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淺談高校留學(xué)生信息化檔案管理

2021-12-06 23:34魏小林安玉香
科學(xué)與生活 2021年24期
關(guān)鍵詞:數(shù)字化建設(shè)信息化管理

魏小林 安玉香

摘要:國內(nèi)外形式的新變化,對于高校留學(xué)生教育來說是挑戰(zhàn)更是機(jī)遇。在疫情常態(tài)化的現(xiàn)在,我們更應(yīng)該回顧反思高等教育國際化的道路應(yīng)該如何走好,完成留學(xué)生教育從量到質(zhì)的提升。高校外事檔案對于留學(xué)生教育管理有著非常重要的作用,本文針對如何完善留學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè),及如何加強(qiáng)留學(xué)生教育管理等問題進(jìn)行初步探討。

關(guān)鍵詞:留學(xué)生檔案;信息化管理;數(shù)字化建設(shè)

十九屆五中全會提出,新發(fā)展格局不是封閉的國內(nèi)循環(huán),而是開放的國內(nèi)國際雙循環(huán),這就要求了高校需要應(yīng)對國內(nèi)外形勢的新變化,繼續(xù)扎實(shí)推進(jìn)高等教育國際化進(jìn)程。我們應(yīng)清楚地意識到,高等教育國際化在給高校提出挑戰(zhàn)的同時(shí),也賦予了高校更多的發(fā)展機(jī)遇。[1]受傳統(tǒng)應(yīng)試教育的影響,高校發(fā)展的重心一遍都放在教學(xué)科研和學(xué)生管理上,對教育基礎(chǔ)工作如檔案管理不夠重視。但是傳統(tǒng)的管理模式已經(jīng)無法滿足國際化開放辦學(xué)的內(nèi)在要求,不再適合對來華留學(xué)生的檔案管理工作。高校留學(xué)生的檔案,屬于在高校管理中被忽略的環(huán)節(jié),也造成了高校外事檔案信息資源的浪費(fèi)。留學(xué)生檔案管理的信息化建設(shè),不僅可以提升檔案資源的利用率,還可以進(jìn)一步為教學(xué)發(fā)展作為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)提供參考。

一.來華留學(xué)生檔案管理存在的問題

以沈陽建筑大學(xué)留學(xué)生檔案管理為例,問題集中體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:

1. 來華留學(xué)生檔案信息管理方法簡單,管理的思維模式固定,數(shù)字化程度低。

檔案信息化是檔案建設(shè)的工作重點(diǎn),直接影響著檔案的利用率。雖然現(xiàn)在檔案工作完全可以脫離人工手寫的模式,但是早期延續(xù)下來的管理模式仍未打破,依舊按照原有的紙質(zhì)化檔案管理方式,沒有形成有效的信息化格局和無紙化管理模式。例如留學(xué)生的申請、報(bào)道和離校,已經(jīng)在系統(tǒng)里生成了電子信息表,但仍然需要打印成紙質(zhì)版讓學(xué)生簽字確認(rèn),從信息化再次回到紙質(zhì)化管理。一方面是覺得紙質(zhì)方便學(xué)生簽字確認(rèn),另一方面還是沒有脫離原有的管理思維模式。因?yàn)榇蟛糠至魧W(xué)生的檔案管理都是由國際學(xué)院的行政管理人員兼任,他們并不是專業(yè)的檔案管理人員,缺乏對檔案信息化的創(chuàng)建意識。并且在學(xué)校未對檔案管理信息化給予重視的前提下,讓老師在完成教學(xué)管理任務(wù)后還需要搜集和保管留學(xué)生的檔案、完成檔案的信息化建設(shè),讓老師們覺得力不從心,也讓檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程變得緩慢。

2. 雖然留學(xué)生部分信息已分別實(shí)現(xiàn)電子化管理但仍未系統(tǒng)化,電子檔案存在不全面不完整的情況

檔案信息是多種多樣的,有的檔案信息已經(jīng)實(shí)習(xí)電子化管理,例如招生信息是通過學(xué)生郵件申請、溝通,在錄入到系統(tǒng)中。但是在招生之后的報(bào)到信息需要打印后確認(rèn)簽字,這些依舊是紙質(zhì)版信息,未納入系統(tǒng)中。與已有電子版信息檔案需要紙質(zhì)版?zhèn)浞萘舸娌煌?,很多紙質(zhì)版檔案未錄入進(jìn)系統(tǒng)中,時(shí)間一長也會出現(xiàn)紙質(zhì)版檔案太多難以查找的問題。甚至在疫情期間這個(gè)較為尷尬的時(shí)期,很多留學(xué)生留置在境外無法回到中國,與學(xué)生的溝通只能是微信或者郵件.這樣的信息雖然不是紙質(zhì)的,但是無法規(guī)范地將信息整合,納入到系統(tǒng)中去,這樣的電子管理依舊無法系統(tǒng)化。這樣不完整、未系統(tǒng)化的電子化管理依舊沒有辦法全面、有效地利用檔案信息,完成檔案信息化的服務(wù),為學(xué)校、社會提供高質(zhì)量的信息服務(wù)。

