中國神華煤制油化工有限公司鄂爾多斯煤制油分公司 呼夏冰
企業(yè)辦公室在一定程度上可以直接服務(wù)于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo),而作為國企中的一個(gè)重要綜合性部門,在各職能部門中辦公室具有特殊地位與作用??v觀企業(yè)當(dāng)前所面臨的實(shí)際情況,市場競爭壓力逐漸增加,而國企也逐漸參與到激烈的市場競爭當(dāng)中。鑒于此,國企為提高自身經(jīng)濟(jì)利益和獲得穩(wěn)定發(fā)展,就必須充分發(fā)揮辦公室所具有的參謀作用,而辦公室人員也需要全面學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)知識內(nèi)容,全面落實(shí)服務(wù)工作,如此一來才能創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)條件來幫助領(lǐng)導(dǎo)人做出正確決策,從而才能幫助企業(yè)不斷創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益。
國企在我國經(jīng)濟(jì)環(huán)境中始終都扮演著至關(guān)重要的角色,這是一個(gè)獨(dú)立法人。近年來,隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,促使我國逐漸成為世界第二大經(jīng)濟(jì)體,因此國企的作用越來越大,其自身發(fā)展水平較之前相比也獲得顯著提高。在國企中辦公室作為一個(gè)特殊部門,即綜合性于一體,與具體業(yè)務(wù)部門存在明顯區(qū)別,并在國企改革中發(fā)揮著重要作用,不管是地位還是作用都非常特殊。
1.工作性質(zhì)政治性
在國企運(yùn)轉(zhuǎn)中辦公室作為提供服務(wù)的重要職能部門,相關(guān)人員有必要強(qiáng)化學(xué)習(xí)相關(guān)知識,提高自身政治識別能力與敏銳性。同時(shí),要求工作人員自身具有較強(qiáng)的政治水平,如此一來才能有效地分析與處理相關(guān)政治問題,且在遇到問題時(shí)能夠真正做到沉著冷靜地處理與對待。
2.工作地位樞紐性
辦公室在國企中是一個(gè)重要的運(yùn)轉(zhuǎn)中心,一項(xiàng)重要職能就在于全面落實(shí)上級所制定的各項(xiàng)政策,下達(dá)相關(guān)指示,及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)下屬部門所提出的意見建議,在同級部門中能夠發(fā)揮溝通、協(xié)調(diào)的作用。
1.輔助領(lǐng)導(dǎo)制定科學(xué)的決策
辦公室每天都需要向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作任務(wù),并請示接下來所開展的工作,幫助領(lǐng)導(dǎo)決策提供一定意見建議。其工作內(nèi)容就在于按照一定規(guī)律、計(jì)劃綜合收集各部門的業(yè)務(wù)信息與數(shù)據(jù),并進(jìn)行深入分析,在完成數(shù)據(jù)匯總以后還需及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)層、決策層來提供所獲得的數(shù)據(jù)。
2.為傳遞信息提供重要的紐帶
面對著愈演愈烈的市場競爭,辦公室有必要科學(xué)的收集整理、篩選、分析各種信息 ,并結(jié)合企業(yè)發(fā)展目標(biāo)、市場競爭形勢制定一個(gè)數(shù)據(jù)分析報(bào)告。在甄別有用信息以后,需及時(shí)向管理層傳遞信息,如此一來不僅可以幫助管理層對企業(yè)經(jīng)營狀況進(jìn)行全面了解,并且能夠借助數(shù)據(jù)的溝通傳遞來強(qiáng)化各部門之間的協(xié)同與配合,以此可以充分發(fā)揮紐帶與潤滑劑的作用。在企業(yè)中為有效地傳遞各類信息,就需要制定一定制度做約束,以此充分保證企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營,制造良好的工作基調(diào)與環(huán)境。
3.是企業(yè)對外的重要窗口
國企辦公室在整個(gè)企業(yè)內(nèi)部辦公中能夠發(fā)揮管理作用,為上下部門之間的溝通交流創(chuàng)造良好條件。如:企業(yè)上級部門在確定發(fā)展政策時(shí),需要辦公室進(jìn)行有效傳達(dá),如此才能全面落實(shí)方針政策。
由于國企辦公室在很長一段時(shí)間以來都發(fā)揮著重要作用,因此備受管理層的高度重視,但是隨著市場經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展與市場競爭的日益激烈,促使辦公室在管理過程中會面臨各種各樣的問題。
每天辦公室都需要面對許多企業(yè)問題,而這些問題在企業(yè)日常運(yùn)營運(yùn)行過程中都在所難免,而對于辦公室工作人員而言責(zé)任重大,負(fù)責(zé)上下傳送文件、處理文件、上傳下達(dá)信息與決策、安排各類會議、綜合協(xié)調(diào)重大活動等。再加上,辦公室人員少、工作任務(wù)中,因此多安排幾名甚至一名工作人員負(fù)責(zé)許多事務(wù)性工作,由此極易導(dǎo)致個(gè)別員工面臨較大的工作壓力,因此很難保證工作質(zhì)量,不利于提高創(chuàng)新度??傊?,繁瑣的工作會極大地降低辦公室的工作效率,還會對企業(yè)的現(xiàn)代化管理水平造成嚴(yán)重影響。
