辛 維

（西安培華學(xué)院，陜西 西安 710125）

目前，社會(huì)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)生活已經(jīng)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，大眾傳媒的重要表現(xiàn)形式是通過互聯(lián)網(wǎng)新媒體平臺(tái)里展現(xiàn)出來的，通過利用新媒體平臺(tái)來整理和分析數(shù)據(jù)信息，從而對(duì)信息數(shù)據(jù)背后真實(shí)的價(jià)值進(jìn)行探究，而且通過互聯(lián)網(wǎng)來處理數(shù)字化信息，在當(dāng)前已經(jīng)有效地突破了傳統(tǒng)的檔案信息來源和單一化服務(wù)模式。在高校教育事業(yè)中，其檔案管理是非常重要的一部分，因此，在新媒體視野下，高校要想進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和智聯(lián)，還要適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，突破傳統(tǒng)的管理模式，在新媒體視角下，運(yùn)用新的科學(xué)技術(shù)來提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

一、新媒體視角下，檔案管理工作和面臨的挑戰(zhàn)

（一）新媒體檔案管理工作

檔案管理是一項(xiàng)復(fù)雜且繁瑣的工作，而且隨著其工作內(nèi)容越來越豐富，檔案管理的載體形式和管理模式也在不斷發(fā)生著變化。但是檔案管理在很多的領(lǐng)域中都有著極其重要的作用[1]。當(dāng)前新媒體已經(jīng)在各個(gè)領(lǐng)域被廣泛應(yīng)用，新媒體的含義就是：把大數(shù)據(jù)數(shù)字技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用在電視或者網(wǎng)絡(luò)以及報(bào)刊等廣播媒體中而形成新的媒體方式。在目前比較廣泛應(yīng)用的微博、社交網(wǎng)站以及微信等，都是新媒體的一種表現(xiàn)形式，使人們利用電視或者計(jì)算機(jī)等終端給人們來提供信息化的服務(wù)。在高校的檔案管理工作中，其信息資源量是非常大的，利用傳統(tǒng)工作模式是很難提高工作效率的，所以，要把新媒體來作為一個(gè)契機(jī)，創(chuàng)新高校檔案管理工作。

（二）新媒體視野下，檔案高校檔案管理臨的挑戰(zhàn)

目前，隨著社會(huì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在我國的各個(gè)行業(yè)中都應(yīng)用了現(xiàn)代化的新媒體技術(shù)，而當(dāng)前時(shí)代已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)大數(shù)據(jù)時(shí)代，在新媒體背景下，很多行業(yè)都應(yīng)用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)檔案管理和服務(wù)進(jìn)行了創(chuàng)新。但同時(shí)新媒體也是一把雙刃劍，而高校中的檔案在管理過程中也將面臨更多未知的挑戰(zhàn)。在新媒體視野下，高校中的檔案在管理過程中所產(chǎn)生的種類和數(shù)量也會(huì)越來越多，而且當(dāng)前的高校檔案材料很多都與之前傳統(tǒng)的檔案歸檔要求不符合，其經(jīng)常在傳統(tǒng)檔案管理范圍之外來回游離，而且還有一些高校，由于高校內(nèi)的檔案辦公設(shè)備以及檔案管理系統(tǒng)，還處在由傳統(tǒng)辦公的方式向現(xiàn)代化自動(dòng)辦公方式的過渡中，一些管理系統(tǒng)還不具備對(duì)信息進(jìn)行處理攜帶功能材料的能力，因此，就導(dǎo)致高校中的很多檔案沒有辦法進(jìn)行及時(shí)的存儲(chǔ)和歸檔。和之前傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比較而言，在目前新媒體環(huán)境下，檔案中的資料整理和更新的速度要比傳統(tǒng)的更新速度快很多，因此，這也使得很多的檔案資料比較容易出現(xiàn)刪除、修改以及損壞等現(xiàn)象，而這種情況就會(huì)在一定程度上加大高校檔案管理的難度。另外，隨著新媒體技術(shù)的廣泛應(yīng)用，在這種背景下，高校檔案在進(jìn)行管理的過程中也將面臨新的挑戰(zhàn)，因?yàn)閷W(xué)生檔案資料具有一定的私密性，而新媒體環(huán)境下的檔案管理則具有一定的公開性和交互性，因此這就導(dǎo)致兩者之間存在著一定的矛盾，而在這種情況下，高校在如何既可以檔案甄選的效率，同時(shí)還能保障檔案資料的安全性，是目前高校檔案進(jìn)行管理亟須注意的問題。在新媒體環(huán)境下，對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)能力要求也越來越高，而在高校檔案管理工作中，檔案管理隊(duì)伍的知識(shí)和年齡老齡化都非常嚴(yán)重，而且高校檔案在進(jìn)行信息化管理的同時(shí)也缺乏一定的人力資源證支持。