3. 在針對來華留學(xué)生檔案管理的過程中,各部門之間協(xié)同化管理較低,信息難以有效的得到整合和共享。

高校的檔案工作是由各部門工作的各種信息整合而成的特殊形式的管理活動(dòng),包含了招生、教學(xué)、生活管理的各個(gè)方面。而學(xué)院的各個(gè)部門之間還需要向上級機(jī)關(guān)匯報(bào),工作由學(xué)院上升至學(xué)校。但是因?yàn)楦鞑块T的分工不同,除了和其他部門有交集的工作有溝通之外,其他因?yàn)楣ぷ鞣彪s鮮少有相互溝通了解工作需要的情況出現(xiàn)。這就造成了各部門之間的協(xié)同化管理較低,無法及時(shí)更新檔案信息或者傳遞管理信息。有時(shí)留學(xué)生也會利用這個(gè)漏洞在輔導(dǎo)員和老師直接傳遞假消息,例如跟班主任或者任課老師說輔導(dǎo)員給假了,在上課之前或者之后說,時(shí)間緊急沒有辦法向輔導(dǎo)員求證,造成學(xué)生逃課。這種情況都是我在教學(xué)管理工作中真實(shí)遇見過的問題。所以不管是留學(xué)生的管理還是檔案的信息化,都需要各部門之間協(xié)同化管理,將各個(gè)環(huán)節(jié)的信息有效整合,才能使得信息系統(tǒng)化資源化,讓檔案信息得到有效利用。

二.對于留學(xué)生檔案管理信息化的幾點(diǎn)建議

前面簡單說了幾點(diǎn)在留學(xué)生檔案管理中面對信息化遇見的幾個(gè)問題,那么接下來我將對于高校留學(xué)生信息化檔案管理提出幾點(diǎn)優(yōu)化建議。

1. 樹立正確的大數(shù)據(jù)管理思維應(yīng)對留學(xué)生檔案管理工作,使檔案管理從數(shù)字化到數(shù)據(jù)化,提升高校留學(xué)生管理工作的實(shí)效性,也為留學(xué)生教育發(fā)展提供信息資料。

其實(shí)高校在經(jīng)過十多年的摸索,針對留學(xué)生的管理已經(jīng)形成一套相對成熟的管理體系,建立了來華留學(xué)生管理系統(tǒng),對檔案管理也有一定的管理模式。但是這是在學(xué)校的檔案管理基礎(chǔ)上按照中國學(xué)生趨同化發(fā)展建立的,和留學(xué)生管理還有許多不相適應(yīng)、需要改進(jìn)的地方。并且沒有針對畢業(yè)留學(xué)生的后續(xù)回訪,缺少跟蹤調(diào)查,使得缺失了一部分留學(xué)生教育發(fā)展的研究信息。很多信息雖然實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化,但是部門不同錄入信息也可能在不同的網(wǎng)站上。例如招生科的很多信息在國家教育部基金委的網(wǎng)頁里,管理科的部分畢業(yè)信息在學(xué)信網(wǎng),教務(wù)科的一些考試信息如HSK在漢考國際的網(wǎng)站里。這些信息雖然已經(jīng)數(shù)字化,但是未有效整合形成檔案數(shù)據(jù),導(dǎo)致檔案信息缺失,無法讓檔案資源化,為學(xué)院提供參考資料。

