馬小春，王艷云

(山東華宇工學院，山東 德州 253034)

為加快數(shù)字中國建設(shè)，我國積極實施“互聯(lián)網(wǎng)+”行動，推進實施寬帶中國戰(zhàn)略和國家大數(shù)據(jù)戰(zhàn)略等。檔案管理工作是對高校管理水平進行評估的主要標準之一，具有不可替代的作用與地位。在數(shù)字中國背景下，高校紛紛對內(nèi)部管理及教學等方面進行了改革，檔案管理工作也隨之發(fā)生了相應的變化。在實施網(wǎng)絡(luò)化及數(shù)字化檔案建設(shè)后，檔案管理工作落實效率得到了切實提升，檔案信息化、數(shù)字化也得到了有效利用與開發(fā)，這對于高校發(fā)展是十分有利的。

1 高校檔案數(shù)字化的概念和工作流程

1.1 高校檔案數(shù)字化的概念

檔案數(shù)字化又稱數(shù)字化加工或數(shù)字化轉(zhuǎn)換，是指通過一定的技術(shù)手段將存儲于傳統(tǒng)載體上的、以模擬形態(tài)存在的檔案信息轉(zhuǎn)化為以數(shù)字形態(tài)存在的、計算機可以識別和處理的信息的過程。

1.2 高校檔案數(shù)字化的工作流程

高校檔案數(shù)字化的工作流程包括管理流程和業(yè)務流程兩個方面，管理流程以檔案數(shù)字化工作為管理對象，通過指揮、計劃、組織、控制等手段對該項工作進行部署，并保證順利實施。業(yè)務流程以檔案信息資源為操作對象，通過模數(shù)信號轉(zhuǎn)換、目錄錄入、數(shù)據(jù)庫建設(shè)、軟件應用等手段獲得有序、可用的數(shù)字化信息。

按照工作內(nèi)容，業(yè)務流程又可以分為應用系統(tǒng)開發(fā)流程和數(shù)字化資源建設(shè)流程兩個方面。應用系統(tǒng)開發(fā)流程負責設(shè)計、調(diào)試、維護檔案管理系統(tǒng)，為數(shù)字化檔案的加工、處理、存儲、利用和保存提供工具。高校檔案數(shù)字化資源建設(shè)流程則借助于檔案管理系統(tǒng)創(chuàng)建、管理數(shù)字化檔案，并向用戶提供多樣化的利用服務，如圖1所示。

圖1 檔案數(shù)字化業(yè)務流程Fig.1 Work flow of archives digitization

2 高校推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義

2.1 實現(xiàn)高效化業(yè)務處理模式

高校實施檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效提高檔案業(yè)務處理效率。通過推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)與管理模式，可以利用互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)優(yōu)勢，實現(xiàn)實時性信息收集與傳遞，且可以在規(guī)定允許范圍內(nèi)，給予各部門一定的檔案使用與閱讀權(quán)限，充分挖掘檔案信息的價值，為高校各部門提供有效輔助。在數(shù)字檔案管理模式實施后，檔案管理人員一年上交一次信息歸類清單即可，可以有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)，完成相應數(shù)據(jù)信息的傳遞與歸檔，壓縮了檔案信息輸入時間。

2.2 符合時代發(fā)展需要

實施網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理模式是高校檔案管理與時代發(fā)展需求接軌的直觀表現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)大范圍普及的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及信息技術(shù)已經(jīng)融入到了人們的日常生活中，人們也更加習慣通過網(wǎng)絡(luò)進行辦公與信息獲取。實施數(shù)字化建設(shè)模式可以打破檔案管理以往地域及時間的束縛，創(chuàng)造良好的檔案管理環(huán)境，靈活開展檔案管理工作，使檔案管理人員有更多時間用于檔案管理調(diào)整與優(yōu)化，形成良性循環(huán)，確保檔案工作向著智能化方向發(fā)展。

3 高校檔案數(shù)字化工作的要求

在注重效益、統(tǒng)籌規(guī)劃、需求導向、保障安全四大檔案信息化發(fā)展原則的指導下，檔案數(shù)字化工作應滿足以下幾方面要求。

3.1 目標合理

高校檔案數(shù)字化的目標在于建立高質(zhì)量的、便于使用的數(shù)字化資源，可以長久保存、反復使用，可以被廣泛、方便地獲取，可以應用于不同的環(huán)境，具體包括方便用戶查詢利用、支持電子化業(yè)務流程、保護檔案原件、匯集分散保存的檔案信息。

3.2 遵守法規(guī)

檔案數(shù)字化加工和服務要在法律框架和行業(yè)規(guī)范下進行，以保護合法權(quán)益，避免非法利用。檔案數(shù)字化工作需要遵守四類法規(guī)：一是檔案公開和保密的法規(guī)。二是保護知識產(chǎn)權(quán)的法規(guī)。三是隱私權(quán)保護的法規(guī)。四是網(wǎng)絡(luò)服務行為規(guī)范。

3.3 遵循標準

在高校數(shù)字化建設(shè)過程中，標準問題一直廣受重視，但目前效果不佳。如果高校檔案數(shù)字化的檔案信息資源只為內(nèi)部使用，沒有跨部門、跨機構(gòu)、跨地區(qū)的共享，則標準化程度影響不大。

3.4 管理集成

管理集成也是注重效益原則的要求，即將檔案數(shù)字化融入檔案館(室)的整體工作中，與日常管理工作相結(jié)合，具體體現(xiàn)在基礎(chǔ)工作集成、信息服務集成、管理系統(tǒng)集成三方面。

