時(shí)事，按照社會(huì)發(fā)展的要求進(jìn)行行政工作的調(diào)整，才能夠保證國(guó)企辦公室行政工作能夠真正滿足時(shí)代和企業(yè)的需求，這對(duì)提升企業(yè)的適應(yīng)能力也有著重大影響。

（三）幫助企業(yè)形成良好的工作范圍

國(guó)企辦公室的一大重要職能是中樞職能，其中十分重要的一點(diǎn)就是辦公室工作人員由上而下地傳達(dá)企業(yè)理念，形成良好企業(yè)氛圍。在新的時(shí)期，國(guó)企辦公室需要通過行政工作的開展，提升工作人員的積極性，讓他們形成堅(jiān)定的工作思想，堅(jiān)決抵制外部誘惑，防止在工作過程中出現(xiàn)貪污腐敗的現(xiàn)象。國(guó)企辦公室需要通過嚴(yán)格的行政手段和科學(xué)有效的管理方法，讓國(guó)企內(nèi)形成良好的工作氛圍，幫助企業(yè)發(fā)展[2]。

三、新時(shí)期國(guó)企辦公室行政管理工作的現(xiàn)狀

目前我國(guó)的國(guó)企發(fā)展還處于全面深化改革的階段，這對(duì)辦公室行政管理帶來了一定的壓力，同時(shí)也帶來了許多的問題。

（一）缺乏完整的管理制度和體系

隨著時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)國(guó)企的規(guī)模不斷擴(kuò)大。但是當(dāng)前有很多國(guó)企沒有建立完善的行政管理制度，這對(duì)國(guó)企辦公室行政工作的順利進(jìn)行帶來了一定的困難。目前，國(guó)企辦公室人員聚集性不強(qiáng)，不利于人際關(guān)系的加強(qiáng)，工作人員的積極性也不高。

（二）國(guó)企辦公室存在矛盾

從目前的狀況來看，國(guó)企辦公室的人員素質(zhì)總體達(dá)不到要求。首先是個(gè)人能力有限，不管是專業(yè)知識(shí)還是知識(shí)能力都達(dá)不到要求，這會(huì)導(dǎo)致辦公室工作環(huán)境相對(duì)惡劣。不僅如此，國(guó)企辦公室的工作流程相對(duì)復(fù)雜，加上人員不積極主動(dòng)，很容易造成效率低下資源浪費(fèi)的現(xiàn)象。同時(shí)，國(guó)企辦公室的作風(fēng)也存在著一定的問題。很多工作人員的個(gè)人理念存在偏差，甚至存在著作風(fēng)不良的問題，這為國(guó)企辦公室行政效率的提升帶來了困難。

（三）辦公室內(nèi)紙質(zhì)文檔的儲(chǔ)存缺乏規(guī)范化

國(guó)企辦公室中有眾多文獻(xiàn)資料，保存這些資料的任務(wù)繁重。在相關(guān)人員日常工作過程中，很多工作內(nèi)容與文件都會(huì)通過紙質(zhì)的方式下放，最后入庫(kù)儲(chǔ)存和管理。但是在實(shí)際的工作過程中，紙質(zhì)文檔的使用會(huì)帶來一定的問題，文件的損失情況時(shí)有發(fā)生，這都是由于國(guó)企辦公室文檔管理并不規(guī)范造成的[3]。

四、加強(qiáng)國(guó)企辦公室行政管理工作的方法

（一）強(qiáng)化國(guó)企辦公室人員建設(shè)