2. 完善對留學(xué)生的相關(guān)考核制度,各部門信息整合,為留學(xué)生管理提供相應(yīng)的監(jiān)督反饋機(jī)制。

留學(xué)生的各部門在職責(zé)范圍上各司其職,但是向上文所說,部分信息沒有進(jìn)行有效整合,從而無法在留學(xué)生管理上提供相應(yīng)的監(jiān)督反饋機(jī)制。例如教師反饋給教務(wù)部門學(xué)生上課表現(xiàn)和管理部門輔導(dǎo)員監(jiān)督學(xué)生出勤情況應(yīng)該是相配合的。但是目前在留學(xué)生管理方面,基本都秉持著發(fā)現(xiàn)問題、解決問題的處理方法,還未達(dá)到提前發(fā)現(xiàn)問題、解決隱患的程度。這就體現(xiàn)了需要整合各部門信息,完善留學(xué)生的相關(guān)考核制度,為留學(xué)生管理提供監(jiān)督反饋機(jī)制的重要性。例如:招生科在招收錄取之后,提供一些資格審查時(shí)獲得的學(xué)生學(xué)歷信息或者國家風(fēng)俗等提供給教務(wù)和管理部門。教學(xué)和管理部門也應(yīng)該對留學(xué)生的生活狀態(tài)和學(xué)習(xí)情況進(jìn)行階段審查,對留學(xué)生學(xué)業(yè)狀況提供預(yù)警等教學(xué)警告,保障留學(xué)生學(xué)習(xí)生活條件能夠滿足需求,順利畢業(yè)。這部分工作可以參考教育部針對中國政府獎(jiǎng)學(xué)金生的績效評價(jià)指標(biāo)體系來設(shè)置留學(xué)生的事項(xiàng)決策管理機(jī)制。

3. 打破高校各部門檔案信息資源相對獨(dú)立的傳統(tǒng)格局,將留學(xué)生檔案管理建設(shè)納入學(xué)校管理部門建設(shè)中。

目前各高校都針對留學(xué)生設(shè)立了來華留學(xué)生歸口管理部門,由歸口管理部門負(fù)責(zé)留學(xué)生的全部職責(zé)內(nèi)容。這也就造成了留學(xué)生管理相對獨(dú)立,留學(xué)生的檔案管理一直未納入到學(xué)校的管理部門建設(shè)中。例如留學(xué)生的教學(xué)工作量,無法納入研究生院;中文授課的留學(xué)生插班上課后,學(xué)生信息無法納入教務(wù)處,導(dǎo)致成績消息滯后;學(xué)校檔案館不接收留學(xué)生檔案信息等情況。留學(xué)生管理由于其特殊性一直都是歸口管理部門管理,這也造成了后期要求實(shí)施中外學(xué)生趨同化管理機(jī)制后,要求和具體實(shí)施總是不相適應(yīng)。因?yàn)槿绻耆凑罩袊鴮W(xué)生教學(xué)管理,可能留學(xué)生在教學(xué)質(zhì)量上難以達(dá)成學(xué)校要求。但如果為留學(xué)生在教學(xué)管理中單獨(dú)開綠燈又不符合中外學(xué)生趨同化管理規(guī)定。所以很多高校干脆設(shè)立來華留學(xué)生的管理部門,垂直管理來華留學(xué)生的相關(guān)事務(wù),不納入學(xué)校教學(xué)管理中。這就導(dǎo)致了高校留學(xué)生的檔案信息資源相對獨(dú)立的傳統(tǒng)格局,無法將留學(xué)生檔案管理建設(shè)納入學(xué)校管理部門建設(shè)中。這也使得留學(xué)生的檔案發(fā)展始終是在學(xué)院層級,無法發(fā)展到校級管理建設(shè)。

三.結(jié)語

高校留學(xué)生的檔案管理工作是高校推動(dòng)留學(xué)教育發(fā)展的重要組成部分。未來,留學(xué)生檔案完善后可通過數(shù)據(jù)抓取信息進(jìn)一步挖掘檔案信息,建立一份完整的外事檔案。留學(xué)生可通過綁定學(xué)號生成二維碼,掃描后可查閱學(xué)生的所有信息,如簽證信息、成績信息、獎(jiǎng)懲情況、前置院校、學(xué)術(shù)交流等。檔案信息化建設(shè)不僅方便檔案使用者迅速了解學(xué)生情況,而且學(xué)生也可以清楚地看到自己的所有信息,形成一份個(gè)人檔案,方便后續(xù)學(xué)歷認(rèn)證和實(shí)習(xí)及就業(yè)。以上是留學(xué)生檔案管理的初步設(shè)想,后續(xù)有待不斷推進(jìn)落實(shí),進(jìn)一步推動(dòng)高校留學(xué)生信息化檔案管理工作,提升高校國際化辦學(xué)質(zhì)量。

(本文為2021年遼寧省檔案科技項(xiàng)目《大數(shù)據(jù)背景下高校外事檔案數(shù)字化建設(shè)及平臺共享研究》的階段性研究成果,項(xiàng)目編號:2021-X-018)

參考文獻(xiàn)

[1]人民日報(bào).必須把發(fā)展質(zhì)量問題擺在更為突出的位置習(xí)近平總書記關(guān)于推動(dòng)高質(zhì)量發(fā)展重要論述綜述

[2]王明禹.如何加強(qiáng)高校留學(xué)生教育管理工作[J].長江叢刊期刊,2017-11

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