辦公室不僅承擔(dān)的工作多,且每項(xiàng)工作都至關(guān)重要。但是,在傳統(tǒng)觀念的影響下,多數(shù)企業(yè)認(rèn)為辦公室是后勤保障部門,因此不會賦予其比較多的權(quán)力,正是由于這種錯(cuò)誤的理解導(dǎo)致辦公室時(shí)常無力的處理相關(guān)工作。在重大事項(xiàng)上不具有發(fā)言權(quán),企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展、經(jīng)營戰(zhàn)略調(diào)整中都不能進(jìn)行積極的討論,只能提供一系列接觸數(shù)據(jù)。對于辦公室工作人員而言,由于長期扮演著傳話筒的角色,在履行相關(guān)職責(zé)的過程中時(shí)常會遇到類似業(yè)務(wù)人員不配合管理的情況。
工作人員作為企業(yè)的競爭支柱,由于辦公室職員的多數(shù)時(shí)間都在處理一些十分繁瑣的工作,權(quán)力小、責(zé)任大,因?yàn)闊o法直接幫助企業(yè)創(chuàng)造利潤,因此工資待遇不高,許多工作人員超負(fù)荷工作也極易引發(fā)對于工作的不滿與倦怠,相應(yīng)的會直接影響到他們的工作態(tài)度與辦事水平。
辦公室工作人員有必要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需要來及時(shí)更新理念,樹立正確工作觀,只有意識到辦公室這一職能部門的重要價(jià)值,才能在工作進(jìn)行當(dāng)中為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策,幫助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的分析,并制定相應(yīng)的籌劃方案。同時(shí),不斷充實(shí)自己,充分挖掘自身潛力,對學(xué)習(xí)范圍進(jìn)行不斷拓展,認(rèn)真學(xué)習(xí)與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的內(nèi)容,多學(xué)市場經(jīng)濟(jì)與專業(yè)知識,如此一來才能為領(lǐng)導(dǎo)開展工作提供一定參謀。另外,強(qiáng)化學(xué)習(xí),制定一個(gè)科學(xué)的學(xué)習(xí)計(jì)劃,不斷提升自己的含金量。
辦公室工作相對比較繁雜,要求從事這項(xiàng)工作的人員必須具備高超的綜合素質(zhì)、專業(yè)技能。在提高人員整體素質(zhì)的過程中有必要對每位員工的工作內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分,避免出現(xiàn)無人復(fù)雜的混亂局面,并真正落實(shí)責(zé)任到個(gè)人。
由于辦公室工作與企業(yè)發(fā)展密切相關(guān),因此急需要建立一個(gè)健全的辦公室運(yùn)營制度與機(jī)構(gòu),具體在建立過程中有必要結(jié)合現(xiàn)代企業(yè)的管理制度與理論,并參考企業(yè)自身特點(diǎn)。只有建立一個(gè)完善的機(jī)構(gòu),才能站在制度角度上來解決問題,且還需要定期組織辦公室人員進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn),這對于提高人員素質(zhì)與工作效率至關(guān)重要,還能夠利用各種途徑將制度落到實(shí)處。
辦公室在國企決策指揮中的一項(xiàng)重要任務(wù)在于輔助領(lǐng)導(dǎo)決策,為充分發(fā)揮作用就需要認(rèn)真做到以下幾點(diǎn)。第一,將政務(wù)處理當(dāng)做一項(xiàng)核心工作,事務(wù)性工作往往能夠?yàn)橹贫▌?chuàng)造良好條件,而政務(wù)性工作往往直接服務(wù)于決策,為此需要高度重視這項(xiàng)工作,并在工作中集中辦公室最精干的力量。第二,在被動中求主動。由于辦公室工作具有一定被動型,為在參謀中提高主動性就需要逐漸這種被動,對領(lǐng)導(dǎo)層思路、公司整體運(yùn)營戰(zhàn)略、市場信息、對手進(jìn)行充分了解,然后才能在工作中全面、有效地貫徹各種信息。
為幫助企業(yè)在日益激烈的市場競爭中占領(lǐng)一席之地,就需要在觀念上、制度上、理念上、機(jī)構(gòu)設(shè)置上都認(rèn)真開展創(chuàng)新工作。結(jié)合企業(yè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展情況與發(fā)展目標(biāo)科學(xué)、合理地安排工作,及時(shí)進(jìn)行統(tǒng)籌,并進(jìn)一步明確工作職責(zé) ,從而才能在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中充分發(fā)揮辦公室所具有的作用。
辦公室工作人員在思想上樹立正確的責(zé)任意識,在工作中時(shí)常具備危機(jī)感,如此才能在工作中真正做到精益求精??v觀一些相關(guān)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)可知,長期在辦公室工作的人員時(shí)常會面對各種突發(fā)狀況,為冷靜地看待問題就必須做到未雨綢繆,進(jìn)而能夠及時(shí)采取有效措施來妥善處理問題?;诖耍k公室工作人員需時(shí)刻樹立危機(jī)意識,準(zhǔn)確定位自身工作,嚴(yán)格要求自己,以此才能得到其他人員的尊重,也能夠獲得領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可,這對于幫助他們維護(hù)自身形象和提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)價(jià)值都具有很大的價(jià)值。
綜上所述,辦公室在國企各項(xiàng)業(yè)務(wù)開展過程中可以充分發(fā)揮輔助作用,為幫助國企提高經(jīng)濟(jì)效益,就必須充分發(fā)揮辦公室所具有的參謀作用。對于辦公室工作人員而言,需要在思想上樹立強(qiáng)烈的整體意識,及時(shí)學(xué)習(xí)專業(yè)知識,以此才能發(fā)揮他們的自身價(jià)值。