國(guó)企辦公室的工作在企業(yè)的發(fā)展過程中承擔(dān)著十分重要的職責(zé)。隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，國(guó)企規(guī)模的壯大，辦公室工作的內(nèi)容更廣，且難度更大。在這樣的情況下，只有加強(qiáng)人才建設(shè)，才能夠滿足國(guó)企發(fā)展的人才要求。在國(guó)企辦公室進(jìn)行人員建設(shè)的時(shí)候，必須貫徹以人才為中心的理念，積極接納各路人才，實(shí)現(xiàn)以人為本的管理。除了人才的接納之外，企業(yè)還應(yīng)該加強(qiáng)人才的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)培訓(xùn)，為工作人員貫徹國(guó)企的核心思想和文化，幫助辦公室營(yíng)造良好的工作氛圍。在日常的工作過程中，要幫助辦公室的員工樹立責(zé)任意識(shí)，鼓勵(lì)他們多和其他部門進(jìn)行溝通，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，從而更好地完成個(gè)人手頭任務(wù)，為國(guó)企的發(fā)展增添一份力量。

（二）強(qiáng)化國(guó)企辦公室人員服務(wù)意識(shí)

在國(guó)企辦公室中，行政人員的一大重要職能就是服務(wù)職能。對(duì)此，新時(shí)期的行政管理工作，需要不斷加強(qiáng)相關(guān)人員的服務(wù)理念和意識(shí)，增強(qiáng)他們的服務(wù)觀念。在日常的工作生活中，國(guó)企辦公室相關(guān)人員一定要堅(jiān)決服從上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的安排，根據(jù)指揮積極做好自己手上的各項(xiàng)工作，在進(jìn)行服務(wù)時(shí)，要做好不同部門之間的協(xié)調(diào)和配合，加強(qiáng)企業(yè)不同部門和不同層級(jí)之間的聯(lián)絡(luò)。在有接待工作時(shí)，國(guó)企辦公室人員務(wù)必要完善接待流程，并且對(duì)各項(xiàng)工作安排一對(duì)一監(jiān)督，保證接待工作的順利完成。在日常生活中，國(guó)企辦公室人員也應(yīng)該做好基層人員的服務(wù)，積極了解企業(yè)發(fā)展中存在的各項(xiàng)問題，保障企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。對(duì)此，在日常的工作中，應(yīng)該不斷強(qiáng)化行政管理工作相關(guān)人員的責(zé)任意識(shí)，讓他們?cè)谏钪懈臃e極認(rèn)真，養(yǎng)成良好的工作態(tài)度，盡量避免在工作中產(chǎn)生錯(cuò)誤[4]。

（三）提高國(guó)企辦公室行政管理人員的學(xué)習(xí)能力

我國(guó)近些年來經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展，國(guó)企辦公室的工作也隨之變化，在這樣的情況下，只有相關(guān)人員擁有良好的專業(yè)素養(yǎng)和學(xué)習(xí)能力，才能夠保障個(gè)人的知識(shí)水平能夠滿足企業(yè)的發(fā)展要求。在日常工作中，國(guó)企辦公室行政管理相關(guān)人員不僅需要加強(qiáng)個(gè)人專業(yè)技能素養(yǎng)，還要不斷提升學(xué)習(xí)能力，懂得對(duì)知識(shí)進(jìn)行延伸。對(duì)此，國(guó)企辦公室行政管理工作的相關(guān)人員要不斷參加各種培訓(xùn)，在學(xué)習(xí)中充實(shí)自己，從而掌握更多的知識(shí)，以便適應(yīng)崗位的需求。在日常工作中，國(guó)企辦公室的工作人員也要對(duì)日常工作中出現(xiàn)的困難進(jìn)行分析和總結(jié)，對(duì)同類型問題進(jìn)行歸類，以便工作經(jīng)驗(yàn)的積累和自身業(yè)務(wù)水平的提高。除了著眼于自身工作之外，國(guó)企辦公室工作人員更要懂得不斷開闊自身的視野和思路，為公司提供一些建設(shè)性的有效建議。