二、新媒體對(duì)高校檔案管理的影響

（一）對(duì)現(xiàn)有的檔案宣傳工作的影響

目前在高校的檔案管理工作中，使用的還是傳統(tǒng)的方式來管理檔案，而這種傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)沒有辦法順應(yīng)現(xiàn)在的時(shí)代潮流，引起不了人們的重視，而運(yùn)用新媒體平臺(tái)對(duì)檔案信息資源的途徑進(jìn)行宣傳，具有較強(qiáng)的普及型，能更好地引起人們的關(guān)注，促進(jìn)檔案管理概念的傳播。

（二）對(duì)傳統(tǒng)思路檔案管理的影響

在我國目前的檔案管理工作中，一般都是采用的傳統(tǒng)的管理理念，觀念比較落后，沒有跟上時(shí)代的發(fā)展，缺乏創(chuàng)新[2]。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，信息查詢等都比較被動(dòng)，而利用新媒體平臺(tái)如：微博、微信、手機(jī)媒體等新媒體平臺(tái)，則能促進(jìn)檔案管理工作的自主性。

（三）對(duì)現(xiàn)有的檔案法律、法規(guī)、制度等的影響

在我國的高校檔案管理工作中，有很多的高校都對(duì)檔案管理的重要性不夠重視，因此，就導(dǎo)致高校檔案管理體制不完善，而檔案管理工作也無法得到有效的保障。另外，在通過新媒體平臺(tái)來宣傳檔案信息的過程中，由于參與的人數(shù)比較多，涉及個(gè)人隱私泄露等問題，因此，高校針對(duì)這種現(xiàn)象要構(gòu)建一個(gè)保密審查制度，一些公開的檔案信息要實(shí)行保密審查制度，從而保證對(duì)外公開的信息內(nèi)容不包含國家機(jī)密和個(gè)人的隱私。

（四）對(duì)現(xiàn)有檔案工作方式的影響

在時(shí)代的快速發(fā)展下，雖然檔案信息管理的形式也在不斷創(chuàng)新和改變，但是，在檔案管理這方面還是在運(yùn)用以前傳統(tǒng)的手工字紙檔案管理形式，而字紙檔案則需要大量人力物力以及財(cái)力來支撐。在新媒體視角下，如果運(yùn)用快捷高效的新媒體平臺(tái)，則可以有效地減輕人力物力及財(cái)力的浪費(fèi)，提高了資源利用率。

三、新媒體視角下如何創(chuàng)新高校檔案管理工作

（一）高校應(yīng)用新媒體的策略

在高校的檔案管理工作中，可以利用手機(jī)或者計(jì)算機(jī)等終端給學(xué)生和老師們提供一個(gè)檔案信息資源的共享平臺(tái)，通過手機(jī)或者計(jì)算機(jī)終端，來提高檔案信息資源的利用率，促進(jìn)老師和同學(xué)們之間的交流，同時(shí)，通過新媒體在檔案管理中的應(yīng)用，還能為老師和同學(xué)們提供一個(gè)比較全面的娛樂及信息化服務(wù)。從而還激發(fā)了老師和同學(xué)們對(duì)新媒體技術(shù)的興趣，鼓勵(lì)學(xué)生和老師們都可以參與檔案管理新媒體化建設(shè)中，更好地促進(jìn)檔案管理與新媒體技術(shù)的結(jié)合。

（二）強(qiáng)化密級(jí)檔案與檔案管理制度

在管理時(shí)，通過深入分析其工作中可能出現(xiàn)的問題，然后構(gòu)建一個(gè)健全的制度體系，保障檔案管理工作的制度化和規(guī)范化[3]。同時(shí)，還要對(duì)密級(jí)的檔案進(jìn)行強(qiáng)化管理，對(duì)于不同密級(jí)度的檔案要進(jìn)行保密分級(jí)，并且設(shè)置密級(jí)指令和權(quán)限，對(duì)入網(wǎng)用戶加強(qiáng)管理，保障個(gè)體用戶檔案信息的安全性，防止發(fā)生非法使用檔案行為。

（三）突破觀念

在新媒體視角下，新媒體要融入高校檔案管理中來，高校的管理工作人員必須要?jiǎng)?chuàng)新思想，并科學(xué)的提高自己的管理理念，對(duì)于學(xué)校也要在優(yōu)惠政策上或者資金等方面來支持檔案管理工作。在對(duì)普及檔案信息時(shí)，有針對(duì)性的來傳播；在對(duì)檔案進(jìn)行資源整合分類時(shí)，要改變檔案利用的被動(dòng)地位，讓檔案利用專項(xiàng)話題制造方向，在進(jìn)行宣傳時(shí)，要擺脫傳統(tǒng)媒體約束，利用新媒體宣傳路徑進(jìn)行宣傳。

（四）挖掘新媒體優(yōu)勢(shì)

