王冬英

（福建省龍巖市農(nóng)業(yè)學校，福建 龍巖 364000）

中職學校通過學生檔案資料可以查閱有關中職學校內(nèi)部的各種信息資源，有重要的現(xiàn)實意義，但是在當前中職學校學生檔案管理工作中，由于包含的內(nèi)容具有復雜性的特征，所以在管理時難免會存在諸多的失誤，影響學生檔案管理工作效率的提高，因此在實際工作中需要加強對中職學校學生檔案管理創(chuàng)新的力度，加強信息化的建設，保證學生檔案管理工作能夠更加高效率的完成，使中職學校能夠朝著良性的方向而不斷地進步。

一、以往中職學校學生檔案管理工作中暴露出來的問題

（一）信息不夠全面和可靠

從我國當前中職學校學生檔案管理工作的情況來看，還存在著不夠全面和可靠的問題。從全面性的角度來看，中職學校學生檔案搜集的信息要涵蓋與中職學校發(fā)展所需要的一切信息，但是由于在信息全面性方面存在一定的不足，導致學生檔案收集效果無法得到全面的提高，使學生檔案管理人員無法滿足實際的工作要求。大多數(shù)的中職學校學生檔案管理往往停留于一個非常落后的階段，無法采取更加新型的措施來提高學生檔案的收集效果，導致學生檔案很難做到全面。另外相關中職學校也并沒有根據(jù)時代發(fā)展方向升級相對應的學生檔案管理系統(tǒng)，一些中職學校認為學生檔案管理工作只是進行信息的收集以及統(tǒng)計，在中職學校中的優(yōu)勢并不是那么的突出，所以也不會投入更多資金來優(yōu)化學生檔案管理的基礎設施，這也是學生檔案管理不夠可靠的重要原因。如果在學生檔案信息搜集方面存在一定偏差的話，那么負面影響是非常突出，影響了中職學校的穩(wěn)定發(fā)展。

（二）信息化程度不夠

從整體上看中職學校的學生檔案管理屬于復雜性的工作內(nèi)容，僅僅憑借人力是很難做好學生檔案管理工作的，需要根據(jù)時代發(fā)展的方向融入信息化的建設模式，從而提高學生檔案管理的效果。但是從我國當前中職學校學生檔案管理工作來看，仍然采取的是紙筆的方式來完成學生檔案的記錄，這種方式是非常落后的，例如一些紙質(zhì)學生檔案很容易出現(xiàn)受潮和損傷的情況，不利于長時間的保管，在紙質(zhì)學生檔案搜查時也會消耗大量的時間，造成不必要的麻煩。在紙質(zhì)學生檔案管理時，相關中職學校需要聘請更多人員來負責學生檔案的管理，很容易會出現(xiàn)人力資源的浪費。在這一期間需要加強對信息化建設的重視程度，加強資金和設備投入力度，從而有效地應對在以往中職學校學生檔案管理工作中的問題。但是相關中職學校并用加強對信息化建設的重視程度，導致一些信息在搜集方面存在諸多的不足，影響中職學校學生檔案管理效果的提高。

二、數(shù)字化背景下，學生檔案管理的策略

（一）保證學生檔案規(guī)范完整

在信息化時代下一些學生檔案的信息來源非常的復雜，同時也包含著一些不完整的信息，這對于學生檔案管理來說產(chǎn)生了一定的影響，因此在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下要加強信息化的建設，保證學生檔案是規(guī)范和完整的，從而使得學生檔案管理效率和水平能夠得到全面的提高。在實際工作中要嚴格地執(zhí)行檔案相關法律法規(guī)來構建科學的規(guī)章體系，確保學生檔案能夠及時地歸檔，使得學生檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征。

與此同時還要根據(jù)中職學校學生檔案管理的方法來制定清晰的責任機制，逐漸地形成學生檔案管理工作的網(wǎng)絡，使得不同部門能夠明確責任工作職責，更加有條理的完成學生檔案的收集及整理，在部門內(nèi)部要建立完善的信息交流機制，迎合“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下學生檔案管理的要求以及標準，這樣一來可以使不同的管理人員明確自身的工作重點。利用信息化的技術完成學生檔案的檢索及查詢，同時還可以配合這些制度和措施，以此來完成重要學生檔案信息資料的搜集，這樣一來可以保證最終學生檔案利用能夠具備規(guī)范性的特征。相關部門要根據(jù)信息化建設的特點，隨時召開一些組織會議，認真的探討在當前學生檔案管理工作中的一些問題以及改進的措施，使得學生檔案管理逐漸朝著新的方向而不斷地發(fā)展。

