謝琳

（常州市人大常委會辦公室,江蘇 常州 213002）

引言:隨著新時代的發(fā)展，我國的公共事業(yè)機構逐漸增多，工作的內容和種類也逐漸擴大。鑒于當前辦公管理中存在的問題，迫切需要從管理理念，管理方法，工作內容等方面建立新的辦公管理系統(tǒng)，為行政工作和辦公管理的發(fā)展提供有效的依據(jù)。

一、辦公室管理

辦公室在行政管理起著非常重要的作用。通過行政管理的“窗口”反映單位的形象。行政工作不僅要了解單位的整體情況，對各部門和職務有充分的了解，而且要有較強的處理個人事務的能力。部門的每個部門負責部門的業(yè)務工作，部門之間的合作與聯(lián)系取決于辦公室的協(xié)調。因此，只有找到正確的行政工作定位，才能樹立服務理念，做好服務工作，提高工作效率，使辦公室工作有序進行。

二、做好新時期辦公室行政管理工作的思考

（一）制定工作流程和標準

任何工作的完成質量都需要通過明確的標準進行衡量。而辦公室行政管理的工作內容可以細化，具體的工作程序和標準可以在細化后制定。工作人員應熟悉特定過程，以確保按照標準完成該過程。具體來說，辦公室的主要任務通常包括文件處理，來信和拜訪接待，機密文件，會議安排等。每項工作都有一定程度的復雜性，但是每項工作可以通過特定的步驟和完成標準來概括。例如，在發(fā)布正式文件的過程中，可以根據(jù)正式文件的分發(fā)規(guī)則，正式文件的分發(fā)時限和正式文件的具體操作來描述和規(guī)定辦公室接待的規(guī)格，標志，紀律等。任何工作人員都可以按照摘要和商定的規(guī)則完成工作。同時，這些程序和標準也可以用作評估工作人員的具體措施。

（二）樹立“零缺陷”的觀念，加強計劃的實施和評估

辦公室不僅是窗口部門，而且還是領導者的“助手”部門。每項工作代表整個部門的意愿和行為，工作質量直接影響到部門的機關形象。另外，許多工作具有很大的不確定性，例如日常接待，會議主持和領導者分配的任務等，這些都是很難事先預測的。因此辦公室行政管理在工作過程中通常會出現(xiàn)誤差。因此，工作人員必須具有高度的責任感，超越普通工作人員的思想境界，在每個工作環(huán)節(jié)貫徹“零缺陷”工作理念，協(xié)調工作，合理安排各項工作，并跟蹤年度重點工作和日常工作。努力做到“第一時間做好”，提高工作效率。在工作執(zhí)行過程中，有必要充分利用“PDCA”工作方法，加強計劃，執(zhí)行，檢查和反饋之間的有效聯(lián)系，形成閉環(huán)管理，避免遺漏。要對重點任務進行有力的監(jiān)督評估，落實評估結果，努力做到公平公正，提高工作人員的積極性和主動性。

（三）培養(yǎng)辦公室工作人員的創(chuàng)新意識

與傳統(tǒng)的辦公室管理不同，在新時代，辦公室不僅必須滿足日常的復雜任務，而且還必須創(chuàng)新工作模式，并將工作重點轉移到不僅完成日常工作，而且還要為領導者或者決策者突出具體的決策。首先，工作人員必須牢固樹立創(chuàng)新意識。在新時代，工作人員必須打破固有的工作方式和工作思路。首先，他們必須與時俱進，開拓創(chuàng)新，不斷探索。二是注重工作理念的創(chuàng)新，即努力實現(xiàn)從被動服務到主動服務的轉變，從各執(zhí)其職到專注于先進服務，從繁瑣的業(yè)務工作到深入的調查研究，在此過程中需要規(guī)劃大局，完成具體任務。最后，我們必須加強工作方法的創(chuàng)新，堅持用發(fā)展思想解決工作中的新情況和新問題，在處理實際業(yè)務問題時要注意計劃的獨特性和新穎性，不斷進取，及時總結，開展研究，不斷完善工作方法。