3.5 互助協(xié)作

加強檔案部門、業(yè)務部門、技術(shù)部門、咨詢部門及其他信息資源管理部門等有關(guān)方面的互助合作，優(yōu)勢互補，共享成果和經(jīng)驗，避免重復勞動，提高檔案數(shù)字化效率。各有關(guān)方面的互助協(xié)作主要體現(xiàn)在以下幾個方面：檔案數(shù)字化成果的交換共享；檔案數(shù)字化工作經(jīng)驗的交流共享；檔案數(shù)字化課題的聯(lián)合攻關(guān)；檔案數(shù)字化業(yè)務的外包共建。

4 高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)策略

4.1 規(guī)范高校檔案數(shù)字化建設(shè)工作

規(guī)范檔案建設(shè)工作是高校實施數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。管理人員要嚴格按照相應規(guī)范規(guī)定，對實物檔案展開數(shù)字化轉(zhuǎn)換與處理，并按照有關(guān)標準，對檔案信息內(nèi)容進行適當共享。在進行檔案轉(zhuǎn)化及儲存過程中，需要采用統(tǒng)一標準嚴格要求各項工作的開展，實現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的檔案管理模式，保證檔案歸納的完整性，確保后續(xù)數(shù)字化建設(shè)與管理工作順利實施。

4.2 加大軟件開發(fā)力度

軟件開發(fā)是保證數(shù)字化檔案建設(shè)的前提，各高校要在現(xiàn)有管理軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身檔案工作實際需要，有針對性地開展各項軟件開發(fā)工作。在軟件開發(fā)過程中，要從設(shè)計階段開始，將用戶檔案管理的不確定性及多變性考慮在內(nèi)，保證檔案業(yè)務管理的通用性及適應性，確保軟件可以在不同環(huán)境中得到有效應用。同時，要切實增強軟件的可拓展性及易用性，提高軟件提示引導及容錯能力水平，并按照高校戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，制定科學的軟件編程方案。

4.3 強化檔案信息安全

數(shù)字化檔案很容易出現(xiàn)信息泄露或其他安全問題，技術(shù)人員應加大對檔案信息安全的保護力度，構(gòu)建較為完善的檔案信息安全保密機制，利用高校教育資源優(yōu)勢，通過宣傳教育等方式，強化管理人員安全保密意識，做到職責細分，切實優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)，具體把控檔案信息各項情況，及時升級防火墻及殺毒軟件。要通過數(shù)據(jù)加密及用戶身份驗證等技術(shù)的運用，提升檔案系統(tǒng)安全等級，以防檔案信息受到黑客或惡意病毒的攻擊。此外，還應做好實物檔案保管工作，實現(xiàn)雙重保障。

4.4 增加資金投入

各項建設(shè)工作開展與資金投入數(shù)額有著直接關(guān)聯(lián)，高校還要給予該項工作足夠的資金支持，一方面要補充與更換現(xiàn)有信息化設(shè)施設(shè)備，及時淘汰老舊設(shè)備，為檔案建設(shè)工作提供良好助力；另一方面要構(gòu)建檔案網(wǎng)絡(luò)平臺，通過網(wǎng)絡(luò)實現(xiàn)檔案管理、儲存及查詢等操作，減輕人員工作強度，提高整體工作效率。為實現(xiàn)這一目標，高?？蓪n案數(shù)字化建設(shè)工作納入日常管理工作中，設(shè)立專項建設(shè)經(jīng)費，確保做到?？顚Ｓ?，為檔案信息化建設(shè)提供資金支持。

5 高校檔案數(shù)字化加工技術(shù)

5.1 構(gòu)建Web服務體系

推行數(shù)字化檔案建設(shè)的目的是為了更好地服務高校，要構(gòu)建Web服務體系，按照訪問便捷、高效的目標，合理設(shè)置服務體系的各個環(huán)節(jié)。高校檔案主要以閱讀及查詢服務為主，為用戶提供的信息結(jié)構(gòu)以網(wǎng)狀為主，在進行服務體系設(shè)置時，要保證閱讀靈活性及自由性，確保用戶可以及時了解各項信息。

5.2 建立高校檔案數(shù)據(jù)庫

為達到最佳的檔案建設(shè)與管理模式，各高校要通過上述手段保證檔案業(yè)務處理效率與準確度，完善檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。按照創(chuàng)新精神引導，研究分布式處理模式，分析多應用、多用戶任務環(huán)境實際需求，按照分析結(jié)果調(diào)整數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，確保系統(tǒng)可以適應高校各種復雜環(huán)境。此外，開發(fā)數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相應功能，通過對互聯(lián)工具功能進行深度開發(fā)與不斷完善的方式，結(jié)合Web技術(shù)為使用者創(chuàng)造更加方便的Web站點服務體系，為其提供更加優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用體驗。檔案管理部門要建立統(tǒng)一的高標準多媒體數(shù)據(jù)管理體系及全文數(shù)據(jù)庫，并通過與其他高校合作的方式，實現(xiàn)資源的有效共享，深度挖掘資源利用價值。

6 結(jié)語

鑒于高校實施數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義與重要性，各院校應加大對數(shù)字化檔案建設(shè)的研究力度，結(jié)合時代發(fā)展需求及高校綜合情況，科學構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫及網(wǎng)絡(luò)服務體系，確保網(wǎng)絡(luò)化應用達到最佳效果，高校檔案管理工作可實現(xiàn)理想化的工作模式，保障高校整體檔案管理、建設(shè)水平。