（二）實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的共享

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下，要加強對學生檔案數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)的研發(fā)工作，通過內(nèi)外部的結合完善學生檔案信息資源的共享能力，以此來提高學生檔案信息資源的編排力度。在實施工作中需要先進行學生檔案資源的基本劃分，有針對性地進行跨部門和跨種類信息的多方位匯總，并且還要時相關崗位員明確自身工作職責，逐漸地提高學生檔案信息的編排能力。在實際工作中要加強學生檔案數(shù)據(jù)庫的建設，做好數(shù)字化資源的開發(fā)以及利用，這樣一來在獲取相關信息時，可以轉(zhuǎn)變在以往工作中通過人力進行搜尋的弊端。在獲取信息時，可以馬上的錄入到大數(shù)據(jù)庫平臺中完成信息的錄入。之后，在信息資源中進行自動的查詢以及借閱，從而使得信息利用效果能夠得到全面的提高。與此同時還要加強對信息安全的全面保護，這主要是由于一些重要學生檔案屬于保密的范疇中，因此在實際工作中需要積極利用網(wǎng)絡信息化的技術，加強各種學生檔案數(shù)據(jù)信息的共享和互通，完善整體的管理模式。

（三）檔案安全體系

檔案安全體系屬于檔案全方位保護的工作基礎，在實際工作中需要根據(jù)實際情況確定最終的建設任務，從而使檔案安全管理效率和水平能夠全面的提高。檔案安全體系的各個環(huán)節(jié)是相互連接的，能夠形成全生命周期的保護系統(tǒng)，在實際實施時需要以系統(tǒng)性建設為主要的方向，按照層次性的工作原則，提高安全管理效果和水平，防止對檔案管理產(chǎn)生一定的影響因素。另外還需要實現(xiàn)全方位的檔案管理模式，依托于新型的技術力量來提高檔案體系建設的效果和水平。其次，還需要根據(jù)不同的檔案對象，保證檔案處于最佳的安全狀態(tài)中，通過組織和領導等不同的因素，采取更加科學的應急措施和事故預防方案，避免對后續(xù)檔案安全管理產(chǎn)生一定的影響。另外還需要根據(jù)實際情況開展安全保障技術和安全管理理論研究，遵循我國相關法律法規(guī)，為后續(xù)安全體系建設提供必要性的保證。相關部門要加強對高素質(zhì)人員的培養(yǎng)，可以定期開展職業(yè)技能培訓等等實現(xiàn)全生命周期的管理，按照不同的載體保護對象，實現(xiàn)安全管理思想的延伸，考慮法律和管理等不同的角度提高后續(xù)管理的效果和水平，以此來逐漸地完善檔案安全管理模式。

（四）提升信息化管理水平

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代下計算機和網(wǎng)絡已經(jīng)成為各行各業(yè)發(fā)展的主要工具了，對于中職學校管理工作來說也是不例外的，在實際實施時要將信息化建設落實到中職學校的不同工作環(huán)節(jié)中，提高信息化的管理水平，以過硬的基礎為主要的保證，充分發(fā)揮軟件本身的功能，提高信息化管理的效果和水平。在學生檔案管理時，要利用數(shù)字化的工作模式，通過計算機和掃描儀將學生檔案的信息轉(zhuǎn)變?yōu)楦油暾碾娮淤Y料，方便后續(xù)的查閱以及管理。其次在后續(xù)工作中要在網(wǎng)絡上建立統(tǒng)一的學生檔案服務模式，加快檔案收集和分類的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將文件號和責任者信息錄入到電子平臺中，保證信息檢索的準確性。相關部門要加強對學生檔案管理人員綜合素質(zhì)的全面培訓，既要掌握一些檔案管理知識，也要掌握大數(shù)據(jù)和云計算等技術的應用技巧，全面的提高崗位人員綜合素質(zhì)，靈活應對在檔案管理工作中的問題，以此來為學生檔案管理工作奠定堅實的基礎。

（五）開展網(wǎng)上服務

在開展網(wǎng)上服務時，首先要擴展電子檔案的利用方式，將傳遞和共享進行功能的重組，中職學校可以建立門戶網(wǎng)站，做好檔案管理，上傳相對應的數(shù)據(jù)和信息，并且構建檔案管理系統(tǒng)的鏈接，主動地為相關部門提供數(shù)據(jù)查詢和信息共享的功能，全面的提高提供檔案管理的效果以及水平。其次要加強對綜合管理體系建設的重視程度，實現(xiàn)信息資源的統(tǒng)一整理以及利用，并且還要利用新技術及時的查找在檔案搜集中的一些遺漏地方，全面的提高開發(fā)利用的效果。在具體實施時需要將信息技術取代人工操作的環(huán)節(jié)，不僅可以減少人工成本方面的投入，還有助于使檔案管理能夠具備規(guī)范性的特征，真正實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)從量變到質(zhì)變的飛躍，提高檔案管理的效果。

三、結語

在數(shù)字化背景下的學生檔案管理工作中，需要迎合時代發(fā)展的方向，加強信息化的建設，并且還要創(chuàng)新管理模式管理理念，利用先進科技手段構建一體化的管理模式，從而使得學生檔案管理水平能夠得到全面提高。同時還要提高崗位人員的綜合素質(zhì)，具備完善的服務意識，掌握信息化的操作技巧，提高檔案管理的效果。