（四）加強團隊意識并處理與單位中其他方的關系

辦公室管理是一項全面而系統(tǒng)的工作。在日常工作中，辦公室中各種管理任務的中心應為整個單位服務。上級必須及時掌握領導的意圖，增強自身的工作積極性，積極配合總體方針，調整和完善工作計劃。另一方面，在逐步處理日常事務的過程中，工作人員不僅要重視辦公室內部的團隊合作，而且要積極與各部門的同事建立良好的關系。由于行政工作與商務工作不同，因此可以根據(jù)職權和職責清楚地劃分行政工作。大部分日常工作都取決于集體努力以取得更好的工作成果。因此，要創(chuàng)新辦公室行政工作的質量和效率，就必須更加重視團隊意識，加強同事之間的合作，最大程度地發(fā)揮團隊合作的潛力。隨著市場經濟體制的不斷改革和完善，辦事處的職能不斷擴大。在日常工作中，各級行政工作和組織關系的協(xié)調必須遵循兩個原則：一方面，管理工作嚴格遵循單位的總體政策，并與決策者保持良好的領導協(xié)助關系，從而幫助辦公室工作人員準確地了解現(xiàn)階段該單位需要進行什么樣的行政工作；另一方面，辦公室應趁此機會開展日常工作，積極與單位內其他人員建立并保持良好關系，并以辦公室為紐帶，有效組織單位一級人員。當需要聯(lián)合辦公室時，它可以充分發(fā)揮辦公室的作用，并提高組織的整體工作效率。

（五）建立健全服務體系，盡職盡責

辦公室行政管理需要實現(xiàn)服務領導者，服務基層和服務機構人員的基本功能。但是，如何在新形勢下做好工作是辦公室需要解決的新問題。為此，我們應該超越常規(guī)，使用新思路，要以積極的態(tài)度，認真探索新方法，做好新形勢下的服務工作，用擴大工作范圍，擴大服務范圍，創(chuàng)新服務方式，努力建立健全服務體系?；A服務難點的關鍵也是服務的方向。使用常規(guī)方法和非常規(guī)方法來調查思想政治工作者的工作表現(xiàn)。為了保證思想政治工作的順利開展，必須事先制定工作目標，分解工作職責，確保思想政治工作與行政工作的協(xié)調運行。領導干部要做好調查研究，合理安排，及時監(jiān)督檢查，確保新時期辦公室行政管理工作取得更好的成績。

（六）提高辦公室信息化水平

在改善計算機數(shù)據(jù)存儲和分析功能的同時，還提高了辦公標準。將計算機用于信息辦公室可以使日常辦公室工作更加高效和經濟。在信息時代，辦公室工作人員必須改變其傳統(tǒng)觀念。一方面，他們可以使用信息技術和大數(shù)據(jù)應用管理等先進技術來收集和分析各種信息。通過深入開發(fā)和廣泛使用信息資源，可以提高辦公室信息化水平和決策效率，并為機關領導者的決策提供必要的支持。另一方面，我們必須充分利用現(xiàn)代信息技術來提高工作效率。例如，利用信息技術開發(fā)機關會議系統(tǒng)，根據(jù)機關的實際情況實現(xiàn)會議再造的全過程，以確保對會議的全過程進行控制，主題審批，會議管理和會議紀要。

（七）做好監(jiān)督檢查

監(jiān)督是幫助領導者就每個時期的關鍵任務執(zhí)行決策的關鍵。在這方面，該機構的監(jiān)督職能起著獨特的作用。機關辦公室必須建立各級黨政的權威，加強執(zhí)行，加強監(jiān)督執(zhí)行，確保領導決策和關鍵任務得到落實。監(jiān)督工作要善于關注重大事件，緊緊圍繞黨政工作做好監(jiān)督工作，發(fā)揚集中精神，發(fā)揚嚴格精神，扎實開展工作，協(xié)調聯(lián)動與相關部門合作，并采取有效手段確保所有重要任務均已落實到位，以確保領導下達的任務到位且任務分配富有成效，并確保工作的順利執(zhí)行監(jiān)督。

（八）提高辦公室行政人員的素質

目前，機關辦公室行政管理人員的選拔是通過相關考試來實現(xiàn)的。選擇方法主要是筆試，但面試的作用不可低估。盡管只有幾分鐘，但申請人的基本素質仍然更為重要。與筆試相比，這種人才選拔率比較高。許多入選的人才具有豐富的理論知識，但他們的業(yè)務能力令人擔憂。在此基礎上，加強對機關辦公管理人員的考核和培訓，盡可能提高辦公設備使用和維護的責任感和知識，防止不必要的錯誤，具有十分重要的意義。一般而言，有必要從事機關的辦公室管理，這不僅要求高的專業(yè)素質和較強的綜合協(xié)調能力，而且還需要勇于“咬骨頭”。因此，機關辦公室應借鑒系統(tǒng)內部和外部單位的先進經驗，以加強機關內部管理的總體管理和評估功能。同時，優(yōu)化行政管理相關信息系統(tǒng)，從物資的收集和整理中，機關行政工作者能夠得到釋放，并將更多的精力用在提升技術職能等方面。

結語

綜上所述，機關辦公室管理實際上是一項非?；镜浅Ｖ匾暮诵娜蝿?。它的存在使部門與崗位之間的協(xié)調不斷加強，相應的溝通更加順暢，工作效率越來越高。因此，在新時期，機關的工作人員要穩(wěn)定工作，就必須在充滿挑戰(zhàn)和機遇的情況下做好基礎工作，為機關單位的發(fā)展打下堅實的基礎。