（四）完善辦公室工作制度

新的時(shí)代，國(guó)企辦公室應(yīng)該對(duì)行政管理工作的流程和制度進(jìn)行不斷的完善，強(qiáng)化制度的保障和約束作用，促進(jìn)辦公室各項(xiàng)工作更加規(guī)律性的開展。在相關(guān)制度制定的過程中，必須要根據(jù)各自的實(shí)際狀況進(jìn)行各項(xiàng)制度的分析和評(píng)價(jià)，確保設(shè)立制度的有效和適用性。在新的制度確立之后，國(guó)企辦公室的工作一定要貫徹落實(shí)相關(guān)制度，保證工作流程的優(yōu)化。除了工作流程的確立，國(guó)企辦公室還需要建立和完善約束監(jiān)督、激勵(lì)機(jī)制，保證現(xiàn)有的辦公室考核體系和標(biāo)準(zhǔn)符合要求。國(guó)企辦公室也應(yīng)該積極發(fā)揮激勵(lì)制度的作用，關(guān)注和表彰優(yōu)秀的個(gè)人和部門，對(duì)一些工作狀態(tài)差的人員和部門進(jìn)行一定的懲罰。通過對(duì)國(guó)企辦公室內(nèi)各項(xiàng)制度的完善，可以有效地促進(jìn)辦公室管控體系的規(guī)范化和科學(xué)化，確保辦公室行政管理工作能夠更加協(xié)調(diào)有序地進(jìn)行，從而提升工作效率，保障企業(yè)的穩(wěn)步發(fā)展[5]。

（五）進(jìn)行數(shù)字化檔案的建設(shè)

時(shí)代的發(fā)展使得新技術(shù)在企業(yè)內(nèi)的應(yīng)用成為大勢(shì)所趨。在新的時(shí)期，國(guó)企辦公室要懂得不斷優(yōu)化信息技術(shù)，改善辦公室信息能力。首先國(guó)企辦公室要懂得構(gòu)建信息交流平臺(tái)，以便辦公室內(nèi)外人員的交流。利用這樣的平臺(tái)進(jìn)行企業(yè)經(jīng)營(yíng)狀況的分析，以及一些重要信息的通知和發(fā)布等。促使企業(yè)內(nèi)的人員可以更加方便了解關(guān)于企業(yè)的各種信息，讓企業(yè)信息的傳播效率加快，更有利于保障各項(xiàng)工作的實(shí)時(shí)進(jìn)行和推進(jìn)。其次，國(guó)企辦公室要不斷推進(jìn)檔案的數(shù)字化，強(qiáng)化電子檔案的建立，讓檔案信息更加全面和準(zhǔn)確。這樣不僅有利于檔案的保存，更有利于工作人員隨時(shí)隨地進(jìn)行檔案的查閱。最后，企業(yè)應(yīng)該創(chuàng)新溝通方式，利用一些線上APP 進(jìn)行實(shí)時(shí)交流，提升企業(yè)溝通效率，讓國(guó)企辦公室內(nèi)行政管理工作的水平得到提高。

（六）簡(jiǎn)化工作流程

國(guó)企辦公室的工作流程，如果過于繁瑣，很容易造成工作效率的降低和人力的消耗。為此在新的時(shí)期，國(guó)企辦公室要懂得簡(jiǎn)化工作流程，從根源上加快工作效率。這樣不僅有利于人力的節(jié)省，還有利于工作水平的提高。同時(shí)還能夠讓辦公室內(nèi)業(yè)務(wù)的劃分更為清晰，減少員工發(fā)生矛盾的可能。

結(jié)束語：總的來說，國(guó)企辦公室行政管理工作在國(guó)企內(nèi)起著至關(guān)重要的作用。但是在當(dāng)前，國(guó)企辦公室的行政管理工作中還存在著許多問題。在這樣的情況下，國(guó)企辦公室的工作人員應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)到自身工作的重要性，不斷采用各種方法提升自身工作效率。企業(yè)辦公室也應(yīng)該不斷改善自身制度和流程，保障各項(xiàng)工作能夠順利進(jìn)行，讓企業(yè)能夠得到穩(wěn)步發(fā)展。