相比較與傳統(tǒng)媒體的不同，新媒體方式具有主動(dòng)性，新媒體視角下，可以把社會(huì)中的熱點(diǎn)、檔案工作和工作要點(diǎn)有效結(jié)合，來提升檔案的關(guān)注度，利用新媒體形式融合到檔案管理中來，不僅能獲取較多的檔案資源信息，同時(shí)還順應(yīng)了時(shí)代潮流，滿足了社會(huì)的需求。

（五）與現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)結(jié)合

高校要有效地利用各種軟件和硬件設(shè)備，同時(shí)，在檔案管理工作中，檔案部門要和數(shù)據(jù)庫的技術(shù)人員進(jìn)行合作開發(fā)建立多媒體數(shù)據(jù)庫，從而來保障和實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的采集和儲(chǔ)存工作[4]。把傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案資料先進(jìn)行鑒定，然后在電子格式轉(zhuǎn)換，把資料輸進(jìn)電腦中，并且進(jìn)行壓縮和數(shù)字化的處理，最后按名目進(jìn)行分類儲(chǔ)存。在對(duì)檔案信息進(jìn)行對(duì)外公開和發(fā)布的時(shí)候，要結(jié)合受眾人的需求和特點(diǎn)，來設(shè)置多樣化的客戶端接口，并且，同時(shí)還要對(duì)檔案信息外部對(duì)接做好一定的安全防護(hù)工作，對(duì)檔案文件內(nèi)外網(wǎng)實(shí)行隔離，并安裝內(nèi)網(wǎng)防火墻和審計(jì)等。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的同時(shí)，還要保障檔案信息安全與高效的存儲(chǔ)于采集以及發(fā)布。

四、利用新媒體進(jìn)行檔案管理的改進(jìn)措施

（一）對(duì)設(shè)備進(jìn)行統(tǒng)一

在高校的檔案管理工作中，有很多的設(shè)備都不統(tǒng)一，就容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容問題，因此，在對(duì)檔案管理進(jìn)行工作時(shí)，一定要配備專業(yè)化、統(tǒng)一以及數(shù)字化的設(shè)備系統(tǒng)，這樣，就可以利用新媒體設(shè)備對(duì)檔案信息進(jìn)行一系列的轉(zhuǎn)化、自動(dòng)檢索等一體化過程，同時(shí)設(shè)備管理系統(tǒng)的統(tǒng)一化保障了新媒體化中檔案管理的可靠性。

（二）規(guī)范管理體制

在檔案管理系統(tǒng)中，有些數(shù)據(jù)字段及信息資源存在邏輯關(guān)系，而且運(yùn)行程序也有一定的關(guān)系，因此，將檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)化的組成，使其數(shù)據(jù)庫更加安全和完整，然后通過建立規(guī)范體制，為檔案管理提供更加便捷的信息，因此，如果不進(jìn)行管理體制的規(guī)范，則無法保障網(wǎng)絡(luò)新的通暢，進(jìn)而無法實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）加強(qiáng)管理人員的能力和素質(zhì)

檔案管理人員要具備較強(qiáng)的心理素質(zhì)和能力，要有較強(qiáng)的責(zé)任感和敬業(yè)精神，以及細(xì)致的服務(wù)意識(shí)，要注重工作效率，提高自身的綜合素質(zhì)。同時(shí)，對(duì)管理系統(tǒng)電子文件特征和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)等進(jìn)行充分的掌握和了解，這樣可以使檔案信息資源的安全性和穩(wěn)定向得到良好保障。同時(shí)要不斷強(qiáng)化管理人員學(xué)習(xí)意識(shí)[5]，讓檔案管理人員積極參與到新媒體學(xué)習(xí)和培訓(xùn)中來，對(duì)專業(yè)知識(shí)要做到全面的了解，在平常的管理檔案信息的時(shí)候，要對(duì)檔案的整理、分類等一些工作重視起來，在一些不懂或者不了解的方面，要積極地進(jìn)行詢問或者和其他檔案管理員一起討論，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率。

五、結(jié)語

在新時(shí)代背景下，人們的一些重要信息資源都很多都是通過新媒體平臺(tái)來進(jìn)行獲取的，所以，在新媒體視野下，運(yùn)用新媒體技術(shù)可以讓信息資源得到更充分的利用。文章首先簡單闡述了新媒體視角下的檔案管理工作，對(duì)新媒體在高校檔案管理中的影響進(jìn)行了分析探討，并對(duì)新媒體視角下高校檔案管理的創(chuàng)新以及如何利用新媒體進(jìn)行檔案管理的改進(jìn)措施做了深入的探討。通過分析得出，新媒體視角下，在高校檔案管理工作中利用新媒體方式來進(jìn)行檔案管理工作，不僅提高了高校檔案管理的工作效率和工作質(zhì)量，還充分發(fā)揮了高校檔案信息資源的價(jià)值，為信息資源共享做出了重要貢獻(xiàn)。